Изменение роли члена пространства

Изменяйте роли при смене обязанностей в рабочем пространстве

Роли в рабочем пространстве определяют глобальные полномочия пользователей. Изменяйте роль пользователя в тех случаях, когда ему действительно требуется начать или прекратить управление участниками, настройками, оплатой, безопасностью или другими административными параметрами. Не используйте изменение роли в качестве первого средства решения проблемы с доступом к холсту только для чтения.

Если проблема связана с одним конкретным документом, настройте права доступа для этого элемента. Если проблема связана с администрированием всего пространства, скорректируйте роль пользователя. Это различие имеет критическое значение, так как права администратора значительно шире полномочий редактирования. Ознакомьтесь с общей моделью в статье Члены пространства, гости и внешние участники.

Доступность и разрешения

Где изменить роль пользователя

1. Убедитесь, что вы находитесь в нужном рабочем пространстве.
2. Откройте Настройки рабочего пространства → Члены пространства (или аналогичный интерфейс, доступный в вашем пространстве).
3. Выполните поиск нужного пользователя по его имени или адресу электронной почты.
4. Откройте меню выбора роли или список действий участника.
5. Выберите новую роль.
6. Подтвердите изменения, если ALLO запросит дополнительное подтверждение.
7. Попросите пользователя обновить страницу, если новые элементы управления не отобразились у него мгновенно.

Если вам не удается найти человека в списке, убедитесь, не является ли он внешним участником, гостем, приглашенным пользователем или деактивированным членом пространства. Изменять роли можно исключительно для активных членов рабочего пространства.

Перед повышением роли пользователя

Перед понижением роли пользователя

Понижайте роль пользователя, когда ему больше не требуются административные функции. Перед совершением этого действия обязательно убедитесь, что в рабочем пространстве остается другой активный администратор, способный управлять оплатой, восстановлением пользователей и общими настройками безопасности. Если уходящий администратор является единственным хранителем процессов, сначала полностью передайте его обязанности преемнику.

Понижение роли не удаляет работу, созданную пользователем ранее. Это действие лишь скроет от него административные разделы и сузит рамки управления. Если после изменения роли пользователь потерял доступ к конкретному холсту, проверьте и настройте права доступа для этого холста отдельно.

Роль в рабочем пространстве против прав на элементы

Изменение глобальных ролей является слишком грубым инструментом для решения проблем с доступом к отдельным холстам. Настраивайте права точечно и осознанно.

Примеры

Если руководитель отдела теперь отвечает за состав участников пространства, назначьте ему роль администратора или соответствующую роль для управления пользователями.

Если дизайнеру требуется внести правки на один холст, предоставьте ему доступ на редактирование этого холста. Не делайте его администратором всего пространства, если ему не требуются общие настройки безопасности и оплаты.

Если бывший администратор перешел в другой отдел, понизьте его роль, предварительно убедившись, что другой ответственный администратор имеет доступ к управлению оплатой, восстановлению аккаунтов и настройкам безопасности.

Если гостю требуется оставить Комментарий, обновите права ссылки совместного доступа или отправьте новое приглашение. Гости не могут становиться администраторами рабочего пространства.

Распространенные ошибки

Не делайте пользователя администратором всего пространства только потому, что он не может редактировать один холст. Это дает ему избыточные глобальные права и при этом все равно может не решить проблему с правами на конкретный приватный холст.

Не лишайте прав последнего активного администратора пространства без предварительного переноса роли преемнику. Кто-то должен постоянно контролировать приглашения, оплату, восстановление деактивированных пользователей и управление ролями.

Не ищите внешних участников в меню управления ролями членов пространства. Внешние участники не входят в состав членов пространства, поэтому управлять их доступом необходимо непосредственно из настроек тех документов, к которым им открыт доступ.

Не ожидайте, что изменение роли моментально обновит интерфейс во всех открытых вкладках браузера у пользователя. Попросите его вручную обновить страницу, если нужные настройки по-прежнему скрыты.

Действия при проблемах с изменением ролей

Если пользователь по-прежнему не может открыть документ после изменения роли, проверьте права на уровне контента. Воспользуйтесь статьями Предоставление доступа к холсту, Совместная работа с коллегами или Управление участниками проекта.

Если административный раздел остается скрытым, убедитесь, что пользователь находится в правильном рабочем пространстве и вошел в систему под той учетной записью, для которой была изменена роль. Затем попросите его обновить страницу или перезапустить десктопное приложение.

Если пользователь полностью пропал из списка, проверьте, не был ли он удален, деактивирован или приглашен под другой электронной почтой. См. статью Управление членами рабочего пространства.

Если изменение роли повлияло на доступ к оплате и пользователь больше не может открыть счета, убедитесь, что текущий тарифный план и новая роль действительно разрешают управление финансовыми вопросами. См. статью Просмотр платежной информации.

Если роль была изменена по ошибке, оперативно верните исходные настройки и проверьте историю финансовых или административных действий, если пользователю кратковременно открывался доступ к критически важным параметрам.