Invitar a invitados y colaboradores externos

Invite a personas ajenas con el nivel de acceso mínimo necesario

Utilice el acceso de Invitado o de colaborador externo cuando una persona ajena al espacio de trabajo necesite revisar, comentar o contribuir en un trabajo específico. No añada a personas a todo el espacio de trabajo si solo necesitan un canvas, un proyecto u otro elemento compartido.

Esto resulta de especial utilidad para clientes, proveedores, trabajadores independientes, socios, estudiantes de una sola actividad, participantes en entrevistas, revisores externos y participantes temporales en talleres. Ellos pueden trabajar en el lugar que usted comparta sin tener que formar parte del directorio de su espacio de trabajo.

Para obtener información detallada sobre el modelo de roles completo, lea Miembros, invitados y colaboradores externos. Para compartir de forma habitual con sus compañeros de equipo, lea Compartir trabajo con compañeros de equipo.

Disponibilidad y permisos

Invitado, colaborador externo o miembro del espacio de trabajo

La elección adecuada depende de lo que deba ocurrir una vez que finalice la colaboración. Si la persona debe desaparecer del contexto de su espacio de trabajo después de una sola revisión, mantenga un acceso restringido. Si necesita seguir trabajando en todo el espacio de trabajo, invítela como miembro.

Dónde invitar a invitados o colaboradores externos

Comience desde el trabajo que desea compartir. Los colaboradores externos se gestionan a nivel de elemento, por lo que el lugar correcto suele ser el propio proyecto, canvas u otro elemento de trabajo, no la sección de Personas.

1. Abra el canvas, el proyecto o el elemento.
2. En el caso de un canvas, abra la opción Compartir. En el caso de un proyecto, abra el menú de más acciones del proyecto o la acción del encabezado y seleccione Gestionar miembros. Para otros elementos, abra los controles de acceso que se muestran en dicho elemento.
3. Elija si desea realizar la invitación por correo electrónico, copiar un enlace o utilizar el flujo de Invitados disponible para ese trabajo.
4. Seleccione el tipo de acceso: ver, Comentario o editar.
5. Envíe la invitación o el enlace con un contexto claro.
6. Después de la revisión, elimine o reduzca el acceso si la persona ya no lo necesita.

Para conocer el comportamiento específico de los canvases, lea Colaborar con invitados y Compartir un canvas.

Elegir el permiso adecuado

El acceso de Comentario suele ser el mejor punto de partida para una revisión externa. Este permite una colaboración útil sin dar lugar a modificaciones accidentales.

Qué pueden y qué no pueden ver las personas externas

El acceso de Invitados y de colaboradores externos está limitado al trabajo compartido. Estas personas no verán de forma automática las secciones de Personas, equipos, Facturación, la configuración del espacio de trabajo, proyectos no relacionados, canvases privados ni archivos de todo el espacio de trabajo.

Es posible que vean nombres, comentarios, colaboradores visibles y el contenido dentro del elemento que usted compartió. Si el canvas compartido contiene material confidencial, elimínelo o cree un canvas de revisión independiente antes de invitar a personas externas.

Ellos pueden recibir enlaces, menciones o notificaciones únicamente donde el elemento y su nivel de acceso lo permitan. Un enlace de comentario copiado seguirá requiriendo permisos para acceder al trabajo subyacente.

En los proyectos, un colaborador externo puede figurar en Gestionar miembros para ese proyecto sin convertirse en miembro del espacio de trabajo. En los canvases, pueden aparecer en las opciones de uso compartido de canvas o en los paneles de colaboradores para ese canvas. Esas listas son listas de acceso para el elemento y no reemplazan al directorio de Personas.

Comportamiento de las cuentas y los nombres

Es posible que se les solicite a los invitados que introduzcan un nombre para mostrar o que inicien sesión, según el enlace y la configuración del espacio de trabajo. Los colaboradores externos podrían necesitar iniciar sesión con el correo electrónico al que usted envió la invitación. Si utilizan una cuenta diferente, ALLO podría tratarlos como personas distintas.

Si un Invitado o un colaborador externo le indica que no puede acceder al trabajo, pregúntele qué correo electrónico o método de inicio de sesión utilizó. Las discrepancias de cuentas son comunes, especialmente entre cuentas de trabajo, educativas, de Google, de Microsoft y personales.

Ejemplos

Un cliente necesita aprobar una dirección de diseño. Comparta el canvas con acceso de Comentario. Pídale que deje comentarios en las secciones específicas que requieren cambios.

Un profesional independiente necesita crear contenido dentro de un solo canvas. Comparta ese canvas con acceso de edición durante el período del proyecto. Elimine el acceso cuando finalice el contrato.

Un proveedor necesita actualizar entregas dentro de un proyecto. Añádalo desde la sección Gestionar miembros del proyecto como colaborador externo y luego confirme que solo puede abrir el proyecto y los canvases que le corresponde utilizar.

Un participante de un taller necesita añadir notas adhesivas durante una sesión. Utilice el acceso de Invitado o el modo de uso compartido que permita su espacio de trabajo y luego reduzca el acceso una vez finalizado el taller.

Un nuevo empleado necesita acceder a muchos proyectos y debe aparecer en la sección de Personas. No utilice el acceso de Invitados. Invítelo al espacio de trabajo.

Notas sobre permisos y desactivación

El acceso de colaborador externo es diferente de la membresía desactivada de un espacio de trabajo. Si una persona solía ser miembro del espacio de trabajo y ahora está desactivada, el estado de miembro anterior puede bloquear el acceso antes de que el uso compartido del elemento sea efectivo. Es posible que un administrador del espacio de trabajo deba resolver el estado de membresía y luego compartir el elemento específico con acceso externo.

Si una persona externa ya no debe acceder al trabajo, alguien que pueda administrar el acceso a ese elemento debe eliminarla del diálogo Compartir del elemento o desactivar el enlace de acuerdo con los controles de uso compartido disponibles para ese elemento. Eliminarla de un elemento no afectará a otros trabajos compartidos no relacionados.

Si la persona se va a convertir en un compañero de equipo habitual, utilice Invitar a miembros del espacio de trabajo. No siga utilizando el acceso de Invitado para alguien que necesite un contexto continuo dentro del espacio de trabajo.

Errores comunes

No asigne la membresía del espacio de trabajo a cada revisor externo. Es un acceso más amplio de lo que la mayoría de las revisiones requieren.

No utilice el acceso de edición cuando el acceso de Comentario sea suficiente. El acceso de edición externo debe otorgarse de manera intencional.

No asuma que un enlace compartido se puede reenviar indefinidamente de forma segura. Verifique quién puede abrirlo y qué permisos otorga.

No olvide eliminar el acceso externo una vez finalizado un proyecto. El acceso compartido debe corresponder a la relación actual.

No le pida a un antiguo miembro desactivado que siga intentando acceder con los enlaces anteriores. Solicite a un administrador del espacio de trabajo que seleccione la vía de recuperación correcta.

Solución de problemas cuando falla el acceso externo

Si experimenta problemas con el acceso de personas externas, consulte las siguientes situaciones comunes para encontrar una solución rápida:

• El colaborador no puede abrir el enlace:
  • Verifique que el enlace sea el correcto y que no haya expirado.
  • Confirme que la dirección de correo electrónico invitada coincida exactamente con la cuenta que el usuario está utilizando para iniciar sesión.
  • Envíe el acceso a la cuenta de correo adecuada o solicítele que inicie sesión con las credenciales correctas.
• El usuario puede abrir el trabajo pero no puede comentar ni editar:
  • Compruebe los permisos del elemento compartido. La identidad de Invitado no anula un acceso configurado como de solo lectura.
  • Cambie el permiso del elemento a Comentario o edición según corresponda.
• El enlace abre un flujo de solicitud de acceso ("Request Access"):
  • Revise y apruebe la solicitud de acceso desde su Bandeja de entrada o desde el panel de uso compartido del elemento si dispone de los permisos necesarios. Para más detalles, consulte Utilizar la Bandeja de entrada.
• El documento compartido contiene información confidencial:
  • Elimine de inmediato a la persona externa del acceso.
  • Desactive el enlace compartido o duplique el elemento para crear una versión de revisión más segura y sin datos sensibles.
• El colaborador requiere un acceso constante a múltiples elementos:
  • Evite continuar solucionando accesos individuales.
  • Envíe una invitación directa para unirse al espacio de trabajo como miembro formal.