Colaborar con invitados

La colaboración de invitados permite que una persona ajena al espacio de trabajo habitual abra un canvas compartido y participe con los permisos que usted le asigne. Resulta de utilidad para clientes, participantes en entrevistas, contratistas, invitados de talleres, instructores, estudiantes y revisores que no deban convertirse en miembros de pleno derecho del espacio de trabajo. Comience con Compartir un canvas si necesita elegir el nivel de acceso antes de que ingresen.

El acceso de invitados es intencionadamente diferente del acceso de miembros. A los invitados se les puede permitir ver, comentar, editar, usar el chat de canvas o unirse a llamadas de audio/video, según la configuración del canvas compartido y del espacio de trabajo, pero no dispondrán de todos los controles de propietario o del espacio de trabajo.

No trate a un "invitado" como si fuera un "miembro del espacio de trabajo". Un miembro del espacio de trabajo pertenece al directorio de dicho espacio. Un colaborador externo puede ser invitado a un canvas o proyecto específico. Un invitado ingresa a través de un flujo de canvas compartido y su acceso se limita al trabajo que se ha compartido. Los tres perfiles pueden colaborar, pero se gestionan desde lugares distintos y pueden visualizar controles diferentes.

El flujo de ingreso del invitado

Antes de que se cargue el editor completo, los invitados ven una pantalla de acceso inicial. Esta pantalla de ingreso puede mostrar el logotipo de ALLO, la información del creador o del uso compartido si está disponible, una vista previa de la primera página, el nombre del canvas, un botón de inicio de sesión de ALLO, un campo para el nombre del invitado y la opción Continuar como invitado.

La vista previa no es el editor completo. Antes de que se conceda el acceso, el canvas no carga los comentarios habituales, la presencia en tiempo real, el historial, la búsqueda, el chat ni la experiencia de colaboración. Esto protege el canvas al evitar que se inicie una sesión en vivo antes de que el invitado haya ingresado realmente.

Si el nombre del invitado ya está guardado, ALLO puede omitir la pantalla de nombre y abrir el canvas directamente. Si se revoca el acceso mientras el invitado está activo, ALLO lo redirigirá de nuevo a la pantalla de acceso.

El nombre del invitado es una identidad visible para la sesión compartida. Ayuda a que los demás colaboradores reconozcan quién está presente, quién ha comentado y quién ha enviado un mensaje de chat. Esto no convierte al invitado en miembro del espacio de trabajo.

Permisos de invitado

Las capacidades del invitado siguen dependiendo de la configuración del espacio de trabajo. Si un espacio de trabajo desactiva una función, el invitado no dispondrá de ella solo porque se haya compartido el enlace del canvas.

Los permisos también dependen del elemento compartido. Un invitado con acceso de comentario a un canvas no debe asumir que podrá abrir el proyecto completo, examinar los archivos del espacio de trabajo, ver a los miembros de la sección de Personas o acceder a otro canvas conectado. Si el invitado necesita un acceso más amplio, comparta el proyecto completo o invítelo con el rol adecuado.

Qué ven los invitados en el canvas

Los invitados pueden ver el contenido del canvas para el cual tienen permisos de visualización. En el encabezado, la vista de invitado puede mostrar las opciones de chat, llamada, controles de perfil de invitado y una opción de inicio de sesión si estas funciones están disponibles. Los invitados no visualizan los controles habituales de Compartir o Presentar.

La pestaña Información del panel lateral de colaboración está orientada a los miembros, y algunos metadatos del panel lateral o del proyecto son exclusivos para miembros. No se espera que los invitados gestionen la propiedad del proyecto, las subtareas, los recursos relacionados o los metadatos a nivel de espacio de trabajo.

Los invitados pueden participar en los comentarios cuando esté permitido, pero la moderación es limitada. Pueden responder y mencionar, pero no pueden resolver, reabrir ni eliminar hilos completos. Los comentarios individuales creados por invitados siguen las reglas de permisos del autor disponibles en ese contexto de invitado.

Los invitados pueden aparecer en la presencia en tiempo real, las etiquetas de cursor, los mensajes de chat, las reacciones y las listas de participantes de llamadas con el nombre de invitado o la identidad disponible en el flujo de ingreso. Esta visibilidad es para la colaboración en vivo, no para la membresía del espacio de trabajo.

Compartir con un invitado

Abra Compartir, invite a la persona por correo electrónico o cree un enlace, y elija el permiso que mejor se adapte a la tarea. Para una revisión externa, el acceso de comentario es preferible al acceso de edición. Para un talle guiado en el que los invitados deban añadir notas, elija el acceso de edición si desea que el canvas sea interactivo.

Si el canvas utiliza un PIN o código de acceso, envíelo a través del canal de comunicación que considere adecuado para su equipo. Un invitado con el enlace correcto pero con un PIN incorrecto permanecerá en el flujo de ingreso y no podrá acceder al editor completo.

Para reuniones importantes, pruebe el enlace de invitado con anticipación. Confirme que el invitado puede superar la pantalla de ingreso, introducir cualquier PIN o contraseña requeridos y acceder al canvas con los permisos previstos antes de que comience la sesión.

Escenarios de colaboración con invitados

Para la revisión de un cliente, comparta el canvas con acceso de comentario. Solicite al cliente que introduzca su nombre, deje comentarios en páginas u objetos específicos y mencione a su equipo únicamente cuando sea necesaria una respuesta.

Para un taller, comparta el acceso de edición poco antes de la sesión, mantenga las instrucciones bloqueadas, utilice páginas para cada actividad y ofrezca a los invitados un enlace directo a la página si el canvas es de gran tamaño.

Para una entrevista o un estudio de usabilidad, utilice un canvas minimalista que contenga únicamente el material que el invitado deba ver. Evite exponer páginas de proyectos no relacionadas, comentarios privados o registros de decisiones internas.

Llamadas y chat para invitados

Los invitados pueden iniciar o unirse a una llamada cuando el espacio de trabajo y el canvas permitan las funciones de llamadas de audio y video. El botón de llamada puede mostrar Llamar si no hay nadie en la sala o Unirse junto con los avatares de los participantes cuando haya una sala activa.

Los invitados también pueden utilizar el chat si está visible en su encabezado. Utilice el chat para coordinarse en tiempo real, pero recurra a los comentarios para dejar decisiones y opiniones que deban permanecer vinculadas al canvas tras la salida del invitado.

Un mensaje de chat o una llamada no eleva los permisos del invitado. Si el invitado puede hablar pero no editar, modifique los permisos de uso compartido si es oportuno que pueda editar.

Qué puede salir mal

Si un invitado no puede ingresar, verifique el enlace, los permisos, el PIN o la contraseña, la configuración de invitados del espacio de trabajo y si el canvas se ha movido, archivado, eliminado o si se ha revocado su acceso.

Si un invitado ve únicamente una vista previa o la pantalla de ingreso, es posible que no haya completado el flujo para registrar su nombre, que no haya introducido la contraseña correcta o que no haya recibido la aprobación de acceso.

Si un invitado no puede comentar, es posible que el enlace sea de solo lectura. Modifique el rol del invitado a comentar o editar.

Si un invitado no puede editar, el enlace puede ser de solo visualización o de comentario, el objeto puede estar bloqueado, la herramienta puede no estar disponible para invitados o el espacio de trabajo puede estar restringiendo dicha acción.

Si un invitado no puede crear un subcanvas, esto es el comportamiento esperado. Los invitados no utilizan la herramienta de subcanvas.

Si un invitado no puede encontrar los controles de Compartir, Presentar, resolución de hilos o el panel de Información, esto es el comportamiento esperado. Se trata de controles orientados a los miembros o propietarios, no a los invitados.

Si un invitado puede abrir el canvas pero no puede abrir un proyecto conectado, un panel de control, una biblioteca de archivos u otro canvas, esto puede ser lo esperado. Comparta el trabajo adicional únicamente si considera oportuno que el invitado lo visualice.