Eliminare il lavoro per sempre

L'eliminazione definitiva rimuove il normale percorso di ripristino

Utilizzate l'opzione Elimina per sempre solo quando il team ha la certezza che il lavoro eliminato non debba essere ripristinato. Questa azione è intenzionalmente più restrittiva rispetto al ripristino, poiché rimuove in modo permanente l'elemento dal normale recupero del Cestino.

In caso di dubbi, ripristinate prima il lavoro o lasciatelo nel Cestino fino alla scadenza del periodo di conservazione. L'eliminazione definitiva non deve basarsi su supposizioni. Un progetto, un canvas, un cruscotto, una sessione OKR o un file eliminato possono rappresentare decisioni, attività dei clienti, documenti di fatturazione, ricerche o contesti di audit di cui qualcun altro potrebbe ancora avere bisogno.

Per le azioni di recupero, consultate la guida Ripristinare il lavoro eliminato.

Chi può eliminare per sempre

L'eliminazione definitiva dipende dalle autorizzazioni ed è solitamente più limitata rispetto al ripristino. Gli amministratori, i proprietari dello spazio di lavoro o i gestori degli elementi possono disporre dell'opzione Elimina per sempre, a differenza dei membri ordinari. Gli utenti con ruolo di Ospite e i collaboratori con accesso in sola visualizzazione non dispongono delle azioni di eliminazione definitiva.

Se l'opzione Elimina per sempre non è visibile, è probabile che il vostro ruolo non la consenta per quell'elemento. Chiedete a un amministratore o al proprietario di verificare l'eliminazione. Non cercate di aggirare l'assenza di tale opzione chiedendo a qualcuno di svuotare il Cestino, a meno che non abbiate compreso appieno il più ampio impatto sullo spazio di lavoro.

Per i dettagli sui ruoli, consultate la guida Membri, ospiti e collaboratori esterni.

Prima di eliminare definitivamente

Verificate il tipo di elemento, il titolo, la data di eliminazione, il proprietario e la posizione. Se l'elemento è un progetto o un canvas, valutate se contenga file, Commenti, decisioni, attività o lavori collegati di cui altri potrebbero ancora avere bisogno. Se si tratta di un file, confermate che il canvas di destinazione non ne abbia più bisogno e che esista un elemento sostitutivo, se necessario.

Chiedete al proprietario o al team se il lavoro possa essere necessario per un cliente, per motivi di conformità, fatturazione, scopi legali, retrospettive o registri di lancio. L'eliminazione definitiva dovrebbe essere un'operazione di routine, in quanto tutti sono già concordi sulla sua sicurezza.

Se l'obiettivo è la liberazione dello spazio di archiviazione, leggete la guida File, spazio di archiviazione e quote. L'eliminazione definitiva può far parte della pulizia, ma deve essere preceduta da un'attenta revisione.

Eliminare un singolo elemento per sempre

Aprite il Cestino e selezionate la scheda della risorsa pertinente. Individuate l'elemento eliminato, aprite le sue opzioni e scegliete Elimina per sempre, se disponibile. Leggete attentamente il messaggio di conferma. Confermate l'operazione solo se avete la certezza che l'elemento debba essere rimosso in modo definitivo.

Dopo l'eliminazione, l'elemento non apparirà più nel Cestino. Inoltre, non sarà più possibile ripristinarlo tramite i comandi ALLO ordinari. Se l'elemento continua a essere visibile per qualche istante, aggiornate la pagina al termine dell'operazione.

Se l'eliminazione non va a buon fine, potrebbero esserne la causa diversi fattori:

• Autorizzazioni modificate: le vostre autorizzazioni potrebbero essere cambiate durante l'operazione.
• Elemento già modificato: l'elemento potrebbe essere già stato ripristinato o eliminato da un altro utente.
• Processo di eliminazione cumulativo: l'elemento potrebbe far parte di un processo di eliminazione più ampio ancora in corso.

Aggiornate il Cestino e verificate la posizione originaria dell'elemento prima di riprovare.

Elimina per sempre o Svuota Cestino

L'azione Elimina per sempre si applica a un elemento specifico. Svuota Cestino si applica in modo più ampio all'istantanea del Cestino dello spazio di lavoro ed è riservata agli amministratori. La funzione Svuota Cestino consente di eliminare definitivamente numerosi elementi, inclusi quelli non ancora caricati sullo schermo.

Utilizzate Elimina per sempre quando avete esaminato un singolo elemento e avete stabilito che può essere rimosso. Utilizzate Svuota Cestino solo quando un amministratore intende svuotare deliberatamente il Cestino dello spazio di lavoro in conformità alle linee guida aziendali. Consultate la guida Svuota Cestino.

File ed eliminazione definitiva

Quando eliminate definitivamente un file dal Cestino, rimuovete il normale percorso di ripristino del file stesso. Sebbene i dati originali del file e la liberazione dello spazio seguano un proprio ciclo di vita, il percorso di ripristino per l'utente non sarà più disponibile.

Se un file è stato rimosso per errore da un canvas sbagliato, ripristinatelo invece di eliminarlo per sempre. Se il canvas principale esiste ancora, il ripristino del collegamento rappresenta solitamente la soluzione più semplice. Consultate la guida Rimuovere un file da un canvas.

Se anche il canvas principale o il progetto sono stati eliminati definitivamente, il recupero dei collegamenti ai file potrebbe non essere più possibile.

Cosa non risolve l'eliminazione definitiva

L'eliminazione definitiva non è indicata nei seguenti casi:

• Problemi di accesso: non risolve i problemi relativi all'accesso con un account errato, alla mancanza di una condivisione o a un ruolo di sola lettura. Utilizzate le guide Impossibile accedere al lavoro o Risolvere i problemi di accesso condiviso per gli elementi Condivisi con me.
• Mancanza di coordinamento nel team: non istruisce automaticamente i collaboratori su quali file possano essere rimossi in sicurezza. Se le operazioni di pulizia continuano a eliminare lavori attivi, correggete le convenzioni di denominazione, l'organizzazione dei progetti e i processi di titolarità dei contenuti.
• Esigenza di conservazione dei dati: non sostituisce l'esportazione o la gestione dell'archivio storico. Se lo spazio di lavoro necessita di una copia prima dell'eliminazione, esportate o conservate l'elemento prima che venga rimosso dal Cestino.

In caso di eliminazione definitiva per errore

Agite rapidamente, ma siate consapevoli della situazione: il normale ripristino dal Cestino non è più disponibile dopo un'eliminazione definitiva. Chiedete a un amministratore dello spazio di lavoro o a un contatto dell'assistenza quali opzioni esistano per lo spazio di lavoro e il tipo di elemento interessati. Fornite il nome dello spazio di lavoro, il tipo di elemento, il titolo, l'ora dell'eliminazione, l'utente che ha eseguito l'eliminazione definitiva e i motivi per cui è richiesto il recupero.

Non create un nuovo elemento con lo stesso nome presumendo che si tratti dello stesso lavoro, a meno che il team non sia d'accordo. Un canvas o un progetto ricreato non includerà automaticamente i Commenti originali, i file, la cronologia o i collegamenti.