Доступ к деактивированному рабочему пространству

Деактивация блокирует отношения с рабочим пространством

Если ваш доступ в качестве члена рабочего пространства деактивирован, старые ссылки не должны возобновлять доступ к пространству. Это ограничение значительно строже, чем доступ только для чтения. Доступ только для чтения означает, что вы можете открыть документ, но не можете вносить в него изменения. Деактивация означает, что само ваше членство в рабочем пространстве полностью заблокировано.

Эти жесткие рамки созданы для защиты конфиденциальных данных организации. Бывший сотрудник не должен иметь возможности продолжать просмотр рабочих материалов по старым ссылкам на холсты, проекты, уведомления или через активные сокеты после того, как его членство в пространстве было деактивировано.

О ролях пользователей читайте в статье Члены пространства, гости и внешние участники. Инструкции для администраторов приведены в статье Управление членами рабочего пространства.

Доступность и разрешения

Что такое деактивация и чем она не является

Особого внимания заслуживает случай, когда бывший член пространства возвращается для работы над одной точечной задачей. Если в системе сохраняется его старая деактивированная учетная запись члена пространства, этот блок на уровне пространства будет закрывать ему доступ даже при наличии прямой ссылки на документ. Администратору сначала потребуется разрешить старое состояние его членства, а затем поделиться конкретным холстом как с внешним участником или гостем.

Что необходимо проверить администраторам

Администраторам следует начать в разделе Настройки рабочего пространства → Члены пространства (или аналогичном административном интерфейсе, доступном в вашем пространстве). Выполните поиск по точному адресу электронной почты пользователя. Проверьте его текущий статус: активен, приглашен, удален или деактивирован.

Затем определите, какой уровень доступа требуется предоставить пользователю в данный момент:

Что в первую очередь следует проверить заблокированным пользователям

Если вы видите сообщение об ошибке доступа, выйдите из системы и войдите заново под той учетной записью, которая добавлена в рабочее пространство. Если вы используете несколько учетных записей Google, Microsoft, рабочих, учебных или личных адресов, браузер мог автоматически авторизовать вас в ALLO под неверным профилем.

Затем убедитесь в правильности названия рабочего пространства и ссылки, которую вы пытаетесь открыть. Если ссылка была взята из старого письма, папки Входящие или закладок браузера, этот документ мог быть перемещен, удален или закрыт для совместного доступа.

Если вам по-прежнему не удается войти в пространство, свяжитесь с его администратором. Укажите название рабочего пространства, адрес вашей электронной почты, ссылку, которую вы пытаетесь открыть, и точное время возникновения ошибки. Категорически запрещено пересылать пароли, коды подтверждения или другие личные конфиденциальные данные.

Почему старые ссылки остаются заблокированными

Старые ссылки полезны для быстрой навигации, но они не должны открывать обходные пути при наличии деактивации. Если связь с рабочим пространством заблокирована, ALLO не должен переводить пользователя в мягкий режим чтения на холстах по старым ссылкам на проекты. Иначе процесс увольнения сотрудников и защиты корпоративной безопасности стал бы ненадежным.

Это также означает, что службе поддержки необходимо четко отличать деактивированного бывшего сотрудника от нового внешнего участника. Настоящий внешний участник никогда не состоял в членах пространства и может получать точечный доступ к общим документам. Деактивированный пользователь имеет заблокированную учетную запись на уровне всего пространства, которую необходимо урегулировать в первую очередь.

Примеры

Бывший сотрудник нажимает на старую ссылку на холст и видит сообщение об отсутствии прав. Это ожидаемое поведение системы при деактивации его профиля. Администраторы не должны пересылать ему скриншоты или просить пробовать открыть ссылку бесконечно. Администратор должен принять взвешенное решение: вернуть сотрудника в команду либо оставить доступ полностью закрытым.

Клиент ранее состоял в членах рабочего пространства во время разработки проекта, а позже обратился с просьбой просмотреть финальный макет на холсте. Если его доступ в рабочее пространство уже деактивирован, администратору может потребоваться разрешить это состояние и поделиться макетом как с внешним участником, а не активировать обратно его полное членство в пространстве компании.

Активный член рабочего пространства видит холст в режиме только для чтения. Это не деактивация. Откройте меню совместного доступа к этому холсту и предоставьте ему права на редактирование при необходимости.

Пользователь не видит ни одного пространства после входа в систему. Вероятно, он использует неверную электронную почту, приглашение еще не принято в системе, либо его доступ был деактивирован. Сначала проверьте правильность адреса входа, а затем попросите администратора проверить статус членства.

Распространенные ошибки

Не рассматривайте деактивацию как проблему с паролем или сбоем браузера. Обновление страницы, очистка кэша или перезапуск десктопного приложения не снимут осознанную блокировку на уровне рабочего пространства.

Не отправляйте новые приглашения повторно, пока не проверите историю старого профиля. Создание дублирующих приглашений усложнит аналитику логов входов и истории пользователя.

Не делайте деактивированного бывшего сотрудника внешним соавтором без предварительного анализа безопасности данных. Если он не должен иметь доступа к корпоративным материалам, сохраняйте его заблокированным. Если ему действительно нужен один документ, используйте минимальный уровень доступа только после одобрения администраторов.

Не путайте гостевой доступ с деактивированным доступом. Гость может вообще никогда не состоять в членах рабочего пространства. Деактивированный пользователь ранее имел полноценный профиль в пространстве, доступ которого теперь заблокирован.

Действия при восстановлении доступа

Если человек должен вернуться к полноценной работе в команде, администратор рабочего пространства должен активировать его профиль или отправить приглашение, подтвердить роль и попросить войти в систему под нужным адресом. Затем проверьте его участие во внутренних командах и права на контент.

Если человеку необходим доступ только к одному холсту, используйте рекомендации из статьи Приглашение гостей и внешних участников или настройте меню «Поделиться» этого холста после урегулирования блокировки на уровне пространства.

Если пользователь убежден, что его доступ был деактивирован по ошибке, ему следует обратиться напрямую к администраторам своего пространства, а не только в службу поддержки ALLO. Руководство пространства или ИТ-отдел вашей компании являются единственным авторитетом в принятии решений о составе участников.

Если администратор подтверждает, что доступ должен быть активен, но войти все равно не удается, обратитесь в службу поддержки. Укажите название пространства, адрес электронной почты, ссылку, время попытки и прикрепите скриншот сообщения об ошибке. Полноценный список необходимых параметров доступен в статье Связь со службой поддержки с правильными деталями.