Gestire i tag dei canvas in un progetto

I tag dei canvas organizzano i canvases all'interno di un progetto

Utilizzate i tag dei canvas quando un progetto contiene molti canvases e il team ha bisogno di un modo rapido per ordinare il lavoro al suo interno. I tag dei canvas possono descrivere il tipo di risorsa, la fase di revisione, il team, il rischio, il canale, il tipo di riunione o il deliverable.

I tag dei canvas hanno come ambito il progetto. Appartengono ai canvases presenti all'interno di un progetto specifico. Non sono uguali ai tag di progetto, che raggruppano e filtrano i progetti nell'area di lavoro. Se desiderate categorizzare il progetto stesso, consultate Gestire i tag di progetto.

Disponibilità

Aprire la gestione dei tag dei canvas

Aprite il progetto, quindi aprite il menu contestuale o delle altre azioni del progetto. Scegliete Gestisci tag dei canvas. In questo modo si aprirà la gestione dei tag per il set di tag dei canvas di quel progetto.

La voce di menu si trova intenzionalmente nel menu del progetto poiché i tag dei canvas definiscono la tassonomia dei canvas del progetto. Non vengono gestiti dal filtro dei tag di progetto dell'area di lavoro.

Se il progetto viene aperto tramite una visualizzazione condivisa o limitata, il menu contestuale potrebbe mostrare meno azioni. Utilizzate una visualizzazione normale del progetto nell'app web o desktop, quindi chiedete al proprietario del progetto di confermare l'accesso se la voce Gestisci tag dei canvas risulta ancora mancante.

Creare i tag dei canvas

In Gestisci tag dei canvas, selezionate Nuovo tag, inserite un nome, scegliete un colore quando disponibile e salvate. Utilizzate nomi che descrivano una categoria di canvas che gli utenti riutilizzeranno.

Tra i buoni esempi rientrano Brief, Bozza, Revisione, Finale, Ricerca, Legale, Design, Feedback del cliente, Bloccato e Note della riunione. Un tag come Importante è utile solo se il team concorda su ciò che rende effettivamente importante un canvas.

Se ALLO indica che il nome è obbligatorio, inserite un nome visibile. Se ALLO indica che il tag esiste già, utilizzate il tag esistente o rinominate quello nuovo. Se ALLO indica che è stato raggiunto un limite, eliminate i tag inutilizzati prima di aggiungerne altri.

Applicare i tag ai canvases

Dopo aver creato un tag, applicatelo dalla riga del canvas, dai dettagli o dallo strumento dei tag mostrato nella visualizzazione del progetto. La posizione esatta può variare in base alla visualizzazione, ma il tag deve essere applicato ai canvases all'interno del progetto corrente.

Applicate i tag durante la creazione o la revisione dei canvases. Se attendete fino a quando un progetto contiene decine di canvases, la pulizia risulterà più lenta e meno coerente.

Se un canvas appare in più di un punto, ricordate che il tag del canvas è legato al contesto del progetto. Verificate il progetto in cui state gestendo il tag prima di presumere che lo stesso tag esista ovunque.

Modificare colori e nomi

Utilizzate i colori per facilitare la scansione visiva, non per attribuire significati segreti. Se il colore di un tag trasmette un'informazione fondamentale, anche il nome dovrebbe esprimerla. Un tag denominato Legale con qualsiasi colore leggibile è migliore di un tag rosso compreso da una sola persona.

Rinominate i tag quando il team cambia terminologia. Se Pronto e Finale hanno lo stesso significato, mantenetene uno ed eliminate l'altro. Prima di rinominare un tag ampiamente utilizzato, informate il team in modo da evitare disallineamenti nelle abitudini consolidate e nelle istruzioni per le riunioni.

Eliminare i tag dei canvas in sicurezza

L'eliminazione di un tag del canvas rimuove tale tag dai canvases nel progetto, ma non elimina i canvases stessi. Inoltre, non rimuove i tag di progetto dall'elenco dei progetti dell'area di lavoro.

Prima di procedere con l'eliminazione, verificate il numero di utilizzi. Se un tag appare su molti canvases, valutate se sostituirlo prima con un altro tag. Se il tag è inutilizzato o fuorviante, eliminatelo per evitare che gli utenti lo selezionino per errore.

Esempi di set di tag dei canvas

Il set di tag dei canvas ottimale corrisponde al modo in cui le persone aprono i canvases durante il lavoro effettivo.

Mantenete l'elenco sufficientemente breve affinché gli utenti possano scegliere correttamente. Se a ogni canvas vengono applicati cinque tag, probabilmente i tag stanno svolgendo il ruolo di sezioni, nomi o struttura del progetto.

Casi in cui la voce del menu è mancante

• L'opzione "Gestisci tag dei canvas" non è visibile nel menu del progetto:
  • Cause:
    • È stato aperto per errore il filtro dei tag di progetto dell'area di lavoro anziché il menu del progetto. I tag di progetto e i tag dei canvas hanno gestioni separate.
    • Il progetto è stato condiviso con un livello di accesso limitato. Gli utenti con accesso limitato possono aprire il progetto o un canvas ma non possono modificarne i tag. Chiedete l'accesso di modifica al proprietario del progetto tramite Gestire i membri del progetto.
    • Il progetto è archiviato, eliminato, in modalità demo o limitato dalle impostazioni dell'area di lavoro. Ripristinate o riaprite il progetto prima di modificare i tag. Consultate Risoluzione dei problemi di accesso a progetti e canvases se lo stato non è chiaro.

Quando i tag dei canvas non sono corretti

• Un canvas non compare nel filtro per tag:
  • Cause:
    • Altri filtri attivi stanno nascondendo il canvas. Provate a cancellare prima tutti i filtri.
    • Il tag non è stato effettivamente applicato al canvas.
    • Il canvas è stato spostato, eliminato, archiviato, rimosso dalla condivisione o nascosto.
• Il numero di utilizzi di un tag non è corretto:
  • Cause:
    • La visualizzazione corrente non è aggiornata dopo le modifiche recenti apportate da un altro collaboratore. Aggiornate la pagina del progetto.
• Impossibile creare, modificare, eliminare o applicare i tag pur avendo le autorizzazioni necessarie:
  • Soluzione:
    • Se il problema persiste anche dopo aver aggiornato la pagina, contattate il supporto tecnico fornendo il nome dell'area di lavoro, del progetto, del canvas, del tag, il vostro ruolo e uno screenshot della schermata Gestisci tag dei canvas.