Workspace-Mitglieder verwalten

Die Mitgliederverwaltung steuert, wer dem Workspace angehört

Nutzen Sie die Workspace-Mitgliederverwaltung, wenn Sie überprüfen müssen, wer dem Workspace angehört, Personen einladen, Rollen ändern, den Zugriff deaktivieren oder entfernen möchten oder wissen müssen, ob jemand ein vollwertiges Workspace-Mitglied ist. Nutzen Sie Personen, wenn Sie das Verzeichnis durchsuchen möchten. Nutzen Sie die Freigabedialoge (Teilen), wenn Sie den Zugriff auf ein einzelnes Canvas oder Projekt verwalten müssen.

Diese Unterscheidung verhindert viele unübersichtliche Behelfslösungen. Wenn eine Person kein Workspace-Mitglied ist, kann sie dennoch als externer Mitwirkender oder Gast Zugriff auf ein einzelnes freigegebenes Element haben. Wenn eine Person ein Workspace-Mitglied ist, benötigt sie unter Umständen dennoch Elementberechtigungen, um ein privates Canvas zu öffnen.

Für das Rollenmodell siehe Mitglieder, Gäste und externe Mitwirkende. Für Einladungen siehe Workspace-Mitglieder einladen.

Verfügbarkeit und Berechtigungen

Wo Sie Mitglieder finden

Verwenden Sie die Verknüpfungen Mitglieder, Teams und Organigramm im Workspace-Header unter Start, wenn Sie Personen oder die Struktur durchsuchen möchten. In kompakten Layouts werden diese Verknüpfungen unter die Workspace-Identität verschoben. Auch die Avatare und die Mitgliederzahl unter dem Workspace-Namen öffnen Mitglieder.

Nutzen Sie die Workspace-Einstellungen → Mitglieder oder die in Ihrem Workspace angezeigte Oberfläche zur Mitgliederverwaltung, wenn Sie administrative Kontrollen benötigen. Hier können Administratoren in der Regel Rollen überprüfen, Mitglieder einladen, den Zugriff ändern und deaktivierte Mitglieder verwalten.

In großen Workspaces können Mitgliederlisten über die Suche und Filter geladen werden, anstatt alle Personen auf einmal anzuzeigen. Wenn jemand nicht sofort erscheint, suchen Sie nach Name oder E-Mail-Adresse, löschen Sie Filter und bestätigen Sie den aktiven Workspace, bevor Sie annehmen, dass die Person fehlt.

Wenn die Mitgliederverwaltung ausgeblendet ist

Die Mitgliederverwaltung wird nicht einfach deshalb angezeigt, weil eine Person ein Projekt oder Canvas bearbeiten kann. Sie ist eine Oberfläche für Workspace-Administratoren, und ALLO blendet sie aus, wenn das aktuelle Konto, der Tarif oder der Workspace-Typ dies nicht zulassen.

Wenn der Workspace nur eine Person umfasst, kann die Mitgliederverwaltung fehlen, da keine Mitgliederliste verwaltet werden muss. Dies ist für Ein-Personen-Tarife das erwartete Verhalten und kein Ladefehler.

Was Sie verwalten können

Wenn Ihr Workspace für zwei Mitglieder abgerechnet wurde, aber nur eines benötigt

Wechseln Sie nicht den Tarif, nur um die Anzahl abrechnungsrelevanter Mitglieder zu korrigieren. Ältere und aktuelle Tarifnamen lassen sich nicht allein anhand des Namens eins zu eins zuordnen, und ein Tarifwechsel kann mehr als die Anzahl der kostenpflichtigen Lizenzen verändern. Öffnen Sie zuerst die Abrechnung und notieren Sie den genauen Tarif, das Abrechnungsintervall, die Anzahl der kostenpflichtigen Lizenzen und die neueste Rechnung dieses Workspace. Vergleichen Sie die Anzahl anschließend mit den aktiven abrechnungsrelevanten Workspace-Mitgliedern unter Workspace-Einstellungen → Mitglieder.

1. Öffnen Sie Workspace-Einstellungen → Mitglieder und ermitteln Sie die beiden aktiven abrechnungsrelevanten Workspace-Mitglieder. Gäste, externe Mitwirkende und Betrachter freigegebener Canvases sind keine abrechnungsrelevanten Mitglieder. Ihr Entfernen verringert daher die Anzahl der kostenpflichtigen Lizenzen nicht.
2. Entscheiden Sie, was mit dem zusätzlichen Mitglied geschehen soll. Deaktivieren behält den Mitgliedseintrag und Verlauf bei, blockiert jedoch den Workspace-Zugriff. Aus Workspace entfernen löst die Mitgliedschaft. Für eine spätere Rückkehr als Workspace-Mitglied ist eine neue Einladung erforderlich. Übertragen Sie zuvor alle Arbeiten, die der Person gehören.
3. Deaktivieren oder entfernen Sie das zusätzliche abrechnungsrelevante Workspace-Mitglied. Bei kostenpflichtigen Workspace-Abonnements, die direkt in der Abrechnung verwaltet werden, berechnet ALLO die Anzahl der kostenpflichtigen Lizenzen aus den aktiven abrechnungsrelevanten Workspace-Mitgliedern neu. Dadurch sinkt die Anzahl von zwei Lizenzen auf eine.
4. Kehren Sie zur Abrechnung zurück und aktualisieren Sie die Seite. Bestätigen Sie, dass die Anzahl der kostenpflichtigen Lizenzen den aktiven abrechnungsrelevanten Workspace-Mitgliedern entspricht, und prüfen Sie die daraus entstandene Rechnung oder Gutschrift.

Wenn eine Rechnung bereits bezahlt wurde, überweist das Entfernen eines Mitglieds diese Zahlung nicht auf die Karte zurück. ALLO berechnet die ungenutzte Lizenzzeit anteilig und hält den Wert als Abrechnungsguthaben. Das Guthaben reduziert automatisch die aktuelle oder eine spätere Rechnung. Ein nach einer Rechnung verbleibender Betrag bleibt für spätere Rechnungen desselben Workspace verfügbar.

Wenn nach der Aktualisierung weiterhin zwei bezahlte Lizenzen angezeigt werden, entfernen Sie keine weitere Person. Prüfen Sie, ob das zweite Mitglied noch aktiv ist und ob der Workspace eine Enterprise-, Universitäts- oder andere institutionelle Vereinbarung mit im Voraus gekauften Lizenzen verwendet. Falls nicht und Mitgliederliste und Abrechnung weiterhin voneinander abweichen, kontaktieren Sie den Support mit Workspace-Name, aktuellem Tarif, Mitgliederzahl, Rechnungsnummer und erwarteter Anzahl kostenpflichtiger Lizenzen. Senden Sie niemals die vollständige Kartennummer.

Mitgliederstatus und ihre Bedeutung

Wenn Sie eine Person in der Mitgliederverwaltung nicht finden können, prüfen Sie, ob es sich tatsächlich um ein Workspace-Mitglied handelt. Externe Mitwirkende und Gäste müssen oft über das Canvas oder Projekt verwaltet werden, auf das sie Zugriff haben.

Gute Gewohnheiten in der Mitgliederverwaltung

Überprüfen Sie die Mitglieder, wenn Personen dem Workspace beitreten, ihn verlassen, das Team wechseln, ihre Verantwortung ändern oder Zugriff auf die Abrechnung bzw. Administration benötigen. Die Mitgliedschaft sollte das Team widerspiegeln, das tatsächlich zum Workspace gehört.

Halten Sie die Anzahl der Administratorrollen gering. Administratoren können in der Regel sensible Workspace-Einstellungen, Mitgliederlisten, Rollen, abrechnungsbezogene Steuerelemente und die Zugriffswiederherstellung verwalten. Vergeben Sie Administratorrechte, weil jemand die Workspace-Verwaltung verantwortet, nicht weil er ein einzelnes Canvas bearbeiten muss.

Nutzen Sie Teams, um Mitglieder zu organisieren, wenn der Workspace größer wird. Teams helfen, Abteilungen, Einheiten, Klassen, Kunden oder Arbeitsgruppen zu verstehen. Siehe Teams verwalten.

Nutzen Sie die Freigabe von Elementen für Kunden und kurzfristige Prüfer. Eine Workspace-Mitgliederliste sollte nicht zu einer Sammelstelle für jede Person werden, die jemals ein Canvas überprüft hat.

Beispiele

Wenn ein Teammitglied die Abteilung gewechselt hat, aktualisieren Sie seine Teammitgliedschaft und prüfen Sie, ob es noch Zugriff auf alte Arbeiten benötigt. Entfernen Sie nicht seine Workspace-Mitgliedschaft, es sei denn, es gehört dem Workspace überhaupt nicht mehr an.

Wenn jemand das Unternehmen verlässt, deaktivieren oder entfernen Sie den Workspace-Zugriff gemäß Ihren Workspace-Richtlinien. Dies sollte alte Links blockieren, bevor Projekt- oder Canvas-Berechtigungen geprüft werden.

Wenn ein externer Kunde berichtet, dass er den Workspace in seiner Seitenleiste nicht finden kann, ist dies unter Umständen das erwartete Verhalten. Wenn für ihn ein einzelnes Canvas als externer Mitwirkender freigegeben wurde, ist er kein Workspace-Mitglied und sieht das Workspace-Verzeichnis möglicherweise nicht.

Wenn ein Manager keine Mitglieder einladen kann, prüfen Sie seine Rolle. Er ist möglicherweise ein Projektbesitzer, aber kein Workspace-Administrator.

Berechtigungs- und Sichtbarkeitshinweise

Die Mitgliederverwaltung führt nicht jede Person auf, die Zugriff auf jedes Element hat. Ein Canvas kann Gäste oder externe Mitwirkende haben, die keine Workspace-Mitglieder sind. Um deren Zugriff zu entfernen, öffnen Sie das freigegebene Element und passen Sie dessen Berechtigung an.

Der Status als Workspace-Mitglied garantiert keinen automatischen Elementzugriff. Wenn ein Mitglied auf einem Canvas nur Lesezugriff hat, überprüfen Sie den Freigabedialog dieses Canvas. Wenn es ein Ziel/OKR-Element nicht sehen kann, überprüfen Sie die Ziel/OKR-Berechtigungen, Filter, den Archivierungsstatus und die Workspace-Rolle.

Die Deaktivierung ist restriktiver als ein schreibgeschützter Zugriff. Ein deaktiviertes Mitglied sollte alte Direktlinks nicht als Hintertür zum Workspace nutzen können. Die Wiederherstellung durch Administratoren muss an der Workspace-Mitglieder-Grenze erfolgen.

Häufige Fehler

Senden Sie keine doppelten Einladungen, bevor Sie den Status der Person geprüft haben. Sie kann bereits eingeladen, unter einer anderen E-Mail-Adresse aktiv oder deaktiviert sein.

Entfernen oder deaktivieren Sie kein Mitglied, um nur ein Canvas auszublenden. Passen Sie stattdessen die Berechtigung dieses Canvas direkt an.

Behandeln Sie eine ausgeblendete Admin-Schaltfläche nicht als Ladefehler. Die verfügbare Rolle, der Tarif oder der Workspace-Typ kann die Aktion absichtlich ausblenden.

Verlassen Sie sich nicht allein auf Teammitgliedschaft für private Elemente. Teams organisieren Mitglieder; die Freigabe regelt weiterhin den Elementzugriff. Siehe Teams verwalten.

Fehlerbehebung in der Mitgliederverwaltung

Wenn ein Mitglied fehlt, prüfen Sie den aktiven Workspace, suchen Sie nach der E-Mail-Adresse, löschen Sie Filter und stellen Sie fest, ob die Person stattdessen Gast oder externer Mitwirkender ist.

Wenn eine Einladung nicht ankommt, überprüfen Sie die Adresse und nutzen Sie Wenn eine Einladung nicht ankommt, bevor Sie erneut senden.

Wenn ein neues Mitglied keine Arbeit öffnen kann, prüfen Sie die Freigabe des Canvas oder Projekts. Nutzen Sie Arbeit mit Teammitgliedern teilen für die Elementberechtigung.

Wenn eine deaktivierte Person zurückkehren soll, entscheiden Sie zwischen vollständiger Reaktivierung und enger Elementfreigabe. Die Reaktivierung ist für volle Mitgliedschaft gedacht; Elementfreigabe für gezielte Zusammenarbeit.

• Die Mitgliederliste ist nach einer Änderung nicht aktuell
  • Mögliche Ursache: Der Browser-Cache ist veraltet.
  • Behebung: Aktualisieren Sie die Seite (F5) und suchen Sie erneut. In großen Workspaces werden Listen nach dem aktuellen Filter geladen.