Projekte mit KI importieren und erstellen

Nutzen Sie KI, wenn die Projektstruktur bereits existiert

Die Projekt-KI ist nützlich, wenn Ihre Arbeit bereits über einen Plan, einen Export, ein Besprechungsprotokoll oder ein grobes Briefing verstreut ist und Sie möchten, dass ALLO daraus einen Projektentwurf mit Abschnitten und Projekt-Canvases erstellt. Anstatt Zeilen einzeln zu kopieren, stellen Sie die Quelle bereit, überprüfen die generierte Struktur und erstellen das Projekt, sobald es Ihren Vorstellungen entspricht.

Dies ist lediglich ein Ablauf zur Projekterstellung, keine Garantie für ein fertiges Projekt. Die KI kann Arbeit gruppieren, Abschnitte vorschlagen, Canvases erstellen, Tags zuweisen, Daten hinzufügen, wo sie diese lesen kann, und Canvas-Unteraufgaben einfügen, wenn die Quelle Checklisten-ähnliche Details enthält. Sie entscheiden weiterhin, ob die Struktur dem tatsächlichen Arbeitsablauf Ihres Teams entspricht. Wenn Sie zuerst das Projektmodell verstehen möchten, lesen Sie Projekte verstehen und Ein Projekt erstellen.

Verfügbarkeit

Falls die Option für den Import oder die KI fehlt, überprüfen Sie bitte, ob Sie im aktuellen Workspace Projekte erstellen können und ob die KI-Funktionen für Ihr Konto oder Ihren Tarif verfügbar sind. Fehlende Optionen sind in der Regel auf Berechtigungs-, Tarif- oder Workspace-Einstellungen zurückzuführen und bedeuten keinen Datenverlust.

Wählen Sie zwischen Import oder KI-gestützter Erstellung

Nutzen Sie den Import, wenn Sie bereits eine Quelle haben, welche die Struktur des Projekts vorgeben soll. Geeignete Quellen sind unter anderem Tabellenkalkulationen oder CSV-Tracker, PDF-Pläne, Besprechungsnotizen, Transkripte oder Exporte aus anderen Projektwerkzeugen. Der Import eignet sich am besten, wenn die vorhandene Quelle bereits Aufgabennamen, Phasen, Termine, Listen, Abschnitte oder andere erkennbare Strukturen aufweist.

Nutzen Sie die KI-gestützte Erstellung, wenn Sie die Struktur noch im Kopf oder in einem groben schriftlichen Briefing vorliegen haben. Sie können das Projekt beschreiben, Planungsnotizen einfügen oder mit einer KI-Vorlage starten. Dieser Ablauf eignet sich besser für neue Vorhaben wie Produkteinführungen, Onboarding-Pläne, Kampagnen, Unterrichtspläne, Forschungsprojekte, Einstellungsverfahren oder Betriebliche Checklisten, bei denen ALLO einen ersten Entwurf zur Überprüfung für Sie erstellen kann.

Verwenden Sie stattdessen ein leeres Projekt, wenn der Plan klein, privat, vertraulich oder so präzise ist, dass eine manuelle Bereinigung der KI-Ergebnisse länger dauern würde als die direkte Eingabe. Eine Nachbereitung mit nur zwei Canvases benötigt keine KI. Ein Compliance-Plan mit rechtlichen Formulierungen, die exakt übereinstimmen müssen, sollte in der Regel als manuell überprüftes Projekt gestartet werden.

Einen bestehenden Plan oder eine Quelle importieren

Wählen Sie im Ablauf der Projekterstellung die Option zum Importieren und bestimmen Sie anschließend die passende Quellenkategorie für Ihre Unterlagen. ALLO unterstützt Tabellenkalkulationen und CSV-Quellen, PDF-Quellen, Besprechungsnotizen, Trello, Asana sowie Monday.com. Die exakt akzeptierten Dateitypen hängen von der gewählten Quelle ab. Je nach Quelle können die unterstützten Uploads Tabellenkalkulationsdateien, CSV-Dateien, PDFs, JSON-Exporte, Markdown, einfachen Text, Transkriptionsdateien im Untertitelformat oder kopierten Besprechungstext umfassen.

Wenn Sie aus Trello, Asana oder Monday.com importieren, exportieren Sie das Projekt zuerst aus dem jeweiligen Dienst und laden Sie die exportierte Datei anschließend in ALLO hoch. ALLO liest die exportierten Aufgabennamen, Beschreibungen, Listen, Abschnitte, Termine und Checklisten-ähnliche Inhalte aus, um einen Projektentwurf zu erstellen. Anhänge aus diesen Tools werden nicht automatisch zu ALLO-Anhängen. Wenn die ursprüngliche Quelle wichtige Dateien enthält, fügen Sie diese separat als Datei-Objekte hinzu oder hängen Sie sie an das entsprechende Canvas an, sobald das Projekt erstellt wurde.

Verwenden Sie für Besprechungsnotizen die sauberste Quelle, die Ihnen zur Verfügung steht. Ein Transkript mit Geplauder, wiederholten Zeitstempeln und unvollständigen Sätzen kann zu unübersichtlichen Canvases führen. Wenn das Transkript ungeordnet ist, fügen Sie stattdessen die konkreten Aufgaben oder eine bereinigte Zusammenfassung anstelle des gesamten Besprechungsprotokolls ein.

Aus einer Eingabeaufforderung oder Vorlage erstellen

Wenn Sie sich für die KI-gestützte Erstellung entscheiden, beginnen Sie mit einer Projektbeschreibung oder wählen Sie eine Vorlage. Eine optimale Eingabeaufforderung (Prompt) liefert ALLO den betrieblichen Rahmen des Projekts: das Ziel, die Hauptphasen, die zu erbringenden Leistungen, Rollen oder Teams, wichtige Termine und alle bekannten Checklistenpunkte.

Unzureichende Eingabeaufforderung: Planen Sie unsere Produkteinführung.

Bessere Eingabeaufforderung: Erstellen Sie ein Projekt für die Partner-Produkteinführung im dritten Quartal (Q3). Abschnitte: Planung, Kreativbereich, Partner-Überprüfung, Launch-Woche, Nachbereitung. Fügen Sie Canvases für das Launch-Briefing, den Landingpage-Text, das Demovideo, die E-Mail-Überprüfung, die rechtliche Freigabe, die Partner-Aktivierung, die Analyse-Überprüfung und die Retrospektive hinzu. Fügen Sie im August Fälligkeitstermine hinzu, wo diese erwähnt werden.

Vorlagen sind nützlich, wenn die Arbeit einem bekannten Muster folgt, aber noch angepasst werden muss. Wählen Sie eine Vorlage, die der Aufgabe am nächsten kommt, überprüfen Sie den Text, den ALLO in das Eingabefeld einträgt, passen Sie ihn für Ihr Team an und generieren Sie dann den Entwurf. Belassen Sie keine Vorlagensprache, die nicht zum Projekt passt; generische Canvases führen nach dem Start der echten Arbeit nur zu Ablenkungen.

Überprüfen Sie den Entwurf vor der Projekterstellung

Durch KI generierte Projekte sollten als Entwürfe behandelt werden. Überprüfen Sie die Vorschau, bevor Sie das Projekt erstellen. Kontrollieren Sie zuerst den Projektnamen, da dieser in Projekten, der Suche, der Startseite, den Aktivitäten und in geteilten Links angezeigt wird. Verwenden Sie einen spezifischen Namen, den das Team später leicht wiedererkennen kann.

Überprüfen Sie als Nächstes die Abschnitte. Diese sollten dem tatsächlichen Arbeitsfluss entsprechen und nicht der Formatierung der ursprünglichen Quelle. Wenn eine Tabelle Spalten namens Inhaber, Fällig und Notizen enthält, sollten diese normalerweise zu Canvas-Feldern oder -Details werden und nicht zu Projektabschnitten. Sinnvolle Abschnitte sind Projektphasen, Status, Leistungsgruppen oder Überprüfungsstufen.

Überprüfen Sie Canvases auf Duplikate, vage Titel und fehlende Handlungsverben. Der Titel Preise ist weniger aussagekräftig als Preisseite überprüfen. Löschen Sie generierte Canvases, die keine tatsächlichen Aufgaben darstellen. Wenn ALLO zu viele kleinteilige Canvases aus einem Besprechungsprotokoll erstellt, behalten Sie nur diejenigen, die jemandem zugewiesen werden können, und verschieben Sie unterstützende Details nach der Erstellung in Canvas-Notizen, Unteraufgaben oder Unter-Canvases. Siehe Ein Canvas in einem Projekt erstellen.

Überprüfen Sie die Tags. Die KI erstellt möglicherweise Tags aus Begriffen, die sich in der Quelle wiederholen. Wiederholte Wörter sind jedoch nicht immer nützliche Tags. Behalten Sie Tags, mit denen Personen nach Priorität, Team, Kanal, Risiko, Kunde oder Arbeitsart filtern können. Bereinigen Sie Tags auf Projektebene mit Projekt-Tags verwalten und verwenden Sie Canvas-Tags verwalten, wenn die Projekt-Canvases eine eigene Organisation benötigen.

Überprüfen Sie die Termine. Importierte Termine können fehlen, unklar sein oder aus unzusammenhängenden Texten kopiert worden sein. Bestätigen Sie, dass die Fälligkeitstermine tatsächlichen Verpflichtungen entsprechen, bevor das Projekt für das Team sichtbar wird.

Überprüfen Sie die Einstellungen für abgeschlossene Abschnitte, bevor Sie sich auf das Dashboard verlassen. Die KI kann einen Arbeitsablauf vorschlagen, aber Ihr Team entscheidet, welche Abschnitte als abgeschlossene Arbeit gelten. Markieren Sie Abschnitte wie Freigegeben, Bereit, Veröffentlicht oder Erledigt nur dann als abgeschlossen, wenn Canvases in diesen Abschnitten für den Projektfortschritt und das Burndown-Diagramm gezählt werden sollen.

Berechtigungen, Zugriff und Speicherplatz

Das Erstellen eines Projekts mit KI erfolgt im Rahmen Ihrer Workspace-Berechtigungen. Wenn Sie in normalen Projekten keine Projekte erstellen, Mitglieder hinzufügen, Tags ändern oder bestimmte Felder bearbeiten können, wird die KI-Erstellung diese Einschränkungen nicht umgehen. Laden Sie nach der Projekterstellung die zuständigen Personen ein und überprüfen Sie den Zugriff unter Projektmitglieder verwalten.

Projektmitgliedschaft und Canvas-Zugriff hängen zusammen, sind aber nicht identisch. Ein Teammitglied kann das Projekt sehen, nicht aber ein eingeschränktes Canvas darin. Ein externer Mitarbeiter benötigt möglicherweise Zugriff auf ein bestimmtes Canvas und nicht auf das gesamte Projekt. Geben Sie den kleinstmöglichen sinnvollen Umfang frei und bestätigen Sie anschließend unter Projekt- und Canvas-Zugriff beheben, dass Mitarbeiter die benötigte Arbeit öffnen können, falls etwas gesperrt zu sein scheint.

Importierte Quelldateien werden lediglich als temporäre Importquellen verwendet. Sie werden nicht zu normalen Elementen im Dateibereich, die andere Personen später in der Vorschau anzeigen, herunterladen, als Miniaturansicht betrachten oder wiederverwenden können. Wenn die ursprüngliche Quelle Teil der Workspace-Dokumentation bleiben soll, laden Sie sie nach der Projekterstellung separat auf ein Canvas oder in den Dateibereich hoch. Normale Dateiuploads, Canvas-Datei-Objekte und gespeicherte Workspace-Dateien unterliegen den Richtlinien unter Speicherplatz und Kontingent.

Was schiefgehen kann

• Die Datei wird vor dem Import blockiert:

  • Ursache: Der Dateityp wird für diese Quelle nicht unterstützt oder die Datei ist zu groß.
  • Lösung: Wählen Sie eine kleinere Datei, exportieren Sie ein saubereres Format oder teilen Sie die Quelle in kleinere Importe auf.
  • Hinweis: Wenn ein PDF hauptsächlich aus gescannten Bildern besteht, kann die ALLO-KI die Struktur nicht optimal erfassen. Exportieren Sie in diesem Fall in CSV, Excel, JSON, Markdown oder einfachen Text, sofern das Quellprogramm dies unterstützt.

• Der Import lässt wichtigen Kontext vermissen:

  • Symptom: Das erstellte Projekt wirkt zwar plausibel, wichtige Zusammenhänge fehlen jedoch.
  • Mögliche Ursachen:
    • Unklare Spaltennamen oder Abkürzungen in der Quelle.
    • Verbundene Zellen, ausgeblendete Tabellenblätter oder unvollständige Exporte.
    • Private Links, die ALLO nicht auslesen kann.
    • Besprechungsnotizen enthalten zwar Diskussionen, aber keine konkreten Beschlüsse.
  • Lösung: Fügen Sie fehlenden Kontext in der Eingabeaufforderung oder direkt in der Quelle hinzu, bevor Sie es erneut versuchen.

• Der Entwurf enthält Canvases ohne Inhaber, Termine oder ausreichende Details:

  • Ursache: Die KI trifft keine Annahmen über Zuständigkeiten, wenn diese nicht eindeutig aus der Quelle hervorgehen.
  • Lösung: Fügen Sie die Verantwortlichen nach der Erstellung hinzu oder vermerken Sie die Namen bereits vor dem Import in der Quelle.

• Ein Import aus Trello, Asana oder Monday.com ist unvollständig:

  • Symptom: Einige im Ursprungsprodukt sichtbare Details fehlen in ALLO.
  • Ursache: Exporte trennen Arbeitsnachweise oft von Anhängen, Kommentaren, Automatisierungen, privaten Feldern oder verknüpften Dateien.
  • Lösung: Nutzen Sie das ALLO-Projekt als Arbeitsstruktur. Fügen Sie wichtige unterstützende Materialien anschließend manuell hinzu.

Wiederherstellung und Fehlerbehebung

Wenn der Upload fehlschlägt, überprüfen Sie den Dateityp und die Dateigröße. Versuchen Sie es anschließend mit einem kleineren oder saubereren Export. Fügen Sie bei Besprechungsnotizen die Zusammenfassung der konkreten Aufgaben ein, anstatt das vollständige Transkript hochzuladen. Entfernen Sie bei Tabellendaten leere Zeilen, ausgeblendete Hilfsblätter, alte Archiv-Tabs und Spalten, die das Projekt nicht beschreiben.

Wenn die KI-Generierung zu lange dauert oder fehlschlägt, beginnen Sie mit weniger Ausgangsmaterial. Ein kleinerer Plan mit eindeutigen Canvas-Namen, Phasen und Terminen ist besser als ein riesiger Export mit sämtlichen historischen Kommentaren. Sie können auch ein leeres Projekt erstellen, die ersten Canvases manuell hinzufügen und Projektansichten nutzen verwenden, um die Arbeit zu organisieren, sobald das Projekt existiert.

Wenn das Projekt erstellt wurde, aber fehlerhaft aussieht, korrigieren Sie die Struktur, bevor Sie das gesamte Team einladen. Benennen Sie Abschnitte um, entfernen Sie doppelte Canvases, fügen Sie nützliche Tags hinzu und stellen Sie sicher, dass wichtige Briefings, Dateien, Notizen oder Ergebnisse auf den richtigen Canvases liegen. Wenn das falsche Projekt erstellt wurde und noch niemand damit arbeitet, archivieren oder löschen Sie es gemäß den Regeln Ihres Workspace und erstellen Sie eine bereinigte Version.

Wenn Sie das Projekt weiterhin nicht importieren, erstellen, öffnen oder wiederherstellen können, tragen Sie bitte den Quellentyp, den Dateinamen, die ungefähre Dateigröße, den Workspace-Namen sowie eine Beschreibung des Vorfalls zusammen. Wenden Sie sich anschließend über Support kontaktieren an den ALLO-Support.

Nach der Projekterstellung

Öffnen Sie das Projekt und gehen Sie es einmal als Projektinhaber durch. Bestätigen Sie den Namen, die Abschnitte, die Termine, die Tags, die Einstellungen für abgeschlossene Abschnitte und die ersten Canvases. Fügen Sie Mitglieder über Projektmitglieder verwalten erst hinzu, wenn die Struktur klar verständlich ist. Nutzen Sie Canvases überall dort, wo das Team Arbeitsbereiche für Notizen, Dateien, Designs, Entscheidungen oder Überprüfungsmaterialien benötigt.

Halten Sie das Projekt überschaubar, bis das Team mit der Nutzung beginnt. Die KI eignet sich hervorragend für den Entwurf von Strukturen. Die tatsächliche Qualität des Projekts entsteht jedoch erst durch die anschließende Überprüfung: klare Canvases, eindeutige Inhaber, nützliche Ansichten, ehrliche Fortschrittseinstellungen und Ausgangsmaterial, das später problemlos wiedergefunden werden kann.