Administrar etiquetas de proyecto

Las etiquetas de proyecto agrupan proyectos en todo el espacio de trabajo

Utilice las etiquetas de proyecto cuando el espacio de trabajo tenga muchos proyectos y los usuarios necesiten una forma clara de navegar por categorías. Las etiquetas de proyecto pueden representar equipos, clientes, programas, trimestres, regiones, prioridades o áreas de operación. Funcionan como filtros de proyectos del espacio de trabajo: le ayudan a responder a la pregunta "¿Qué proyectos pertenecen a esta categoría?".

Las etiquetas de proyecto no son etiquetas de canvas. No organizan los canvases dentro de un proyecto ni modifican las etiquetas de los canvases. Si necesita etiquetar canvases en un proyecto, utilice Administrar etiquetas de canvas.

Disponibilidad

Cuándo usar etiquetas de proyecto

Cree una etiqueta de proyecto cuando la categoría ayude a los usuarios a encontrar más de un proyecto a lo largo del tiempo. Algunos ejemplos de buenas etiquetas de proyecto son Marketing, Trabajo con clientes, Q3, APAC, Investigación, Empresas, Contratación o Prioridad alta.

No cree una etiqueta de proyecto para una búsqueda única. Si recuerda el nombre del proyecto, utilice Buscar. Si solo necesita ver sus propios proyectos, utilice los filtros de propietario o membresía. Si necesita categorizar canvases dentro de un proyecto, use etiquetas de canvas.

Abrir Administrar etiquetas de proyecto

Abra Proyectos y busque cerca de las fichas de etiquetas de proyecto o de los controles de filtro. Utilice la acción de gestionar o de configuración de las etiquetas de proyecto. En algunas vistas de proyectos, abrir el selector de etiquetas o usar la acción contextual de la ficha de etiqueta también le permitirá acceder a Administrar etiquetas de proyecto.

La ventana de administración se titula Administrar etiquetas de proyecto y describe la tarea directamente: agrupar y filtrar proyectos del espacio de trabajo con etiquetas. Si aún no existe ninguna etiqueta, el estado vacío indicará que todavía no hay etiquetas de proyecto.

Crear una etiqueta de proyecto

En Administrar etiquetas de proyecto, seleccione Nueva etiqueta, ingrese un nombre corto y guarde los cambios. Utilice nombres que los usuarios puedan reconocer fácilmente en las búsquedas, en las filas de proyectos y en las fichas de filtro.

Mantenga los nombres compactos. Marketing es mejor que Todos los proyectos de marketing y ciclo de vida. Si dos etiquetas necesitan explicaciones largas para diferenciarse, es probable que la taxonomía requiera menos etiquetas en lugar de una mejor puntuación.

Si ALLO le indica que el nombre es obligatorio, ingrese un nombre visible. Si ALLO le notifica que hay un duplicado, seleccione la etiqueta existente o cambie el nombre de la nueva para que los usuarios no dividan el trabajo en categorías casi idénticas.

Agregar etiquetas de proyecto a los proyectos

Las etiquetas de proyecto solo resultan útiles cuando se les asocian proyectos. Dependiendo de la vista de proyectos que se utilice en su espacio de trabajo, usted puede agregar etiquetas desde una fila de proyecto, desde los detalles o el encabezado del proyecto, desde el selector de etiquetas de proyecto o desde los controles de la lista de proyectos.

Después de agregar una etiqueta, regrese a la lista de Proyectos y seleccione esa etiqueta para confirmar que el proyecto aparece en los resultados filtrados. Esta rápida verificación evita el error común de crear una etiqueta pero no asociarle ningún proyecto.

Filtrar por etiqueta de proyecto

Utilice las fichas de etiquetas de proyecto o el selector de filtros en Proyectos. Todos borra el filtro de etiquetas de proyecto y muestra los proyectos sin limitar la búsqueda por etiqueta. Al seleccionar una etiqueta, se muestran los proyectos asociados a ella.

Algunos espacios de trabajo permiten activar más de una etiqueta de proyecto. Si la lista parece vacía de repente, borre la etiqueta adicional antes de asumir que faltan proyectos. El filtrado por múltiples etiquetas es sumamente útil, pero también puede ser una forma muy eficaz de ocultar toda la información de su vista.

Renombrar, reordenar o eliminar etiquetas

Renombre una etiqueta de proyecto cuando el equipo cambie de terminología. Por ejemplo, si la empresa pasó de usar Growth a Lifecycle, renombre la etiqueta existente en lugar de crear una segunda etiqueta y dividir la lista de proyectos.

Reordene las etiquetas cuando las categorías más utilizadas deban aparecer primero. Mantenga las primeras etiquetas simples y útiles. Los usuarios no deberían tener que desplazarse por clasificaciones secundarias para encontrar su trabajo diario.

Elimine una etiqueta de proyecto cuando ya no sea de utilidad. Eliminar una etiqueta de proyecto retira dicha etiqueta de los proyectos asociados, pero no elimina los proyectos en sí. Si los proyectos aún requieren una categoría, asócielos a una etiqueta de reemplazo antes de proceder.

Conjuntos recomendados de etiquetas de proyecto

Un conjunto de etiquetas pequeño y bien definido es mejor que uno excesivamente amplio. Los conjuntos de etiquetas útiles suelen compartir un propósito claro:

Evite mezclar demasiadas dimensiones en una sola lista de etiquetas. Si cada proyecto cuenta con etiquetas como Marketing, Q3, Prioridad alta, Campaña, Norteamérica y Revisión, la barra de etiquetas se convertirá en una base de datos desordenada.

Qué hacer si no encuentra una opción

• No se encuentra disponible la opción "Administrar etiquetas de proyecto":
  • Esto suele ocurrir si se encuentra dentro de un canvas individual en lugar del área de Proyectos. Las etiquetas de proyecto se gestionan únicamente desde la lista de proyectos del espacio de trabajo, no desde el editor de canvas.
• Puede ver las etiquetas pero no tiene permisos para editarlas:
  • Su tipo de acceso puede estar configurado como de solo lectura.
  • Los permisos de su espacio de trabajo pueden estar limitados.
  • Existe una configuración en el espacio de trabajo que restringe la gestión de etiquetas.
  • Solución: Solicite al propietario del proyecto o al administrador del espacio de trabajo que verifique su rol en Administrar miembros del proyecto.
• Las acciones de administración están completamente ocultas:
  • Esto puede suceder si el espacio de trabajo se encuentra en modo de demostración, archivado, restringido por facturación o en una interfaz no compatible.
  • Solución: Utilice la aplicación web o de escritorio para realizar la configuración y vuelva a intentarlo tras actualizar la página.

Qué hacer si las etiquetas se muestran de forma incorrecta

• Un proyecto no aparece al aplicar el filtro de una etiqueta:
  • Borre todos los filtros activos para reiniciar la vista.
  • Verifique si el proyecto tiene asignada esa etiqueta específica.
  • Asegúrese de que otros filtros (como propietario, visibilidad, membresía, estado, fecha o texto de búsqueda) no estén ocultando el proyecto.
• Una etiqueta de proyecto ha desaparecido:
  • Consulte con otros miembros si alguien ha renombrado, eliminado o reordenado la etiqueta recientemente.
• La etiqueta existe pero el número de proyectos asociados es incorrecto:
  • Actualice la sección de Proyectos.
  • Compare la lista filtrada con la lista completa de proyectos sin filtros para validar la cantidad exacta.
• Un administrador autorizado no puede crear, renombrar, eliminar o reordenar etiquetas de proyecto incluso después de actualizar:
  • Póngase en contacto con nuestro equipo de soporte técnico.
  • Nota: Al enviar su solicitud, incluya el nombre del espacio de trabajo, el nombre de la etiqueta, el nombre del proyecto, su rol asignado y una captura de pantalla del administrador de etiquetas o de la lista de proyectos filtrada.