Canvas-Tags in einem Projekt verwalten

Canvas-Tags organisieren Canvases innerhalb eines Projekts

Verwenden Sie Canvas-Tags, wenn ein Projekt viele Canvases enthält und das Team eine schnelle Möglichkeit benötigt, um die Arbeit innerhalb dieses Projekts zu sortieren. Canvas-Tags können den Medientyp, die Überprüfungsphase, das Team, das Risiko, den Kanal, den Meetingtyp oder das Arbeitsergebnis beschreiben.

Canvas-Tags besitzen einen Projekt-Gültigkeitsbereich. Sie sind den Canvases innerhalb eines bestimmten Projekts zugeordnet. Sie sind nicht identisch mit Projekt-Tags, mit denen Projekte im gesamten Arbeitsbereich gruppiert und gefiltert werden. Wenn Sie das Projekt selbst kategorisieren möchten, verwenden Sie Projekt-Tags verwalten.

Verfügbarkeit

„Canvas-Tags verwalten“ öffnen

Öffnen Sie das Projekt und anschließend dessen Menü für weitere Aktionen oder das Kontextmenü. Wählen Sie Canvas-Tags verwalten. Dadurch wird die Tag-Verwaltung für die Canvas-Tags dieses Projekts geöffnet.

Dieser Menüpunkt befindet sich bewusst im Projektmenü, da Canvas-Tags die Canvas-Taxonomie des Projekts definieren. Sie werden nicht über den Projekt-Tag-Filter des Arbeitsbereichs verwaltet.

Wenn das Projekt über eine freigegebene oder eingeschränkte Ansicht geöffnet wird, zeigt das Kontextmenü unter Umständen weniger Aktionen an. Verwenden Sie eine normale Projektansicht in der Web- oder Desktop-App und bitten Sie den Projektinhaber, Ihren Zugriff zu bestätigen, falls Canvas-Tags verwalten weiterhin fehlt.

Canvas-Tags erstellen

Wählen Sie unter Canvas-Tags verwalten die Option Neuer Tag, geben Sie einen Namen ein, wählen Sie eine Farbe aus (sofern verfügbar) und speichern Sie. Verwenden Sie Namen, die eine Canvas-Kategorie beschreiben, die von anderen Teammitgliedern wiederverwendet werden kann.

Gute Beispiele sind Briefing, Entwurf, Review, Final, Recherche, Rechtliches, Design, Kunden-Feedback, Blockiert und Meeting-Notizen. Ein Tag wie Wichtig ist nur dann nützlich, wenn sich das Team einig darüber ist, was ein Canvas tatsächlich wichtig macht.

Falls ALLO Sie auffordert, den Namen einzugeben, tragen Sie einen sichtbaren Namen ein. Wenn ALLO meldet, dass der Tag bereits existiert, nutzen Sie den vorhandenen Tag oder benennen Sie den neuen Tag um. Wenn ALLO anzeigt, dass ein Limit erreicht wurde, räumen Sie ungenutzte Tags auf, bevor Sie weitere hinzufügen.

Tags auf Canvases anwenden

Nachdem Sie einen Tag erstellt haben, wenden Sie ihn über die Canvas-Zeile, die Details oder die Tag-Auswahl in der jeweiligen Projektansicht an. Die genaue Position kann je nach Ansicht variieren, der Tag wird jedoch stets auf Canvases innerhalb des aktuellen Projekts angewendet.

Weisen Sie Tags am besten direkt beim Erstellen oder Überprüfen von Canvases zu. Wenn Sie warten, bis ein Projekt Dutzende von Canvases enthält, wird das Aufräumen zeitaufwendiger und oft ungenauer.

Wenn ein Canvas an mehreren Stellen angezeigt wird, denken Sie daran, dass der Canvas-Tag an den Projektkontext gebunden ist. Überprüfen Sie das Projekt, in dem Sie den Tag verwalten, bevor Sie davon ausgehen, dass derselbe Tag überall existiert.

Farben und Namen bearbeiten

Verwenden Sie Farben zur schnellen visuellen Erfassung, nicht für geheime Bedeutungen. Wenn eine Tag-Farbe eine kritische Information vermittelt, sollte dies auch aus dem Namen hervorgehen. Ein Tag wie Rechtliches mit einer beliebigen gut lesbaren Farbe ist besser als ein roter Tag, dessen Bedeutung nur eine einzige Person versteht.

Benennen Sie Tags um, wenn sich die Terminologie im Team ändert. Wenn Bereit und Freigegeben dasselbe bedeuten, behalten Sie einen der Begriffe bei und entfernen Sie den anderen. Informieren Sie das Team vor dem Umbenennen eines häufig verwendeten Tags, damit gewohnte Arbeitsweisen und Meeting-Anweisungen nicht auseinandergehen.

Canvas-Tags sicher löschen

Das Löschen eines Canvas-Tags entfernt diesen Tag von den Canvases im Projekt. Die Canvases selbst werden dadurch nicht gelöscht. Es werden dadurch auch keine Projekt-Tags aus der Projektliste des Arbeitsbereichs entfernt.

Überprüfen Sie vor dem Löschen die Anzahl der Verwendungen. Wenn ein Tag auf vielen Canvases vorkommt, entscheiden Sie, ob Sie ihn zuerst durch einen anderen Tag ersetzen möchten. Wenn der Tag ungenutzt oder irreführend ist, löschen Sie ihn, damit Teammitglieder ihn nicht versehentlich auswählen.

Sinnvolle Canvas-Tag-Sets

Das optimale Set an Canvas-Tags orientiert sich daran, wie Teammitglieder Canvases im Arbeitsalltag tatsächlich öffnen und nutzen.

Halten Sie die Liste so kurz, dass alle Beteiligten schnell die richtige Wahl treffen können. Wenn jedes Canvas mit fünf verschiedenen Tags versehen wird, übernehmen die Tags vermutlich die Aufgabe von Abschnitten, Bezeichnungen oder der eigentlichen Projektstruktur.

Fehlende Schaltflächen

Wenn Canvas-Tags verwalten nicht angezeigt wird, vergewissern Sie sich, dass Sie das Projektmenü und nicht den Projekt-Tag-Filter des Arbeitsbereichs geöffnet haben. Projekt-Tags und Canvas-Tags besitzen separate Verwaltungsoptionen.

Wenn das Projekt für Sie mit eingeschränktem Zugriff freigegeben wurde, können Sie das Projekt oder ein Canvas zwar öffnen, aber eventuell nicht die Tag-Taxonomie des Projekts verwalten. Bitten Sie den Projektinhaber in diesem Fall um Bearbeitungsrechte unter Projektmitglieder verwalten, sofern die Tag-Verwaltung zu Ihren Aufgaben gehört.

Wenn das Projekt archiviert, gelöscht, im Demo-Modus oder durch die Einstellungen des Arbeitsbereichs eingeschränkt ist, kann die Tag-Verwaltung ausgeblendet sein. Stellen Sie das Projekt normal wieder her oder öffnen Sie es erneut, bevor Sie Tags ändern. Nutzen Sie die Informationen unter Fehlerbehebung beim Projekt- und Canvas-Zugriff, falls der Status unklar ist.

Probleme mit Canvas-Tags beheben

Sollten Probleme bei der Verwendung oder Anzeige von Canvas-Tags auftreten, prüfen Sie die folgenden Punkte:

• Ein Canvas fehlt in einem Tag-Filter:
  • Löschen Sie zunächst alle aktiven Filter.
  • Vergewissern Sie sich, dass der Tag tatsächlich auf dieses Canvas angewendet wurde.
  • Prüfen Sie, ob das Canvas verschoben, gelöscht, archiviert, nicht mehr geteilt oder durch einen anderen aktiven Filter ausgeblendet wurde.
• Ein Tag existiert, aber die Anzahl der Verwendungen ist fehlerhaft:
  • Aktualisieren Sie die Projektansicht in Ihrem Browser oder in der App.
  • Wenn ein anderes Teammitglied vor Kurzem Änderungen vorgenommen hat, zeigt Ihre aktuelle Ansicht möglicherweise noch einen veralteten Status an.
• Aktionen zum Erstellen, Bearbeiten, Löschen oder Zuweisen schlagen fehl:
  • Wenn Sie als Projektmanager autorisiert sind und diese Aktionen auch nach einer Aktualisierung fehlschlagen, wenden Sie sich an unseren Support.
  • Geben Sie dabei bitte den Namen des Arbeitsbereichs, den Projektnamen, den Canvas-Namen, den Tag-Namen, Ihre Rolle sowie einen Screenshot von Canvas-Tags verwalten an.