Invitar miembros al espacio de trabajo

Invite miembros cuando alguien deba pertenecer al espacio de trabajo

Utilice una invitación al espacio de trabajo cuando una persona deba formar parte del equipo, aparecer en Personas, estar disponible en la búsqueda de miembros, unirse a equipos y trabajar en más de un elemento dentro del espacio de trabajo. Esta es la ruta adecuada para empleados, colaboradores a largo plazo, instructores, estudiantes que pertenecen al espacio de trabajo de una clase o colaboradores recurrentes que necesitan el contexto del espacio de trabajo.

No utilice una invitación al espacio de trabajo para todas las personas que necesiten un enlace.

Esto mantiene limpio el directorio del espacio de trabajo, limita el acceso y evita confusiones sobre las licencias y los derechos de administración. Para conocer la diferencia, lea Miembros, invitados y colaboradores externos.

Disponibilidad y permisos

Dónde encontrar las invitaciones de miembros

Las invitaciones de miembros del espacio de trabajo normalmente se inician desde el área de gestión de miembros del espacio de trabajo.

1. Confirme que se encuentra en el espacio de trabajo correcto mediante Cambiar de espacio de trabajo.
2. Abra Inicio → Personas o Configuraciones del espacio de trabajo → Miembros, según el lugar donde su espacio de trabajo muestre la gestión de miembros.
3. Seleccione la opción de invitar miembro o la acción de invitación equivalente.
4. Introduzca la dirección de correo electrónico de la persona.
5. Seleccione el rol o nivel de permiso disponible en su espacio de trabajo.
6. Envíe la invitación.

Si la acción de invitación no se muestra, verifique su rol en el espacio de trabajo en primer lugar. Los controles de invitación de miembros normalmente están ocultos para las personas que no cuentan con dicho permiso. Si es administrador y la acción aún no aparece, verifique los límites de licencias o las restricciones del plan. Consulte Gestionar miembros del espacio de trabajo y Límites de licencias.

Los espacios de trabajo Edu y Edu Pro pueden ocultar los controles de gestión e invitación de miembros debido a que son planes de espacio de trabajo individuales en la lógica actual del producto. Si esperaba que la lista de una clase o de un equipo residiera en un solo espacio de trabajo compartido, revise el plan antes de intentar solucionar el problema del botón de invitación como si fuera un error.

Antes de enviar la invitación

Elegir un rol

La mayoría de los equipos deben invitar a las personas como miembros regulares del espacio de trabajo, a menos que realmente requieran responsabilidades de administración. Un administrador del espacio de trabajo normalmente puede gestionar las listas de miembros, los roles, las configuraciones de facturación y otras acciones a nivel de espacio de trabajo. Ese acceso es más amplio que el acceso de edición en un canvas.

Si alguien necesita editar un canvas, no le convierta en administrador del espacio de trabajo. Comparta el canvas con permiso de edición. Si alguien necesita aprobar la facturación, gestionar las licencias o mantener la lista de miembros del espacio de trabajo, un rol de administrador puede ser adecuado. Consulte Cambiar el rol de un miembro antes de incrementar el acceso.

Qué ocurre después de enviar la invitación

El destinatario recibe una invitación y debe iniciar sesión con la cuenta invitada. Tras aceptar, se convierte en miembro del espacio de trabajo. Puede aparecer en Personas, en la búsqueda de miembros, en las asignaciones de equipo, en los selectores de mención y en las pantallas de gestión de miembros.

Convertirse en miembro del espacio de trabajo no otorga automáticamente acceso de edición a cada proyecto o canvas. El trabajo privado o restringido puede requerir aún que se comparta a nivel de elemento. Si el nuevo miembro puede acceder al espacio de trabajo pero no puede abrir un canvas específico, abra el diálogo Compartir del canvas y actualice el permiso de ese elemento.

Ejemplos de invitación

Si está incorporando a un nuevo empleado, invítele al espacio de trabajo como miembro, añádale al equipo adecuado y luego comparta los proyectos o canvases específicos que necesitará para su primera semana.

Si un contratista necesita editar un canvas de lanzamiento durante dos días, comparta ese canvas con acceso de edición en lugar de añadirle como miembro del espacio de trabajo. Cuando finalice el trabajo, elimine su acceso al canvas.

Si un profesor desea que todos los estudiantes aparezcan en el directorio del espacio de trabajo de la clase, las invitaciones al espacio de trabajo pueden ser adecuadas. Si los estudiantes solo necesitan un canvas de actividad, el acceso como invitado o colaborador externo puede resultar más ordenado.

Si un cliente indica que no puede abrir el enlace, verifique si su intención era invitarle como miembro del espacio de trabajo o compartir un elemento con él. Enviar una invitación al espacio de trabajo cuando el canvas sigue siendo privado puede no solucionar el acceso al canvas.

Reenviar, cancelar o corregir una invitación

Si se envió una invitación al correo electrónico incorrecto, no solicite al destinatario que la acepte desde otra cuenta. Cancele o ignore la invitación incorrecta en caso de que su espacio de trabajo lo permita, y luego envíe una nueva invitación al correo electrónico correcto.

Si el destinatario indica que nunca recibió el correo electrónico:

1. Verifique la dirección antes de reenviarla.
2. Solicíteles que verifiquen la carpeta de correo no deseado (spam), las cuarentenas de la empresa, los filtros de la escuela y las bandejas de entrada alternativas.
3. Si su organización bloquea los correos electrónicos automatizados, pídales que soliciten a su administrador de TI que autorice los correos de ALLO.
4. Utilice la lista de verificación completa en Cuando una invitación no llega.

Si aceptaron la invitación pero aún no pueden visualizar el espacio de trabajo, verifique la cuenta con la que iniciaron sesión. Muchos casos en los que la "invitación falló" se deben en realidad a discrepancias de cuentas.

Notas sobre permisos y visibilidad

Solo los miembros del espacio de trabajo aparecen en Personas y en los equipos. Los colaboradores externos y los invitados suelen mostrarse en la pantalla de uso compartido del elemento al que pueden acceder, no en el directorio del espacio de trabajo.

Invitar a alguien al espacio de trabajo puede afectar a la facturación o al uso de licencias según su plan. Si la acción de invitación le solicita añadir licencias o ajustar la facturación, revise los costos antes de continuar. Consulte Abrir facturación.

Si una persona está desactivada en el espacio de trabajo, los enlaces antiguos no deben permitirle volver a acceder. Solicite a un administrador del espacio de trabajo que revise su estado. La recuperación puede consistir en reactivar al miembro, no en enviarle otra invitación. Consulte Acceder a un espacio de trabajo desactivado.

Si un espacio de trabajo utiliza un dominio de correo electrónico permitido, las invitaciones deben dirigirse a una dirección de ese dominio. Si el destinatario acepta con una cuenta personal o una cuenta de otra organización, puede incumplir la política del espacio de trabajo aunque la invitación por correo electrónico haya llegado correctamente.

Errores comunes

El mayor error consiste en invitar a una persona al espacio de trabajo cuando solo necesita acceder a un canvas. Eso la convierte en miembro del espacio de trabajo, y no solo en revisora de ese elemento.

Otro error común es otorgar acceso de administrador porque alguien necesita acceso de edición. El acceso de administrador controla el espacio de trabajo. El acceso de edición controla un elemento específico. Utilice el permiso más limitado que se adapte a la tarea.

A veces, los equipos envían la invitación a un correo electrónico personal mientras la persona inicia sesión con una cuenta laboral o escolar. ALLO trata estas cuentas como identidades diferentes. Pregunte al destinatario qué cuenta está utilizando antes de enviarle otra invitación.

Recuperar el acceso cuando una invitación no funciona

Si el botón de invitación no se muestra, solicite a un administrador del espacio de trabajo que confirme su rol, el plan del espacio de trabajo, la capacidad de licencias y la política de dominios. Si no tiene autorización para realizar invitaciones, o si el espacio de trabajo pertenece a un plan individual Edu/Edu Pro, el control puede estar oculto.

Si el correo electrónico no llega, verifique la dirección, reenvíela una vez y luego utilice Cuando una invitación no llega para comprobar el correo no deseado (spam), la cuarentena y los filtros de correo.

Si el destinatario aceptó la invitación pero no puede encontrar el espacio de trabajo, pídale que cierre la sesión e inicie sesión con el correo electrónico invitado. A continuación, confirme el espacio de trabajo activo mediante Cambiar de espacio de trabajo.

Si el destinatario puede ver el espacio de trabajo pero no el trabajo, verifique el permiso del elemento. Utilice Compartir trabajo con compañeros de equipo o Compartir un canvas.

Si la invitación estaba destinada a un antiguo miembro, verifique su estado de desactivación antes de reintentarlo. Un miembro desactivado puede requerir la recuperación por parte de un administrador, no una invitación duplicada.