Zusammenarbeit mit Gästen

Die Zusammenarbeit mit Gästen ermöglicht es Personen außerhalb des normalen Workspace, ein freigegebenes Canvas zu öffnen und mit den Berechtigungen mitzuwirken, die Sie ihnen zuweisen. Dies ist besonders nützlich für Kunden, Interviewpartner, Dienstleister, Workshop-Gäste, Dozenten, Studierende und Reviewer, die keine vollwertigen Workspace-Mitglieder werden sollen. Beginnen Sie mit Canvas freigeben, wenn Sie die Zugriffsebene festlegen möchten, bevor diese Personen dem Canvas beitreten.

Der Gastzugriff unterscheidet sich bewusst vom Zugriff für Mitglieder. Gäste können – je nach den Einstellungen des freigegebenen Canvas und des Workspace – die Berechtigung zum Anzeigen, Kommentieren oder Bearbeiten erhalten, den Canvas-Chat nutzen oder an Audio-/Videoanrufen teilnehmen, sie erhalten jedoch nicht alle Administrations- oder Eigentumsrechte.

Betrachten Sie „Gast“ nicht als eine andere Bezeichnung für ein „Workspace-Mitglied“. Ein Workspace-Mitglied gehört zum Workspace-Verzeichnis. Ein externer Partner kann zu einem bestimmten Canvas oder Projekt eingeladen werden. Ein Gast tritt über den Freigabeprozess eines Canvas bei und sein Zugriff ist auf die freigegebene Arbeit beschränkt. Alle drei Gruppen können zusammenarbeiten, werden jedoch an unterschiedlichen Stellen verwaltet und sehen unter Umständen verschiedene Steuerelemente.

Der Beitrittsprozess für Gäste

Bevor der vollständige Editor geladen wird, sehen Gäste einen vorgeschalteten Bildschirm. Diese Beitrittsseite kann das ALLO-Logo, Informationen zum Ersteller oder den Freigabe-Kontext (sofern verfügbar), eine Vorschau der ersten Seite, den Namen des Canvas, eine Schaltfläche zur ALLO-Anmeldung, ein Feld für den Gastnamen und die Option Als Gast fortfahren anzeigen.

Die Vorschau ist nicht der vollständige Editor. Bevor der Zugriff gewährt wird, lädt das Canvas nicht die normalen Kommentare, die Live-Präsenz, den Verlauf, die Suche, den Chat oder die Funktionen zur Zusammenarbeit. Dies schützt das Canvas davor, eine Live-Sitzung zu öffnen, bevor der Gast tatsächlich beigetreten ist.

Wenn der Gastname bereits gespeichert ist, kann ALLO die Namenseingabe überspringen und das Canvas direkt öffnen. Wird der Zugriff entzogen, während der Gast active ist, leitet ALLO die Person zurück zum Startbildschirm.

Der Gastname dient als Anzeigename für die freigegebene Sitzung. Er hilft anderen Beteiligten zu erkennen, wer anwesend ist, wer einen Kommentar hinterlassen oder eine Chat-Nachricht gesendet hat. Er macht den Gast nicht zu einem Workspace-Mitglied.

Gastberechtigungen

Die Möglichkeiten für Gäste hängen weiterhin von den Workspace-Einstellungen ab. Wenn ein Workspace eine Funktion deaktiviert, erhält der Gast keinen Zugriff darauf, nur weil der Canvas-Link freigegeben wurde.

Die Berechtigung hängt auch vom freigegebenen Element ab. Ein Gast mit Kommentarrechten für ein bestimmtes Canvas kann nicht das gesamte Projekt öffnen, Workspace-Dateien durchsuchen, Personen sehen oder auf ein anderes verknüpftes Canvas zugreifen. Wenn der Gast einen umfassenderen Zugriff benötigt, geben Sie das übergeordnete Projekt frei oder laden Sie die Person mit der entsprechenden Rolle ein.

Was Gäste im Canvas sehen

Gäste sehen die Canvas-Inhalte, für die sie eine Anzeigeberechtigung besitzen. In der Kopfzeile können Gästen – sofern diese Funktionen verfügbar sind – Optionen für den Chat, für Anrufe, Profilsteuerungen sowie eine Login-Option angezeigt werden. Die normalen Steuerelemente zum Freigeben (Teilen) oder Präsentieren sehen Gäste hingegen nicht.

Der Info-Tab in der Seitenleiste zur Zusammenarbeit ist für Mitglieder gedacht, und ein Großteil der Metadaten in der Seitenleiste oder im Projekt ist nur für Mitglieder sichtbar. Es ist nicht vorgesehen, dass Gäste Projekt-Eigentumsrechte, Unteraufgaben, verknüpte Ressourcen oder Metadaten auf Workspace-Ebene verwalten.

Gäste können sich an Kommentaren und Erwähnungen beteiligen, sofern dies gestattet ist, die Moderationsmöglichkeiten sind jedoch eingeschränkt. Sie können antworten und Personen erwähnen. Sie können jedoch keine ganzen Threads lösen, wieder öffnen oder löschen. Für einzelne von Gästen verfasste Kommentare gelten die Autoren-Berechtigungsregeln des jeweiligen Gast-Kontexts.

Gäste können in der Live-Präsenz, bei Cursor-Namen, in Chat-Nachrichten, Reaktionen und Teilnehmerlisten von Anrufen mit dem im Beitrittsprozess angegebenen Gastnamen erscheinen. Diese Sichtbarkeit dient der Live-Zusammenarbeit und bedeutet keine Workspace-Mitgliedschaft.

Ein Canvas für Gäste freigeben

Öffnen Sie Teilen, laden Sie die Person per E-Mail ein oder erstellen Sie einen Link und wählen Sie die Berechtigung, die zur Aufgabe passt. Für eine externe Überprüfung (Review) ist der Kommentierungszugriff meist besser geeignet als der Bearbeitungszugriff. Für einen moderierten Workshop, bei dem Gäste Notizen hinzufügen sollen, wählen Sie den Bearbeitungszugriff, damit das Canvas interaktiv genutzt werden kann.

Wenn das Canvas eine PIN oder ein Passwort verwendet, senden Sie diese über einen für Ihr Team geeigneten Kanal. Ein Gast mit dem richtigen Link, aber einer falschen PIN, verbleibt im Beitrittsprozess und kann den vollständigen Editor nicht aufrufen.

Testen Sie den Gast-Link bei wichtigen Meetings im Voraus. Vergewissern Sie sich vor Beginn der Sitzung, dass der Gast die Beitrittsseite erfolgreich passieren, eine eventuell erforderliche PIN oder ein Passwort eingeben und das Canvas mit den erwarteten Berechtigungen aufrufen kann.

Szenarien für die Zusammenarbeit mit Gästen

Geben Sie das Canvas für ein Kunden-Review mit Kommentierungsrechten frei. Bitten Sie den Kunden, seinen Namen einzugeben, Kommentare auf bestimmten Seiten oder Objekten zu hinterlassen und Ihr Team nur dort zu erwähnen, wo eine Antwort erforderlich ist.

Geben Sie den Bearbeitungszugriff für einen Workshop erst kurz vor Beginn der Sitzung frei. Halten Sie Anweisungen gesperrt, nutzen Sie separate Seiten für jede Aktivität und senden Sie Gästen bei großen Canvases einen direkten Link zur jeweiligen Seite.

Nutzen Sie für ein Interview oder eine Usability-Studie ein reduziertes Canvas, das nur die Materialien enthält, die der Gast sehen soll. Vermeiden Sie es, irrelevante Projektseiten, private Kommentare oder interne Entscheidungsprotokolle preiszugeben.

Anrufe und Chat für Gäste

Gäste können einen Anruf starten oder ihm beitreten, wenn der Workspace und das Canvas die Audio-/Videoanruf-Funktionen zulassen. Die Anruf-Schaltfläche zeigt Anrufen an, wenn sich niemand im Raum befindet, und Beitreten mit den Avataren der Teilnehmenden, wenn ein Raum aktiv ist.

Gäste können auch den Chat nutzen, wenn dieser in der Kopfzeile sichtbar ist. Nutzen Sie den Chat für die Abstimmung in Echtzeit, verwenden Sie jedoch Kommentare für Entscheidungen und Feedback, die auch nach dem Verlassen des Gasts fest mit dem Canvas verknüpft bleiben sollen.

Ein Anruf oder eine Chat-Nachricht führt nicht zu einer Erhöhung der Gastberechtigungen. Wenn der Gast sprechen, aber nicht bearbeiten kann, passen Sie die Freigabeberechtigungen an, falls eine Bearbeitung erforderlich ist.

Was schiefgehen kann

Wenn ein Gast dem Canvas nicht beitreten kann, überprüfen Sie den Link, die Berechtigungen, die PIN oder das Passwort, die Workspace-Gasteinstellungen und ob das Canvas verschoben, archiviert, gelöscht oder der Zugriff entzogen wurde.

Wenn ein Gast nur eine Vorschau oder den Beitrittsbildschirm sieht, hat er möglicherweise die Namenseingabe nicht abgeschlossen, das Passwort nicht korrekt eingegeben oder noch keine Zugriffsgenehmigung erhalten.

Wenn ein Gast nicht kommentieren kann, ist der Link möglicherweise auf reine Anzeige beschränkt. Ändern Sie die Gastrolle auf Kommentieren oder Bearbeiten.

Wenn ein Gast nicht bearbeiten kann, verfügt er möglicherweise nur über Anzeige- oder Kommentarrechte, das Objekt ist gesperrt, das Werkzeug ist für Gäste nicht freigegeben oder der Workspace schränkt diese Aktion ein.

Wenn ein Gast kein Unter-Canvas erstellen kann, ist dies das normale Verhalten. Gäste können das Unter-Canvas-Werkzeug nicht nutzen.

Wenn ein Gast die Steuerelemente zum Teilen (Freigeben), Präsentieren, Lösen von Threads oder das Info-Panel nicht finden kann, ist dies das normale Verhalten. Dabei handelt es sich um Steuerelemente, die für Mitglieder oder Eigentümer vorgesehen sind.

Wenn ein Gast das Canvas öffnen, aber ein verknüpftes Projekt, Dashboard, eine Dateibibliothek oder ein anderes Canvas nicht aufrufen kann, ist dies meist beabsichtigt. Geben Sie die zusätzlichen Arbeiten nur dann frei, wenn der Gast diese auch tatsächlich sehen soll.