워크스페이스 멤버 관리하기
멤버를 검색하고, 역할과 비활성화 상태를 확인하고, 개별 공유가 아니라 워크스페이스 멤버 관리에서 다뤄야 하는 사람을 구분합니다.
멤버 관리는 워크스페이스에 속한 사람을 정리합니다
워크스페이스에 누가 속해 있는지 확인하고, 사람을 초대하고, 역할을 바꾸고, 비활성화하거나 접근을 제거하고, 누군가가 정식 워크스페이스 멤버인지 판단해야 할 때 워크스페이스 멤버 관리를 사용합니다. 사람 목록을 둘러보려면 멤버를 사용하세요. 캔버스 하나나 프로젝트 하나의 접근 권한만 관리해야 한다면 공유 대화상자를 사용합니다.
이 구분을 잡아 두면 권한을 억지로 고치는 일이 줄어듭니다. 워크스페이스 멤버가 아닌 사람도 외부 협업자나 비회원으로 공유된 작업 하나에 접근할 수 있습니다. 반대로 워크스페이스 멤버라도 비공개 캔버스를 열려면 해당 항목의 권한이 따로 필요할 수 있습니다.
역할 모델은 멤버, 비회원, 외부 협업자를 참고하세요. 초대는 워크스페이스 멤버 초대하기에서 다룹니다.
지원 범위 및 권한
| 항목 | 상세 내용 |
|---|---|
| 사용 가능 플랜 | 모든 워크스페이스. 일부 작업은 플랜, 라이선스 한도, 관리자 설정에 따라 달라질 수 있습니다. |
| 지원 환경 | 웹 앱, 데스크톱 앱, 모바일 앱. |
| 멤버를 볼 수 있는 사람 | 워크스페이스 멤버는 보통 멤버 목록과 검색을 사용할 수 있습니다. |
| 멤버를 관리할 수 있는 사람 | 워크스페이스 관리자 또는 멤버 관리 권한을 받은 사람. |
| 역할을 바꿀 수 있는 사람 | 워크스페이스 관리자 또는 역할 관리 권한을 받은 사람. |
| 멤버를 비활성화하거나 재활성화할 수 있는 사람 | 워크스페이스와 플랜이 이 작업을 지원하는 경우의 워크스페이스 관리자. |
멤버를 찾는 위치
멤버, 팀, 조직도를 둘러봐야 할 때는 홈의 워크스페이스 헤더에 있는 바로가기를 사용합니다. 좁은 화면에서는 이 바로가기들이 워크스페이스 정보 아래로 내려갑니다. 워크스페이스 이름 아래의 멤버 아바타와 인원 수도 멤버 화면을 엽니다. 이 화면들은 검색과 맥락 확인을 위한 공간이라 동료를 찾는 일까지 매번 관리자 작업으로 만들지 않습니다.
관리자 제어가 필요할 때는 워크스페이스 설정 → 멤버를 열거나, 현재 워크스페이스에 노출된 멤버 관리 화면을 사용합니다. 이곳에서 관리자는 보통 역할을 검토하고, 멤버를 초대하고, 접근 권한을 바꾸고, 비활성화된 멤버를 처리합니다.
큰 워크스페이스에서는 모든 사람을 한 번에 보여주지 않고 검색과 필터로 멤버 목록을 불러올 수 있습니다. 찾는 사람이 바로 보이지 않으면 이름이나 이메일로 검색하고, 필터를 지우고, 현재 열려 있는 워크스페이스가 맞는지 확인한 뒤 누락으로 판단하세요.
멤버 관리가 보이지 않는 경우
프로젝트나 캔버스를 편집할 수 있다고 해서 멤버 관리가 항상 보이는 것은 아닙니다. 멤버 관리는 워크스페이스 관리자용 화면이며, ALLO는 현재 계정, 플랜, 워크스페이스 유형에서 사용할 수 없을 때 이 화면을 숨깁니다.
| 화면에서 보이는 상태 | 흔한 이유 | 할 일 |
|---|---|---|
| 멤버 탭이 없음 | 워크스페이스 관리자가 아니거나, 현재 플랜에서 멤버 관리를 제공하지 않을 수 있습니다. | 워크스페이스 관리자에게 역할과 플랜을 확인해 달라고 요청하세요. |
| Edu 또는 Edu Pro에서 멤버 탭이 없음 | 현재 제품 로직에서 Edu와 Edu Pro는 1인 플랜 계열입니다. | 작업에서 제공되는 공유 기능을 사용하거나, 일반 멤버 관리가 필요한 워크스페이스라면 플랜을 변경하세요. |
| 초대 버튼이 없음 | 초대 권한이 없거나, 라이선스 한도가 막혔거나, 플랜에서 더 많은 멤버를 허용하지 않을 수 있습니다. | 워크스페이스 멤버 초대하기와 라이선스 한도 관리하기를 확인하세요. |
| 일반 설정만 표시됨 | 워크스페이스가 외부에서 관리되거나 정책으로 제어될 수 있습니다. | 워크스페이스 소유자나 고객지원팀에 관리자 설정을 누가 관리하는지 물어보세요. |
| 프로젝트나 캔버스 협업자가 멤버 목록에 없음 | 그 사람은 워크스페이스 멤버가 아니라 외부 협업자나 비회원일 수 있습니다. | 공유된 프로젝트나 캔버스에서 권한을 관리하세요. |
워크스페이스에 한 사람만 있다면 관리할 멤버 목록이 없어서 멤버 관리가 없을 수 있습니다. 1인 플랜 상태에서는 정상입니다. 로딩 실패와는 다릅니다.
관리할 수 있는 작업
| 작업 | 사용하는 때 | 참고 |
|---|---|---|
| 멤버 검색 또는 필터링 | 큰 워크스페이스에서 특정 사람을 찾아야 할 때. | 사용할 수 있다면 이름, 이메일, 팀, 상태 필터를 시도하세요. |
| 멤버 초대 | 누군가가 워크스페이스에 합류해야 할 때. | 워크스페이스 멤버 초대하기를 사용하세요. |
| 역할 변경 | 누군가의 관리자 책임이 바뀌었을 때. | 멤버 역할 변경하기를 사용하세요. |
| 팀 검토 | 그룹 소속을 이해해야 할 때. | 팀은 조직을 돕지만 모든 항목 권한을 대신하지는 않습니다. |
| 비활성화 또는 접근 제거 | 더 이상 워크스페이스에 속하면 안 되는 사람이 있을 때. | 비활성화하면 기존 워크스페이스 링크가 막힙니다. 비활성화된 워크스페이스 접근하기를 참고하세요. |
| 멤버 재활성화 | 비활성화된 사람이 워크스페이스 멤버로 돌아와야 할 때. | 전체 워크스페이스 멤버십으로 복구하는 것이 맞는지 확인하세요. |
멤버 2명분을 결제했지만 1명만 필요할 때
청구 대상 멤버 수를 바로잡기 위해 플랜부터 바꾸지 마세요. 이전 플랜 이름과 현재 플랜은 이름만으로 일대일 대응하지 않으며, 플랜을 바꾸면 유료 라이선스 수 외의 조건도 달라질 수 있습니다. 먼저 결제를 열어 이 워크스페이스에 연결된 정확한 플랜, 결제 주기, 유료 라이선스 수, 최신 인보이스를 확인합니다. 그런 다음 워크스페이스 설정 → 멤버에 표시된 활성 청구 대상 워크스페이스 멤버 수와 비교하세요.
- 워크스페이스 설정 → 멤버를 열고 활성 청구 대상 워크스페이스 멤버 2명이 누구인지 확인하세요. 비회원, 외부 협업자, 공유 캔버스 뷰어는 청구 대상 워크스페이스 멤버가 아니므로 이들을 제거해도 유료 라이선스 수는 줄지 않습니다.
- 더 이상 필요하지 않은 멤버를 어떻게 처리할지 정하세요. 비활성화는 멤버 기록과 작업 이력을 남기면서 워크스페이스 접근을 막습니다. 워크스페이스에서 제거는 멤버 관계를 끊으므로, 다시 워크스페이스 멤버가 되려면 새 초대가 필요합니다. 제거하기 전에는 그 사람이 담당한 작업을 먼저 이전하세요.
- 불필요한 청구 대상 워크스페이스 멤버를 비활성화하거나 제거하세요. 결제에서 직접 관리하는 유료 워크스페이스 구독에서는 ALLO가 활성 청구 대상 워크스페이스 멤버 수에 맞춰 유료 라이선스 수를 다시 계산하므로, 유료 라이선스가 2개에서 1개로 줄어듭니다.
- 결제로 돌아가 새로고침하세요. 유료 라이선스 수가 활성 청구 대상 워크스페이스 멤버 수와 맞는지 확인하고, 변경으로 생긴 인보이스나 결제 크레딧을 검토합니다.
인보이스 결제가 이미 끝났다면 멤버를 제거해도 결제 금액이 카드로 되돌아가지는 않습니다. ALLO는 사용하지 않은 라이선스 기간을 일할 계산해 그 금액을 결제 크레딧으로 보관합니다. 크레딧은 현재 또는 이후 인보이스에서 자동으로 차감되며, 한 번에 다 쓰이지 않은 금액은 같은 워크스페이스의 다음 인보이스에 남습니다.
결제 크레딧은 결제 계정에 남는 금액입니다. 현금, 카드 자동 환불, AI 크레딧이 아닙니다. 엔터프라이즈 또는 대학·교육기관처럼 정해진 라이선스 수를 선구매한 계약은 계약 수량을 따릅니다. 이런 워크스페이스에서는 멤버를 제거해도 구매한 라이선스 수가 자동으로 줄거나 결제 크레딧이 생기지 않습니다. 자세한 예외는 결제 변경과 일할 계산에서 확인할 수 있지만, 이 워크스페이스의 최종 기록은 결제에 표시된 플랜, 유료 라이선스 수, 인보이스, 크레딧입니다.
새로고침한 뒤에도 유료 라이선스 수가 2로 남아 있다면 다른 멤버를 추가로 제거하지 마세요. 두 번째 멤버가 아직 활성 상태인지, 엔터프라이즈 또는 대학·교육기관의 라이선스 선구매 계약을 사용 중인지 확인합니다. 선구매 계약이 아닌데도 멤버 목록과 결제 정보가 계속 다르면 워크스페이스 이름, 현재 플랜, 멤버 수, 인보이스 번호, 예상 유료 라이선스 수를 적어 고객지원팀에 문의하세요. 카드 번호 전체는 보내지 마세요.
멤버 상태와 의미
| 상태 또는 관계 | 의미 | 관리 위치 |
|---|---|---|
| 활성 멤버 | 워크스페이스에 속해 있으며 허용된 워크스페이스 영역을 사용할 수 있는 사람입니다. | 멤버 관리와 멤버 목록. |
| 워크스페이스 관리자 | 관리자 책임을 가진 활성 멤버입니다. | 멤버 역할 제어. |
| 초대된 멤버 | 초대가 전송되었지만 아직 수락하지 않았을 수 있는 사람입니다. | 지원되는 경우 초대 관리 또는 멤버 목록. |
| 비활성화된 멤버 | 워크스페이스와의 관계가 차단된 사람입니다. | 관리자 멤버 관리와 비활성화 복구. |
| 외부 협업자 | 워크스페이스 멤버는 아니지만 공유된 항목 하나에 접근할 수 있는 사람입니다. | 공유된 항목의 권한 화면. |
| 비회원 | 비회원 접근이나 공유 링크로 들어온 사람입니다. | 공유된 캔버스 또는 비회원 접근 화면. |
멤버 관리에서 사람을 찾을 수 없다면 그 사람이 실제 워크스페이스 멤버인지 먼저 확인하세요. 외부 협업자와 비회원은 보통 접근 가능한 캔버스나 프로젝트에서 관리해야 합니다.
좋은 멤버 관리 습관
사람이 합류하거나 떠날 때, 팀을 옮길 때, 책임이 바뀔 때, 결제나 관리자 접근이 필요할 때 멤버를 검토하세요. 멤버십은 실제로 워크스페이스에 속한 팀을 반영해야 합니다.
관리자 역할은 좁게 유지하세요. 관리자는 보통 민감한 워크스페이스 설정, 멤버 목록, 역할, 결제 관련 제어, 접근 복구를 관리할 수 있습니다. 캔버스 하나를 편집해야 한다는 이유가 아니라, 워크스페이스 관리를 맡는 사람에게 관리자 접근을 부여하세요.
워크스페이스가 커지면 팀으로 멤버를 정리하세요. 팀은 부서, 조직 단위, 수업, 클라이언트, 작업 그룹을 이해하는 데 도움이 됩니다. 팀 관리하기를 참고하세요.
클라이언트와 단기 리뷰어에게는 항목 공유를 사용하세요. 워크스페이스 멤버 목록은 캔버스를 한 번 검토한 모든 사람을 넣어두는 곳이 아닙니다.
예시
동료가 부서를 옮겼다면 팀 소속을 업데이트하고 이전 작업에 계속 접근해야 하는지 검토하세요. 더 이상 워크스페이스에 속하지 않는 경우가 아니라면 워크스페이스 멤버십을 제거하지 않습니다.
누군가 회사를 떠났다면 워크스페이스 정책에 따라 워크스페이스 접근을 비활성화하거나 제거하세요. 프로젝트나 캔버스 권한을 보기 전에 기존 링크부터 막아야 합니다.
외부 클라이언트가 사이드바에서 워크스페이스를 찾을 수 없다고 말한다면 정상일 수 있습니다. 캔버스 하나를 외부 협업자로 공유받은 사람은 워크스페이스 멤버가 아니며, 워크스페이스 디렉터리가 보이지 않을 수 있습니다.
매니저가 멤버를 초대할 수 없다면 역할을 확인하세요. 프로젝트 소유자일 수는 있지만 워크스페이스 관리자는 아닐 수 있습니다.
권한과 표시 범위
멤버 관리는 모든 항목에 접근할 수 있는 모든 사람을 보여주지 않습니다. 캔버스에는 워크스페이스 멤버가 아닌 비회원이나 외부 협업자가 있을 수 있습니다. 접근을 제거하려면 공유된 항목을 열고 권한을 조정하세요.
워크스페이스 멤버 상태가 항목 접근까지 보장하지는 않습니다. 멤버가 캔버스에서 보기 전용이라면 해당 캔버스의 공유 대화상자를 확인하세요. 목표관리(OKRs) 항목이 보이지 않으면 목표관리(OKRs) 권한, 필터, 보관 상태, 워크스페이스 역할을 확인하세요.
비활성화는 보기 전용 접근보다 강한 차단입니다. 비활성화된 멤버는 오래된 직접 링크를 워크스페이스에 들어오는 우회 경로로 사용할 수 없어야 합니다. 관리자 복구는 워크스페이스 멤버 경계에서 처리해야 합니다.
흔한 실수
상태를 확인하기 전에 중복 초대를 보내서 멤버를 다시 만들지 마세요. 이미 초대된 상태이거나, 다른 이메일로 활성화되어 있거나, 비활성화되어 있을 수 있습니다.
공유된 캔버스 하나를 보이지 않게 하려고 멤버를 제거하지 마세요. 대신 캔버스 권한을 조정하세요. 멤버 제거 또는 비활성화는 워크스페이스 전체에 영향을 줍니다.
관리자 버튼이 없다고 해서 로딩 문제라고 단정하지 마세요. 작업이 보이지 않는다면 멤버를 관리하는 데 필요한 역할, 플랜, 워크스페이스 유형이 아닐 수 있습니다.
팀 소속만으로 모든 비공개 항목에 접근할 수 있다고 기대하지 마세요. 팀은 사람을 정리합니다. 제한된 항목에서는 여전히 공유가 접근을 제어합니다.
멤버 관리가 예상과 다르게 보일 때
멤버가 보이지 않으면 현재 워크스페이스, 이메일 검색, 필터 상태를 확인하고, 그 사람이 멤버가 아니라 비회원이나 외부 협업자인지 확인하세요.
초대가 멈춘 것처럼 보이면 이메일 주소를 확인하고, 스팸함과 격리함을 확인한 뒤에만 다시 보내세요. 초대 메일이 도착하지 않을 때를 참고하세요.
멤버가 된 뒤에도 작업을 열 수 없다면 항목 권한을 확인하세요. 공유 계층은 동료와 작업 공유하기를 참고하고, 항목이 계속 열리지 않으면 작업에 접근할 수 없을 때를 확인하세요.
비활성화된 사람이 돌아와야 한다면 전체 워크스페이스 멤버로 복구할지, 공유 항목 하나에만 접근하게 할지 먼저 결정하세요. 전체 멤버십이 필요하면 재활성화가 맞습니다. 좁은 협업에는 외부 공유가 맞습니다.
변경 뒤 멤버 목록이 오래된 것처럼 보이면 페이지를 새로고침하고 다시 검색하세요. 큰 워크스페이스에서는 현재 검색과 상태에 맞춰 목록이 로드될 수 있으므로 올바른 필터를 선택해야 사람이 보일 수 있습니다.