Gestire i membri del workspace

La gestione dei membri controlla chi appartiene al workspace

Utilizzate la gestione dei membri del workspace quando dovete verificare chi appartiene ad esso, invitare persone, modificare ruoli, disattivare o rimuovere l'accesso e comprendere se un utente è un membro a pieno titolo del workspace. Utilizzate la sezione Persone quando dovete semplicemente consultare l'elenco dei contatti. Utilizzate le schermate di condivisione quando dovete gestire l'accesso a un singolo canvas o progetto.

Questa distinzione evita molte soluzioni confuse. Se una persona non è un membro del workspace, potrebbe comunque avere accesso a un singolo elemento condiviso come collaboratore esterno o ospite. Se una persona è un membro del workspace, potrebbe comunque necessitare del permesso dell'elemento per aprire un canvas privato.

Per informazioni sul modello dei ruoli, consultate Membri, ospiti e collaboratori esterni. Per gli inviti, consultate Invitare membri nel workspace.

Disponibilità e permessi

Dove trovare i membri

Utilizzate Home → Persone quando dovete consultare i membri, i team o l'organigramma. La sezione Persone è progettata per la ricerca e la consultazione del contesto: aiuta i colleghi a trovarsi a vicenda senza trasformare ogni ricerca in un'azione amministrativa.

Utilizzate Impostazioni del workspace → Membri, o la schermata di gestione dei membri disponibile nel vostro workspace, quando avete bisogno di controlli amministrativi. È qui che gli amministratori possono solitamente verificare i ruoli, invitare membri, modificare l'accesso e gestire i membri disattivati.

Nei workspace di grandi dimensioni, gli elenchi dei membri possono essere caricati tramite ricerca e filtri anziché mostrare tutti gli utenti contemporaneamente. Se qualcuno non appare immediatamente, cercatelo per nome o email, cancellate i filtri e confermate il workspace attivo prima di presumere che sia mancante.

Quando la gestione dei membri è nascosta

La gestione dei membri non viene mostrata solo perché un utente può modificare un progetto o un canvas. Si tratta di una schermata riservata all'amministratore del workspace e ALLO la nasconde quando l'account, il piano o il tipo di workspace corrente non sono autorizzati a utilizzarla.

Se il workspace comprende un'unica persona, la gestione dei membri può essere assente perché non vi è un elenco di membri da amministrare. Questo è il comportamento previsto per gli stati del piano per utente singolo: non si tratta di un errore di caricamento.

Cosa è possibile gestire

Stati dei membri e loro significato

Se non riuscite a trovare una persona nella gestione dei membri, verificate se si tratta effettivamente di un membro del workspace. I collaboratori esterni e gli ospiti devono spesso essere gestiti direttamente dal canvas o dal progetto a cui possono accedere.

Buone abitudini per la gestione dei membri

Esaminate l'elenco dei membri quando le persone si uniscono, lasciano l'azienda, cambiano team, modificano le proprie responsabilità o necessitano di accesso alla fatturazione o all'amministrazione. L'appartenenza deve riflettere il team che collabora realmente all'interno del workspace.

Limitate il numero di ruoli di amministrazione. Gli amministratori possono generalmente gestire impostazioni sensibili del workspace, elenchi dei membri, ruoli, controlli relativi alla fatturazione e il ripristino degli accessi. Concedete l'accesso come amministratore perché una persona si occupa dell'amministrazione del workspace, non perché ha semplicemente bisogno di modificare un singolo canvas.

Utilizzate i team per organizzare i membri quando il workspace diventa numeroso. I team aiutano a comprendere la suddivisione in reparti, gruppi, classi, clienti o gruppi di lavoro. Consultate Gestire i team.

Utilizzate la condivisione degli elementi per i clienti e i revisori a breve termine. L'elenco dei membri del workspace non deve diventare un contenitore per chiunque abbia semplicemente esaminato un canvas in passato.

Esempi

Se un collega cambia reparto, aggiornate la sua appartenenza al team ed esaminate se ha ancora bisogno di accedere al vecchio lavoro. Non rimuovete la sua iscrizione al workspace a meno che non debba più far parte del workspace stesso.

Se qualcuno lascia l'azienda, disattivate o rimuovete il suo accesso al workspace in base alle policy del workspace. Questo deve bloccare i vecchi collegamenti prima ancora di valutare i permessi dei progetti o dei canvases.

Se un cliente esterno segnala di non riuscire a trovare il workspace nella sua barra laterale, questo potrebbe essere il comportamento previsto. Se è stato condiviso con lui un solo canvas come collaboratore esterno, non è un membro del workspace e potrebbe non visualizzare la directory del workspace.

Se un manager non riesce a invitare membri, verificate il suo ruolo. Potrebbe essere il proprietario di un progetto ma non un amministratore del workspace.

Note su permessi e visibilità

La gestione dei membri non elenca tutte le persone che possono accedere a ciascun elemento. Un canvas può avere ospiti o collaboratori esterni che non sono membri del workspace. Per rimuovere il loro accesso, aprite l'elemento condiviso e regolate i relativi permessi.

Lo stato di membro del workspace non garantisce l'accesso ai singoli elementi. Se un membro ha accesso in sola lettura su un canvas, verificate la schermata Condividi di quel canvas. Se non riesce a visualizzare un elemento Obiettivi/OKR, verificate i permessi degli Obiettivi/OKR, i filtri applicati, lo stato di archiviazione e il ruolo nel workspace.

La disattivazione ha un effetto più forte dell'accesso in sola visualizzazione. Un membro disattivato non deve utilizzare i vecchi collegamenti diretti come scorciatoia per accedere al workspace. Il ripristino da parte dell'amministratore deve avvenire al confine dell'appartenenza al workspace.

Errori comuni

Non ricreate un membro inviando inviti duplicati prima di aver verificato il suo stato. Potrebbe essere già stato invitato, essere attivo con un'altra email o essere stato disattivato.

Non rimuovete un membro solo per escludere un singolo canvas condiviso dalla sua vista. Regolate invece i permessi del canvas. La rimozione o la disattivazione del membro influiscono sull'intero workspace.

Non presumete che un pulsante di amministrazione mancante sia un errore di caricamento. Se l'azione è nascosta, potreste non disporre del ruolo, del piano o del tipo di workspace necessari per gestire i membri.

Non aspettatevi che l'appartenenza a un team conceda automaticamente l'accesso a ogni elemento privato. I team organizzano le persone, ma la condivisione controlla comunque l'accesso laddove l'elemento sia limitato. Consultate Gestire i team.

Risoluzione dei problemi quando la gestione dei membri sembra errata

Se un membro risulta mancante, verificate il workspace attivo, cercate tramite email, cancellate i filtri e verificate se l'utente è un ospite o un collaboratore esterno anziché un membro.

Se un invito risulta bloccato, verificate l'indirizzo email e inviatelo nuovamente solo dopo aver controllato la cartella spam e la quarantena. Utilizzate la guida Quando un invito non arriva.

Se una persona non riesce ad aprire un elemento dopo essere diventata membro, verificate i permessi dell'elemento. Utilizzate la guida Condividere il lavoro con i colleghi per gestire il livello di condivisione.

Se una persona disattivata deve tornare nel workspace, decidete se debba rientrare come membro a pieno titolo o ricevere l'accesso unicamente a un singolo elemento condiviso. La riattivazione è la scelta corretta per l'appartenenza completa. La condivisione esterna è adatta per collaborazioni limitate.

Se l'elenco dei membri sembra obsoleto dopo una modifica, aggiornate la pagina ed eseguite nuovamente la ricerca. Nei workspace di grandi dimensioni, gli elenchi possono caricarsi in base alla ricerca e allo stato corrente, pertanto la persona potrebbe non apparire fino a quando non viene selezionato il filtro corretto.