Aufbewahrungsfrist

Gelöschte Arbeiten sind nur für begrenzte Zeit wiederherstellbar

In produktiven Workspaces beträgt das standardmäßige Wiederherstellungsfenster für den Papierkorb 30 Tage ab dem Zeitpunkt des Löschens. Innerhalb dieses Zeitraums können gelöschte Arbeiten von Personen mit den entsprechenden Berechtigungen wiederhergestellt werden. Nach Ablauf dieses Fensters kann ALLO die gelöschten Arbeiten automatisch aus dem Papierkorb entfernen, sodass eine normale Wiederherstellung nicht mehr möglich ist.

Das Wiederherstellungsfenster ist eine Frist und keine Speicherstrategie. Wenn Sie die Arbeit noch benötigen, stellen Sie diese wieder her, bevor die Frist abläuft. Falls Sie eine langfristige Dokumentation benötigen, stellen Sie das Element wieder her und nutzen Sie die Export-, Archivierungs- oder Aufzeichnungsfunktionen Ihres Workspaces.

Informationen zur Wiederherstellung finden Sie unter Gelöschte Arbeiten wiederherstellen.

Was das 30-tägige Fenster bedeutet

Das 30-tägige Fenster beginnt in dem Moment, in dem das Element gelöscht wird und in den Papierkorb verschoben wird. Es verlängert sich nicht, weil jemand das Element im Papierkorb ansieht, danach sucht oder beabsichtigt, es später wiederherzustellen. Wenn ein Element nach der Wiederherstellung erneut gelöscht wird, kann dieses erneute Löschen einen neuen Eintrag im Papierkorb und somit eine neue Aufbewahrungsfrist für diesen Vorgang auslösen.

Die automatische Aufbewahrung erfolgt unabhängig davon, ob Sie das Element im Blick behalten. Sie müssen nicht manuell auf „Endgültig löschen“ klicken, damit alte Elemente aus dem Papierkorb verschwinden. Wenn die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, kann das Element auch ohne manuelles Eingreifen eines Administrators entfernt werden.

Wenn ein Element aus dem Papierkorb verschwunden ist, prüfen Sie, ob es wiederhergestellt, endgültig gelöscht oder durch die automatische Aufbewahrung entfernt wurde.

Aufbewahrung im Vergleich zu „Endgültig löschen“

Die automatische Aufbewahrung ist eine zeitbasierte, automatische Bereinigung. „Endgültig löschen“ ist eine manuelle Aktion zum dauerhaften Löschen eines einzelnen Elements. „Papierkorb leeren“ ist eine umfassendere Aktion für Administratoren, mit der der gesamte Papierkorb-Inhalt des Workspaces endgültig gelöscht wird.

Alle drei Optionen können dazu führen, dass eine normale Wiederherstellung nicht mehr möglich ist. Der Unterschied liegt darin, wie das Element den Papierkorb verlässt:

Informationen zum manuellen dauerhaften Löschen finden Sie unter Arbeiten endgültig löschen und Papierkorb leeren.

Aufbewahrung und Berechtigungen

Die automatische Aufbewahrung wartet nicht darauf, dass der ursprüngliche Eigentümer, der Projektmanager oder der Workspace-Administrator jedes Element überprüft. Sobald das Wiederherstellungsfenster abgeläuft, entfernt die automatische Bereinigung das Element unabhängig davon, ob ein bestimmter Benutzer noch die Berechtigung zur Wiederherstellung gehabt hätte.

Aus diesem Grund sollten Sie dringende Wiederherstellungen nicht aufschieben. Wenn Sie ein Element mangels Berechtigungen nicht wiederherstellen können, wenden Sie sich bitte sofort an einen Eigentümer oder Administrator. Zögern kann ein Berechtigungsproblem in ein dauerhaftes Verlustproblem verwandeln. Informationen darüber, wer Ihnen helfen kann, finden Sie unter Mitglieder, Gäste und externe Partner.

Bei Fragen zu Rollen lesen Sie bitte Mitglieder, Gäste und externe Partner.

Aufbewahrung und Dateien

Dateien im Papierkorb sind in der Regel wiederherstellbar, solange sich der Datensatz der gelöschten Datei noch innerhalb des Aufbewahrungsfensters befindet. Wird dieser Datensatz durch die automatische Aufbewahrung gelöscht, ist der normale, für Benutzer sichtbare Wiederherstellungsweg nicht mehr verfügbar.

Wenn auch der übergeordnete Canvas oder das Projekt gelöscht wurde, kann die Reihenfolge der Wiederherstellung eine Rolle spielen. Unter Umständen müssen Sie zuerst das übergeordnete Element wiederherstellen, bevor eine Datei sinnvoll zurückkehren kann. Wurde das übergeordnete Element endgültig gelöscht oder durch die automatische Aufbewahrung entfernt, lässt sich die Datei über normale Funktionen möglicherweise nicht mehr wiederherstellen.

Informationen zu sichtbaren, aber nicht verfügbaren Dateizeilen finden Sie unter Nicht verfügbare und aufbewahrungsgesperrte Dateien.

So vermeiden Sie den Verlust von Arbeiten durch die Aufbewahrung

Überprüfen Sie den Papierkorb regelmäßig, wenn Ihr Team häufig aktive Arbeiten löscht. Warten Sie nicht bis zu einem Launch, einer Kundenpräsentation oder einer vierteljährlichen Planungsfrist, um festzustellen, dass ein benötigter Canvas bereits vor Wochen gelöscht wurde.

Nutzen Sie für Canvases Alle Canvases und Favoriten, um wichtige Arbeiten leicht auffindbar zu halten.

Wenn die Löschung Teil eines Offboarding- oder Bereinigungsprozesses ist, entscheiden Sie im Vorfeld, was wiederhergestellt, exportiert, dauerhaft gelöscht oder der automatischen Aufbewahrung überlassen werden soll.

Wenn das Aufbewahrungsfenster bereits abgelaufen ist

Symptom: Das Element ist aus dem Papierkorb verschwunden und die normale Wiederherstellung ist nicht mehr verfügbar.

Wenn das Aufbewahrungsfenster bereits abgelaufen ist, können Sie das Element nicht mehr über den regulären Weg wiederherstellen. Gehen Sie in diesem Fall wie folgt vor:

• Prüfen Sie auf Umbenennung oder Verschiebung: Eventuell hat ein anderes Teammitglied das Element an einen neuen Speicherort verschoben oder umbenannt.
• Suchen Sie gezielt in ALLO: Suchen Sie in Alle Canvases, Projekten, Dateien, Dashboards oder verwenden Sie die globale Suche in ALLO.
• Wenden Sie sich bei geschäftskritischen Arbeiten an den Support: Wenn die Arbeit für Ihr Unternehmen unverzichtbar war, kontaktieren Sie den Support. Geben Sie dabei den Workspace-Namen, den Typ des Elements, den Titel, das ungefähre Löschdatum und den Grund für die notwendige Wiederherstellung an.
• Vermeiden Sie voreilige Duplikate: Erstellen Sie keine verwirrenden doppelten Ersatzarbeiten, bis das Team sich einig ist, dass eine Wiederherstellung unmöglich ist oder nicht mehr benötigt wird.

Weitere Schritte zur Analyse fehlender Daten finden Sie unter Wenn Arbeiten verloren scheinen.