Eine Mitgliedsrolle ändern

Ändern Sie Rollen, wenn sich die Workspace-Verantwortung ändert

Workspace-Rollen regeln die allgemeinen Zuständigkeiten im Workspace. Ändern Sie eine Rolle, wenn jemand mit der Verwaltung von Mitgliedern, Einstellungen, abrechnungsrelevanten Bereichen, Workspace-Konfigurationen oder anderen administrativen Aufgaben beginnen oder diese beenden soll. Nutzen Sie eine Änderung der Workspace-Rolle nicht als erste Notlösung für eine einzelne schreibgeschützte Canvas.

Wenn das Problem eine einzelne Arbeit betrifft, ändern Sie die Berechtigung für dieses spezifische Element. Wenn das Problem die Workspace-Verwaltung betrifft, ändern Sie die Workspace-Rolle. Diese Unterscheidung ist wichtig, da ein Admin-Zugriff weitaus umfassender ist als reine Bearbeitungsrechte. Das genaue Zugriffsmodell finden Sie unter Mitglieder, Gäste und externe Mitwirkende.

Verfügbarkeit und Berechtigungen

Wo Sie eine Rolle ändern können

1. Bestätigen Sie, dass Sie sich im richtigen Workspace befinden.
2. Öffnen Sie die Workspace-Einstellungen → Mitglieder (oder die entsprechende Mitgliederverwaltung Ihres Workspace).
3. Suchen Sie nach dem Mitglied anhand des Namens oder der E-Mail-Adresse.
4. Öffnen Sie das Rollenmenü oder die Mitgliedsaktionen.
5. Wählen Sie die neue Rolle aus.
6. Bestätigen Sie die Änderung, falls ALLO nach einer Bestätigung fragt.
7. Bitten Sie das Mitglied, die Ansicht zu aktualisieren, falls die sichtbaren Optionen nicht sofort angepasst werden.

Wenn Sie die Person in der Liste nicht finden können, prüfen Sie, ob es sich um einen externen Mitwirkenden, einen Gast, einen eingeladenen Benutzer oder ein deaktiviertes Mitglied handelt. Nur aktive Workspace-Mitglieder können Workspace-Rollen zugewiesen bekommen.

Vor dem Hochstufen einer Rolle zu beachten

Vor dem Herabstufen einer Rolle zu beachten

Stufen Sie eine Rolle herab, wenn eine Person keine administrative Verantwortung mehr benötigt. Vergewissern Sie sich vorab, dass diese Person nicht der einzige verbleibende Administrator ist, der die Abrechnung, Mitgliederwiederherstellung oder Workspace-Einstellungen verwalten kann. Wenn diese Person als Einzige über einen bestimmten Arbeitsablauf Bescheid weiß, übertragen Sie die Verantwortung vor der Herabstufung.

Das Herabstufen einer Rolle löscht nicht die bisherige Arbeit der Person. Es verbirgt lediglich die administrativen Optionen und verringert ihre Verwaltungsmöglichkeiten. Sollte die Person nach der Rollenänderung den Zugriff auf ein bestimmtes Element verlieren, überprüfen Sie die Berechtigungen für dieses Element separat.

Workspace-Rolle im Vergleich zu Elementberechtigung

Rollenänderungen sind ein sehr grobes Instrument, um den Zugriff auf einzelne Elemente zu regeln. Nutzen Sie sie mit Bedacht.

Beispiele aus der Praxis

Wenn ein Abteilungsleiter zukünftig für die Workspace-Mitgliedschaften verantwortlich ist, stufen Sie ihn zum Workspace-Admin hoch oder wählen Sie die Rolle, die Ihr Workspace für die Mitgliederverwaltung bereitstellt.

Wenn ein Designer eine einzelne Canvas aktualisieren muss, erteilen Sie ihm Bearbeitungsrechte für diese Canvas. Machen Sie ihn nicht zum Administrator, es sei denn, er benötigt auch Zugriff auf die Workspace-Einstellungen.

Wenn ein ehemaliger Administrator das Team wechselt, stufen Sie seine Rolle herab, sobald feststeht, dass ein anderer Administrator die Mitglieder, Abrechnungen und Wiederherstellungswege zuverlässig verwalten kann.

Wenn ein Gast Kommentarrechte benötigt, passen Sie den Freigabelink oder die Einladungsberechtigungen an. Gäste können keine Workspace-Administratoren werden.

Häufige Fehler

Machen Sie niemanden zum Administrator, nur weil er eine bestimmte Canvas nicht bearbeiten kann. Dies gewährt zu viele Rechte auf Workspace-Ebene und löst unter Umständen das eigentliche Berechtigungsproblem am Element selbst nicht.

Stufen Sie nicht den letzten aktiven Administrator herab, ohne eine geregelte Übergabe durchzuführen. Es muss immer eine Person geben, die Einladungen, Abrechnungen, die Reaktivierung von Mitgliedern und Rollen verwalten kann.

Suchen Sie nicht nach externen Mitwirkenden im Menü der Workspace-Rollen. Externe Mitwirkende sind keine Workspace-Mitglieder und werden direkt über das freigegebene Element verwaltet.

Gehen Sie nicht davon aus, dass eine Rollenänderung alle geöffneten Browser-Tabs sofort aktualisiert. Bitten Sie das Mitglied, die Seite neu zu laden, falls die erwarteten Optionen nach der Änderung noch verborgen sind.

Wenn eine Rollenänderung das Problem nicht löst

Wenn das Mitglied ein Element weiterhin nicht öffnen kann, überprüfen Sie die Berechtigungen dieses spezifischen Elements. Nutzen Sie die Artikel Eine Canvas freigeben oder Projektdetails freigeben.

Wenn administrative Optionen weiterhin ausgeblendet sind, bestätigen Sie, dass sich das Mitglied im richtigen Workspace befindet und mit dem Konto angemeldet ist, dessen Rolle geändert wurde. Laden Sie anschließend die Seite neu oder starten Sie die Desktop-App neu.

Wenn die Person aus der Mitgliederverwaltung verschwunden ist, prüfen Sie, ob sie entfernt, deaktiviert oder unter einer anderen E-Mail-Adresse eingeladen wurde. Nutzen Sie den Artikel Workspace-Mitglieder verwalten.

Wenn sich die Rollenänderung auf den Abrechnungszugriff auswirken sollte und die Person die Abrechnung nicht erreichen kann, prüfen Sie, ob der Workspace-Tarif und die Rolle eine Abrechnungsverwaltung zulassen. Siehe Abrechnungsbereich öffnen.

Wenn die Rollenänderung fehlerhaft war, machen Sie diese umgehend rückgängig und überprüfen Sie die letzten Mitglieder- oder Abrechnungsaktionen, falls die Rolle Zugriff auf sensible Optionen gewährt hatte.