Arbeit endgültig löschen

Das endgültige Löschen entfernt den normalen Wiederherstellungsweg

Nutzen Sie die Funktion „Endgültig löschen“ nur dann, wenn Ihr Team sicher ist, dass die gelöschte Arbeit nicht wiederhergestellt werden soll. Diese Aktion ist bewusst restriktiver gestaltet als das Wiederherstellen, da sie das Element dauerhaft aus dem normalen Wiederherstellungsweg des Papierkorbs entfernt.

Falls Zweifel bestehen, stellen Sie die Arbeit zunächst wieder her oder belassen Sie diese im Papierkorb, bis das Aufbewahrungsfenster abläuft. Das endgültige Löschen sollte nicht auf Spekulationen basieren. Ein gelöschtes Projekt, ein Canvas, ein Dashboard, eine OKR-Sitzung oder eine Datei können wichtige Entscheidungen, Kundenarbeiten, Abrechnungsbelege, Recherchen oder Audit-Kontexte enthalten, die andere Teammitglieder noch benötigen.

Informationen zu Wiederherstellungsaktionen finden Sie unter Gelöschte Arbeit wiederherstellen.

Wer endgültig löschen kann

Das endgültige Löschen ist berechtigungsabhängig und in der Regel stärker eingeschränkt als das Wiederherstellen. Workspace-Admins, Eigentümer oder Element-Manager verfügen möglicherweise über die Berechtigung zum endgültigen Löschen, während dies bei regulären Mitgliedern nicht der Fall ist. Ein Gast sowie Mitwirkende mit reiner Leseberechtigung haben in der Regel keinen Zugriff auf Aktionen zum endgültigen Löschen.

Wenn die Aktion zum endgültigen Löschen fehlt, erlaubt Ihre Rolle dies für dieses Element wahrscheinlich nicht. Bitten Sie einen Administrator oder Eigentümer, die Löschung zu überprüfen. Versuchen Sie nicht, diese Einschränkung zu umgehen, indem Sie jemanden bitten, den Papierkorb zu leeren, es sei denn, Sie überblicken die weitreichenden Auswirkungen auf den gesamten Workspace.

Weitere Details zu den Rollen finden Sie unter Mitglieder, Gäste und externe Mitwirkende.

Vor dem endgültigen Löschen

Überprüfen Sie den Elementtyp, den Titel, das Löschdatum, den Eigentümer und den Speicherort. Wenn es sich bei dem Element um ein Projekt oder ein Canvas handelt, überlegen Sie, ob es Dateien, Kommentare, Entscheidungen, Aufgaben oder verknüpfte Arbeiten enthält, die andere Personen möglicherweise noch benötigen. Wenn es sich um eine Datei handelt, stellen Sie sicher, dass das übergeordnete Canvas diese nicht mehr benötigt und bei Bedarf ein Ersatz vorhanden ist.

Fragen Sie den Eigentümer oder das Team, ob die Arbeit eventuell für einen Kunden, die Compliance, die Abrechnung, rechtliche Zwecke, eine Retrospektive oder ein Launch-Protokoll benötigt wird. Das endgültige Löschen sollte ein rein formaler Schritt sein, da bereits alle Beteiligten der Löschung zugestimmt haben.

Wenn Ihr Ziel die Bereinigung von Speicherplatz ist, lesen Sie den Artikel Dateien, Speicherplatz und Kontingent. Das endgültige Löschen kann Teil der Bereinigung sein, sollte jedoch erst nach einer sorgfältigen Prüfung erfolgen.

Ein einzelnes Element endgültig löschen

Öffnen Sie den Papierkorb und wählen Sie den entsprechenden Ressourcen-Tab. Suchen Sie das gelöschte Element, öffnen Sie dessen Optionen und wählen Sie die Aktion zum endgültigen Löschen, falls diese verfügbar ist. Lesen Sie die Bestätigungsmeldung sorgfältig durch. Bestätigen Sie die Aktion nur, wenn Sie absolut sicher sind, dass das Element dauerhaft entfernt werden soll.

Nach dem Löschen wird das Element nicht mehr im Papierkorb angezeigt. Es kann auch nicht über reguläre ALLO-Funktionen wiederhergestellt werden. Falls das Element nach der Aktion noch kurzzeitig sichtbar sein sollte, aktualisieren Sie die Seite.

Wenn die Löschaktion fehlschlägt, haben sich möglicherweise Ihre Berechtigungen geändert, das Element wurde bereits von einer anderen Person wiederhergestellt oder gelöscht oder es ist Teil eines größeren Löschprozesses. Aktualisieren Sie den Papierkorb und überprüfen Sie den ursprünglichen Speicherort, bevor Sie es erneut versuchen.

Endgültiges Löschen im Vergleich zu Papierkorb leeren

Die Option zum endgültigen Löschen bezieht sich auf ein bestimmtes Element. Das Leeren des Papierkorbs hingegen gilt für den gesamten Inhalt des Papierkorbs im Workspace und ist Administratoren vorbehalten. Durch das Leeren des Papierkorbs können viele Elemente gleichzeitig dauerhaft entfernt werden, einschließlich solcher, die noch nicht auf Ihrem Bildschirm geladen wurden.

Nutzen Sie die Funktion zum endgültigen Löschen, wenn Sie ein bestimmtes Element geprüft haben und wissen, dass es entfernt werden kann. Verwenden Sie die Funktion zum Leeren des Papierkorbs nur dann, wenn ein Administrator den Papierkorb des Workspace gemäß den festgelegten Richtlinien absichtlich bereinigen möchte. Siehe Papierkorb leeren.

Dateien und endgültiges Löschen

Wenn Sie eine Datei endgültig aus dem Papierkorb löschen, entfernen Sie damit den normalen Wiederherstellungsweg für diese Datei. Die ursprünglichen Dateidaten und die Speicherbereinigung können einen eigenen Lebenszyklus haben, aber der für Benutzer zugängliche Wiederherstellungsweg ist damit dauerhaft entfernt.

Wenn die Datei versehentlich vom falschen Canvas entfernt wurde, stellen Sie diese wieder her, anstatt sie endgültig zu löschen. Wenn das übergeordnete Canvas noch existiert, ist die Wiederherstellung der Verknüpfung in der Regel die einfachste Lösung. Siehe Eine Datei von einem Canvas entfernen.

Wenn das übergeordnete Canvas oder das übergeordnete Projekt ebenfalls endgültig gelöscht wurde, ist die Wiederherstellung der Dateiverknüpfung möglicherweise nicht mehr möglich.

Was das endgültige Löschen nicht löst

Das endgültige Löschen behebt keine Probleme im Zusammenhang mit dem Zugriff über das falsche Konto, einer fehlenden Freigabe oder einer reinen Leseberechtigung. Verwenden Sie bei Zugriffsproblemen die Artikel Kein Zugriff auf die Arbeit möglich oder Freigegebenen Zugriff korrigieren.

Das endgültige Löschen vermittelt Teammitgliedern nicht automatisch, welche Dateien sicher entfernt werden können. Wenn bei Bereinigungsaktionen wiederholt aktive Arbeiten gelöscht werden, sollten Sie die Benennung, die Projektorganisation und den Prozess zur Klärung der Verantwortlichkeiten anpassen.

Das endgültige Löschen ersetzt weder den Export noch eine ordnungsgemäße Dokumentenverwaltung. Wenn der Workspace vor dem Löschen eine Kopie benötigt, exportieren oder sichern Sie das Element, bevor es aus dem Papierkorb entfernt wird.

Wenn Sie versehentlich ein Element endgültig gelöscht haben

Handeln Sie schnell, aber seien Sie sich bewusst: Eine normale Wiederherstellung aus dem Papierkorb ist nach dem endgültigen Löschen nicht mehr möglich. Fragen Sie einen Workspace-Administrator oder den Support, welche Optionen für den spezifischen Workspace und den jeweiligen Elementtyp zur Verfügung stehen. Halten Sie dafür den Namen des Workspace, den Elementtyp, den Titel, den Löschzeitpunkt, die Person, die das Element gelöscht hat, und den Grund für die notwendige Wiederherstellung bereit.

Erstellen Sie kein neues Element mit demselben Namen und tun Sie so, als handele es sich um dieselbe Arbeit, es sei denn, das Team stimmt dem zu. Ein neu erstelltes Canvas oder Projekt enthält nicht automatisch die ursprünglichen Kommentare, Dateien, den Verlauf oder die Links.