비회원과 협업하기

비회원 협업은 워크스페이스의 정식 멤버가 아닌 사용자가 공유된 캔버스를 열고, 부여받은 권한 내에서 작업에 참여할 수 있도록 지원하는 기능입니다. 워크스페이스의 정식 멤버가 될 필요는 없지만 특정 캔버스에 참여해야 하는 클라이언트, 인터뷰 대상자, 외부 계약업체, 워크숍 참석자, 강사, 학생, 리뷰어 등에게 유용합니다. 입장 전에 접근 권한 수준을 먼저 설정해야 한다면 캔버스 공유하기 도움말을 참고하세요.

비회원 접근 권한은 멤버의 접근 권한과 일부러 다르게 설계되어 있습니다. 공유된 캔버스 및 워크스페이스 설정에 따라 비회원에게 보기, 댓글, 편집 권한을 부여하거나, 팀 채팅 사용 및 음성/화상회의 기능 참여를 허용할 수 있습니다. 다만, 소유자나 워크스페이스 관리자가 가진 모든 제어 권한을 제공받지는 못합니다.

"비회원"을 "워크스페이스 멤버"의 다른 이름처럼 다루지 마세요. 워크스페이스 멤버는 워크스페이스 디렉터리에 직접 속하는 정식 구성원입니다. 반면 외부 협업자는 특정 캔버스나 프로젝트에만 초대를 받을 수 있습니다. 비회원은 공유된 캔버스 입장 흐름을 통해 들어오며, 공유받은 작업 범위 내에서만 활동이 제한됩니다. 세 유형 모두 협업할 수 있으나 관리되는 위치가 다르고, 화면에 표시되는 메뉴나 제어 기능도 다를 수 있습니다.

비회원 입장 흐름

전체 에디터가 로드되기 전에 비회원은 먼저 진입 화면을 보게 됩니다. 이 진입 화면에는 ALLO 로고, 사용 가능한 경우 생성자나 공유 정보, 첫 페이지 미리보기, 캔버스 이름, ALLO 로그인 버튼, 비회원 이름 입력 필드, 그리고 비회원으로 계속 버튼이 표시될 수 있습니다.

미리보기 화면은 전체 에디터가 아닙니다. 접근이 허용되기 전에는 일반적인 댓글, 실시간 참여 상태, 편집 기록, 검색, 채팅, 협업 기능이 캔버스에 로드되지 않습니다. 이는 비회원이 실제로 입장하기 전에 라이브 세션이 무단으로 노출되거나 불필요하게 활성화되는 것을 방지합니다.

이미 비회원 이름이 저장되어 있는 경우, ALLO는 이름 입력 단계를 건너뛰고 캔버스를 즉시 열 수 있습니다. 만약 비회원이 활동 중인 상태에서 접근 권한이 회수되면, ALLO는 해당 사용자를 즉시 진입 화면으로 돌려보냅니다.

비회원 이름은 공유 세션에서 식별을 돕기 위한 표시용 이름입니다. 이를 통해 다른 협업자가 누가 현재 접속해 있는지, 누가 댓글을 작성했는지, 누가 채팅 메시지를 보냈는지 쉽게 알아볼 수 있습니다. 다만, 이 이름을 입력한다고 해서 비회원이 워크스페이스의 정식 멤버가 되는 것은 아닙니다.

비회원 권한

비회원이 사용할 수 있는 기능 범위는 워크스페이스 설정에 따라 달라집니다. 워크스페이스 차원에서 특정 기능을 비활성화했다면, 단순히 캔버스 링크가 공유되었다고 해서 비회원에게 해당 기능이 열리지는 않습니다.

또한, 권한은 공유받은 항목에 따라 제한됩니다. 특정 캔버스에 대해 댓글 권한을 부여받은 비회원이 전체 프로젝트를 열거나, 워크스페이스 파일을 탐색하거나, 구성원 메뉴를 확인하거나, 연결된 다른 캔버스에 접근할 수 없습니다. 더 넓은 범위의 권한이 필요하다면, 더 넓은 프로젝트 범위를 공유하거나 해당 사용자를 적절한 역할로 초대해야 합니다.

비회원에게 보이는 캔버스 화면

비회원은 보기 권한이 있는 캔버스 콘텐츠를 볼 수 있습니다. 기능이 활성화되어 있다면 헤더 영역에 팀 채팅, 음성/화상회의 기능, 비회원 프로필 설정, 로그인 옵션이 보일 수 있습니다. 일반적인 공유나 발표 제어 기능은 비회원에게 보이지 않습니다.

협업 사이드 패널의 정보 탭은 정식 멤버 중심의 기능이며, 일부 사이드 패널 데이터나 프로젝트 메타데이터는 멤버 전용으로 제한됩니다. 따라서 비회원이 프로젝트 소유권 관리, 하위 업무 할당, 관련 리소스 연동, 워크스페이스 수준의 메타데이터 편집 등의 작업을 수행할 수는 없습니다.

허용된 경우, 비회원도 댓글 기능에 참여할 수 있지만 관리 권한은 제한됩니다. 답글을 달고 다른 사용자를 멘션할 수는 있으나, 전체 스레드를 해결하거나 다시 열거나 삭제할 수는 없습니다. 비회원이 작성한 개별 댓글은 해당 비회원 세션 및 권한 설정 규칙에 따릅니다.

비회원은 진입 흐름에서 입력한 이름 또는 식별된 정보에 따라 실시간 참여 상태, 마우스 커서 라벨, 채팅 메시지, 반응 표시, 통화 참여자 목록에 나타날 수 있습니다. 이 가시성은 실시간 협업을 원활하게 하기 위한 것이며, 워크스페이스 멤버십 권한을 의미하지는 않습니다.

비회원에게 공유하기

공유 메뉴를 열고, 이메일로 초대하거나 공유 링크를 생성한 뒤, 대상자가 진행할 작업에 알맞은 권한을 선택하세요. 외부 리뷰를 진행하는 경우라면 편집 권한보다는 보통 댓글 권한만 부여하는 것이 좋습니다. 반면, 비회원이 직접 의견이나 노트를 추가해야 하는 워크숍 등의 환경에서는 상호작용이 가능하도록 편집 권한을 선택하세요.

캔버스에 PIN 또는 비밀번호가 설정되어 있는 경우, 적절한 채널을 통해 대상자에게 전달하세요. 올바른 링크 주소가 있더라도 PIN이 다르면 비회원은 진입 화면에 머물게 되며 전체 에디터에 접근하지 못합니다.

중요한 회의를 시작하기 전에는 비회원용 링크가 제대로 작동하는지 미리 테스트해 보세요. 세션이 시작되기 전에 비회원이 진입 화면을 정상적으로 통과하고, 필요한 PIN이나 비밀번호를 입력하여 의도한 권한으로 캔버스에 진입하는지 확인해 두는 것이 좋습니다.

비회원 협업 시나리오

클라이언트 리뷰를 진행할 때는 캔버스를 댓글 권한으로 공유합니다. 클라이언트에게 이름을 입력하고 입장하게 한 뒤, 특정 페이지나 오브젝트에 댓글을 남기게 하고, 꼭 답변이 필요한 부분에만 귀하의 팀을 멘션하도록 요청하세요.

워크숍을 진행할 때는 세션 직전에 편집 권한을 공유하고, 사전에 구성된 안내문은 잠금 상태로 유지하는 것이 좋습니다. 활동별로 별도의 페이지를 구성하고, 캔버스 크기가 매우 크다면 비회원에게 특정 페이지의 직접 링크를 전달하여 헤매지 않도록 안내하세요.

인터뷰나 사용성 테스트를 진행할 때는 해당 비회원이 반드시 보아야 할 핵심 자료만 담은 미니멀한 캔버스를 활용하세요. 관련 없는 프로젝트 페이지, 비공개 댓글, 또는 내부 의사결정 프로세스 기록 등이 외부로 노출되지 않도록 사전에 정리해 두는 것이 안전합니다.

비회원의 통화 및 채팅 활용

워크스페이스 및 캔버스 설정에서 음성/화상회의 기능 사용이 허용된 경우, 비회원도 회의를 시작하거나 회의에 참여할 수 있습니다. 활성화된 대화방이 없을 때 버튼은 통화로 표시되며, 이미 활성화된 대화방이 있을 때는 참여자의 아바타 아이콘과 함께 참여 버튼이 표시됩니다.

비회원에게 헤더의 채팅 메뉴가 활성화되어 있는 경우 채팅을 사용할 수도 있습니다. 실시간 소통이나 간단한 의견 조율에는 채팅을 사용하시되, 비회원이 퇴장한 후에도 캔버스에 영구적으로 남아 유지되어야 하는 주요 의사결정이나 구체적인 피드백은 댓글로 남겨 두세요.

통화 참여나 채팅 메시지 전송만으로는 비회원의 편집 권한이 자동으로 승격되지 않습니다. 만약 비회원과 대화는 가능하지만 캔버스 수정이 불가능한 상태라면, 원활한 편집 작업을 위해 필요시 공유 권한을 직접 수정하여 업그레이드해 주어야 합니다.

발생할 수 있는 문제

만약 비회원이 입장할 수 없다면, 공유 링크 주소, 권한 설정, PIN이나 비밀번호, 워크스페이스의 비회원 설정을 확인하세요. 또한 캔버스가 이동, 보관, 삭제되었거나 접근 권한 자체가 회수되었는지도 점검해 보세요.

비회원에게 미리보기 또는 진입 화면만 나타난다면, 아직 비회원 이름 입력 단계를 끝내지 않았거나, 올바른 비밀번호를 입력하지 않았거나, 혹은 접근 승인을 받지 못한 상태일 수 있습니다.

만약 비회원이 댓글을 남길 수 없다면, 공유된 링크가 보기 전용일 수 있습니다. 해당 비회원의 역할을 댓글 또는 편집으로 변경하세요.

만약 비회원이 편집할 수 없다면, 공유 링크가 보기 또는 댓글 권한으로 설정되어 있거나, 해당 오브젝트가 잠겨 있거나, 특정 도구가 비회원에게 지원되지 않거나, 워크스페이스 정책상 해당 작업을 제한하고 있을 수 있습니다.

비회원이 하위 캔버스를 만들 수 없는 것은 의도된 정상적인 기능 제어입니다. 비회원은 하위 캔버스 도구를 사용할 수 없습니다.

만약 비회원이 공유, 발표, 스레드 해결, 또는 정보 패널 제어 메뉴를 찾을 수 없다면 이 역시 정상적인 사양입니다. 이러한 기능들은 외부 비회원이 아닌 정식 멤버 혹은 소유자 중심의 관리 기능입니다.

비회원이 해당 캔버스는 열 수 있지만 연결된 프로젝트, 대시보드, 파일 라이브러리, 또는 다른 연동 캔버스를 열지 못하는 것은 보안상 의도된 동작입니다. 해당 비회원이 함께 확인해야 하는 추가 작업물은 개별적으로 직접 공유해 주셔야 합니다.