メンバーの役割を変更する
ワークスペース内の役割（ロール）を安全に更新し、管理者アクセスの範囲を理解し、個別のアイテム共有を使用した方がよい場合を把握します。
ワークスペースにおける管理責任の範囲が変わったときに役割を変更します
ワークスペースの役割（ロール）は、ワークスペース全体の広範な管理責任を制御するものです。メンバー、設定、お支払い、ワークスペース構成、またはその他の管理者アクションの管理を開始・終了するタイミングで、役割を変更してください。特定の閲覧専用キャンバスの編集権限を付与する目的で、最初の手段としてワークスペースの役割を変更しないように注意してください。
問題の発生原因が特定のアイテム単体にある場合は、該当アイテムの共有設定（権限）を変更してください。問題がワークスペース全体の管理操作に関わるものである場合は、ワークスペースの役割を変更します。管理者のアクセス範囲は個別のアイテム編集権限よりもはるかに広範であるため、この違いを理解しておくことが重要です。アクセス権モデルの全体像については、メンバー、ゲスト、外部共同作業者をご覧ください。
利用資格と権限
| 項目 | 詳細 |
|---|---|
| 利用可能なプラン | すべてのワークスペース。利用可能な役割やその名称（ラベル）は、プランやワークスペース設定によって異なる場合があります。 |
| 利用可能な環境 | ウェブアプリ、デスクトップアプリ、モバイルアプリ。 |
| 役割を変更できるユーザー | ワークスペース管理者、または役割変更を許可されたメンバー。 |
| 変更の対象となるユーザー | アクティブなワークスペースメンバー。ゲストや外部共同作業者は、メンバー役割メニューからではなく、共有アイテムの権限から個別に管理されます。 |
| 役割変更の影響範囲 | ワークスペースレベルの管理者機能。個別のアイテムに対する権限は、別途調整が必要な場合があります。 |
役割を変更する手順
- 現在開いているアクティブワークスペースが正しいか必ず確認します。
- ワークスペース設定 → メンバー、または該当するメンバー管理画面を開きます。
- 対象となるメンバーを名前やメールアドレスで検索します。
- 役割メニュー、またはメンバーのアクションメニューを開きます。
- 新しい役割を選択します。
- ALLOから確認用のポップアップが表示された場合は、内容を確認の上承認します。
- 変更されたコントロールがメンバーの画面に即座に反映されない場合は、該当のメンバーに画面の再読み込み（リフレッシュ）を依頼してください。
対象のメンバーが一覧に見つからない場合は、そのユーザーが外部共同作業者、ゲスト、招待中のユーザー、または無効化されたメンバーではないか確認してください。ワークスペースの役割を変更できるのは、現在有効なワークスペースメンバーのみです。
権限（ロール）を引き上げる前の確認事項
| 確認項目 | 重要である理由 |
|---|---|
| 正確な対象者とメールアドレス | 誤ったアカウントに対して不要な管理者権限を付与しないようにします。 |
| 実際の管理責任 | 管理者ロールは、一時的なタスクのためではなく、継続的にワークスペース管理業務を行うメンバーにのみ付与すべきです。 |
| お支払いへのアクセス | 管理者は通常、お支払い、ライセンス（シート）、AIクレジット、ストレージ、およびこれらに関連する設定を閲覧・管理できます。 |
| メンバーの管理責任 | 管理者は、他メンバーの招待、役割の変更、およびアクセスの無効化を実行できます。 |
| アイテムの権限 | 対象者が特定のプロジェクトやキャンバスのみを必要としている場合は、そのアイテムのみを共有してください。 |
権限（ロール）を引き下げる前の確認事項
メンバーに管理者としての業務責任がなくなった場合は、役割を引き下げてください。変更を行う前に、該当のユーザーが、お支払い、メンバーの復旧、またはワークスペース設定を管理する「唯一の管理者」ではないか必ず確認してください。もし特定のワークフローを把握している唯一の管理者である場合は、あらかじめ他のメンバーへ責任を移行してください。
役割を引き下げても、該当ユーザーが作成した業務データやコンテンツが自動消去されることはありません。管理者用のコントロールが非表示になり、管理できる範囲が制限されるだけです。役割変更後に特定のアイテムにアクセスできなくなった場合は、アイテム側の共有権限を個別に確認してください。
ワークスペースの役割と個別アイテム権限の使い分け
| 解決したい要望 | 適切な解決方法 |
|---|---|
| メンバーに特定のキャンバスを編集させたい | 該当キャンバスを直接「編集」権限で共有してください。 |
| メンバーに特定のプロジェクトを確認させたい | 該当プロジェクトやタスクを直接「閲覧」または「コメント」権限で共有してください。 |
| マネージャーにメンバーを招待させたい | ワークスペース管理者、またはメンバー招待権限を持つ役割を付与してください。 |
| 財務担当者にお支払いを管理させたい | サポートされているプランにおいて、お支払い管理が許可された役割を割り当ててください。 |
| クライアントにキャンバスへのコメントを許可したい | ワークスペースの役割を変更するのではなく、ゲストや外部共同作業者としてのアクセス経路を使用してください。 |
役割の変更は、特定のアイテムへのアクセス問題を解決するための手段としては強力（広範）すぎます。慎重に適用してください。
具体的な例
部門リーダーがワークスペースメンバー管理の責任を持つようになった場合は、そのユーザーをワークスペース管理者、またはメンバー管理用の役割に変更してください。
デザイナーが1つのキャンバスを編集・更新する必要がある場合は、該当キャンバスに対する編集権限を付与してください。ワークスペース設定の変更業務が不要であれば、管理者にするべきではありません。
過去に管理者を担当していたメンバーが別の部署へ異動した場合は、他の管理者がメンバー、お支払い、および復旧を管理できる状態であることを確認した上で、役割を引き下げてください。
ゲストにコメントを許可したい場合は、共有リンクや招待の権限設定を変更してください。ゲストをワークスペース管理者へ変更することはできません。
よくある誤り
特定のキャンバスを編集できないからといって、ユーザーを管理者に変更しないでください。ワークスペース全体に対する強力な権限を付与してしまい、セキュリティ上のリスクが生じるだけでなく、問題となっているキャンバス自体の権限エラーが解決しない場合があります。
唯一の有効な管理者の役割を、引き継ぎを行わずに引き下げないように注意してください。必ず誰かが、招待、お支払い、無効化の復旧、およびメンバー役割を管理できる状態でなければなりません。
役割メニューから外部共同作業者を探そうとしないでください。外部共同作業者はワークスペースメンバーではないため、共有されているアイテム側から直接管理されます。
役割を変更しても、メンバー側の開いているブラウザがリアルタイムで即座に更新されない場合があります。設定変更後に該当メンバーの画面が更新されない場合は、ページをリフレッシュするよう案内してください。
役割変更でトラブルが解決しない場合の復旧手順
役割を変更したもののメンバーが特定のアイテムを開けない場合は、個別アイテムの共有設定を確認してください。キャンバスを共有する、チームメンバーと共有する、またはプロジェクトのメンバー管理をご参照ください。
管理者用コントロールが表示されない場合は、メンバーが正しいワークスペースにサインインしており、役割を変更した正確なアカウントでログインしているか確認してください。その後、ページを更新するかデスクトップアプリを再起動します。
メンバー管理一覧から特定のユーザーが消失した場合は、メンバーシップが削除されたか、無効化されたか、または別のアドレス宛てに招待が送られたか確認してください。詳しくはワークスペースメンバーの管理をご覧ください。
役割変更に伴いお支払いへのアクセス権が変更されたものの、お支払い画面にアクセスできない場合は、現在の契約プランおよび役割がお支払いの管理をサポートしているか確認してください。詳しくはお支払いを開くをご覧ください。
役割の変更に誤りがあった場合は、速やかに元の設定に戻し、不要な権限公開中に機密設定やメンバーシップ、お支払いに不必要な変更が加えられていないか確認ログをチェックしてください。