비회원과 협업하기

비회원 협업을 이용하면 워크스페이스에 속하지 않은 사람도 공유된 캔버스를 열고, 공유할 때 정한 권한만큼 작업에 참여할 수 있습니다. 클라이언트, 인터뷰 참여자, 외주 파트너, 워크숍 참석자, 강사, 학생, 리뷰어처럼 워크스페이스 멤버로 추가할 필요는 없는 사람과 함께 일할 때 유용합니다. 들어오기 전에 어느 수준의 권한을 줄지 정해야 한다면 캔버스 공유하기부터 확인하세요.

비회원의 권한은 멤버와 다르게 설계되어 있습니다. 공유된 캔버스와 워크스페이스 설정이 허용하면 비회원도 캔버스를 보고, 댓글을 남기고, 편집하고, 팀 채팅을 쓰거나 음성/화상회의에 참여할 수 있습니다. 하지만 소유자나 워크스페이스 관리 기능까지 모두 쓸 수는 없습니다.

비회원과 워크스페이스 멤버는 같은 개념이 아닙니다. 워크스페이스 멤버는 워크스페이스 구성원 목록에 속한 사람입니다. 외부 협업자는 특정 캔버스나 프로젝트에 초대받은 사람입니다. 비회원은 공유된 캔버스의 입장 화면을 거쳐 들어오며, 공유받은 작업 안에서만 활동합니다. 셋 다 함께 작업할 수 있지만 관리하는 곳이 다르고 보이는 메뉴도 다릅니다. 워크스페이스 단위의 구분은 멤버, 비회원, 외부 협업자를 참고하세요.

비회원 입장 화면

비회원에게는 에디터가 열리기 전에 입장 화면이 먼저 표시됩니다. 이 화면에는 ALLO 로고, 만든 사람이나 공유한 사람 정보, 첫 페이지 미리보기, 캔버스 이름, ALLO 로그인 버튼, 비회원 이름 입력란, 비회원으로 열람하기 버튼이 표시될 수 있습니다.

비회원 입장이 허용된 공유 링크를 처음 열면 아래 화면이 나타납니다. 읽기 전용 링크도 이름을 아직 저장하지 않은 비회원에게는 이 화면을 보여 줍니다.

미리보기는 에디터가 아닙니다. 입장이 허용되기 전에는 댓글, 접속 상태, 기록, 검색, 채팅을 불러오지 않습니다. 비회원이 실제로 들어오기 전에 실시간 작업 화면이 열리지 않도록 캔버스를 보호하기 위해서입니다.

이름이 이미 저장되어 있으면 이름 입력 단계를 건너뛰고 캔버스가 바로 열릴 수 있습니다. 비회원이 작업하는 도중에 권한이 회수되면 다시 입장 화면으로 돌아갑니다.

비회원 이름은 공유된 캔버스 안에서 표시되는 이름입니다. 다른 협업자는 이 이름으로 누가 접속해 있는지, 누가 댓글을 남겼는지, 누가 채팅 메시지를 보냈는지 알 수 있습니다. 이름을 입력한다고 워크스페이스 멤버가 되지는 않습니다.

이름을 바꾸려면 데스크톱에서는 헤더의 비회원 이름을 선택하세요. 모바일에서는 더 보기를 열고 게스트 이름 변경을 선택합니다. 이름을 바꾸면 공유된 캔버스에서 표시되는 이름만 바뀌고, 워크스페이스에 추가되지는 않습니다.

비회원은 공유 링크가 허용하는 입장 절차를 거쳐 캔버스를 엽니다.

비회원 권한

비회원이 쓸 수 있는 기능은 워크스페이스 설정에도 영향을 받습니다. 워크스페이스에서 꺼 둔 기능은 캔버스 링크를 공유했더라도 비회원에게 열리지 않습니다.

권한은 공유한 항목에만 적용됩니다. 캔버스 하나에 댓글 권한을 받은 비회원이 프로젝트 전체를 열거나, 워크스페이스 파일을 둘러보거나, 구성원 목록을 보거나, 연결된 다른 캔버스에 들어갈 수는 없습니다. 더 넓은 범위가 필요하다면 프로젝트를 공유하거나 알맞은 역할로 초대하세요.

캔버스에서 비회원에게 보이는 화면

비회원은 볼 권한이 있는 캔버스 내용만 볼 수 있습니다. 기능이 켜져 있으면 헤더에 채팅, 회의, 비회원 프로필, 로그인 버튼이 표시될 수 있습니다. 일반 공유와 발표 버튼은 표시되지 않습니다.

협업 사이드 패널의 정보 탭은 멤버를 위한 기능이고, 사이드 패널이나 프로젝트 정보 중 일부는 멤버에게만 보입니다. 비회원은 프로젝트 소유권, 하위 업무, 관련 자료, 워크스페이스 정보를 관리할 수 없습니다.

댓글 권한이 있는 비회원은 댓글을 남기고, 답글을 달고, 다른 사람을 멘션하고, 반응을 달 수 있습니다. 다만 스레드 관리 권한은 제한되어 스레드 전체를 해결하거나, 다시 열거나, 삭제할 수 없습니다. 비회원이 직접 쓴 개별 댓글은 비회원 상태에서 허용되는 작성자 권한을 따릅니다.

비회원은 입장할 때 입력한 이름이나 정보로 접속 상태, 커서 이름표, 채팅 메시지, 반응, 회의 참여자 목록에 표시됩니다. 함께 작업하기 위해 보이는 것이며, 워크스페이스 멤버라는 뜻은 아닙니다.

비회원에게 공유하기

공유를 열고 이메일로 초대하거나 링크를 만든 다음, 맡길 일에 맞는 권한을 고르세요. 외부 검토라면 편집보다 댓글 권한이 적합합니다. 비회원이 직접 메모를 붙여야 하는 워크숍처럼 캔버스에서 함께 작업해야 한다면 편집 권한을 주세요.

캔버스에 캔버스 비밀번호가 설정되어 있다면 팀에서 쓰는 적절한 방법으로 비밀번호를 따로 전달하세요. 링크가 맞더라도 비밀번호가 틀리면 입장 화면에서 넘어가지 못하고 캔버스를 열 수 없습니다.

중요한 회의라면 비회원 링크를 미리 열어 확인하세요. 회의가 시작되기 전에 입장 화면을 통과할 수 있는지, 필요한 캔버스 비밀번호를 입력할 수 있는지, 의도한 권한으로 캔버스가 열리는지 점검해 두면 좋습니다.

상황별 활용 예시

클라이언트 검토라면 캔버스를 댓글 권한으로 공유하세요. 클라이언트에게 이름을 입력해 들어온 뒤 해당 페이지나 오브젝트에 댓글을 남기고, 답이 필요한 곳에서만 팀원을 멘션해 달라고 안내합니다.

워크숍은 시작 직전에 편집 권한으로 공유하는 편이 좋습니다. 안내 문구는 잠가 두고, 활동마다 페이지를 나누세요. 캔버스가 크다면 비회원에게 페이지 링크를 바로 보내 해당 활동으로 곧장 이동하게 하세요.

인터뷰나 사용성 테스트에는 비회원이 봐야 할 자료만 담은 간단한 캔버스를 따로 준비하세요. 관련 없는 프로젝트 페이지, 내부 댓글, 의사결정 기록이 노출되지 않게 합니다.

비회원의 회의와 채팅

워크스페이스와 캔버스에서 음성/화상회의 기능을 허용하면 비회원도 회의를 시작하거나 참여할 수 있습니다. 아무도 회의에 없을 때는 버튼에 화상 회의가, 회의가 진행 중일 때는 참여자 프로필 사진과 함께 참여가 표시됩니다.

헤더에 채팅이 보이면 비회원도 채팅을 쓸 수 있습니다. 실시간으로 조율할 때는 채팅이 편하지만, 비회원이 나간 뒤에도 캔버스에 남아야 하는 결정이나 피드백은 댓글로 남기세요.

회의에 참여하거나 채팅을 보낸다고 권한이 올라가지는 않습니다. 비회원과 대화는 되는데 편집은 안 되고, 편집을 맡겨도 된다면 공유 권한을 바꾸세요.

문제 해결

비회원이 입장하지 못하면 링크, 권한, 캔버스 비밀번호, 워크스페이스의 비회원 설정을 확인하고, 캔버스가 이동, 보관, 삭제됐거나 권한이 회수되지 않았는지 확인하세요. 접근 문제 전반은 작업에 접근할 수 없을 때를 참고하세요.

비회원에게 미리보기나 입장 화면만 보인다면 이름 입력을 마치지 않았거나, 캔버스 비밀번호를 정확히 입력하지 않았거나, 아직 입장 승인을 받지 못한 상태일 수 있습니다.

비회원이 댓글을 남기지 못하면 읽기 전용 링크일 수 있습니다. 비회원 권한을 댓글이나 편집으로 바꾸세요.

비회원이 편집하지 못하면 링크 권한이 읽기나 댓글이거나, 오브젝트가 잠겨 있거나, 비회원이 쓸 수 없는 도구이거나, 워크스페이스에서 해당 작업을 제한했을 수 있습니다.

다음은 오류가 아니라 의도된 제한입니다. 비회원은 하위 캔버스 도구를 쓸 수 없고, 공유, 발표, 스레드 해결, 정보 패널은 멤버용 기능입니다. 연결된 작업도 마찬가지입니다. 캔버스를 열 수 있는 비회원이라도 연결된 프로젝트, 대시보드, 파일 목록, 다른 캔버스는 따로 공유하지 않으면 열 수 없습니다. 추가 자료는 비회원이 맡은 일에 꼭 필요할 때만 공유하세요.