Projekt erstellen

Erstellen Sie ein Projekt, bevor sich die Arbeit verteilt

Erstellen Sie ein Projekt, wenn das Team einen zentralen Ort für Canvases, Inhaber, Termine, Status, Tags, Ansichten und gemeinsamen Fortschritt benötigt. Der beste Zeitpunkt für die Erstellung eines Projekts ist, wenn die Arbeit auf verschiedene Personen oder Phasen aufgeteilt werden soll. Wenn Sie warten, bis jede Konversation, Datei und jedes Canvas bereits an anderer Stelle existiert, wird die Einrichtung zur nachträglichen Aufräumarbeit.

Ein Projekt muss am ersten Tag nicht kompliziert sein. Ein klarer Name, einige Abschnitte und die ersten echten Canvases reichen aus. Sie können Tags, Filter, Kalenderdaten, Mitglieder und Dashboard-Fortschrittsregeln hinzufügen, sobald das Projekt aktiver wird.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Sie ein Projekt benötigen, lesen Sie den Artikel Projekte verstehen.

Vor der Erstellung

Legen Sie fest, wofür das Projekt verantwortlich ist. Ein gutes Projekt hat klare Grenzen. Website-Neugestaltung ist deutlicher als Marketing-Dinge. Kunden-Onboarding - Q3 ist verständlicher als Kunden-Sachen.

Bestimmen Sie, wer das Projekt pflegen wird. Projekte scheitern oft, wenn alle davon ausgehen, dass jemand anderes Termine, Inhaber und Status aktualisiert. Benennen Sie einen Inhaber oder eine kleine Gruppe von Verantwortlichen, auch wenn ALLO dieses Feld bei der Erstellung nicht zwingend vorschreibt.

Legen Sie eine erste Arbeitsstruktur fest. Sie können Phasen, Teams, Status oder Ergebnistypen nutzen. Halten Sie die erste Version übersichtlich. Es ist einfacher, später einen Abschnitt hinzuzufügen, als das Team von der Nutzung eines Projekts zu überzeugen, das mit zwanzig leeren Abschnitten startet.

Ein Projekt erstellen

Öffnen Sie die Projekte über die Navigation des Arbeitsbereichs und wählen Sie die Aktion zum Erstellen eines neuen Projekts. Geben Sie einen eindeutigen Projektnamen ein. Fügen Sie optionale Details wie eine Beschreibung, Mitglieder, ein Symbol oder eine Anfangsstruktur hinzu, falls Ihr Arbeitsbereich diese Felder anzeigt.

Erstellen Sie das Projekt und öffnen Sie es anschließend. Vergewissern Sie sich, dass der Titel klar verständlich ist, das Projekt im richtigen Arbeitsbereich liegt und die erste Ansicht übersichtlich ist. Wenn Sie schnell zum Projekt zurückkehren möchten, fügen Sie es über das Projektmenü oder die Kopfzeile zu Ihren Favoriten hinzu. Siehe Favoriten in der Seitenleiste verwenden.

Symptom: Keine Schaltfläche zum Erstellen eines Projekts sichtbar Wenn Sie kein Projekt erstellen können, liegt dies meist an Folgendem:

• Ihre Rolle im Arbeitsbereich erlaubt das Erstellen von Projekten nicht.
• Der aktuelle Bereich unterstützt diese Aktion nicht. Bitten Sie einen Administrator des Arbeitsbereichs oder den Projektinhaber, Ihre Zugriffsrechte zu überprüfen.

Projektnamen sorgfältig wählen

Projektnamen sollten in der 'Suche', den Favoriten, unter 'Mit mir geteilt', in den Aktivitäten und in Dashboard-Widgets verständlich sein. Fügen Sie Kontext hinzu, der anderen hilft, ähnliche Arbeiten zu unterscheiden.

Aussagekräftige Namen enthalten ein Team, einen Kunden, ein Quartal, eine Region oder ein konkretes Ergebnis: Q3 Partner-Launch, Kunde A Onboarding, Marken-Update - Web, Einstellungsplan - Design oder Planungsworkshop 2026.

Nichtssagende Namen erschweren das Auffinden: Planung, Neues Projekt, Arbeit, Kunde, Launch oder Test. Wenn der Arbeitsbereich viele ähnliche Projekte enthält, führen ungenaue Namen später zu Problemen bei der Zuordnung.

Erste Abschnitte hinzufügen

Abschnitte sollten dem Arbeitsablauf entsprechen, den die Beteiligten bereits kennen. Für Launch-Arbeiten eignen sich Abschnitte wie Planung, Produktion, Überprüfung, Bereit und Nachbereitung. Für einen einfachen Kanban-Ablauf können Sie Zu tun, In Bearbeitung und Erledigt nutzen. Für redaktionelle Inhalte bieten sich Ideen, Entwurf, Korrektur, Geplant und Veröffentlicht an.

Erstellen Sie nicht für jeden Sonderfall einen eigenen Abschnitt. Beginnen Sie mit dem Standardablauf, den die meiste Arbeit durchläuft. Nutzen Sie Tags für übergreifende Kategorien wie Priorität, Kanal, Risiko oder Team.

Wenn ein Abschnitt leer bleibt und keinen praktischen Nutzen mehr hat, sollten Sie ihn umbenennen oder entfernen. Die Projektstruktur sollte sich stets am tatsächlichen Arbeitsablauf des Teams orientieren.

Informationen zu Abschnittsmenüs, dem Abschließen von Abschnitten und dem Verschieben von Abschnitten finden Sie unter Canvases und Abschnitte organisieren.

Die ersten Canvases hinzufügen

Erstellen Sie Canvases, um das Projekt mit Leben zu füllen. Ein Canvas im Projekt sollte eine Aktion, ein Ergebnis, eine Überprüfungsfläche oder einen Arbeitsraum beschreiben: Launch-Briefing, Preisseiten-Review, Produkt-Screenshots, Rechtliche Freigabe oder Retrospektive.

Weisen Sie Inhaber zu, wenn Personen verantwortlich sind. Fügen Sie Termine hinzu, wenn der zeitliche Rahmen wichtig ist. Nutzen Sie Canvas-Tags nur, wenn sie beim Filtern helfen. Verwenden Sie jedes Canvas für Notizen, Dateien, Kommentare, Entscheidungen und Ergebnisse, die zu dieser Projektzeile gehören. Siehe Canvas in einem Projekt erstellen und Ein Canvas zu einem Projekt hinzufügen.

Vermeiden Sie es, das Projekt mit Platzhalter-Canvases zu füllen, die niemand aktualisiert. Eine leere Struktur sieht zwar einen Tag lang ordentlich aus, wird danach aber für alle Beteiligten zu störendem Ballast.

Erste Ansichten auswählen

Verwenden Sie die Liste, wenn Sie viele Canvas-Details eingeben oder bearbeiten müssen. Nutzen Sie das Kanban-Board, wenn das Team die Phasen des Arbeitsablaufs überblicken möchte. Verwenden Sie den Kalender, wenn Termine das größte Risiko darstellen. Nutzen Sie das Dashboard, wenn Sie wissen wollen, ob das Projekt voranschreitet.

Ansichten erstellen keine separaten Kopien von Canvases. Sie sind lediglich verschiedene Blickwinkel auf dasselbe Projekt. Beginnen Sie mit der Ansicht, die Ihr Team tatsächlich zuerst öffnen wird. Fügen Sie weitere Ansichten hinzu, sobald das Projekt genügend Canvases enthält, um dies zu rechtfertigen.

Siehe Projektansichten verwenden, Projekt-Dashboard und Fortschritt und Einen Projektkalender verwenden.

Tags mit Bedacht hinzufügen

Tags sind nützlich, um Arbeiten über Abschnitte hinweg zu finden. Gute Tag-Kategorien für Canvases sind Priorität, Arbeitsbereich, Kanal, Kunde, Region, Risiko oder Überprüfungstyp. Ungeeignete Tags duplizieren lediglich Informationen, die bereits durch Abschnitte, Inhaber oder Fälligkeitstermine abgedeckt sind.

Erstellen Sie ein kleines Set an Tags und benennen Sie diese einheitlich. Wenn die Hälfte des Teams Design, eine andere Kreativ und eine dritte Assets verwendet, werden die Filter unzuverlässig.

Siehe Tags und Filter verwenden.

Die richtigen Personen einladen oder Inhalte mit ihnen teilen

Gewähren Sie den Personen Zugriff, die das Projekt planen, ausführen, überprüfen oder beobachten müssen. Nutzen Sie die Funktion Projektmitglieder verwalten für Personen, die das gesamte Projekt benötigen. Wenn jemand nur ein einzelnes Canvas benötigt, teilen Sie das Canvas anstelle des gesamten Projekts. Wenn jemand Zugriff auf jedes Projekt-Canvas benötigt, ist ein Projekt- oder Arbeitsbereichszugriff möglicherweise besser geeignet.

Externe Partner und Gäste benötigen oft eingeschränktere Zugriffsrechte. Stellen Sie sicher, dass Sie nur die Arbeiten freigeben, die diese auch sehen dürfen. Details zu Rollen und Einschränkungen für einen Gast finden Sie unter Mitglieder, Gäste und externe Partner sowie Gäste und externe Partner einladen.

Symptom: Teammitglieder können das freigegebene Projekt nicht öffnen Wenn eine eingeladene Person das Projekt nach der Freigabe nicht öffnen kann, nutzen Sie bitte die Fehlerbehebung für den Projekt- und Canvas-Zugriff.

Projektaktionen und Berechtigungen

Projektmenüs können Aktionen wie Umbenennen, Duplizieren, Archivieren, Löschen, Link kopieren, zu den Favoriten hinzufügen, Mitglieder verwalten oder Projekt verlassen enthalten. Welche Aktionen Sie sehen, hängt von Ihrer Rolle, dem Projektstatus, den Einstellungen des Arbeitsbereichs und davon ab, ob das Projekt archiviert oder anderweitig eingeschränkt ist.

Seien Sie vorsichtig beim Archivieren und Löschen. Archivierte Arbeiten können in normalen Ansichten ausgeblendet werden, und gelöschte Arbeiten werden in den Papierkorb verschoben. Wenn ein Projekt versehentlich entfernt wurde, prüfen Sie den Papierkorb.

Symptom: Zuvor verfügbare Menüoptionen fehlen plötzlich Wenn Sie das Projekt erstellt haben, Ihnen aber später Aktionen fehlen, liegt dies meist an Folgendem:

• Ihre Rolle wurde geändert.
• Ein anderer Inhaber hat den Projektstatus geändert. Fehlende Menüaktionen weisen in der Regel auf Berechtigungs- oder Statusänderungen hin und sind kein Fehler der Benutzeroberfläche.

Nach der Erstellung

Führen Sie eine kurze Überprüfung des Projektstatus durch:

1. Kann ein Teammitglied das Projekt anhand des Titels und der Abschnitte sofort verstehen?
2. Haben die ersten Canvases überall dort Inhaber, wo es nötig ist?
3. Sind Fälligkeitstermine nur dort eingetragen, wo das Timing wirklich eine Rolle spielt?
4. Enthalten die Canvases die Notizen, Dateien, Kommentare und Entscheidungen, die benötigt werden?
5. Können die richtigen Personen das Projekt öffnen?
6. Entsprechen die abgeschlossenen Abschnitte der Art und Weise, wie das Dashboard den Fortschritt zählen soll?
7. Ist das Projekt über die 'Suche', die Favoriten oder die Startseite (Home) leicht zu finden?

Wenn Sie eine dieser Fragen mit Nein beantworten, beheben Sie zunächst diese Grundlagen, bevor Sie weitere Felder hinzufügen.

Beispiele

Erstellen Sie für einen Produkt-Launch das Projekt Q3 Mobile-Launch mit den Abschnitten Planung, Assets, Überprüfung, Launch-Woche und Nachbereitung. Fügen Sie anschließend Canvases für das Briefing, die Positionierung, das Design, die Qualitätssicherung (QA), rechtliche Fragen, die Launch-Checkliste und die Retrospektive hinzu. Markieren Sie Abschnitte, die abgeschlossene Arbeiten darstellen, als erledigt, damit der Fortschritt im Dashboard korrekt wiedergegeben wird.

Erstellen Sie für ein Kunden-Onboarding Abschnitte wie Vorbereitung, Kickoff, Konfiguration, Überprüfung und Übergabe. Verknüpfen Sie Canvases für Kickoff-Notizen, den Implementierungsplan und das Kunden-Feedback.

Nutzen Sie für wiederkehrende Team-Abläufe einfache Abschnitte und kennzeichnen Sie diese mit teambezogenen Tags. Fügen Sie das Projekt zu den Favoriten hinzu, um täglich schnell darauf zuzugreifen, und nutzen Sie Filter für die Arbeit des jeweiligen Inhabers.