Dateien, Speicherplatz und Kontingent

Der Bereich „Dateien“ hilft Ihnen bei der Untersuchung des Speicherplatzes, aber die Abrechnung bestimmt das Limit

Der Bereich „Dateien“ ist der beste Ort, um zu verstehen, welche Dateien in Ihrem Workspace aufgelistet sind, wo große Dateien verwendet werden und welche alten Anhänge möglicherweise nicht mehr benötigt werden. Speichergrenzen, die Abrechnungsverantwortung, Tarifänderungen und Speicher-Add-ons werden über die Konto- und Abrechnungseinstellungen verwaltet.

Nutzen Sie den Bereich „Dateien“, wenn Sie konkrete Anhaltspunkte benötigen: welches Projekt das große Video enthält, ob alte PDF-Dateien noch an aktive Canvases angehängt sind oder welches Team eine Reihe von Medien hochgeladen hat. Verwenden Sie die Abrechnungseinstellungen, wenn Sie den Tarif ändern, Speicherplatz hinzufügen, eine Zahlung klären oder das Workspace-Kontingent überprüfen möchten.

Plan-spezifische Richtlinien zum Speicherplatz finden Sie unter Speichergrenzen, Speicher-Add-ons und Offene Abrechnung.

Wie der Bereich „Dateien“ mit der Speichernutzung zusammenhängt

Eine Dateizeile zeigt normalerweise an, wo eine Datei in Ihrem Workspace erscheint. Dieser Kontext ist wichtig für Bereinigungsentscheidungen. Die Gesamtspeichermenge ändert sich jedoch möglicherweise nicht eins zu eins mit jeder sichtbaren Zeile. Dieselbe hochgeladene Datei kann an mehreren Stellen erscheinen, von einem Canvas entfernte Dateien können eine Zeit lang wiederherstellbar bleiben und Speicherberechnungen können Daten enthalten, die nicht als einfache Dateizeile dargestellt werden.

Überprüfen Sie die Speichernutzung vor und nach der Bereinigung. Die Dateiansicht hilft Ihnen dabei, speicherintensive Dateien zu identifizieren. Unter „Workspace-Einstellungen“ → „Nutzung“ können Sie die Speichernutzung und das Kontingent einsehen, sofern diese Ansicht für Sie freigeschaltet ist.

Betrachten Sie den Bereich „Dateien“ als Werkzeug zur Untersuchung, nicht als endgültiges Abrechnungsbuch. Wenn sich die Speicherplatzanzeige nach dem Entfernen einer Datei von einem Canvas nicht sofort ändert, bedeutet dies nicht automatisch, dass das Entfernen fehlgeschlagen ist. Prüfen Sie, ob die Datei an anderer Stelle dupliziert wurde, ob sie im Papierkorb noch wiederherstellbar ist und ob die Aktualisierung des Speichers in der Abrechnung Zeit oder eine Aktion des Administrators erfordert.

Große Dateien finden

Öffnen Sie den Bereich „Dateien“ und sortieren Sie die Liste nach Größe, wenn die Speicherbereinigung Ihr Ziel ist. Wenn der Workspace sehr groß ist, beginnen Sie mit einem Projekt, das wahrscheinlich speicherintensive Dateien enthält: Workshops, Videobewertungen, Marken-Assets, Forschungsarbeiten, Kundenübergaben oder archivierte Launch-Projekte.

Nutzen Sie den Dateityp-Filter, um sich auf speicherintensive Formate zu konzentrieren. Videos, hochauflösende Bilder, PDFs, Design-Exporte und komprimierte Archive sind oft der Grund für plötzliche Anstiege des Speicherplatzes. Filtern Sie nach der Person, die die Datei hochgeladen hat, oder nach dem Datum, wenn Sie wissen, dass ein kürzlicher Import das Problem verursacht hat.

Öffnen Sie das zugehörige Canvas, bevor Sie etwas entfernen. Eine große Datei kann immer noch die Quelldatei für eine Live-Präsentation, ein Dashboard, einen Workshop oder eine Kundenbewertung sein. Eine Speicherbereinigung, bei der aktives Material gelöscht wird, verursacht am Ende mehr Arbeit, als sie einspart.

Sicher bereinigen

Ein sicherer Ablauf für die Bereinigung sieht wie folgt aus:

1. Öffnen Sie den Bereich „Dateien“.
2. Sortieren Sie nach der Größe.
3. Filtern Sie nach Projekt, Dateityp, hochladender Person oder Upload-Datum, falls die Liste zu umfangreich ist.
4. Nutzen Sie die Vorschau der Datei.
5. Öffnen Sie das zugehörige Canvas.
6. Vergewissern Sie sich, dass die Datei nicht mehr benötigt wird.
7. Entfernen Sie die Datei vom Canvas.
8. Überprüfen Sie den Papierkorb, falls ein dauerhaftes Löschen erforderlich ist und Ihre Rolle dies zulässt.

Das Entfernen von einem Canvas kann in der Regel für eine begrenzte Zeit über den Papierkorb rückgängig gemacht werden. Das dauerhafte Löschen ist strenger und unumkehrbar. Nutzen Sie das dauerhafte Löschen nicht leichtfertig, nur um eine Liste übersichtlicher zu gestalten. Siehe Eine Datei von einem Canvas entfernen, Gelöschte Arbeit wiederherstellen und Arbeit endgültig löschen.

Wenn der Speicherplatz das Limit überschreitet

Wenn ein Workspace sein Speicherlimit überschreitet, bleiben Dateien zwar sichtbar, aber bestimmte Funktionen sind eingeschränkt:

• Eingeschränkter Zugriff: Die Vorschau, der Download oder der Upload von Dateien kann blockiert sein.
• Bereinigung weiterhin möglich: Benutzer mit den entsprechenden Berechtigungen können weiterhin Dateien von Canvases entfernen.
• Endgültiges Löschen: Personen mit den passenden Papierkorb-Berechtigungen können Elemente dauerhaft aus dem Papierkorb löschen, sobald das Team bestätigt hat, dass diese nicht mehr benötigt werden.

Das genaue Benutzererlebnis kann vom Tarifstatus und den Workspace-Einstellungen abhängen, aber der praktische Wiederherstellungsweg bleibt gleich: Überprüfen Sie die aktuelle Nutzung, ermitteln Sie die speicherintensiven Elemente, entscheiden Sie, was entfernt werden kann, und lassen Sie den Abrechnungsverantwortlichen den Tarif oder das Kontingent anpassen, falls die Bereinigung nicht ausreicht. Zur Behebung auf Abrechnungsseite siehe Speicherlimits anpassen.

Wenn Sie nicht der Abrechnungsverantwortliche sind, tragen Sie einige nützliche Details zusammen, bevor Sie um Hilfe bitten:

Wenn der Workspace mehr Speicherplatz benötigt, nutzen Sie Speicher-Add-ons. Wenn der Zahlungs- oder Tarifstatus den Zugriff blockiert, nutzen Sie Ein Zahlungsproblem beheben oder kontaktieren Sie den Abrechnungsverantwortlichen.

Abgelaufene und nicht verfügbare Dateien

Wenn eine Datei als abgelaufen oder nicht verfügbar markiert ist, sollten Sie nicht davon ausgehen, dass die Zeile gelöscht werden muss. Die Zeile kann weiterhin anzeigen, wohin die Datei gehörte, was für die Wiederherstellung, den Austausch oder den Support nützlich ist. Das Löschen dieses Elements kann die Untersuchung erschweren.

Beginnen Sie mit Nicht verfügbare und durch Aufbewahrungsfristen gesperrte Dateien. Überprüfen Sie anschließend die Speichereinstellungen und das zugehörige Canvas. Wenn die Datei weiterhin benötigt wird, muss ein Eigentümer möglicherweise den Speicherstatus klären, die Datei an ihrem ursprünglichen Ort wiederherstellen oder die Quelldatei erneut hochladen.

Speicherbereinigung und Papierkorb

Der Papierkorb kann Dateien enthalten, die während des Aufbewahrungszeitraums von Canvases entfernt wurden. Das Wiederherstellen eines Elements bringt die Datei zurück in die Arbeit, zu der sie gehörte, während das endgültige Löschen den normalen Wiederherstellungsweg entfernt. Die automatische Aufbewahrungsbereinigung kann alte Elemente nach Ablauf des Aufbewahrungszeitraums ebenfalls aus dem Papierkorb löschen.

Gehen Sie nicht davon aus, dass der Papierkorb ein langfristiges Speicherarchiv ist. Wenn Sie eine Datei versehentlich entfernt haben, stellen Sie sie schnell wieder her. Wenn Sie Dateien aus Speicherplatzgründen endgültig löschen, stellen Sie sicher, dass das Team damit einverstanden ist und die zugehörige Arbeit sie nicht mehr benötigt. Siehe Aufbewahrungszeitraum und Papierkorb leeren.

Berechtigungen und Abrechnungsrollen

Die Bereinigung von Dateien und Abrechnungsänderungen liegen oft in den Händen verschiedener Personen. Ein Projekt-Editor kann möglicherweise Dateien von einem Canvas entfernen, aber nicht den Speicherplan des Workspace ändern. Ein Abrechnungsverantwortlicher kann eventuell Speicherplatz hinzufügen, weiß aber vielleicht nicht, welche Projektdateien sicher gelöscht werden können. Ein Workspace-Administrator kann möglicherweise Aktionen im Papierkorb verwalten, die regulären Mitgliedern nicht zur Verfügung stehen.

Wenn Speicherplatzmangel dringend ist, stimmen Sie sich untereinander ab, anstatt Mutmaßungen anzustellen. Die Person, die die Arbeit am besten versteht, sollte die Dateien identifizieren, die sicher entfernt werden können. Die Person, die die Abrechnung verwaltet, sollte den Tarifstatus prüfen und bei Bedarf Speicherplatz hinzufügen. Die Person mit der Berechtigung zum dauerhaften Löschen sollte dies erst tun, nachdem das Team bestätigt hat, dass eine Wiederherstellung nicht mehr erforderlich ist.

Bei Fragen zu Rollen siehe Mitglieder, Gast-Benutzer und externe Partner und Die Rolle eines Mitglieds ändern.

Wenn die Speicherplatzwerte nicht Ihren Erwartungen entsprechen

Wenn Ihnen der Speicherplatzwert zu hoch erscheint, denken Sie daran, dass der Bereich „Dateien“ möglicherweise nicht jedes Speicherdetail als einfache Liste aktueller Zeilen anzeigt. Die folgenden Faktoren können sich auf die Anzeige auswirken:

• Gelöschte, aber wiederherstellbare Dateien: Belegen weiterhin Speicherplatz im Papierkorb.
• Mehrfach verwendete Dateien: Dieselbe Datei kann an mehreren Stellen im Workspace erscheinen.
• Alte Projekte und große Medien: Dateien in älteren Projekten oder große Mediendateien verbrauchen oft unerwartet viel Platz.
• Dateien außerhalb des Projektumfangs: Speicherplatz wird stets auf Workspace-Ebene und nicht pro Projekt berechnet.

Setzen Sie die Filter im Bereich „Dateien“ zurück und überprüfen Sie die Dateien auf Workspace-Ebene. Sortieren Sie nach der Anzeige und nach der Größe. Überprüfen Sie anschließend den Papierkorb auf kürzlich entfernte große Dateien. Wenn Sie nur innerhalb eines einzelnen Projekts suchen, erweitern Sie den Bereich, da Speicherplatz in der Regel auf Workspace-Ebene berechnet wird.

Wenn der Wert immer noch falsch erscheint, wenden Sie sich unter Angabe des Workspace-Namens, des angezeigten Speicherplatzwerts, Beispielen für große Dateien, die Ihrer Erwartung nach gezählt oder nicht gezählt werden sollten, sowie der bereits unternommenen Bereinigungsschritte an den Support. Informationen zur Kontaktaufnahme finden Sie unter Support kontaktieren.