Membri, ospiti e collaboratori esterni

L'accesso è strutturato su tre livelli

ALLO separa la relazione di una persona con il workspace dai suoi permessi su uno specifico elemento di lavoro. Questa separazione è la chiave per rispondere a quasi tutte le domande del tipo: "Perché non riescono a vedere questo?", "Perché questo elemento è in sola lettura?", "Perché non compaiono in Persone?" e "Perché manca il pulsante di invito?".

Le domande sull'accesso coinvolgono solitamente quattro livelli:

1. Relazione con il workspace: se la persona è un membro del workspace, un amministratore del workspace, un Ospite, un collaboratore esterno o un membro disattivato.
2. Accesso all'elemento condiviso: se la persona può aprire uno specifico progetto, canvas, dashboard, file, attività o elemento Obiettivi/OKR.
3. Permessi sul contenuto: se la persona può visualizzare, aggiungere un Commento o modificare quell'elemento.
4. Responsabilità di gestione: se la persona può modificare la proprietà, l'accesso dei membri, le impostazioni di amministrazione o altri controlli a rischio più elevato.

Questa distinzione è fondamentale perché i collaboratori esterni non sono inclusi nella directory del workspace. Si tratta di persone con accesso a livello di singolo elemento. Un cliente può essere un collaboratore esterno su un singolo progetto condiviso, un revisore su un canvas condiviso e, al contempo, non essere presente nella sezione Persone.

Per una panoramica più ampia sul workspace, consultate la guida Comprendere i workspace. Per invitare membri effettivi, consultate la guida Invitare membri nel workspace. Per un accesso esterno mirato, consultate Invitare ospiti e collaboratori esterni.

Disponibilità e permessi

Relazioni con il workspace e accesso agli elementi condivisi

Questi termini descrivono la relazione di una persona con il workspace o il suo accesso a un singolo elemento condiviso. Essi non descrivono automaticamente ciò che la persona può fare ovunque in ALLO.

La sezione Persone è dedicata ai membri del workspace, ai team e all'organigramma. Non rappresenta un elenco completo di tutte le persone che hanno aperto un collegamento condiviso. Se qualcuno non compare in Persone, verificate se si tratta di un collaboratore esterno o di un Ospite prima di inviare nuovamente un invito.

Permessi a livello di contenuto

I permessi a livello di contenuto descrivono ciò che una persona può fare su un singolo elemento di lavoro. Le etichette possono variare a seconda della schermata, ma il modello pratico rimane coerente.

Il ruolo nel workspace e il permesso sul contenuto si combinano. Un membro del workspace può avere accesso in sola lettura su un canvas privato. Un amministratore del workspace potrebbe avere comunque bisogno del corretto contesto dell'elemento per gestire un elemento condiviso. Un collaboratore esterno può modificare un singolo canvas senza poter visualizzare le impostazioni del workspace. Un Ospite può aggiungere un Commento su un canvas solo se il collegamento o l'invito concede tale permesso.

Dove verificare l'accesso

Utilizzare il corretto percorso di accesso

Se una persona disattivata necessita in seguito di accedere solo come collaboratore esterno, un amministratore dovrà risolvere lo stato del precedente membro e condividere nuovamente il lavoro specifico, anziché basarsi sulla vecchia appartenenza.

Scenari comuni

Note su permessi e visibilità

Tenete ben distinte queste differenze:

• La visibilità nella directory non corrisponde alla visibilità dell'accesso. Persone è la directory dei membri per il workspace, i team e l'organigramma. L'elenco dei permessi di un canvas o di un progetto corrisponde alla lista degli accessi a quell'elemento.
• La visibilità storica non coincide con l'accesso corrente. Attività, commenti, notifiche e paternità dei contenuti possono mostrare nomi collegati a lavori passati senza che tali persone siano membri attivi del workspace.
• Gli amministratori del workspace gestiscono l'accesso a livello di workspace. I proprietari e i manager degli elementi gestiscono l'accesso a livello di elemento. Evitate di trasformare ogni problema di accesso a un elemento in una modifica del ruolo di amministratore del workspace.
• I collaboratori esterni e gli ospiti devono ricevere il livello di accesso minimo necessario per svolgere il proprio lavoro. Utilizzate la visualizzazione o il Commento per la revisione, la modifica per la contribuzione e l'appartenenza al workspace solo per una partecipazione continua nel team.
• L'accesso dei membri disattivati è intenzionalmente rigoroso. Un membro disattivato non deve riottenere l'accesso al workspace tramite un vecchio URL del canvas, un collegamento al progetto, una connessione socket o il percorso di un elemento condiviso.

Errori comuni

• Copiare un URL e presumere che l'accesso sia stato concesso. Un URL può puntare a un lavoro privato. Se il destinatario visualizza un errore di accesso, aggiornate le impostazioni di condivisione o invitatelo con il permesso corretto.
• Aggiungere un revisore esterno come membro del workspace. Questo può esporre la persona nella directory, consumare una Licenza e rendere più difficile la successiva pulizia dei permessi. Utilizzate Invitare ospiti e collaboratori esterni quando l'accesso deve essere limitato.
• Modificare un ruolo nel workspace per correggere i permessi su un canvas o progetto privato. Questa modifica è solitamente troppo ampia. Correggete prima il permesso dell'elemento tramite le funzioni di condivisione con i colleghi, di condivisione del canvas o di gestione dei membri del progetto.
• Presumere che i team concedano un accesso universale. I team servono a organizzare i membri del workspace. L'elemento deve comunque consentire l'accesso al team o al singolo membro laddove sia richiesta la condivisione. Consultate Gestire i team.

Risoluzione dei problemi quando l'accesso sembra errato

1. Verificate l'account con cui si è effettuato l'accesso. Molti problemi di accesso derivano dall'accettazione di un invito con un indirizzo email e dall'apertura del collegamento dopo aver effettuato l'accesso con un altro indirizzo.
2. Confermate il workspace attivo. Un collegamento valido può comunque apparire errato se la persona sta visualizzando un altro workspace.
3. Determinate se il problema riguarda l'appartenenza al workspace o i permessi dell'elemento. Se la persona non compare in Persone e dovrebbe essere presente, inviate o inviate nuovamente un invito al workspace. Se riesce ad accedere al workspace ma non a un determinato canvas, aggiornate i permessi di quel canvas specifico.
4. Se la persona è stata disattivata, chiedete a un amministratore del workspace di scegliere la soluzione di ripristino corretta: riattivarla come membro del workspace oppure risolvere lo stato del precedente membro e condividere un singolo elemento come collaboratore esterno. Non suggeritegli di continuare a provare ad aprire i vecchi collegamenti.
5. Se il problema ha avuto origine dalla Posta in arrivo, da una notifica o da una vecchia email, verificate se il lavoro originale è stato eliminato, spostato, archiviato o non è più condiviso. Successivamente, consultate le guide Quando il lavoro sembra mancante o la risoluzione dei problemi per la sezione Condivisi con me.