Administrar miembros de un proyecto

Los miembros del proyecto deciden quién puede utilizar un proyecto

Utilice la opción Administrar miembros cuando alguien necesite acceder a la totalidad del proyecto: la vista general del proyecto, las vistas del proyecto, los canvases del proyecto, los miembros del proyecto y los canvases que están disponibles a través de dicho proyecto. La pertenencia a un proyecto representa un acceso a nivel de proyecto. Está relacionada con la membresía del espacio de trabajo, pero no es lo mismo.

Estas diferencias son las esperadas:

• Un miembro del espacio de trabajo puede pertenecer al espacio de trabajo y, aun así, estar excluido de un proyecto privado.
• Un colaborador externo puede ser invitado a un solo proyecto sin necesidad de convertirse en miembro del espacio de trabajo.
• Una persona puede abrir un canvas mediante un acceso compartido directo de canvas sin ver el proyecto que lo contiene.

ALLO mantiene separados el acceso al proyecto y el acceso al canvas para que los propietarios puedan compartir la cantidad adecuada de trabajo.

Para conocer más detalles sobre el modelo general de roles, consulte Miembros, invitados y colaboradores externos. Para compartir únicamente un canvas, consulte Compartir un canvas.

Disponibilidad

Miembro, participante, invitado y colaborador externo

ALLO puede mostrar diferentes términos según la forma en que una persona haya accedido al proyecto.

No utilice la lista de Personas del espacio de trabajo como si fuera la lista de miembros del proyecto. La sección Personas le indica quién pertenece al espacio de trabajo. En cambio, la opción Administrar miembros le detalla quién dispone de acceso a este proyecto específico.

Abrir la opción Administrar miembros

Abra el proyecto, luego elija Administrar miembros desde el encabezado del proyecto o desde el menú de más acciones del mismo. En algunas listas de proyectos, la fila del proyecto también puede mostrar acciones relacionadas con los miembros.

El menú del proyecto puede incluir otras acciones de proyecto tales como detalles del proyecto, etiquetas del proyecto, duplicar, Destacados, archivar, salir o copiar enlace. Administrar miembros es la acción de acceso. Por otro lado, Administrar etiquetas de canvas modifica las etiquetas utilizadas por los canvases del proyecto, pero no sirve para invitar a personas.

Si no aparece la opción Administrar miembros, es posible que usted se encuentre en una vista compartida o restringida, en un espacio de trabajo de demostración, en un proyecto archivado, o que posea un rol que le permite ver el proyecto pero no administrar su acceso. Solicite al propietario del proyecto o al administrador del espacio de trabajo que confirme sus permisos antes de intentar modificar los roles del espacio de trabajo.

Añadir miembros, equipos o direcciones de correo electrónico del espacio de trabajo

Utilice el campo de invitación para buscar miembros del espacio de trabajo por su nombre o dirección de correo electrónico. Si los equipos están disponibles en su espacio de trabajo, también es posible que pueda añadir un equipo, lo cual agregará a todos los miembros activos de dicho equipo al proyecto.

Al realizar una invitación por correo electrónico, ALLO verifica si la dirección pertenece a un miembro activo del espacio de trabajo. Los miembros activos del espacio de trabajo se mantendrán en la vía interna de miembros del proyecto. Los correos electrónicos que no correspondan a miembros activos del espacio de trabajo se derivarán a la vía de colaboradores externos cuando el acceso a proyectos externos esté habilitado.

Si un compañero de equipo no aparece en el selector, compruebe si es un miembro activo del espacio de trabajo, si está desactivado o si está realizando la búsqueda utilizando el correo electrónico con el que se registró en ALLO. Si dicho compañero necesita un acceso estándar al espacio de trabajo, invítelo al espacio de trabajo o solucione el acceso al espacio de trabajo desde ese nivel en primer lugar.

Administrar colaboradores externos

Los colaboradores externos son personas ajenas al espacio de trabajo que disponen de acceso a este proyecto. No se convierten en miembros del espacio de trabajo, por lo general no aparecen en la sección de Personas, y no deben recibir acceso a otros trabajos no relacionados del espacio de trabajo.

En la ventana modal de miembros del proyecto, utilice la acción del pie de página para alternar entre los miembros del proyecto y los colaboradores externos cuando el acceso externo esté disponible. La vista de colaboradores externos muestra a las personas ajenas que tienen acceso a este proyecto y permite a los administradores autorizados invitarlas o eliminarlas.

Utilice la opción de colaboradores externos para clientes, proveedores, revisores, contratistas, estudiantes de una actividad específica o cualquier persona que necesite este proyecto pero que no deba unirse al espacio de trabajo de manera formal. Si la persona requiere un contexto de equipo continuo en múltiples proyectos, invítela como miembro del espacio de trabajo en su lugar.

Proyectos públicos y privados

La visibilidad del proyecto determina quién puede descubrirlo o unirse a él.

La modificación de la visibilidad altera el modelo de acceso:

• Cambiar un proyecto de público a privado puede remover a las personas que solo contaban con el acceso público general del espacio de trabajo.
• Cambiar un proyecto de privado a público puede hacer que el proyecto sea visible para todo el espacio de trabajo.
• Si la opción de configuración de visibilidad está desactivada, solicite al propietario del proyecto o al administrador del espacio de trabajo que revise los ajustes del proyecto en lugar de intentar solucionarlo mediante cambios de rol no relacionados.

Filtros Unido y No unido

Los proyectos pueden mostrar filtros rápidos de Unido y No unido junto con los filtros de público/privado y de fecha de vencimiento. Unido significa que el proyecto forma parte de su lista de participación activa en proyectos. El filtro No unido es útil cuando su espacio de trabajo muestra proyectos públicos o descubribles a los que usted puede acceder pero a los que aún no se ha unido.

Estos filtros no sustituyen a los permisos de acceso. Un proyecto privado sigue requiriendo una invitación. Un proyecto público puede ser visible simplemente porque usted es miembro del espacio de trabajo. Asimismo, un acceso compartido directo a un canvas puede aparecer fuera de la lista de proyectos debido a que se trata de un acceso de canvas y no de una participación en el proyecto.

Para obtener más información sobre el filtrado y las vistas de listas de proyectos, consulte Usar etiquetas y filtros y Usar vistas de proyectos.

Quién puede ver el proyecto

Una persona puede visualizar un proyecto cuando se aplica al menos una vía de acceso válida al mismo.

Si alguien no logra encontrar el proyecto, verifique el espacio de trabajo, el correo electrónico de la sesión iniciada, si el proyecto es público o privado, y si la persona fue invitada directamente al proyecto en lugar de haber sido invitada solo a un canvas individual.

Quién puede ver los canvases dentro del proyecto

El acceso al proyecto y el acceso al canvas están relacionados, pero siguen siendo verificaciones independientes. Un proyecto puede contener o hacer referencia a canvases que tienen su propio estado de uso compartido. Por lo tanto, una persona podría abrir el proyecto pero no un canvas restringido que se encuentre en su interior. También puede ocurrir lo contrario: una persona puede abrir un canvas compartido de manera directa sin tener visibilidad de la totalidad del proyecto.

Si un usuario puede abrir un canvas pero no el proyecto, añádalo desde Administrar miembros solo en caso de que también deba contar con acceso al proyecto global. Si solo debe ver ese canvas específico, mantenga el acceso limitado a nivel de canvas. Consulte Compartir un canvas y Solucionar problemas de acceso compartido.

Transferir la propiedad, eliminar personas o salir del proyecto

Si la transferencia de propiedad está disponible, utilícela únicamente cuando el nuevo propietario deba asumir la responsabilidad del acceso al proyecto y de las configuraciones de alto impacto. ALLO podría mostrar una confirmación debido a que el propietario actual puede perder las opciones de configuración exclusivas del propietario tras confirmar la transferencia.

Por lo general, los propietarios del proyecto pueden eliminar a otros miembros del mismo. Quienes no sean propietarios posiblemente solo puedan salir del proyecto por sí mismos, si esta opción está habilitada. Los administradores del espacio de trabajo pueden disponer de opciones de recuperación o de transferencia de propiedad en determinadas situaciones de proyectos públicos, pero esto no les otorga de manera automática todas las acciones asignadas al propietario del proyecto.

Las filas correspondientes a los colaboradores externos pueden presentar menos opciones de administración de roles que las de los miembros internos. Si un colaborador externo cuenta con un acceso incorrecto, elimínelo o vuelva a invitarlo desde la vista de colaboradores externos, en lugar de buscar el mismo menú de transferencia de propiedad que se utiliza para los miembros del espacio de trabajo.

Ejemplos de acceso a proyectos

Si un equipo de producto mantiene una hoja de ruta en un proyecto público, los miembros del espacio de trabajo pueden descubrirlo y unirse a él. Es posible que el propietario del proyecto no necesite invitar a cada miembro del espacio de trabajo uno por uno.

Si el equipo de finanzas mantiene un presupuesto confidencial de lanzamiento en un proyecto privado, la membresía del espacio de trabajo no será suficiente. Añada únicamente a las personas que deban ver ese proyecto y comparta canvases individuales solo cuando un revisor necesite acceso a una parte más acotada de la información.

Si un cliente necesita dejar un comentario en un canvas de revisión de diseño, comparta el canvas directamente. Invitar al cliente a la totalidad del proyecto también expondría un contexto del proyecto que tal vez no requiera.

Si un contratista necesita actualizar varios entregables de un proyecto, la pertenencia al proyecto suele ser una opción más limpia que enviar accesos compartidos de canvas individuales para cada superficie de trabajo.

Casos de botones ausentes y estados ocultos

Si un compañero de equipo visualiza el botón pero usted no, compare los roles asignados en el proyecto en primer lugar. Si ninguno de los usuarios dispone de la opción, solicite al administrador del espacio de trabajo que revise la configuración del espacio de trabajo y el estado del proyecto.

Errores comunes

• Añadir a todos los revisores externos como miembros del espacio de trabajo: Esto es innecesario. Utilice el acceso de colaborador externo cuando ellos solo requieran acceso a un único proyecto.
• Asumir que "público" significa que cualquier persona en internet puede ver el proyecto: La visibilidad de un proyecto público está limitada al espacio de trabajo, no a la web pública.
• Asumir que el acceso al proyecto ha finalizado tras eliminar a un colaborador de un canvas: Si la persona también pertenece al proyecto, es posible que aún disponga de una vía de acceso.
• Transferir la propiedad de forma casual: La propiedad representa un límite real de opciones y configuraciones del proyecto, no un distintivo decorativo.
• Mantener a un ex-empleado como colaborador externo antes de resolver su estado de miembro en el espacio de trabajo: Si su cuenta fue desactivada, un administrador del espacio de trabajo debe depurar el estado de su cuenta de miembro antes de que el uso compartido a nivel de elemento funcione de la manera esperada.

Solución de problemas de miembros del proyecto

• El usuario no puede abrir el proyecto: Verifique el espacio de trabajo, el correo electrónico con el que ha iniciado sesión, la visibilidad del proyecto (público o privado), su pertenencia al proyecto y si es un miembro interno o externo. Después, actualice la página del proyecto e inténtelo de nuevo.
• El usuario puede abrir el proyecto pero no puede editarlo: Compruebe el rol asignado en el proyecto y si este se encuentra en modo de solo lectura, archivado o restringido por las configuraciones del espacio de trabajo.
• El usuario puede abrir el proyecto pero no puede abrir un canvas interno: Solicite al propietario del canvas que verifique las opciones de uso compartido del mismo. La pertenencia al proyecto no garantiza automáticamente el acceso a cada canvas individual si este cuenta con restricciones específicas.
• Un usuario eliminado sigue apareciendo en el historial de actividad o en los comentarios: Esto puede deberse a la autoría histórica de sus aportaciones. No significa necesariamente que aún tenga acceso activo. Verifique la lista de miembros del proyecto y la lista de uso compartido del canvas para comprobarlo.

Si usted es el propietario autorizado del proyecto y no puede añadir, eliminar, transferir o visualizar a los miembros del proyecto después de actualizar la página, póngase en contacto con el equipo de soporte. En su mensaje, incluya el nombre del espacio de trabajo, el nombre del proyecto, el correo electrónico afectado, si la persona es un miembro del espacio de trabajo o un colaborador externo, la acción que intentaba realizar y capturas de pantalla de la opción Administrar miembros.