Gerenciar membros do espaço de trabalho

O gerenciamento de membros define quem pertence ao espaço de trabalho

Utilize o gerenciamento de membros do espaço de trabalho para revisar quem pertence a ele, convidar novos usuários, alterar funções, desativar ou remover o acesso e verificar se alguém é membro integral do espaço de trabalho. Use o diretório Pessoas quando precisar apenas navegar pelas contas. Já as janelas de Compartilhar servem para gerenciar os acessos de um canvas ou projeto específico.

Essa distinção evita correções confusas. Se uma pessoa não é membro do espaço de trabalho, ela ainda pode ter acesso a um item compartilhado como colaborador externo ou convidado. Por outro lado, mesmo sendo membro do espaço de trabalho, a pessoa ainda pode precisar de permissões específicas de item para conseguir abrir um canvas privado.

Para compreender os perfis de acesso, consulte Membros, convidados e colaboradores externos. Para enviar novos convites, leia Convidar membros para o espaço de trabalho.

Disponibilidade e permissões

Onde encontrar os membros

Acesse Home → Pessoas quando precisar navegar pelos membros, equipes ou organograma. A seção Pessoas foi projetada para consultas rápidas e contextos diários, ajudando os integrantes da equipe a se localizarem sem a necessidade de uma ação administrativa para cada busca.

Utilize as Configurações do espaço de trabalho → Membros (ou a área de gerenciamento de membros equivalente) quando precisar de opções administrativas. É ali que os administradores costumam revisar funções, convidar membros, alterar o nível de acesso e gerenciar membros desativados.

Em espaços de trabalho muito extensos, as listas de membros podem ser carregadas dinamicamente através de buscas e filtros em vez de mostrar todos de uma vez. Se alguém não constar de imediato, faça uma busca por nome ou e-mail, limpe os filtros aplicados e confirme o espaço de trabalho ativo antes de presumir que a pessoa está ausente.

Por que a área de gerenciamento de membros pode estar oculta

O gerenciamento de membros não fica acessível simplesmente porque um usuário tem permissão de edição em um projeto ou canvas. Trata-se de uma interface exclusiva para administração e o ALLO a oculta quando a conta conectada, o plano contratado ou o tipo do espaço de trabalho não permite seu uso.

• A aba Membros não aparece:
  • Você pode não possuir perfil de administrador do espaço de trabalho.
  • O plano contratado do espaço de trabalho pode não disponibilizar o gerenciamento de membros.
  • Peça a um administrador do espaço de trabalho para verificar o seu perfil e as condições do plano.
• A aba Membros está ausente nos planos Edu ou Edu Pro:
  • Os planos Edu e Edu Pro pertencem à família de planos individuais na lógica de produto atual.
  • Utilize as opções de compartilhamento disponíveis para cada trabalho ou faça um upgrade de plano se o espaço de trabalho precisar de um gerenciamento normal de membros.
• O botão de enviar convites está ausente:
  • Você pode não ter permissão para convidar novos usuários.
  • O limite de licenças pode ter sido atingido.
  • O plano atual pode bloquear a inclusão de novos integrantes.
  • Consulte Convidar membros para o espaço de trabalho e Gerenciar limite de licenças.
• Apenas as configurações Gerais são exibidas:
  • O espaço de trabalho pode ter gerenciamento externo ou ser controlado por políticas organizacionais.
  • Peça ao proprietário do espaço de trabalho ou ao suporte técnico para verificar quem coordena essas configurações.
• Um colaborador do projeto ou canvas não consta na lista de Membros:
  • Ele pode ser um colaborador externo ou um convidado, e não um membro integral do espaço de trabalho.
  • Gerencie esses acessos diretamente a partir do projeto compartilhado correspondente ou do próprio canvas.

Se o espaço de trabalho possuir apenas uma pessoa cadastrada, o gerenciamento de membros pode não estar acessível simplesmente por não haver uma lista de membros a administrar. Esse comportamento é o padrão esperado para os planos individuais, não correspondendo a uma falha de carregamento do sistema.

O que você pode gerenciar

Status de membros e os seus significados

Se você não conseguir localizar uma pessoa no gerenciamento de membros, verifique se ela é realmente membro do espaço de trabalho. Colaboradores externos e convidados geralmente precisam ser gerenciados diretamente no canvas ou projeto ao qual possuem acesso.

Bons hábitos no gerenciamento de membros

Revise a lista de membros sempre que houver admissões, demissões, mudanças de equipes, alterações de responsabilidade ou necessidade de acessos administrativos ou de faturamento. A lista de associados deve refletir as pessoas que realmente participam do dia a dia daquele espaço de trabalho.

Mantenha as funções administrativas restritas. Os administradores geralmente gerenciam configurações críticas do espaço de trabalho, listas de membros, alterações de funções, faturamento e recuperação de acessos. Conceda acessos de administração apenas para quem realmente gerencia o espaço de trabalho, e não porque a pessoa precisa editar um canvas específico.

Utilize as equipes para organizar as pessoas quando o espaço de trabalho se tornar muito grande. As equipes ajudam a identificar departamentos, turmas, clientes ou grupos específicos de atuação. Consulte Gerenciar equipes.

Utilize o compartilhamento de itens para clientes e revisores pontuais. A lista de membros do espaço de trabalho não deve se tornar um repositório acumulativo de todas as pessoas que já abriram ou revisaram um canvas.

Exemplos práticos

Se um colega de equipe mudou de departamento, update a associação dele às equipes e revise se ele ainda precisa acessar os trabalhos antigos. Não remova a associação dele ao espaço de trabalho, a menos que ele realmente não precise mais acessá-lo.

Quando um integrante deixar a empresa, desative ou remova o acesso dele ao espaço de trabalho conforme a política interna da sua organização. Essa ação bloqueia links antigos antes mesmo de precisar revisar as permissões de projetos ou canvases individuais.

Se um cliente externo disser que não consegue visualizar o espaço de trabalho na sua barra lateral, isso pode ser o comportamento padrão. Caso ele tenha acesso a apenas um canvas como colaborador externo, ele não é membro do espaço de trabalho e não visualizará o diretório corporativo dele.

Se um gerente não conseguir convidar membros, verifique o perfil de acesso dele. Ele pode ser o proprietário do projeto sem possuir direitos de administrador do espaço de trabalho.

Observações sobre permissão e visibilidade

O gerenciamento de membros não lista todas as pessoas que possuem acesso a todos os itens. Um canvas pode ter convidados ou colaboradores externos que não são membros do espaço de trabalho. Para remover o acesso deles, abra o item compartilhado específico e faça a alteração de suas permissões.

O status de membro do espaço de trabalho não garante acesso a todos os itens dele. Se um membro estiver em modo de leitura em um canvas, verifique la janela de Compartilhar daquele canvas específico. Se ele não conseguir visualizar um item de Metas/OKRs, analise as permissões de Metas/OKRs, filtros, status de arquivamento e a função dele no espaço de trabalho.

A desativação é uma restrição mais profunda do que o acesso apenas para leitura. Um membro desativado não deve conseguir usar links diretos antigos como porta de entrada para o espaço de trabalho. A recuperação desse acesso por um administrador precisa ocorrer na própria barreira de associação do espaço de trabalho.

Erros comuns

• Recriar um membro enviando convites duplicados antes de analisar seu status atual: A conta pode já ter sido convidada, estar ativa sob outro e-mail ou constar como desativada.
• Remover um membro apenas para ocultar um canvas compartilhado específico de sua visualização: Ajuste as permissões do canvas de forma pontual. Remover ou desativar o membro afetará o acesso dele a todo o espaço de trabalho de forma ampla.
• Presumir que a ausência de um botão administrativo indica uma falha de carregamento: Se a opção estiver oculta, você pode não possuir a função, plano ou tipo de espaço de trabalho necessário para gerenciar membros.
• Esperar que pertencer a uma equipe conceda acesso automático a todos os itens privados: As equipes servem para organizar pessoas. O compartilhamento individual do item ainda é o controle que decide o acesso quando há restrições ativas.

Como recuperar quando o gerenciamento de membros parecer incorreto

• Um membro está ausente da lista principal:
  • Confirme o espaço de trabalho ativo conectado no aplicativo.
  • Realize uma busca utilizando o e-mail exato dele.
  • Limpe todos os filtros ativos de busca.
  • Certifique-se de que a pessoa não é um convidado ou colaborador externo em vez de um membro efetivo.
• O convite enviado está travado ou não foi recebido:
  • Confirme o e-mail cadastrado e tente reenviar apenas após orientar o usuário a analisar as pastas de spam, lixeira ou quarentena.
  • Consulte o artigo Quando um convite não é recebido.
• O usuário tornou-se membro, mas não consegue abrir nenhum trabalho:
  • Verifique as permissões individuais de cada item.
  • Consulte o artigo Compartilhar trabalho com colegas de equipe para ajustar a camada de compartilhamento.
• Uma pessoa desativada precisa recuperar os acessos:
  • Decida se ela deve voltar como membro integral do espaço de trabalho ou apenas receber acesso focado a um item específico.
  • A reativação é indicada para associação contínua ao espaço de trabalho. O compartilhamento externo é o caminho recomendado para colaboração pontual.
• A lista de membros parece desatualizada após uma modificação:
  • Recarregue a página no navegador e tente fazer a busca novamente. Em espaços muito grandes, os dados são atualizados dinamicamente conforme a busca e o status selecionados.