동료와 작업 공유하기
캔버스, 프로젝트, 검토할 작업을 알맞은 권한과 맥락으로 공유하고, 접근이 되지 않을 때 복구하는 방법을 알아봅니다.
실제로 검토해야 하는 작업을 공유하세요
공유는 누군가를 특정 작업에 초대하는 방법입니다. 캔버스, 프로젝트, 작업, 대시보드, 파일, 목표관리(OKRs) 항목처럼 지금 함께 봐야 하는 대상에만 접근을 열 수 있습니다. 좋은 공유는 상대방이 맡은 일을 끝낼 만큼의 권한을 주되, 한 항목만 보면 되는 사람을 워크스페이스 멤버로 넓게 들여오지 않습니다.
먼저 상대방이 해야 할 일을 정하세요. 보기만 하면 되는지, 댓글을 남겨야 하는지, 직접 편집해야 하는지, 앞으로도 워크스페이스에서 계속 일해야 하는지에 따라 선택이 달라집니다. 그 답이 개별 항목 공유, 댓글, 워크스페이스 초대, 비회원 접근 중 무엇을 써야 하는지 결정합니다.
역할 모델은 멤버, 비회원, 외부 협업자에서 먼저 확인하세요. 캔버스만 공유하는 방법은 캔버스 공유하기를, 외부 검토자는 비회원 및 외부 협업자 초대하기를 참고하세요.
지원 범위와 권한
| 항목 | 상세 정보 |
|---|---|
| 지원 요금제 | 모든 요금제에서 사용할 수 있습니다. 일부 링크, 비회원, 외부 협업자 설정은 요금제와 워크스페이스 설정에 따라 달라질 수 있습니다. |
| 지원 환경 | 웹 앱과 데스크톱 앱에서 사용할 수 있습니다. 일부 검토 흐름은 모바일에서도 작동할 수 있습니다. |
| 공유할 수 있는 사람 | 해당 항목을 공유할 권한이 있는 멤버입니다. 작업에 따라 담당자, 매니저, 편집자, 관리자가 보는 설정이 다를 수 있습니다. |
| 접근 권한을 받을 수 있는 사람 | 공유 화면과 워크스페이스 설정에 따라 워크스페이스 멤버, 외부 협업자, 비회원이 접근 권한을 받을 수 있습니다. |
| 공유가 영향을 주는 범위 | 공유한 특정 항목입니다. 워크스페이스에 따로 초대하지 않는 한 워크스페이스 멤버십, 팀 멤버십, 결제 라이선스는 별개입니다. |
공유 설정을 찾는 위치
공유 설정은 보통 작업이 있는 화면 가까이에 있습니다.
| 작업 유형 | 시작 위치 |
|---|---|
| 캔버스 | 캔버스를 엽니다 → 공유를 선택합니다. |
| 프로젝트 또는 작업 | 프로젝트나 작업을 엽니다 → 사용할 수 있는 공유, 멤버, 접근 설정을 엽니다. |
| 대시보드 | 대시보드를 엽니다 → 공유 또는 대시보드 접근 설정을 엽니다. |
| 캔버스에 첨부된 파일 | 파일이 들어 있는 캔버스를 공유하거나, 사용할 수 있는 파일별 링크나 작업을 사용합니다. |
| 목표관리(OKRs) 항목 | 목표관리(OKRs)를 열고 팀에서 사용하는 항목, 세션, 워크스페이스 권한 흐름을 사용합니다. |
| 워크스페이스 멤버십 | 개별 항목의 공유 대화상자가 아니라 워크스페이스 멤버 초대하기를 사용합니다. |
공유가 보이지 않으면 해당 항목이 나에게 보기 전용이거나, 보관 또는 삭제되어 사용할 수 없거나, 현재 역할로는 공유할 수 없는 상태일 수 있습니다. 버튼이 고장 났다고 판단하기 전에 작업이 보기 전용일 때를 확인하세요.
권한 선택하기
| 권한 | 이런 경우에 사용 | 받는 사람에게 전할 말 |
|---|---|---|
| 보기 | 작업을 확인하거나 발표만 하면 됩니다. | "내용을 검토하고 이상한 부분이 있으면 알려주세요." |
| 댓글 | 작업을 바꾸지 않고 피드백만 남기면 됩니다. | "수정이 필요한 부분에 댓글을 남겨주세요." |
| 편집 | 콘텐츠를 바꾸고, 오브젝트를 이동하고, 구조를 업데이트하고, 함께 작업을 만들어야 합니다. | "직접 편집하고, 확실하지 않은 부분은 댓글로 남겨주세요." |
대부분의 검토에는 댓글 권한이 맞습니다. 피드백은 작업 위에 붙어 있고, 실수로 내용이 바뀌는 일은 줄어듭니다. 상대방이 실제로 작업을 직접 바꿔야 할 때만 편집 권한을 사용하세요.
링크가 항상 권한은 아닙니다
링크를 복사하면 상대방이 작업 위치로 이동할 수 있습니다. 하지만 링크가 항상 접근 권한을 주지는 않습니다. "권한 없음" 메시지가 뜨는 가장 흔한 이유가 바로 이것입니다.
링크를 보내기 전에 그 링크가 단순한 이동 경로인지, 아니면 항목의 공유 설정에 따라 접근 권한까지 주는 링크인지 확인하세요. 받는 사람이 워크스페이스 멤버라면 이미 권한이 있을 때만 링크로 해당 항목을 열 수 있습니다. 워크스페이스 밖의 사람이라면 비회원 또는 외부 협업자 접근이 필요할 수 있습니다.
누군가 링크를 연 뒤 접근 권한을 요청했다면 같은 링크를 다시 보내지 말고 접근 요청을 확인하세요. 요청에는 그 사람이 어떤 계정으로 로그인했는지, 어떤 작업을 열려고 했는지가 들어 있을 수 있습니다.
동료에게 공유하기
- 공유하려는 항목을 엽니다.
- 공유 또는 해당 항목의 접근 설정을 엽니다.
- 이름이나 이메일로 동료를 검색합니다.
- 상대방이 해야 할 일에 맞춰 보기, 댓글, 편집 중 하나를 선택합니다.
- ALLO 밖의 메시지나 댓글 스레드에 무엇을 부탁하는지 짧게 남깁니다.
- 상대방에게 올바른 워크스페이스 계정으로 로그인한 상태에서 링크를 열어 보라고 안내합니다.
동료가 검색되지 않으면 먼저 워크스페이스 멤버인지 확인하세요. 멤버 검색에 나타나려면 워크스페이스 초대가 먼저 필요할 수 있습니다. 자세한 내용은 워크스페이스 멤버 초대하기를 참고하세요.
동료가 나중에 작업을 다시 찾아야 한다면 받은 경로에 맞는 화면을 사용합니다. 공유받은 항목은 공유 문서함, 알림은 수신함, 최근에 연 작업은 홈의 최근 작업에서 찾습니다.
외부 사람과 공유하기
고객사, 협력사, 프리랜서, 파트너, 한 번의 활동에 참여하는 학생처럼 워크스페이스 멤버가 될 필요가 없는 사람에게는 좁은 접근 권한을 사용하세요.
상대방이 필요한 캔버스나 프로젝트에서 시작합니다. 사용할 수 있다면 비회원 또는 외부 협업자 접근을 선택합니다. 실제로 해야 할 일에 맞춰 보기, 댓글, 편집 권한을 부여하세요. 여러 프로젝트에 걸쳐 계속 접근해야 한다면 워크스페이스 관리자가 멤버로 초대해야 하는지 확인하는 편이 좋습니다.
외부 협업 모델 전체는 비회원 및 외부 협업자 초대하기에서 다룹니다.
공유할 때 맥락을 함께 주기
설명 없는 공유 링크는 상대방에게 일을 하나 더 만듭니다. 무엇을 봐야 하는지, 어디에 집중해야 하는지 함께 알려 주세요.
공유 메시지에는 이런 내용이 유용합니다.
| 상황 | 좋은 맥락 |
|---|---|
| 디자인 검토 | "히어로 섹션과 가격표만 댓글로 검토해 주세요." |
| 기획 검토 | "핵심업무 목록이 핵심결과와 맞는지 확인해 주세요." |
| 고객사 전달 | "금요일 워크스루용 보기 전용 링크입니다. 승인 여부는 이메일 답장으로 남겨 주세요." |
| 문구 편집 | "노트 제목은 직접 편집하고, 모호한 주장에는 댓글을 남겨 주세요." |
| 접근 복구 | "회사 이메일로 로그인한 상태에서 이 링크를 열어 주세요. 실패하면 오류와 계정 이메일을 보내 주세요." |
권한과 표시 범위 알아두기
항목 하나를 공유한다고 해서 상대방이 워크스페이스 멤버가 되지는 않습니다. 외부 협업자와 비회원은 보통 구성원이나 팀 목록에 나타나지 않습니다. 그들의 접근 권한은 공유한 항목에서 관리합니다.
워크스페이스 멤버라고 해서 모든 항목을 편집할 수 있는 것도 아닙니다. 한 멤버가 어떤 캔버스에서는 보기 전용이고, 다른 캔버스에서는 편집자일 수 있습니다.
항목이 다른 워크스페이스에 속해 있다면 현재 활성 워크스페이스가 중요합니다. 한 사람이 한 워크스페이스의 멤버여도, 링크된 작업을 소유한 워크스페이스의 멤버가 아닐 수 있습니다.
알림이나 공유 링크가 오류로 열린다면 원본 항목이 삭제, 이동, 보관, 공유 해제되었거나 비활성화된 워크스페이스 멤버십 때문에 차단되었을 수 있습니다.
자주 하는 실수
원본 URL만 보내고 공유가 끝났다고 보지 마세요. 공유를 열어 권한을 확인하세요.
캔버스 하나에 댓글 권한만 있으면 되는 고객을 워크스페이스에 초대하지 마세요. 워크스페이스 멤버십은 더 넓고, 라이선스 관리에도 영향을 줄 수 있습니다.
캔버스를 편집해야 한다는 이유만으로 누군가를 워크스페이스 관리자로 올리지 마세요. 캔버스의 편집 권한을 사용하세요.
링크가 보기 전용이면 비회원도 댓글을 남길 수 있다고 가정하지 마세요. 비회원 신원은 링크 권한을 넘어설 수 없습니다.
동료가 링크를 열지 못한다고 작업을 다시 만들지 마세요. 먼저 워크스페이스, 계정 이메일, 항목 권한을 확인하세요.
공유가 실패할 때 복구하기
상대방에게 접근 오류가 보이면 로그인한 이메일, 정확한 링크, 오류 메시지의 스크린샷을 요청하세요. 그런 다음 항목의 공유 설정을 확인합니다.
워크스페이스 멤버인데 항목을 열 수 없다면 항목 접근 권한을 부여하세요. 워크스페이스 멤버가 아니고 멤버가 되어야 한다면 워크스페이스 멤버 초대하기를 사용합니다. 워크스페이스 밖에 있어야 하는 사람이라면 비회원 또는 외부 협업자 접근을 사용하세요.
수신함, 이메일, 예전 채팅의 링크로 열었을 때 실패한다면 항목이 아직 존재하는지, 권한이 바뀌었는지 확인하세요. 더 넓은 체크리스트는 작업에 접근할 수 없을 때에 있습니다.
비활성화된 전 멤버가 항목 하나를 열어야 한다면 먼저 워크스페이스 관리자에게 멤버 상태를 정리해 달라고 요청하세요. 비활성화는 항목 공유보다 먼저 예전 링크를 막을 수 있습니다.