Использование PIN-кода холста

PIN-код холста — это 4-значный код доступа к конкретному холсту. Используйте его, когда у нужных людей уже может быть ссылка, приглашение, роль в проекте или рабочем пространстве, но содержимое холста должно оставаться заблокированным до ввода этого кода.

В более старых уведомлениях могут встречаться термины «пароль» или «код доступа». Применительно к холстам это одна и та же функция, которая в интерфейсе называется PIN-код холста.

PIN-код является дополнительным барьером. Он не заменяет общий доступ, участие, владение или уровни прав. Пользователю все равно требуются права доступа к холсту, а его роль определяет, может ли он просматривать, комментировать, редактировать холст или управлять им после успешного ввода PIN-кода.

Что защищает PIN-код холста

Если на холсте установлен PIN-код, ALLO запрашивает его перед загрузкой содержимого. Пользователь, имеющий права доступа, но не знающий PIN-кода, останется на защитном экране входа вместо перехода в редактор.

PIN-код блокирует все возможности холста: страницы, элементы, редактирование, комментарии, присутствие участников, чат, звонки и другие инструменты совместной работы в реальном времени не откроются, пока не будет пройден экран ввода кода.

PIN-код не делает холст полностью невидимым. Получатель ссылки все равно может видеть, что защищенный холст существует, а также его название, адрес ссылки или экран входа. Это необходимо: ALLO должен предоставить достаточный контекст, чтобы пользователь понимал, что именно он пытается открыть. PIN-код защищает содержимое и доступ к редактированию, а не сам факт существования холста.

После ввода верного PIN-кода применяются стандартные права пользователя. Зритель остается зрителем, комментирующий может комментировать (если предоставлен доступ к комментированию), а редактор — редактировать. PIN-код не повышает уровень прав.

Когда использовать PIN-код

Используйте PIN-код холста, когда хотите предоставить общий доступ к холсту, добавив простую промежуточную проверку для определенной аудитории или момента времени.

Это удобно для учебных классов и студенческих групп, когда преподаватель хочет заранее подготовить холст, заблаговременно отправить ссылку, а PIN-код сообщить непосредственно перед началом занятия.

Этот способ также подходит для рабочих групп, если холст относится к крупному проекту, но его содержимое еще не готово для всеобщего обозрения. Коллеги будут знать о существовании холста, но работа на нем останется заблокированной до публикации кода.

Используйте его для клиентов или внешних рецензентов, если ссылка может случайно разойтись внутри их организации, но PIN-код при этом отправляется по отдельному надежному каналу связи.

PIN-код также помогает при проведении воркшопов, собеседований, тренингов и поэтапных проверок. Вы можете заранее подготовить холст, настроить права доступа, отправить ссылку и разослать PIN-код непосредственно перед началом работы.

Не полагайтесь на PIN-код как на единственное средство защиты конфиденциальной информации. Ограничивайте права доступа, удаляйте неиспользуемые аккаунты, отключайте ссылки общего доступа после завершения работы и рассматривайте PIN-код как дополнительную меру, а не как полноценную модель безопасности.

Кто может настраивать, изменять или удалять PIN-код

Управление PIN-кодом холста отделено от обычных прав на просмотр, комментирование и редактирование. Наличие прав редактора позволяет изменять содержимое холста, но не гарантирует возможность управления PIN-кодом.

В большинстве рабочих пространств владельцы холста и администраторы могут устанавливать, изменять или удалять PIN-код. Создатель холста также может иметь права управления кодом при наличии доступа к холсту. В некоторых рабочих пространствах (в зависимости от настроек) права на управление кодами могут предоставляться преподавателям или модераторам.

Гости, зрители, комментирующие и большинство редакторов не могут управлять PIN-кодом холста. Обычным участникам рабочего пространства, имеющим доступ к холсту, может потребоваться помощь владельца или администратора для настройки или удаления кода.

Если кнопка или раздел Управление PIN-кодом холста отсутствует или недоступна, скорее всего, Ваше рабочее пространство не поддерживает защиту кодом, текущие параметры холста не позволяют это сделать, Вы вошли как гость или у Вашей учетной записи нет достаточных прав. Обратитесь к владельцу холста или администратору рабочего пространства.

Как добавить PIN-код холста

Открыв холст, откройте его меню в заголовке и выберите пункт Управление PIN-кодом холста. Этот инструмент также может быть доступен в меню карточки холста на других страницах ALLO.

Выберите вариант Установить PIN-код, введите 4-значный код и подтвердите его. Для большей безопасности отправляйте PIN-код отдельно от самой ссылки на холст.

Используйте код, который будет несложно ввести целевой аудитории, но не слишком очевидный для посторонних. Избегайте комбинаций вида 0000, 1111 или текущего года для презентаций клиентам, учебных занятий и сессий с большой аудиторией.

ALLO не использует PIN-код для определения роли пользователя. Настраивайте права доступа отдельно. Если студенты должны только комментировать, предоставьте им доступ к комментированию. Если клиенту нужен только обзор, выдайте права просмотра или комментирования. Если коллега должен вносить правки, предоставьте права редактирования через меню общего доступа или настройки проекта.

Изменение или удаление PIN-кода

Снова откройте раздел Управление PIN-кодом холста, чтобы изменить или удалить установленный код.

Изменяйте PIN-код, если старый код разошелся слишком широко, при смене состава учебного класса, переходе проекта на новый этап или когда холст должен оставаться защищенным, но прежней аудитории вход нужно закрыть.

Удалите PIN-код, когда холсту больше не требуется дополнительная проверка на входе. Удаление PIN-кода не удаляет участников, не отключает ссылки общего доступа и не меняет роли. Оно лишь убирает экран ввода кода. Для изменения прав используйте стандартные настройки общего доступа.

Пользователи не могут посмотреть установленный PIN-код в интерфейсе холста. Если Вы забыли код, пользователь с правами управления должен изменить его, удалить или воспользоваться функцией сброса. Если Вы являетесь гостем или зрителем и не знаете PIN-код, обратитесь к владельцу холста или администратору.

Совместная работа на защищенном холсте

Сначала настройте канал доступа, а затем отправьте PIN-код нужным пользователям.

Для конкретных людей отправьте приглашение через меню Поделиться, выбрав права просмотра, комментирования или редактирования. Затем передайте PIN-код по надежному каналу связи.

Для учебного класса, воркшопа или временной группы создайте ссылку общего доступа с соответствующими правами, отправьте ее заранее и сообщите PIN-код в момент начала работы. Если по завершении встречи доступ нужно снова ограничить, измените или удалите PIN-код и проверьте активность ссылки общего доступа.

При работе с клиентами передавайте ссылку и PIN-код только тем контактам со стороны клиента, которые должны открыть проект. Для рецензирования лучше использовать доступ к комментированию, а не к редактированию. Если клиенту нужно просто ознакомиться с работой, используйте режим просмотра.

Для внутренних команд четко объясните назначение PIN-кода. Это не секретная система членства в проекте, а дополнительная проверка на входе поверх стандартной системы прав рабочего пространства, проекта и холста.

Что пользователи видят при входе

Пользователи, имеющие права доступа к защищенному холсту, увидят сообщение о том, что холст защищен PIN-кодом. Для продолжения им необходимо ввести 4-значный код.

При вводе верного кода холст откроется с правами, которые уже назначены пользователю. Если код введен неверно, система предложит повторить попытку или запросить актуальный PIN-код.

Если у пользователя вообще нет прав доступа к холсту, PIN-код этого не исправит. В зависимости от настроек общего доступа он увидит ошибку, предложение авторизоваться под другой учетной записью или форму входа для гостей. Сначала предоставьте доступ к холсту или измените его роль.

Для гостей со ссылкой общего доступа PIN-код также обязателен. Гость, не знающий кода, останется на этапе входа и не сможет перейти в редактор.

Участникам рабочего пространства и проектов также требуется PIN-код. Роли в пространстве или проекте дают лишь возможность открыть холст, но не позволяют обойти защиту кода.

PIN-код и участники холста

Используйте статью Управление участниками холста, когда нужно решить, кто может открывать холст и какие действия совершать. Используйте PIN-код холста, когда необходимо добавить защитный код для тех, у кого уже есть права доступа.

Эти инструменты дополняют друг друга. Группа студентов может получить доступ по ссылке и по-прежнему нуждаться в коде. Клиент может быть приглашен лично, но для входа ему потребуется PIN-код. Коллега с доступом к проекту также будет вводить код. После успешного входа каждый сохраняет свою изначальную роль.

Если пользователю нужно полностью закрыть доступ, удалите его из общего доступа или понизьте его роль в настройках проекта либо рабочего пространства. Смена PIN-кода полезна при его утечке, но не заменяет управление основными правами доступа.

Устранение неполадок

Если пункт Управление PIN-кодом холста отсутствует, убедитесь, что функция поддерживается, Вы являетесь владельцем холста или администратором и вошли под верной учетной записью. Гости и зрители не могут настраивать PIN-код.

Если соавтор видит защитный экран, но не может войти, проверьте правильность 4-значного PIN-кода, актуальность ссылки и учетную запись, которую он использует для входа.

Если после ввода PIN-кода холст открывается в режиме только для чтения, у пользователя настроены права просмотра. Измените его роль в меню общего доступа или настройках проекта, если ему требуется комментировать или редактировать содержимое.

Если пользователь видит карточку холста, но не может открыть содержимое, для защищенного холста это нормально. Экран входа сообщает о назначении холста, но страницы и редактор остаются заблокированными до ввода PIN-кода.

Если гость завис перед входом в редактор, проверьте ссылку общего доступа, настройки гостевого доступа, сам PIN-код и его права. Гостевая ссылка с защитой требует одновременного совпадения всех условий входа.

Если PIN-код стал известен посторонним, измените его. Если холст больше не должен принимать людей по старой ссылке общего доступа, отключите или обновите и саму ссылку.