Workspace-Mitglieder verwalten

Die Mitgliederverwaltung steuert, wer dem Workspace angehört

Nutzen Sie die Workspace-Mitgliederverwaltung, wenn Sie überprüfen müssen, wer dem Workspace angehört, Personen einladen, Rollen ändern, den Zugriff deaktivieren oder entfernen möchten oder wissen müssen, ob jemand ein vollwertiges Workspace-Mitglied ist. Nutzen Sie Personen, wenn Sie das Verzeichnis durchsuchen möchten. Nutzen Sie die Freigabedialoge (Teilen), wenn Sie den Zugriff auf ein einzelnes Canvas oder Projekt verwalten müssen.

Diese Unterscheidung verhindert viele unübersichtliche Behelfslösungen. Wenn eine Person kein Workspace-Mitglied ist, kann sie dennoch als externer Mitwirkender oder Gast Zugriff auf ein einzelnes freigegebenes Element haben. Wenn eine Person ein Workspace-Mitglied ist, benötigt sie unter Umständen dennoch Elementberechtigungen, um ein privates Canvas zu öffnen.

Für das Rollenmodell siehe Mitglieder, Gäste und externe Mitwirkende. Für Einladungen siehe Workspace-Mitglieder einladen.

Verfügbarkeit und Berechtigungen

Wo Sie Mitglieder finden

Nutzen Sie Startseite → Personen, wenn Sie Mitglieder, Teams oder das Organigramm durchsuchen möchten. Personen ist für die Suche und den Kontext konzipiert. Es hilft Teamkollegen, einander zu finden, ohne dass jede Suche zu einer Administratoraktion wird.

Nutzen Sie die Workspace-Einstellungen → Mitglieder oder die in Ihrem Workspace angezeigte Oberfläche zur Mitgliederverwaltung, wenn Sie administrative Kontrollen benötigen. Hier können Administratoren in der Regel Rollen überprüfen, Mitglieder einladen, den Zugriff ändern und deaktivierte Mitglieder verwalten.

In großen Workspaces können Mitgliederlisten über die Suche und Filter geladen werden, anstatt alle Personen auf einmal anzuzeigen. Wenn jemand nicht sofort erscheint, suchen Sie nach Name oder E-Mail-Adresse, löschen Sie Filter und bestätigen Sie den aktiven Workspace, bevor Sie annehmen, dass die Person fehlt.

Wenn die Mitgliederverwaltung ausgeblendet ist

Die Mitgliederverwaltung wird nicht einfach deshalb angezeigt, weil eine Person ein Projekt oder Canvas bearbeiten kann. Sie ist eine Oberfläche für Workspace-Administratoren, und ALLO blendet sie aus, wenn das aktuelle Konto, der Tarif oder der Workspace-Typ dies nicht zulassen.

Wenn der Workspace nur eine Person umfasst, kann die Mitgliederverwaltung fehlen, da keine Mitgliederliste verwaltet werden muss. Dies ist für Ein-Personen-Tarife das erwartete Verhalten und kein Ladefehler.

Was Sie verwalten können

Mitgliederstatus und ihre Bedeutung

Wenn Sie eine Person in der Mitgliederverwaltung nicht finden können, prüfen Sie, ob es sich tatsächlich um ein Workspace-Mitglied handelt. Externe Mitwirkende und Gäste müssen oft über das Canvas oder Projekt verwaltet werden, auf das sie Zugriff haben.

Gute Gewohnheiten in der Mitgliederverwaltung

Überprüfen Sie die Mitglieder, wenn Personen dem Workspace beitreten, ihn verlassen, das Team wechseln, ihre Verantwortung ändern oder Zugriff auf die Abrechnung bzw. Administration benötigen. Die Mitgliedschaft sollte das Team widerspiegeln, das tatsächlich zum Workspace gehört.

Halten Sie die Anzahl der Administratorrollen gering. Administratoren können in der Regel sensible Workspace-Einstellungen, Mitgliederlisten, Rollen, abrechnungsbezogene Steuerelemente und die Zugriffswiederherstellung verwalten. Vergeben Sie Administratorrechte, weil jemand die Workspace-Verwaltung verantwortet, nicht weil er ein einzelnes Canvas bearbeiten muss.

Nutzen Sie Teams, um Mitglieder zu organisieren, wenn der Workspace größer wird. Teams helfen, Abteilungen, Einheiten, Klassen, Kunden oder Arbeitsgruppen zu verstehen. Siehe Teams verwalten.

Nutzen Sie die Freigabe von Elementen für Kunden und kurzfristige Prüfer. Eine Workspace-Mitgliederliste sollte nicht zu einer Sammelstelle für jede Person werden, die jemals ein Canvas überprüft hat.

Beispiele

Wenn ein Teammitglied die Abteilung gewechselt hat, aktualisieren Sie seine Teammitgliedschaft und prüfen Sie, ob es noch Zugriff auf alte Arbeiten benötigt. Entfernen Sie nicht seine Workspace-Mitgliedschaft, es sei denn, es gehört dem Workspace überhaupt nicht mehr an.

Wenn jemand das Unternehmen verlässt, deaktivieren oder entfernen Sie den Workspace-Zugriff gemäß Ihren Workspace-Richtlinien. Dies sollte alte Links blockieren, bevor Projekt- oder Canvas-Berechtigungen geprüft werden.

Wenn ein externer Kunde berichtet, dass er den Workspace in seiner Seitenleiste nicht finden kann, ist dies unter Umständen das erwartete Verhalten. Wenn für ihn ein einzelnes Canvas als externer Mitwirkender freigegeben wurde, ist er kein Workspace-Mitglied und sieht das Workspace-Verzeichnis möglicherweise nicht.

Wenn ein Manager keine Mitglieder einladen kann, prüfen Sie seine Rolle. Er ist möglicherweise ein Projektbesitzer, aber kein Workspace-Administrator.

Berechtigungs- und Sichtbarkeitshinweise

Die Mitgliederverwaltung führt nicht jede Person auf, die Zugriff auf jedes Element hat. Ein Canvas kann Gäste oder externe Mitwirkende haben, die keine Workspace-Mitglieder sind. Um deren Zugriff zu entfernen, öffnen Sie das freigegebene Element und passen Sie dessen Berechtigung an.

Der Status als Workspace-Mitglied garantiert keinen automatischen Elementzugriff. Wenn ein Mitglied auf einem Canvas nur Lesezugriff hat, überprüfen Sie den Freigabedialog dieses Canvas. Wenn es ein Ziel/OKR-Element nicht sehen kann, überprüfen Sie die Ziel/OKR-Berechtigungen, Filter, den Archivierungsstatus und die Workspace-Rolle.

Die Deaktivierung ist restriktiver als ein schreibgeschützter Zugriff. Ein deaktiviertes Mitglied sollte alte Direktlinks nicht als Hintertür zum Workspace nutzen können. Die Wiederherstellung durch Administratoren muss an der Workspace-Mitglieder-Grenze erfolgen.

Häufige Fehler

• Erneutes Erstellen eines Mitglieds durch doppelte Einladungen
  • Senden Sie keine doppelten Einladungen, bevor Sie den Status der Person geprüft haben. Die Person ist bereits eingeladen, unter einer anderen E-Mail-Adresse aktiv oder deaktiviert.
• Entfernen eines Mitglieds, um ein einzelnes Canvas aus seiner Ansicht zu entfernen
  • Passen Sie stattdessen die Berechtigung dieses Canvas direkt an. Das Entfernen oder Deaktivieren des Mitglieds betrifft den gesamten Workspace.
• Die Annahme, dass eine ausgeblendete Admin-Schaltfläche ein Ladefehler ist
  • Wenn eine Aktion ausgeblendet ist, verfügen Sie unter Umständen nicht über die erforderliche Rolle, den Tarif oder den Workspace-Typ, um Mitglieder zu verwalten.
• Die Erwartung, dass eine Teammitgliedschaft allein den Zugriff auf alle privaten Elemente regelt
  • Teams organisieren Personen. Die Freigabe regelt weiterhin den Zugriff, sofern das Element eingeschränkt ist. Siehe Teams verwalten.

Fehlerbehebung in der Mitgliederverwaltung

• Ein Mitglied fehlt in der Übersicht
  • Mögliche Ursache: Sie befinden sich im falschen Workspace, die Suche schränkt das Ergebnis ein oder die Person ist ein Gast oder externer Mitwirkender anstelle eines Mitglieds.
  • Behebung: Überprüfen Sie den aktiven Workspace, suchen Sie nach der E-Mail-Adresse, löschen Sie Filter und prüfen Sie, ob die Person stattdessen über das jeweilige Element verwaltet werden muss.
• Eine Einladung kommt nicht an
  • Mögliche Ursache: Die E-Mail-Adresse ist fehlerhaft oder E-Mail-Filter blockieren den Empfang.
  • Behebung: Überprüfen Sie die Adresse, senden Sie die Einladung erneut und nutzen Sie Wenn eine Einladung nicht ankommt zur Überprüfung von Spam- und Quarantäne-Ordnern.
• Ein Mitglied kann nach dem Beitritt keine Arbeiten öffnen
  • Mögliche Ursache: Dem neuen Mitglied fehlen die Elementberechtigungen für die privaten Bereiche.
  • Behebung: Überprüfen Sie die Freigabe des Canvas oder Projekts direkt. Nutzen Sie Arbeit mit Teammitgliedern teilen für weitere Details.
• Eine reaktivierte Person benötigt wieder Zugriff
  • Mögliche Ursache: Es ist unklar, ob sie als vollwertiges Workspace-Mitglied zurückkehren oder nur Zugriff auf ein einzelnes Element erhalten soll.
  • Behebung: Entscheiden Sie, welcher Pfad korrekt ist. Nutzen Sie die Reaktivierung für die vollwertige Mitgliedschaft. Nutzen Sie die Freigabe auf Elementebene für eine gezielte, eingeschränkte Zusammenarbeit.
• Die Mitgliederliste ist nach einer Änderung nicht aktuell
  • Mögliche Ursache: Der Browser-Cache ist veraltet.
  • Behebung: Aktualisieren Sie die Seite (F5) und suchen Sie erneut. In großen Workspaces werden Listen nach dem aktuellen Filter geladen.