워크스페이스 멤버 관리하기
멤버를 찾고, 역할과 비활성화 상태를 확인하고, 항목 공유가 아니라 멤버 관리에서 다뤄야 할 사람을 구분합니다.
멤버 관리에서는 워크스페이스에 속한 사람을 관리합니다
워크스페이스에 누가 속해 있는지 확인하고, 사람을 초대하고, 역할을 바꾸고, 비활성화하거나 내보내고, 어떤 사람이 정식 워크스페이스 멤버인지 확인할 때는 멤버 관리를 사용합니다. 멤버 목록을 둘러보기만 하려면 멤버를 여세요. 캔버스나 프로젝트 하나의 접근 권한을 관리할 때는 공유 대화상자를 사용합니다.
이 구분을 알아 두면 권한을 엉뚱하게 고치는 일이 크게 줄어듭니다. 워크스페이스 멤버가 아니어도 외부 협업자나 비회원으로 공유 항목 하나에 접근할 수 있습니다. 반대로 워크스페이스 멤버라도 비공개 캔버스를 열려면 항목 권한이 따로 필요할 수 있습니다.
역할 구조는 멤버, 비회원, 외부 협업자를, 초대 방법은 워크스페이스 멤버 초대하기를 참고하세요.
사용 조건과 권한
| 항목 | 내용 |
|---|---|
| 사용 가능 플랜 | 모든 워크스페이스. 일부 작업은 플랜, 라이선스 한도, 관리자 설정을 따릅니다. |
| 지원 환경 | 웹 앱, 데스크톱 앱, 모바일 앱 |
| 멤버를 볼 수 있는 사람 | 워크스페이스에서 제공하는 경우 워크스페이스 멤버 누구나 멤버 목록과 멤버 검색을 사용할 수 있습니다. |
| 멤버를 관리할 수 있는 사람 | 워크스페이스 관리자 |
| 역할을 바꿀 수 있는 사람 | 워크스페이스 관리자 |
| 멤버를 비활성화하거나 다시 활성화할 수 있는 사람 | 워크스페이스와 플랜이 지원하는 경우 워크스페이스 관리자 |
멤버를 찾는 곳
사람이나 조직 구조를 둘러볼 때는 홈의 워크스페이스 헤더에 있는 멤버, 팀, 조직도 바로가기를 사용합니다. 화면이 좁으면 이 바로가기가 워크스페이스 이름 아래로 이동합니다. 워크스페이스 이름 아래의 멤버 프로필 사진과 인원수를 눌러도 멤버가 열립니다. 이 화면은 조회용이라 팀원끼리 서로를 찾을 때마다 관리자에게 부탁할 필요가 없습니다.
관리 기능이 필요할 때는 워크스페이스 설정 → 멤버를 열거나, 워크스페이스에 표시되는 멤버 화면을 사용합니다. 관리자는 여기서 역할을 확인하고, 멤버를 초대하고, 접근 권한을 바꾸고, 비활성화된 멤버를 처리합니다.
규모가 큰 워크스페이스에서는 모든 사람을 한 번에 보여 주지 않고 검색과 필터에 맞춰 목록을 불러올 수 있습니다. 찾는 사람이 바로 보이지 않으면 이름이나 이메일로 검색하고, 필터를 초기화하고, 지금 열려 있는 워크스페이스가 맞는지 확인하세요.
멤버 관리가 보이지 않을 때
프로젝트나 캔버스를 편집할 수 있다고 멤버 관리가 보이는 것은 아닙니다. 멤버 관리는 워크스페이스 관리자용 영역이며, 현재 계정이나 플랜, 워크스페이스 유형에서 쓸 수 없으면 표시되지 않습니다.
| 화면 상태 | 흔한 원인 | 해결 방법 |
|---|---|---|
| 멤버 탭이 없음 | 워크스페이스 관리자가 아니거나, 플랜에 멤버 관리가 포함되지 않았을 수 있습니다. | 워크스페이스 관리자에게 내 역할과 플랜을 확인해 달라고 요청하세요. |
| Edu나 Edu Pro에서 멤버 탭이 없음 | Edu와 Edu Pro는 1인 플랜이라 멤버 관리와 초대 메뉴가 표시되지 않습니다. | 작업별 공유 기능을 사용하거나, 일반적인 멤버 관리가 필요하다면 플랜을 변경하세요. |
| 초대 버튼이 없음 | 워크스페이스 관리자가 아니거나, 라이선스 한도에 걸렸거나, 플랜에서 멤버를 더 추가할 수 없을 수 있습니다. | 워크스페이스 관리자에게 초대를 요청하거나 라이선스 한도 관리하기를 확인하세요. |
| 일반 설정만 보임 | 외부에서 관리하거나 정책으로 관리되는 워크스페이스일 수 있습니다. | 워크스페이스 소유자나 고객지원에 관리자 설정을 누가 관리하는지 문의하세요. |
| 프로젝트나 캔버스 협업자가 멤버에 없음 | 워크스페이스 멤버가 아니라 외부 협업자나 비회원일 수 있습니다. | 공유된 프로젝트나 캔버스에서 관리하세요. |
워크스페이스에 한 사람만 있다면 관리할 멤버가 없으므로 멤버 관리가 표시되지 않을 수 있습니다. 1인 플랜에서는 정상이며, 화면을 불러오지 못한 것과는 다릅니다.
관리할 수 있는 작업
| 작업 | 이럴 때 사용하세요 | 참고 |
|---|---|---|
| 멤버 검색이나 필터 | 규모가 큰 워크스페이스에서 특정 사람을 찾아야 할 때 | 이름, 이메일, 팀, 상태 필터를 활용하세요. |
| 멤버 초대 | 새로운 사람이 워크스페이스에 합류해야 할 때 | 워크스페이스 멤버 초대하기를 참고하세요. |
| 역할 변경 | 관리 업무를 맡는 범위가 바뀌었을 때 | 멤버 역할 바꾸기를 참고하세요. |
| 팀 확인 | 누가 어느 그룹에 속하는지 확인해야 할 때 | 팀은 멤버를 정리하는 데 도움이 되지만 항목 권한을 대신하지는 않습니다. |
| 비활성화나 내보내기 | 더 이상 워크스페이스에 속하지 않아야 할 때 | 비활성화하면 예전 워크스페이스 링크가 막힙니다. 비활성화된 워크스페이스에 접근하기를 참고하세요. |
| 멤버 다시 활성화 | 비활성화된 사람이 워크스페이스 멤버로 돌아와야 할 때 | 워크스페이스 멤버 자격 전체를 되살리는 것이 맞는지 먼저 확인하세요. |
멤버 2명분을 결제했는데 1명만 필요할 때
결제 대상 멤버 수를 바로잡으려고 플랜부터 바꾸지 마세요. 예전 플랜 이름이 지금 플랜 중 하나와 그대로 대응하지는 않으며, 플랜을 바꾸면 유료 라이선스 수 외의 조건도 달라질 수 있습니다. 먼저 결제를 열어 이 워크스페이스의 플랜, 결제 주기, 유료 라이선스 수, 최근 청구서를 확인하세요. 그다음 워크스페이스 설정 → 멤버에 있는 활성 정식 멤버 수와 비교합니다.
- 워크스페이스 설정 → 멤버를 열고 활성 상태인 정식 멤버 2명을 확인합니다. 비회원, 외부 협업자, 공유 캔버스를 보기만 하는 사람은 원래 결제 대상 멤버가 아니므로 이들을 제거해도 유료 라이선스 수는 줄지 않습니다.
- 남는 멤버를 어떻게 처리할지 정합니다. 멤버 비활성화는 멤버 기록과 이력을 남기고 워크스페이스 접근만 막습니다. 워크스페이스에서 제거는 멤버 관계를 끊으므로 다시 정식 멤버가 되려면 새로 초대해야 합니다. 제거하기 전에 그 사람이 소유한 작업을 다른 사람에게 넘기세요.
- 남는 결제 대상 멤버를 비활성화하거나 제거합니다. 결제에서 직접 관리하는 유료 구독이라면 ALLO가 활성 결제 대상 멤버 수에 맞춰 유료 라이선스 수를 다시 계산하므로, 라이선스가 2개에서 1개로 줄어듭니다.
- 결제 화면으로 돌아가 새로고침합니다. 유료 라이선스 수가 활성 결제 대상 멤버 수와 같은지 확인하고, 그에 따라 생긴 청구서나 결제 크레딧을 확인합니다.
이미 결제한 청구서가 있다면 멤버를 제거해도 결제 금액이 카드로 환불되지는 않습니다. ALLO는 쓰지 않은 라이선스 기간을 일할 계산해 결제 크레딧으로 적립합니다. 크레딧은 이번 청구서나 다음 청구서에서 자동으로 차감되고, 한 번에 다 쓰지 못한 금액은 같은 워크스페이스의 이후 청구서에 계속 사용됩니다.
결제 크레딧은 결제 계정에 적립되는 금액입니다. 현금이나 카드 자동 환불, AI 크레딧이 아닙니다. 기업, 대학, 기타 기관 계약으로 라이선스 수를 미리 구매한 경우에는 계약 수량을 따릅니다. 이런 워크스페이스에서는 멤버를 제거해도 구매한 라이선스 수가 자동으로 줄거나 결제 크레딧이 생기지 않습니다. 이 예외는 공정 결제와 일할 계산에서 설명하지만, 이 워크스페이스의 최종 기준은 결제에 표시된 플랜, 수량, 청구서, 크레딧입니다.
새로고침한 뒤에도 유료 라이선스 수가 2로 표시된다면 다른 사람을 더 제거하지 마세요. 두 번째 사람이 아직 활성 상태인지, 워크스페이스가 기업, 대학, 기타 기관 계약으로 라이선스를 미리 구매했는지 확인하세요. 그런 계약이 아닌데도 멤버 목록과 결제 정보가 계속 다르다면 워크스페이스 이름, 현재 플랜, 멤버 수, 청구서 번호, 예상한 수량을 적어 고객지원에 문의하세요. 카드 번호 전체는 절대 보내지 마세요.
멤버 상태별 의미
| 상태나 관계 | 의미 | 관리하는 곳 |
|---|---|---|
| 활성 멤버 | 워크스페이스에 속해 있고 허용된 영역을 사용할 수 있습니다. | 멤버 관리와 멤버 |
| 워크스페이스 관리자 | 관리 업무를 맡은 활성 멤버입니다. | 멤버 역할 메뉴 |
| 초대한 멤버 | 초대를 보냈지만 아직 수락하지 않았습니다. | 초대 관리 화면이나 멤버 목록 |
| 비활성화된 멤버 | 워크스페이스 멤버 자격이 막혔습니다. | 관리자용 멤버 관리와 비활성화 복구 |
| 외부 협업자 | 워크스페이스 멤버는 아니지만 공유 항목 하나에 접근할 수 있습니다. | 해당 항목의 공유 설정 |
| 비회원 | 비회원 입장이나 공유 링크로 들어왔습니다. | 공유된 캔버스나 비회원 접근 설정 |
멤버 관리에서 사람을 찾을 수 없다면 그 사람이 정말 워크스페이스 멤버인지부터 확인하세요. 외부 협업자와 비회원은 대개 접근할 수 있는 캔버스나 프로젝트에서 관리해야 합니다.
멤버를 잘 관리하는 방법
사람이 합류하거나 떠날 때, 팀을 옮길 때, 맡은 일이 바뀔 때, 결제나 관리자 권한이 필요할 때 멤버 목록을 점검하세요. 멤버 목록은 실제로 워크스페이스에 속한 사람만 담고 있어야 합니다.
관리자는 꼭 필요한 사람만 지정하세요. 관리자는 워크스페이스에 따라 민감한 워크스페이스 설정, 멤버 목록, 역할, 결제 관련 설정, 접근 복구를 관리할 수 있습니다. 캔버스 하나를 편집해야 해서가 아니라 워크스페이스 관리를 맡은 사람에게 관리자 권한을 주세요.
워크스페이스가 커지면 팀으로 멤버를 정리하세요. 팀이 있으면 부서, 소규모 조직, 수업, 고객사, 작업 그룹을 한눈에 파악할 수 있습니다. 팀 관리하기를 참고하세요.
클라이언트나 잠깐 검토만 하는 사람에게는 항목 공유를 사용하세요. 캔버스를 한 번 검토한 사람까지 모두 워크스페이스 멤버로 추가하면 멤버 목록을 관리하기 어려워집니다.
상황별 예시
팀원이 부서를 옮겼다면 소속 팀을 바꾸고, 이전 작업에 계속 접근해야 하는지 확인하세요. 워크스페이스를 떠나는 것이 아니라면 워크스페이스 멤버 자격은 그대로 둡니다.
퇴사자가 생기면 워크스페이스 정책에 따라 비활성화하거나 워크스페이스에서 제거하세요. 그러면 프로젝트나 캔버스 권한과 상관없이 예전 링크가 먼저 막힙니다.
외부 클라이언트가 사이드바에서 워크스페이스를 찾을 수 없다고 한다면 정상일 수 있습니다. 캔버스 하나를 외부 협업자로 공유받은 사람은 워크스페이스 멤버가 아니므로 멤버 목록을 볼 수 없을 수 있습니다.
팀장이 멤버를 초대하지 못한다면 역할을 확인하세요. 프로젝트 소유자이지만 워크스페이스 관리자는 아닐 수 있습니다.
권한과 표시 범위
멤버 관리에는 각 항목에 접근할 수 있는 모든 사람이 표시되지 않습니다. 캔버스에는 워크스페이스 멤버가 아닌 비회원이나 외부 협업자가 있을 수 있습니다. 이들의 접근을 막으려면 공유 항목을 열어 권한을 바꾸세요.
워크스페이스 멤버라고 해서 항목에 반드시 접근할 수 있는 것은 아닙니다. 멤버에게 캔버스가 읽기 전용으로 보인다면 그 캔버스의 공유 대화상자를 확인하세요. 목표·OKR 항목이 보이지 않는다면 목표·OKR 권한, 필터, 보관 상태, 워크스페이스 역할을 확인하세요.
비활성화는 읽기 전용보다 강한 제한입니다. 비활성화된 멤버는 예전 링크로도 들어올 수 없으며 다른 우회 경로도 없습니다. 접근을 되살리려면 관리자가 멤버 관리에서 직접 처리해야 합니다.
자주 하는 실수
상태를 확인하지 않고 초대를 다시 보내 멤버를 새로 만들지 마세요. 이미 초대를 받았거나, 다른 이메일로 활성 상태이거나, 비활성화된 상태일 수 있습니다.
공유 캔버스 하나를 안 보이게 하려고 멤버를 제거하지 마세요. 캔버스 권한을 바꾸면 됩니다. 멤버를 제거하거나 비활성화하면 워크스페이스 전체에 영향이 있습니다.
관리 버튼이 없다고 해서 로딩 문제로 단정하지 마세요. 버튼이 숨겨져 있다면 멤버 관리에 필요한 역할, 플랜, 워크스페이스 유형이 아닐 수 있습니다.
팀에 속하기만 하면 모든 비공개 항목에 접근할 수 있다고 생각하지 마세요. 팀은 사람을 묶는 기능이고, 접근이 제한된 항목은 공유 설정으로 권한을 관리합니다.
멤버 목록이 이상하게 보일 때
멤버가 보이지 않는다면 현재 워크스페이스를 확인하고, 이메일로 검색하고, 필터를 초기화하세요. 그 사람이 멤버가 아니라 비회원이나 외부 협업자인지도 확인합니다.
초대가 진행되지 않는다면 이메일 주소를 확인하고, 스팸함과 메일 격리함을 확인한 뒤에만 다시 보내세요. 초대 메일이 오지 않을 때를 참고하세요.
멤버가 된 뒤에도 작업을 열지 못한다면 항목 권한을 확인하세요. 공유 방식은 팀원과 작업 공유하기를 참고하고, 그래도 열리지 않으면 작업에 접근할 수 없을 때를 확인하세요.
비활성화된 사람이 돌아와야 한다면 워크스페이스 멤버로 완전히 복귀시킬지, 공유 항목 하나에만 접근하게 할지 정하세요. 멤버로 복귀해야 한다면 다시 활성화하고, 좁은 범위의 협업이라면 외부 공유를 사용합니다.
변경한 뒤에도 멤버 목록이 예전 그대로라면 페이지를 새로고침하고 다시 검색하세요. 규모가 큰 워크스페이스는 현재 검색어와 상태 필터에 맞춰 목록을 불러오므로, 알맞은 필터를 선택해야 사람이 표시될 수 있습니다.