Accedere a un workspace disattivato

La disattivazione interrompe il rapporto con il workspace

Se l'accesso del vostro account come membro del workspace viene disattivato, i vecchi collegamenti non consentiranno di riaprire il workspace. Questa restrizione è molto più severa rispetto all'accesso in sola lettura. Sola lettura significa che potete aprire l'elemento di lavoro ma non modificarlo. Disattivato significa invece che il vostro rapporto di associazione con il workspace is completamente bloccato.

Questo limite di sicurezza protegge i dati privati del workspace. Un ex membro non deve essere in grado di continuare a utilizzare un vecchio link del canvas, l'URL di un progetto, una notifica o una connessione in tempo reale dopo che il rapporto con il workspace è stato disattivato.

Per comprendere il modello di accesso più ampio, consultate Membri, Ospiti e collaboratori esterni. Per informazioni sulla gestione dei membri da parte degli amministratori, consultate Gestire i membri del workspace.

Disponibilità e autorizzazioni

Cosa si intende e cosa non si intende per disattivazione

Un caso limite importante riguarda una persona che in precedenza era un membro del workspace e ora dovrebbe accedere solo a un singolo elemento condiviso. Se il record del precedente membro risulta ancora disattivato, tale disattivazione potrebbe bloccare l'accesso prima ancora che la condivisione dell'elemento sia efficace. Un amministratore potrebbe dover risolvere lo stato del vecchio membro e successivamente condividere il lavoro specifico come collaboratore esterno o Ospite.

Dove dovrebbero verificare gli amministratori

Gli amministratori dovrebbero iniziare da Impostazioni del workspace → Membri, o dalla sezione per la gestione dei membri disponibile nel workspace. Cercate inserendo l'indirizzo email esatto della persona. Verificate se lo stato del membro è attivo, invitato, rimosso o disattivato.

Successivamente, decidete quale livello di accesso debba avere la persona:

Cosa dovrebbero fare innanzitutto gli utenti interessati

Se visualizzate un errore di accesso, disconnettetevi e accedete nuovamente con l'account associato al workspace. Se disponete di più account Google, Microsoft, di lavoro, scolastici o personali, il browser potrebbe avere aperto ALLO con l'identità errata.

Successivamente, verificate il nome del workspace e il collegamento che state tentando di aprire. Se il collegamento proviene da una vecchia email, da una notifica passata della sezione Inbox o da un segnalibro salvato, l'elemento di lavoro potrebbe essere stato spostato, eliminato o le sue autorizzazioni potrebbero essere cambiate.

Se continuate a non riuscire ad accedere al workspace, contattate un amministratore dello stesso. Inviate il nome del workspace, il vostro indirizzo email di accesso, il link che avete tentato di aprire e l'orario in cui si è verificato l'errore. Non inviate password, codici di verifica o credenziali private.

Perché i vecchi link rimangono bloccati

I vecchi collegamenti sono utili per la navigazione, ma non devono in alcun modo aggirare la disattivazione dell'accesso. Se l'associazione al workspace è bloccata, ALLO non deve consentire l'accesso in una modalità di sola lettura meno restrittiva tramite l'URL di un vecchio progetto o canvas. In caso contrario, la rimozione sicura dei membri risulterebbe inaffidabile.

Ciò comporta inoltre che il supporto tecnico debba saper distinguere un ex membro disattivato da un effettivo collaboratore esterno. Un collaboratore esterno autentico non ha alcun rapporto attivo come membro del workspace e può ricevere l'accesso a singoli elementi. Un membro disattivato, invece, ha un'associazione bloccata al workspace che deve essere risolta prima di poter procedere.

Esempi pratici

Un ex dipendente fa clic su un vecchio link di un canvas e visualizza un errore di accesso. Questo comportamento è corretto se il suo account is stato disattivato. Un amministratore non dovrebbe condividere screenshot o chiedere di riprovare. L'amministratore deve decidere se l'utente debba essere riammesso come membro o rimanere bloccato.

Un cliente era membro del workspace durante un progetto e successivamente ha bisogno di esaminare un unico canvas finale. Se l'accesso come membro è stato disattivato, l'amministratore potrebbe dover risolvere tale stato e condividere il canvas come collaboratore esterno, anziché riattivare l'intera associazione al workspace.

Un collega è attivo nel workspace ma visualizza un canvas in sola lettura. Non si tratta di disattivazione dell'accesso. Verificate la finestra di condivisione del canvas e concedete l'accesso di modifica se appropriato.

Un utente non visualizza alcun workspace dopo l'accesso. Potrebbe utilizzare l'email errata, l'invito potrebbe non essere stato ancora accettato o l'accesso come membro potrebbe essere stato disattivato. Verificate innanzitutto le credenziali di accesso, quindi chiedete a un amministratore di controllare lo stato del membro.

Errori comuni

Non trattate la disattivazione dell'accesso come un problema relativo alla password o al browser. Aggiornare la pagina, svuotare la cache o riavviare l'applicazione desktop non risolverà una disattivazione decisa intenzionalmente a livello amministrativo.

Non inviate un nuovo invito prima di aver verificato lo stato del precedente membro. L'invio di inviti duplicati può rendere difficile la comprensione della cronologia dell'account.

Non configurate un ex membro disattivato como collaboratore esterno senza aver prima valutato i confini di sicurezza dei dati. Se l'utente non deve accedere ai dati del workspace, mantenete il blocco. Se invece deve accedere a un singolo elemento, utilizzate l'autorizzazione più restrittiva possibile dopo un'attenta verifica da parte dell'amministratore.

Non confondete l'accesso come ospite con l'accesso disattivato. Un Ospite potrebbe non essere mai stato membro del workspace. Un membro disattivato, al contrario, disponeva di un'associazione al workspace che è stata successivamente bloccata.

Risoluzione dei problemi e ripristino dell'accesso

Di seguito sono riportati i problemi di accesso riscontrati più comunemente e le relative soluzioni:

• L'accesso del membro deve essere ripristinato a livello di intero workspace:
  • Un amministratore del workspace deve riattivare l'utente o inviare un nuovo invito.
  • Verificate il ruolo assegnato e i team del membro.
  • Chiedete all'utente di accedere con l'indirizzo email corretto.
• L'utente deve accedere esclusivamente a un singolo elemento condiviso:
  • Risolvete l'eventuale blocco dovuto allo stato di membro disattivato.
  • Utilizzate la guida Invitare ospiti e collaboratori esterni o la finestra di condivisione dell'elemento per concedere l'accesso corretto.
• L'utente ritiene che la disattivazione sia avvenuta per errore:
  • Il blocco è stato deciso internamente dagli amministratori dell'organizzazione.
  • L'utente deve contattare direttamente l'amministratore del workspace e non il supporto ALLO. Gli amministratori del workspace hanno l'autorità per decidere chi può farne parte.
• L'amministratore conferma che l'accesso dovrebbe funzionare, ma l'utente riscontra ancora errori:
  • Potrebbero essersi verificati problemi di sincronizzazione o errori nell'account utilizzato per l'accesso.
  • Contattate il supporto tecnico fornendo il nome del workspace, l'email interessata, il link che si tenta di aprire, l'orario del tentativo e uno screenshot dell'errore. Consultate la guida Contattare il supporto con i dettagli corretti.