Projekt-Tags verwalten

Projekt-Tags gruppieren Projekte im gesamten Workspace

Verwenden Sie Projekt-Tags, wenn der Workspace viele Projekte enthält und die Mitglieder eine übersichtliche Methode zur Navigation nach Kategorien benötigen. Projekt-Tags können Teams, Kunden, Programme, Quartale, Regionen, Prioritäten oder Arbeitsbereiche darstellen. Sie dienen als Projektfilter für den Workspace und helfen Ihnen bei der Beantwortung der Frage: „Welche Projekte gehören zu dieser Kategorie?“

Projekt-Tags sind keine Canvas-Tags. Sie dienen nicht dazu, die Canvases innerhalb eines Projekts zu organisieren, und sie ändern auch keine Canvas-Tags. Wenn Sie Canvases in einem Projekt kennzeichnen möchten, nutzen Sie den Bereich Canvas-Tags verwalten.

Verfügbarkeit

Wann Projekt-Tags verwendet werden sollten

Erstellen Sie ein Projekt-Tag, wenn diese Kategorie den Mitgliedern langfristig dabei hilft, mehr als ein Projekt zu finden. Sinnvolle Projekt-Tags sind beispielsweise Marketing, Kundenarbeit, Q3, APAC, Forschung, Unternehmen, Einstellung oder Hohe Priorität.

Erstellen Sie kein Projekt-Tag für eine einmalige Suche. Wenn Sie sich an den Projektnamen erinnern, nutzen Sie stattdessen die Suche. Falls Sie nur Ihre eigenen Projekte sehen möchten, verwenden Sie die Filter für Inhaber oder Mitgliedschaften. Zur Kategorisierung von Canvases innerhalb eines Projekts sollten Sie Canvas-Tags verwenden.

Bereich „Projekt-Tags verwalten“ öffnen

Öffnen Sie den Bereich „Projekte“ und sehen Sie sich die Projekt-Tag-Schaltflächen oder die Filteroptionen an. Wählen Sie die Option zur Verwaltung oder die Einstellungen für Projekt-Tags aus. In einigen Projektansichten gelangen Sie auch durch Öffnen der Tag-Auswahl oder über das Kontextmenü einer Tag-Schaltfläche zu Projekt-Tags verwalten.

Das Verwaltungsfenster trägt den Titel Projekt-Tags verwalten und beschreibt die Funktion direkt: Gruppieren und filtern Sie Workspace-Projekte mit Tags. Wenn noch keine Tags vorhanden sind, wird im leeren Zustand angezeigt, dass noch keine Projekt-Tags existieren.

Projekt-Tag erstellen

Wählen Sie unter Projekt-Tags verwalten die Option Neues Tag, geben Sie einen kurzen Namen ein und speichern Sie diesen. Nutzen Sie Bezeichnungen, die andere Mitglieder in der Suche, in den Projektzeilen und auf den Filterschaltflächen leicht wiedererkennen.

Halten Sie die Namen kurz. Marketing ist besser als Alle Marketing- und Lifecycle-Projekte. Wenn zwei Tags lange Erklärungen erfordern, um sie voneinander zu unterscheiden, benötigt Ihre Struktur wahrscheinlich weniger Tags und nicht nur eine andere Zeichensetzung.

Wenn ALLO meldet, dass der Name erforderlich ist, geben Sie einen sichtbaren Namen ein. Wenn ALLO ein Duplikat meldet, wählen Sie das bereits vorhandene Tag aus oder benennen Sie das neue Tag um, damit die Arbeit nicht auf fast identische Kategorien aufgeteilt wird.

Projekt-Tags zu Projekten hinzufügen

Projekt-Tags sind erst dann hilfreich, wenn ihnen Projekte zugewiesen wurden. Je nach der von Ihrem Workspace genutzten Projektansicht können Sie Tags aus einer Projektzeile, den Projektdetails oder der Kopfzeile, der Projekt-Tag-Auswahl oder den Steuerungselementen der Projektliste hinzufügen.

Kehren Sie nach dem Hinzufügen eines Tags zur Projektliste zurück und wählen Sie dieses Tag aus, um zu überprüfen, ob das Projekt im gefilterten Ergebnis angezeigt wird. Diese kurze Prüfung verhindert den häufigen Fehler, dass ein Tag zwar erstellt, aber keinem Projekt zugewiesen wurde.

Nach Projekt-Tags filtern

Nutzen Sie die Schaltflächen für Projekt-Tags oder die Filterauswahl im Bereich „Projekte“. Die Option Alle hebt den Projekt-Tag-Filter auf und zeigt alle Projekte an, ohne sie nach Tags einzuschränken. Wenn Sie ein bestimmtes Tag auswählen, werden nur die mit diesem Tag verknüpften Projekte angezeigt.

In einigen Workspaces können mehrere Projekt-Tags gleichzeitig aktiv sein. Wenn die Liste plötzlich leer erscheint, entfernen Sie das zusätzliche Tag, bevor Sie annehmen, dass Projekte fehlen. Die Filterung nach mehreren Tags ist äußerst effektiv, kann aber auch dazu führen, dass Sie versehentlich alle Inhalte ausblenden.

Tags umbenennen, umsortieren oder löschen

Benennen Sie ein Projekt-Tag um, wenn sich die Terminologie Ihres Teams ändert. Wenn das Unternehmen beispielsweise von Growth zu Lifecycle gewechselt hat, benennen Sie das bestehende Tag um, anstatt ein zweites Tag zu erstellen und die Projektliste aufzuspalten.

Sortieren Sie die Tags neu, wenn die am häufigsten genutzten Kategorien an erster Stelle stehen sollen. Halten Sie die ersten paar Tags einfach und nützlich. Mitglieder sollten nicht an neuen oder experimentellen Kategorisierungen vorbeiscrollen müssen, um ihre tägliche Arbeit zu finden.

Löschen Sie ein Projekt-Tag, wenn es nicht mehr benötigt wird. Durch das Löschen eines Projekt-Tags wird dieses von den verknüpften Projekten entfernt; die Projekte selbst werden dadurch nicht gelöscht. Wenn die Projekte weiterhin eine Kategorie benötigen, weisen Sie ihnen zuvor ein anderes Ersatz-Tag zu.

Sinnvolle Beispiele für Projekt-Tags

Eine kleine, gezielte Auswahl an Tags ist besser als eine unübersichtliche Liste. Nützliche Tag-Sets haben in der Regel einen klaren Zweck:

Vermeiden Sie es, zu viele Dimensionen in einer einzigen Tag-Liste zu mischen. Wenn jedes Projekt die Tags Marketing, Q3, Hohe Priorität, Kampagne, Nordamerika und Prüfung besitzt, wird die Tag-Leiste schnell unübersichtlich.

Fehlende Schaltflächen und Funktionen

• Die Option „Projekt-Tags verwalten“ fehlt:
  • Sie befinden sich eventuell in einem einzelnen Canvas statt im Bereich „Projekte“. Projekt-Tags werden ausschließlich über die Projektliste des Workspace verwaltet.
• Tags sind sichtbar, können aber nicht bearbeitet werden:
  • Sie haben möglicherweise nur Lesezugriff auf das Projekt.
  • Ihre Workspace-Berechtigungen sind eventuell eingeschränkt.
  • Eine Workspace-Einstellung beschränkt die Verwaltung von Tags.
  • Lösung: Bitten Sie einen Projektinhaber oder Workspace-Administrator, Ihre Rolle unter Projektmitglieder verwalten zu überprüfen.
• Verwaltungsfunktionen sind ausgeblendet:
  • Der Workspace befindet sich im Demo-Modus, ist archiviert, bezahlungsbeschränkt oder wird auf einer nicht unterstützten Oberfläche ausgeführt.
  • Lösung: Verwenden Sie die Web- oder Desktop-App für die Einrichtung und laden Sie die Seite neu.

Fehlerhafte Darstellung von Projekt-Tags

• Ein Projekt fehlt in einem Tag-Filter:
  • Löschen Sie zunächst alle Filter und prüfen Sie, ob das Projekt tatsächlich mit diesem Tag verknüpft ist.
  • Überprüfen Sie, ob ein anderer aktiver Filter (wie Inhaber, Sichtbarkeit, Mitgliedschaft, Status, Datum oder Suchtext) das Projekt ausblendet.
• Ein Tag ist verschwunden oder die Anzahl ist fehlerhaft:
  • Möglicherweise hat ein anderes Mitglied das Tag umbenannt, gelöscht oder neu sortiert.
  • Laden Sie den Bereich „Projekte“ neu und vergleichen Sie das Ergebnis mit der ungefilterten Projektliste.
• Projekt-Tags können trotz Berechtigung nicht verwaltet werden:
  • Wenn das Erstellen, Umbenennen, Löschen oder Sortieren auch nach einem Neuladen nicht funktioniert, wenden Sie sich an den Support.
  • Bitte übermitteln Sie dabei den Workspace-Namen, den Tag-Namen, den Projektnamen, Ihre Rolle sowie einen Screenshot der Tag-Verwaltung oder der gefilterten Projektliste.