Управление тегами проектов

Группировка проектов в рабочем пространстве с помощью тегов проектов

Используйте теги проектов, если в рабочем пространстве много проектов и пользователям нужен удобный способ поиска по категориям. Теги проектов могут обозначать команды, клиентов, программы, кварталы, регионы, приоритеты или рабочие области. Они служат фильтрами проектов в рабочем пространстве и помогают ответить на вопрос: «Какие проекты относятся к этой категории?»

Теги проектов отличаются от тегов холстов. Они не предназначены для организации холстов внутри одного проекта и не влияют на теги холстов. Если вам необходимо распределить по тегам холсты внутри проекта, обратитесь к разделу Управление тегами холстов.

Доступность

Когда использовать теги проектов

Создавайте тег проекта в тех случаях, когда эта категория действительно поможет пользователям находить различные проекты в будущем. В качестве примеров хороших тегов проектов можно привести Маркетинг, Работа с клиентами, Q3, APAC, Исследования, Исследования, Корпоративные проекты, Найм или Высокий приоритет.

Не создавайте тег проекта ради разового поиска. Если вы помните название проекта, воспользуйтесь функцией Поиск. Если вам нужно видеть только свои проекты, используйте фильтры по владельцу или участникам. Если вам требуется классифицировать холсты внутри конкретного проекта, используйте теги холстов.

Открытие окна управления тегами проектов

Откройте раздел «Проекты» и найдите область рядом с кнопками тегов проектов или инструментами фильтрации. Выберите действие для управления или настройки тегов проектов. В некоторых режимах просмотра проектов вы также можете перейти к функции Управление тегами проектов, если откроете меню выбора тегов или воспользуетесь контекстным меню кнопки тега.

Окно управления называется Управление тегами проектов. В нем четко указано его назначение, а именно группировка и фильтрация проектов рабочего пространства с помощью тегов. Если теги еще не созданы, в окне отобразится сообщение о том, что теги проектов отсутствуют.

Создание тега проекта

В окне Управление тегами проектов выберите Новый тег, введите короткое название и сохраните изменения. Используйте понятные названия, которые пользователям будет легко узнать при поиске, в строках проектов и на кнопках фильтров.

Старайтесь делать названия лаконичными. Например, Маркетинг гораздо лучше, чем Все проекты по маркетингу и жизненному циклу. Если для понимания разницы между двумя тегами требуются длинные объяснения, то, скорее всего, вашему рабочему пространству нужно меньше тегов, а не более сложные формулировки.

Если ALLO сообщает, что имя обязательно для заполнения, введите отображаемое имя. Если ALLO сообщает о дубликате, выберите уже существующий тег или переименуйте новый, чтобы пользователи не разделяли работу между практически одинаковыми категориями.

Добавление тегов к проектам

Теги проектов приносят пользу только тогда, когда к ним привязаны конкретные проекты. В зависимости от режима просмотра проектов, который используется в вашем рабочем пространстве, вы можете добавлять теги из строки проекта, заголовка или деталей проекта, из меню выбора тегов или через настройки списка проектов.

После добавления тега вернитесь к списку проектов и выберите этот тег, чтобы убедиться, что проект отображается в отфильтрованных результатах. Такая быстрая проверка позволяет избежать распространенной ошибки, когда тег создается, но ни один проект к нему не привязывается.

Фильтрация по тегам проектов

Используйте кнопки тегов проектов или меню выбора фильтров в разделе «Проекты». Вариант Все сбрасывает фильтр по тегам проектов и показывает все проекты без ограничений. Выбор конкретного тега выводит только те проекты, к которым он привязан.

В некоторых рабочих пространствах можно активировать сразу несколько тегов проектов. Если список проектов внезапно опустел, сбросьте лишний тег, прежде чем делать вывод о пропаже проектов. Фильтрация по нескольким тегам обеспечивает широкие возможности, но при этом можно случайно скрыть вообще все проекты.

Переименование, изменение порядка или удаление тегов

Переименовывайте тег проекта, когда команда меняет терминологию. Например, если в компании направление Рост стало называться Жизненный цикл, просто переименуйте существующий тег вместо создания второго, чтобы избежать разделения списка проектов.

Меняйте порядок тегов, когда наиболее часто используемые категории должны находиться на первых местах. Сделайте так, чтобы первые несколько тегов были максимально практичными и понятными. Пользователям не придется прокручивать длинный список второстепенных категорий, чтобы найти нужный проект для повседневной работы.

Удаляйте тег проекта, если он больше не используется. Удаление тега проекта убирает его из связанных проектов, при этом сами проекты не удаляются. Если проектам все еще нужна классификация, сначала привяжите их к новому заменяющему тегу.

Примеры хороших наборов тегов проектов

Небольшой и четко структурированный набор тегов всегда намного эффективнее, чем хаотично разросшийся список. Полезные наборы тегов обычно имеют одну ясную цель:

Избегайте смешивания слишком большого количества различных критериев в одном списке тегов. Если у каждого проекта будут установлены теги Маркетинг, Q3, Высокий приоритет, Кампания, Северная Америка и Проверка, то панель тегов превратится в перегруженную и неудобную базу данных.

Отсутствие кнопки или доступа

• Кнопка «Управление тегами проектов» отсутствует на экране
  • Убедитесь, что вы находитесь в разделе «Проекты», а не внутри конкретного холста. Управление тегами проектов осуществляется из общего списка проектов рабочего пространства, а не из редактора холстов.
• Теги видны, но их невозможно редактировать или изменить
  • У вас может быть доступ только для чтения проекта.
  • Установлены ограничения прав в рабочем пространстве.
  • Включена специальная настройка рабочего пространства, которая ограничивает управление тегами.
  • Попросите владельца проекта или администратора рабочего пространства проверить вашу роль в разделе Управление участниками проекта.
• Кнопки и настройки управления скрыты полностью
  • Возможно, рабочее пространство находится в демонстрационном режиме, заблокировано за неуплату, архивировано или открыто на неподдерживаемой платформе. Используйте официальное веб-приложение или десктопное приложение для настройки, после чего обновите страницу.

Что делать, если теги проектов отображаются некорректно

• Проект отсутствует в результатах фильтрации по тегу
  • Сначала полностью сбросьте все фильтры.
  • Проверьте, действительно ли проект отмечен этим тегом.
  • Убедитесь, что проект не скрыт другими активными фильтрами (например, по владельцу, видимости, участию, статусу, дате или тексту поиска).
• Тег полностью исчез из списка
  • Возможно, кто-то из коллег недавно переименовал, удалил или изменил порядок отображения тегов.
• Тег отображается на экране, но количество проектов рядом с ним не совпадает с реальным
  • Обновите страницу раздела «Проекты».
  • Сравните полученные данные с полным неотфильтрованным списком проектов.
• Авторизованный менеджер не может выполнять операции с тегами (создавать, переименовывать, удалять или изменять порядок)
  • Обновите страницу приложения.
  • Если после обновления проблема сохраняется, обратитесь в службу поддержки. В обращении укажите название рабочего пространства, имя тега, название проекта, вашу роль и прикрепите снимок экрана окна управления тегами или отфильтрованного списка проектов.