Gestire i limiti di licenze

Le licenze controllano quante persone possono far parte del piano dell'area di lavoro

Una Licenza rappresenta la capacità a pagamento per un membro dell'area di lavoro. Se l'area di lavoro ha più membri attivi di quanti consentiti dal piano, ALLO mostrerà un avviso di superamento delle licenze. Gli amministratori possono risolvere la situazione aggiungendo licenze, modificando il piano o riducendo il numero di membri.

I limiti di licenze sono limiti di fatturazione legati all'area di lavoro. Non coincidono con le sessioni attive, i permessi di condivisione del canvas, i permessi della dashboard o i limiti di archiviazione. Se una persona ha effettuato l'accesso su troppi dispositivi, consultate Gestire le sessioni attive. Se all'area di lavoro appartengono troppe persone, fate riferimento a questo articolo.

Disponibilità

Cosa viene calcolato come licenza

L'elenco dei membri dell'area di lavoro è la prima sezione da verificare. I membri attivi solitamente concorrono al conteggio dell'utilizzo delle licenze. I membri rimossi o disattivati non vengono trattati allo stesso modo dei collaboratori attivi. Gli utenti invitati come Ospite, i collaboratori esterni e gli spettatori tramite link condiviso possono comportarsi diversamente a seconda della modalità di invito e dell'accesso concesso.

Utilizzate la sezione Gestire i membri per verificare l'effettivo elenco dei membri, i ruoli, gli inviti e gli utenti disattivati. Se un utente ha accesso solo a un singolo canvas condiviso e non è un membro a tutti gli effetti dell'area di lavoro, non presumete che sia la causa dell'avviso di superamento delle licenze prima di aver verificato l'elenco dei membri.

Come viene segnalato il superamento del limite di licenze

ALLO può mostrare un banner nell'area di lavoro quando il numero di membri supera il Limite di licenze acquistato. Se sono presenti anche problemi di pagamento o di archiviazione, potrebbe essere visualizzato per primo un banner differente. I problemi relativi ai pagamenti non andati a buon fine hanno solitamente la priorità, poiché una fattura insoluta può influire sull'intera area di lavoro.

Gli amministratori dispongono solitamente di un'azione di ripristino che apre la sezione Fatturazione o la gestione dei membri. Gli utenti non amministratori potrebbero visualizzare un messaggio che richiede loro di contattare un amministratore. Questa distinzione di ruoli è intenzionale. L'acquisto di nuove licenze o la rimozione dei membri costituisce una decisione esclusiva degli amministratori dell'area di lavoro.

Opzioni di ripristino per gli amministratori

Non rimuovete gli utenti al solo scopo di eliminare un banner. Verificate innanzitutto se possiedono progetti importanti, dashboard, file o canvas. Se un utente ha lasciato l'azienda, trasferite la proprietà o verificate l'accesso prima di rimuoverlo.

Aggiungere licenze

Aprite la sezione Fatturazione e scegliete l'azione relativa alle licenze o al piano. Verificate il nuovo numero di licenze, il prezzo, l'intervallo di fatturazione e l'anteprima della fattura prima di confermare. Se l'area di lavoro utilizza un contratto personalizzato, ALLO potrebbe indirizzarvi alla sezione Contatta il team vendite anziché al checkout.

Nelle aree di lavoro a pagamento, l'aggiunta di licenze può comportare un addebito proporzionale automatico per la parte restante del periodo di fatturazione corrente. La sezione Fatturazione mostra un'anteprima della fattura prima della conferma, in modo che l'amministratore possa verificare il nuovo numero di licenze e l'eventuale importo dovuto immediatamente. Se il metodo di pagamento richiede una verifica, completate la procedura di verifica protetta prima di tornare su ALLO.

Alcuni piani sincronizzano la quantità di licenze in base al numero di membri attivi. In questo caso, l'aggiunta o la rimozione di membri fatturabili può attivare un aggiornamento automatico della quantità dell'abbonamento anziché richiedere la compilazione manuale del campo delle licenze. ALLO impedisce comunque di impostare la quantità a pagamento a un valore inferiore al numero di membri attivi fatturabili.

La rimozione o la disattivazione dei membri può ridurre le esigenze future di licenze nei piani con licenze flessibili idonei, ma non si traduce automaticamente in un rimborso.

Se il fornitore di servizi di fatturazione applica un credito proporzionale in seguito a una riduzione delle licenze:

• La sezione Fatturazione lo mostra come credito in fattura o sul conto.
• Questo credito non viene convertito in crediti AI.
• Potrebbe essere applicato a una fattura futura anziché essere rimborsato sulla carta di pagamento.

Consultate Fatturazione equa e ripartizione proporzionale per conoscere il modello di fatturazione completo.

Dopo aver aggiunto le licenze, aggiornate l'area di lavoro se il banner persiste. La conferma del pagamento e la sincronizzazione della fatturazione possono richiedere alcuni minuti. Se il numero di membri supera ancora il nuovo totale di licenze acquistate dopo l'aggiornamento, sarà necessario aggiungere ulteriori licenze o ridurre l'elenco dei membri.

Ridurre il numero di membri

Aprite Gestire i membri, verificate i membri attivi, gli inviti in sospeso e i ruoli, quindi rimuovete o disattivate le persone che non hanno più bisogno dell'accesso. Se gli inviti in sospeso rientrano nel calcolo delle licenze dell'area di lavoro, l'annullamento dei vecchi inviti potrebbe essere d'aiuto. In caso contrario, l'elenco dei membri attivi rimane la sezione principale da controllare.

Prima di rimuovere un utente, verificate se possiede contenuti condivisi importanti. La rimozione di un membro può modificare la modalità di visualizzazione dei suoi contenuti da parte degli altri utenti e potrebbe impedirgli di aprire dashboard, progetti e canvas dell'area di lavoro. Se l'utente deve continuare a collaborare su un singolo canvas, valutate se una condivisione esterna sia più adatta rispetto all'associazione come membro a tutti gli effetti dell'area di lavoro.

Ripristino per utenti non amministratori

Se non siete amministratori, inviate a un amministratore le informazioni sul banner e sul nome dell'area di lavoro. Se siete a conoscenza del motivo per cui l'area di lavoro ha superato il limite, includete questo dettaglio: ad esempio, "oggi sono stati invitati tre collaboratori esterni" o "due ex dipendenti sono ancora registrati come membri attivi".

Se l'avviso di superamento del Limite di licenze blocca il vostro lavoro e non vi sono amministratori disponibili, contattate il supporto. Il supporto potrebbe comunque richiedere l'intervento di un proprietario dell'area di lavoro autorizzato o di un contatto di fatturazione prima di modificare la capacità a pagamento.

Limite di licenze rispetto ai problemi di accesso

Modifiche alle licenze con contratti personalizzati

Se la sezione Fatturazione mostra l'opzione Contatta il team vendite, utilizzate quel percorso per le modifiche alle licenze. Le aree di lavoro con contratti personalizzati possono presentare condizioni dedicate, sconti, intervalli di fatturazione o impegni sul numero di licenze che non possono essere modificati in sicurezza dal normale flusso di checkout.

Quando contattate il team vendite o il supporto, includete il numero di membri corrente, il numero di licenze desiderato, i tempi di rinnovo e se l'avviso di superamento del Limite di licenze sta bloccando attività urgenti.

Risoluzione dei problemi relativi alle licenze

Quando contattare il supporto

Contattate il supporto se il numero di licenze nella sezione Fatturazione non corrisponde all'elenco dei membri dopo l'aggiornamento, se l'acquisto delle licenze è andato a buon fine ma il banner persiste, se l'amministratore della fatturazione ha lasciato l'azienda o se l'area di lavoro utilizza un contratto personalizzato e l'accesso urgente è bloccato. Includete il nome dell'area di lavoro, l'numero di membri corrente, il numero di licenze desiderato e uno screenshot dell'avviso.