팀원과 작업 공유하기
캔버스, 프로젝트, 검토할 작업을 알맞은 권한과 설명을 붙여 공유하고, 접근이 안 될 때 해결하는 방법을 알아봅니다.
상대가 실제로 봐야 하는 작업을 공유하세요
공유는 캔버스, 프로젝트, 작업, 대시보드, 파일, 목표와 OKR 항목처럼 특정 작업에 다른 사람을 참여시키는 방법입니다. 잘 공유하면 항목 하나만 필요한 사람을 워크스페이스 멤버로 추가하지 않고도, 맡은 일을 할 수 있을 만큼의 권한을 줄 수 있습니다.
먼저 상대가 무엇을 해야 하는지 정하세요. 확인만 하면 되는지, 댓글을 남겨야 하는지, 직접 편집해야 하는지, 워크스페이스에서 계속 함께 일해야 하는지에 따라 항목 공유, 댓글, 워크스페이스 초대, 비회원 접근 중 무엇을 쓸지가 정해집니다.
역할 구조는 멤버, 비회원, 외부 협업자부터 확인하세요. 캔버스 공유는 캔버스 공유하기를, 외부 검토자 초대는 비회원과 외부 협업자 초대하기를 참고하세요.
지원 범위와 권한
| 항목 | 내용 |
|---|---|
| 사용 가능 플랜 | 모든 플랜. 일부 링크, 비회원, 외부 협업자 설정은 플랜과 워크스페이스 설정에 따라 다를 수 있습니다. |
| 지원 환경 | 공유 설정은 웹 앱과 데스크톱 앱에서 모두 할 수 있습니다. 모바일에서는 지원되는 검토 기능을 사용할 수 있습니다. |
| 사용할 수 있는 사람 | 해당 항목을 공유할 권한이 있는 멤버. 작업에 따라 소유자, 매니저, 편집자, 관리자에게 보이는 설정이 다를 수 있습니다. |
| 공유받을 수 있는 사람 | 공유하는 위치와 워크스페이스 설정에 따라 워크스페이스 멤버, 외부 협업자, 비회원 |
| 공유의 영향 범위 | 공유한 항목에만 적용됩니다. 워크스페이스에 함께 초대하지 않는 한 워크스페이스 멤버, 팀 소속, 결제 라이선스와는 관계가 없습니다. |
공유 설정 찾기
공유 설정은 대개 작업 바로 가까이에 있습니다.
| 작업 종류 | 시작하는 곳 |
|---|---|
| 캔버스 | 캔버스를 열고 → 공유를 선택합니다. |
| 프로젝트나 작업 | 프로젝트나 작업을 열고 → 제공되는 공유, 멤버, 접근 설정을 엽니다. |
| 대시보드 | 대시보드를 열고 → 공유나 대시보드 접근 설정을 엽니다. |
| 캔버스에 첨부한 파일 | 파일이 있는 캔버스를 공유하거나, 제공되는 경우 파일 링크나 파일 메뉴를 사용합니다. |
| 목표와 OKR 항목 | 목표를 열고 팀에서 쓰는 항목, OKR 주기, 워크스페이스 권한 설정을 사용합니다. |
| 워크스페이스 멤버 추가 | 항목의 공유 대화상자가 아니라 워크스페이스 멤버 초대하기를 참고하세요. |
공유가 보이지 않으면 그 항목이 나에게 읽기 전용이거나, 보관되었거나, 사용할 수 없거나, 내 역할로는 공유할 수 없는 상태일 수 있습니다. 버튼이 고장 났다고 생각하기 전에 읽기 전용으로 보일 때를 확인하세요.
권한 고르기
| 권한 | 이럴 때 주세요 | 받는 사람에게 남길 말 |
|---|---|---|
| 읽기 가능 | 작업을 확인하거나 발표 자료로 보기만 하면 될 때 | "내용 확인하시고 이상한 부분이 있으면 알려 주세요." |
| 댓글, 채팅 가능 | 작업은 그대로 두고 피드백만 남기면 될 때 | "수정이 필요한 부분에 댓글 남겨 주세요." |
| 편집 가능 | 내용을 바꾸고, 오브젝트를 옮기고, 구조를 수정하는 등 함께 만들어야 할 때 | "직접 수정해 주시고, 확실하지 않은 부분은 댓글로 남겨 주세요." |
대부분의 검토에는 댓글 권한을 주세요. 상대가 작업을 직접 수정해야 할 때만 편집 권한을 줍니다.
링크만으로 권한이 생기지는 않습니다
링크를 복사해 보내면 상대가 작업으로 바로 이동할 수 있습니다. 하지만 링크가 항상 접근 권한까지 주는 것은 아니며, "권한 없음" 메시지가 뜨는 가장 흔한 이유가 이것입니다.
링크를 보내기 전에 그 링크가 위치만 알려 주는 링크인지, 항목의 공유 설정에 따라 접근 권한까지 주는 링크인지 확인하세요. 받는 사람이 워크스페이스 멤버라도 이미 권한이 있어야 링크로 항목을 열 수 있습니다. 워크스페이스 밖의 사람이라면 비회원이나 외부 협업자 접근이 필요할 수 있습니다.
누군가 링크를 열고 접근을 요청했다면 같은 링크를 다시 보내지 말고 접근 요청을 확인하세요. 요청을 보면 그 사람이 어떤 계정으로 어떤 작업을 열려고 했는지 알 수 있습니다.
팀원에게 공유하기
- 공유할 항목을 엽니다.
- 공유나 항목의 접근 설정을 엽니다.
- 이름이나 이메일로 팀원을 검색합니다.
- 팀원이 할 일에 맞춰 읽기, 댓글, 편집 권한 중 하나를 선택합니다.
- ALLO 밖의 메시지나 댓글 스레드에 무엇을 부탁하는지 짧게 적습니다.
- 올바른 워크스페이스 계정으로 로그인한 상태에서 링크를 열도록 안내합니다.
팀원이 검색되지 않으면 워크스페이스 멤버인지 확인하세요. 멤버 검색에 나오려면 먼저 워크스페이스에 초대해야 할 수 있습니다. 워크스페이스 멤버 초대하기를 참고하세요.
팀원이 나중에 작업을 다시 찾아야 한다면 받은 방식에 맞는 곳을 알려 주세요. 공유받은 항목은 공유 문서함, 알림은 알림센터, 최근에 연 작업은 홈의 최근 항목에서 찾을 수 있습니다.
외부 사람에게 공유하기
고객사, 협력사, 프리랜서, 파트너, 한 활동에만 참여하는 학생처럼 워크스페이스 멤버가 될 필요가 없는 사람에게는 필요한 범위만 공유하세요.
상대에게 필요한 캔버스나 프로젝트에서 시작하세요. 제공되는 경우 비회원이나 외부 협업자 접근을 선택하고, 실제로 할 일에 맞춰 읽기, 댓글, 편집 권한을 주세요. 여러 프로젝트에 계속 접근해야 한다면 멤버로 초대해야 하는지 워크스페이스 관리자에게 확인하세요.
외부 협업 방식 전체는 비회원과 외부 협업자 초대하기를 참고하세요.
공유할 때 설명을 함께 보내기
설명 없이 링크만 보내면 받는 사람이 무엇을 해야 할지 따로 알아내야 합니다. 무엇이 필요한지, 어디를 보면 되는지 함께 알려 주세요.
상황별로 이렇게 적으면 좋습니다.
| 상황 | 함께 보낼 설명 |
|---|---|
| 디자인 리뷰 | "히어로 섹션과 가격표에만 댓글 남겨 주세요." |
| 계획 검토 | "핵심업무 목록이 핵심결과와 맞는지 확인해 주세요." |
| 고객사 전달 | "금요일 설명회용 읽기 전용 링크입니다. 승인 여부는 메일로 회신 부탁드립니다." |
| 문구 수정 | "노트 제목은 직접 수정해 주시고, 근거가 불분명한 표현에는 댓글 남겨 주세요." |
| 접근 문제 해결 | "회사 이메일로 로그인한 상태에서 이 링크를 열어 주세요. 안 되면 오류 메시지와 로그인한 이메일을 보내 주세요." |
권한과 표시 범위
항목 하나를 공유해도 받는 사람이 워크스페이스 멤버가 되지는 않습니다. 외부 협업자와 비회원은 보통 구성원이나 팀에 표시되지 않으며, 이들의 권한은 공유한 항목에서 관리합니다.
워크스페이스 멤버라고 해서 모든 항목을 편집할 수 있는 것도 아닙니다. 같은 멤버가 한 캔버스에서는 읽기 권한만, 다른 캔버스에서는 편집 권한을 가질 수 있습니다.
항목이 다른 워크스페이스에 속해 있다면 지금 어느 워크스페이스에 있는지가 중요합니다. 어떤 워크스페이스의 멤버여도 링크된 작업이 속한 워크스페이스의 멤버는 아닐 수 있습니다.
알림이나 공유 링크를 열었을 때 오류가 난다면 원래 항목이 삭제, 이동, 보관되었거나 공유가 해제되었거나, 비활성화된 워크스페이스 멤버 상태 때문에 막혔을 수 있습니다.
자주 하는 실수
URL만 보내고 공유를 끝냈다고 생각하지 마세요. 공유를 열어 권한을 확인하세요.
캔버스 하나에 댓글만 남기면 되는 사람이라면 워크스페이스에 초대하지 마세요. 워크스페이스 멤버는 접근 범위가 더 넓고 라이선스 관리에도 영향을 줍니다.
캔버스 하나를 편집하게 하려고 관리자 권한을 주지 마세요. 그 캔버스의 편집 권한이면 충분합니다.
링크가 읽기 전용인데 비회원이 댓글을 남길 수 있다고 생각하지 마세요. 비회원도 링크 권한을 넘어설 수 없습니다.
팀원이 작업을 열 수 없다고 할 때 작업을 새로 만들지 마세요. 먼저 워크스페이스, 계정 이메일, 항목 권한을 확인하세요.
공유가 안 될 때
상대에게 접근 오류가 보인다면 로그인한 이메일, 연 링크, 오류 메시지 스크린샷을 받으세요. 그런 다음 항목의 공유 설정을 확인합니다.
워크스페이스 멤버인데 항목을 열 수 없다면 항목 권한을 주세요. 워크스페이스 멤버가 아니지만 멤버가 되어야 한다면 워크스페이스 멤버 초대하기를 참고하세요. 워크스페이스 밖에 있어야 하는 사람이라면 비회원이나 외부 협업자 접근을 사용하세요.
알림센터, 이메일, 예전 채팅의 링크로 열었다면 항목이 아직 있는지, 권한이 바뀌지 않았는지 확인하세요. 전체 점검 방법은 작업에 접근할 수 없을 때를 참고하세요.
비활성화된 이전 멤버가 항목 하나를 열어야 한다면 먼저 워크스페이스 관리자에게 멤버 상태를 정리해 달라고 요청하세요. 비활성화 상태에서는 항목 공유가 적용되기 전에 예전 링크가 막힐 수 있습니다. 워크스페이스 차원의 해결 방법은 비활성화된 워크스페이스 접근을 참고하세요.