Utilizar un PIN o contraseña de canvas

Un PIN de canvas es un código de acceso de 4 dígitos para un canvas. Utilícelo cuando las personas adecuadas ya tengan un enlace, una invitación, un rol de proyecto o un rol de espacio de trabajo, pero el contenido del canvas deba permanecer bloqueado hasta que conozcan el PIN.

Algunos mensajes más antiguos pueden referirse a esto como contraseña o código de acceso. Para el acceso al canvas, considérelos como la misma función: la etiqueta visible en el producto es PIN de canvas.

Un PIN es un filtro adicional. No sustituye al uso compartido, la membresía, la propiedad ni los niveles de permisos. El usuario sigue necesitando acceso al canvas, y su rol seguirá determinando si puede ver, comentar, editar o gestionar el canvas después de introducir el PIN correcto.

Qué protege un PIN de canvas

Cuando un canvas tiene un PIN, ALLO solicita el código antes de cargar todo el contenido del canvas. Una persona que disponga de la ruta de acceso correcta pero no tenga el PIN permanecerá en la pantalla de entrada protegida en lugar de acceder al editor.

El PIN bloquea la experiencia completa del canvas: las páginas, los objetos, la edición, los comentarios, la presencia, el chat, las llamadas y otras áreas de colaboración en vivo no se abrirán en el editor habitual hasta que se supere la comprobación de entrada.

Un PIN no hace que el canvas sea completamente invisible. El destinatario aún puede ver que existe un canvas protegido, el nombre del canvas, el destino del enlace o la pantalla de entrada. Esto es lo esperado: ALLO necesita suficiente contexto para indicarle a la persona qué está intentando abrir. El PIN protege el contenido y el acceso al editor, no todos los indicios de la existencia del canvas.

Después de que alguien introduce el PIN correcto, se siguen aplicando sus permisos habituales. Un lector seguirá siendo un lector. Un comentarista podrá comentar si se le otorgó acceso de comentario. Un editor podrá editar si se le otorgó acceso de edición. El PIN no eleva el nivel de permisos de nadie.

Cuándo utilizar un PIN

Utilice un PIN de canvas cuando desee compartir un canvas añadiendo una comprobación de entrada ligera para un momento o público específicos.

Es muy útil para clases y grupos de estudiantes cuando un instructor desea preparar un canvas con antelación, compartir el enlace antes y entregar el PIN cuando comience la actividad.

Funciona bien para equipos o grupos de trabajo cuando el canvas es relevante para un proyecto amplio, pero el contenido aún no está listo para que lo abran todos los compañeros de equipo. Las personas pueden saber que el canvas existe, pero el trabajo permanece bloqueado hasta que se comparta el PIN.

Utilícelo para el acceso exclusivo de clientes o revisores cuando el enlace pueda ser reenviado dentro del equipo de un cliente, pero el PIN deba enviarse a través de un canal controlado.

También resulta útil para talleres, entrevistas, sesiones de capacitación y revisiones por etapas. Puede preparar el canvas, configurar los permisos, enviar el enlace y distribuir el PIN justo antes de que las personas deban ingresar.

No utilice el PIN como único límite de acceso para trabajos muy confidenciales. Mantenga restrictivos los permisos de uso compartido reales, elimine a las personas que ya no necesiten acceso, desactive los enlaces para compartir cuando hayan terminado y utilice el PIN como una comprobación adicional en lugar de basar en él todo el modelo de seguridad.

Quién puede establecer, cambiar o eliminar un PIN

La gestión del PIN de canvas es independiente del acceso habitual de lectura, comentario y edición. El permiso de edición permite a alguien modificar el contenido del canvas, pero no significa automáticamente que pueda gestionar el PIN.

En la mayoría de los espacios de trabajo, los propietarios de los canvas y los administradores de los espacios de trabajo pueden establecer, cambiar o eliminar un PIN de canvas. También se puede permitir que la persona que creó el canvas lo gestione si aún conserva el acceso necesario al mismo. Algunos espacios de trabajo permiten roles adicionales de tipo instructor o administrador para gestionar los PIN según la configuración del espacio de trabajo.

Los invitados, lectores, comentaristas y la mayoría de los editores no pueden gestionar un PIN de canvas. Los miembros del espacio de trabajo que pueden abrir el canvas aún podrían necesitar que un propietario o administrador configure o elimine el PIN por ellos.

Si la opción Gestionar PIN de canvas no aparece o está desactivada, los motivos más probables son que el espacio de trabajo no admita la protección por PIN, que el contexto del canvas actual no lo permita, que usted sea un invitado o que su cuenta no disponga de permisos para gestionar el PIN. Solicite el cambio a un propietario del canvas o a un administrador del espacio de trabajo.

Añadir un PIN de canvas

Abra el canvas, abra el menú de cabecera del canvas y seleccione Gestionar PIN de canvas. En las zonas donde ALLO muestra las acciones de las tarjetas de canvas, la misma acción de gestión también puede estar disponible en el menú del canvas.

Seleccione Establecer un PIN de canvas, introduzca un PIN de 4 dígitos y confírmelo. Comparta el PIN por separado del enlace del canvas si esto resulta más seguro para su grupo.

Utilice un código que sea lo suficientemente sencillo de introducir para los asistentes a la sesión, pero que no resulte obvio para las personas que no deban unirse. Evite códigos como 0000, 1111 o el año actual para revisiones de clientes, aulas y sesiones de equipo amplias.

ALLO no utiliza el PIN para decidir el rol del destinatario. Configure los permisos de uso compartido del canvas por separado. Si los estudiantes solo deben comentar, otorgue acceso de comentarios. Si un cliente solo debe revisar, otorgue acceso de lectura o comentarios. Si un compañero de equipo debe editar, otorgue acceso de edición a través de Compartir, acceso al proyecto o la configuración de miembro correspondiente.

Cambiar o eliminar un PIN

Utilice de nuevo Gestionar PIN de canvas para cambiar el código o eliminarlo.

Cambie el PIN si el código se ha compartido de forma demasiado amplia, cuando cambie un grupo de clase o de taller, cuando la revisión de un cliente pase a una nueva fase o cuando el canvas deba seguir protegido pero el público anterior ya no deba acceder.

Elimine el PIN cuando el canvas ya no necesite la comprobación de entrada adicional. Eliminar el PIN no quita a los miembros, no desactiva los enlaces para compartir ni modifica el rol de nadie. Solo elimina la solicitud de código. Revise la configuración de Compartir por separado si necesita restringir el acceso.

Las personas no pueden volver a leer el PIN actual desde el canvas. Si se olvida un PIN, alguien con permisos de gestión de PIN deberá cambiarlo, eliminarlo o utilizar la opción de restablecimiento que se muestra en su espacio de trabajo. Si es un invitado o lector y no conoce el PIN, solicite el código actual al propietario del canvas o al administrador del espacio de trabajo.

Compartir un canvas protegido por PIN

Configure primero la ruta de acceso y, a continuación, comparta el PIN con el público adecuado.

Para personas identificadas, invítelas desde Compartir y elija el acceso de lectura, comentario o edición. Después, envíe el PIN a través del canal de confianza de su equipo para ese grupo.

Para una clase, taller o grupo temporal, cree un enlace para compartir con el permiso adecuado, envíe el enlace con antelación y revele el PIN cuando el grupo deba acceder. Si el canvas debe cerrarse de nuevo tras la sesión, cambie o elimine el PIN y revise si el enlace para compartir debe seguir activo.

Para revisiones exclusivas de clientes, comparta el enlace y el PIN únicamente con los contactos del cliente que deban abrirlo. El acceso de comentarios es mejor que el de edición para las revisiones. Si un cliente solo necesita inspeccionar el trabajo, utilice el acceso de lectura.

Para los equipos internos, sea explícito sobre lo que significa el PIN. No se trata de un sistema secreto de membresía de proyectos. Es una comprobación de entrada al canvas superpuesta a los permisos existentes del espacio de trabajo, del proyecto y del canvas.

Qué ven las personas al acceder

Las personas con acceso a un canvas protegido verán un mensaje que indica que el canvas está protegido por un PIN. Introducirán el código de 4 dígitos para continuar.

Si el código es correcto, el canvas se abrirá con los permisos que ya tengan asignados. Si el código es incorrecto, permanecerán en la solicitud y deberán intentarlo de nuevo o solicitar el PIN actual.

Si la persona no tiene ningún tipo de acceso al canvas, el PIN no lo solucionará. Podría ver un error de acceso, una solicitud para iniciar sesión con la cuenta correcta o una ruta de acceso de invitado, según cómo se haya compartido el canvas. Comparta el canvas o actualice su rol de miembro antes de esperar que el PIN funcione.

Los invitados con el enlace correcto también necesitarán el PIN cuando el canvas esté protegido. Un invitado que no disponga del PIN permanecerá en el flujo de entrada y no podrá acceder al editor completo.

Los miembros del espacio de trabajo y del proyecto también necesitan el PIN. Pertenecer al espacio de trabajo o al proyecto puede proporcionar la ruta de acceso, pero no elude el código.

Los PIN y los miembros del canvas

Utilice Gestionar los miembros del canvas cuando la pregunta sea "¿Quién puede abrir este canvas y qué puede hacer?". Utilice un PIN de canvas cuando la pregunta sea "¿Deben las personas que ya tienen una ruta de acceso necesitar también un código antes de que se abra el contenido?".

Estos controles funcionan de manera conjunta. Un grupo de estudiantes puede obtener acceso de comentarios a través de un enlace para compartir y seguir necesitando el PIN. Un cliente puede ser invitado por correo electrónico y seguir necesitando el PIN. Un compañero de equipo puede tener acceso al proyecto y seguir necesitando el PIN. Después de acceder, cada persona conserva el rol que tenía antes de entrar.

Si una persona ya no debe tener acceso, elimine o reduzca su acceso en Compartir, en la configuración del proyecto o en la del espacio de trabajo. Cambiar el PIN es útil cuando un código se ha compartido demasiado, pero no elimina todas las rutas de acceso existentes.

Solución de problemas

Si no aparece Gestionar PIN de canvas, compruebe si su espacio de trabajo admite la función, si es propietario del canvas o administrador del espacio de trabajo y si ha iniciado sesión con la cuenta correcta. Los invitados y los lectores no pueden gestionar el PIN.

Si un colaborador ve la pantalla protegida pero no puede acceder, confirme que dispone del PIN actual de 4 dígitos. Confirme también que está utilizando el enlace actual y la cuenta que fue invitada.

Si alguien introduce el PIN y el canvas se abre en modo de solo lectura, su permiso es únicamente de lectura. Cambie su rol desde Compartir o desde la configuración de acceso al proyecto correspondiente si debe comentar o editar.

Si alguien puede ver que el canvas existe pero no puede ver el contenido, esto puede ser normal para un canvas protegido por PIN. La pantalla de entrada puede revelar el destino del canvas mientras las páginas y el editor permanecen bloqueados.

Si un invitado se queda bloqueado antes de que se abra el editor, verifique el enlace para compartir, la configuración de acceso de invitados, el PIN y el permiso del invitado. Un enlace de invitado protegido por PIN requiere tanto el enlace apto para invitados como el código correcto.

Si se ha compartido un PIN con el público equivocado, cámbielo. Si el canvas ya no debe admitir personas procedentes de un enlace antiguo, desactive o renueve también el enlace para compartir.