Gérer les membres de l'espace de travail

La gestion des membres détermine qui appartient à l'espace de travail

Utilisez la gestion des membres de l'espace de travail lorsque vous devez vérifier qui y appartient, inviter des personnes, modifier des rôles, désactiver ou retirer un accès, ou déterminer si une personne est membre à part entière. Utilisez Membres pour parcourir l'annuaire. Utilisez les boîtes de dialogue de partage lorsque vous devez gérer l'accès à un seul canvas ou projet.

Cette distinction évite de nombreux correctifs confus. Une personne qui n'est pas membre de l'espace de travail peut toujours accéder à un élément partagé en tant que collaborateur externe ou invité. À l'inverse, un membre de l'espace de travail peut encore avoir besoin d'une autorisation d'élément pour ouvrir un canvas privé.

Pour comprendre le modèle de rôles, consultez Membres, invités et collaborateurs externes. Pour les invitations, consultez Inviter des membres de l'espace de travail.

Disponibilité et autorisations

Où trouver les membres

Utilisez les raccourcis Membres, Équipes et Organigramme dans l'en-tête de l'espace de travail sur l'Accueil lorsque vous devez parcourir les personnes ou la structure. Dans une mise en page compacte, les raccourcis passent sous l'identité de l'espace de travail. Les avatars et le nombre de membres sous le nom de l'espace ouvrent également Membres. Ces vues sont conçues pour la recherche et le contexte afin que les collaborateurs puissent se trouver sans transformer chaque recherche en action d'administration.

Utilisez Paramètres de l'espace de travail → Membres, ou la page Membres affichée dans votre espace, lorsque vous avez besoin de contrôles d'administration. C'est là que les administrateurs examinent les rôles, invitent des membres, modifient les accès et gèrent les membres désactivés.

Dans les grands espaces de travail, les listes de membres peuvent se charger au moyen de la recherche et des filtres plutôt que d'afficher toutes les personnes en même temps. Si une personne n'apparaît pas immédiatement, recherchez son nom ou son adresse e-mail, effacez les filtres et confirmez l'espace de travail actif avant de conclure qu'elle est absente.

Lorsque la gestion des membres est masquée

La gestion des membres ne s'affiche pas simplement parce qu'une personne peut modifier un projet ou un canvas. C'est une zone réservée aux administrateurs de l'espace de travail, et ALLO la masque lorsque le compte, le forfait ou le type d'espace de travail actuel ne peut pas l'utiliser.

Si l'espace de travail ne contient qu'une seule personne, la gestion des membres peut être absente parce qu'il n'y a pas de liste à administrer. C'est normal pour l'état d'un forfait individuel, et non un échec de chargement.

Ce que vous pouvez gérer

Si l'espace de travail a payé pour deux membres mais n'en nécessite qu'un

Ne changez pas de forfait uniquement pour corriger le nombre de membres facturables. Un ancien nom de forfait n'est pas une simple correspondance avec un forfait actuel, et changer de forfait peut modifier davantage que le nombre de licences payantes. Commencez par ouvrir la Facturation et notez le forfait exact, l'intervalle de facturation, le nombre de licences payantes et la dernière facture de cet espace de travail. Comparez ensuite ce nombre avec les membres actifs à part entière dans Paramètres de l'espace de travail → Membres.

1. Ouvrez Paramètres de l'espace de travail → Membres et identifiez les deux membres actifs à part entière. Les invités, collaborateurs externes et personnes qui consultent seulement un canvas partagé ne réduisent pas le nombre de licences payantes lorsqu'ils sont retirés, car ils ne sont pas des membres facturables de l'espace de travail.
2. Décidez du sort du membre supplémentaire. Désactiver conserve sa fiche et son historique tout en bloquant l'accès à l'espace de travail. Retirer de l'espace de travail met fin à son appartenance et nécessitera une nouvelle invitation s'il doit redevenir membre à part entière. Transférez d'abord les travaux dont il est responsable.
3. Désactivez ou retirez le membre facturable supplémentaire. Pour un abonnement payant géré directement dans la Facturation, ALLO recalcule le nombre de licences payantes à partir des membres actifs facturables : l'espace passe ainsi de deux licences payantes à une.
4. Revenez à la Facturation et actualisez la page. Vérifiez que le nombre de licences payantes correspond au nombre de membres actifs facturables, puis consultez la facture ou le crédit de facturation obtenu.

Si une facture a déjà été réglée, retirer le membre ne rembourse pas ce paiement sur la carte. ALLO calcule au prorata le temps de licence non utilisé et conserve cette valeur comme crédit de facturation. Le crédit réduit automatiquement la facture actuelle ou une facture future. Toute somme restante après une facture reste disponible pour les factures suivantes du même espace de travail.

Si le nombre de licences payantes reste à deux après l'actualisation, ne retirez pas une autre personne. Vérifiez si le deuxième membre est toujours actif et si l'espace utilise un accord Enterprise, universitaire ou institutionnel avec des licences achetées à l'avance. Si ce n'est pas le cas et que la liste des membres et la Facturation ne correspondent toujours pas, contactez l'assistance en indiquant le nom de l'espace de travail, le forfait actuel, le nombre de membres, le numéro de facture et le nombre de licences attendu. N'envoyez jamais le numéro complet de votre carte.

Statuts des membres et leur signification

Si vous ne trouvez pas une personne dans la gestion des membres, vérifiez d'abord qu'elle est bien membre de l'espace de travail. Les collaborateurs externes et les invités doivent souvent être gérés depuis le canvas ou le projet auquel ils ont accès.

Bonnes pratiques de gestion des membres

Examinez les membres lorsqu'une personne rejoint ou quitte l'équipe, change d'équipe ou de responsabilité, ou a besoin d'un accès lié à la facturation ou à l'administration. La liste des membres doit représenter les personnes qui appartiennent réellement à l'espace de travail.

Limitez les rôles d'administrateur. Les administrateurs peuvent gérer les paramètres sensibles de l'espace de travail, les listes de membres, les rôles, les contrôles liés à la facturation et la récupération d'accès lorsque ces options sont disponibles. Donnez ce rôle parce que la personne est responsable de l'administration de l'espace de travail, et non parce qu'elle doit modifier un canvas.

Utilisez les équipes pour organiser les membres quand l'espace de travail grandit. Elles aident à comprendre les services, groupes de travail, classes, clients ou équipes de projet. Consultez Gérer les équipes.

Utilisez le partage d'éléments pour les clients et les réviseurs de courte durée. La liste des membres ne doit pas devenir un fourre-tout pour chaque personne ayant un jour consulté un canvas.

Exemples

Si un collègue change de service, mettez à jour son équipe et vérifiez s'il doit encore accéder à ses anciens travaux. Ne supprimez pas son appartenance à l'espace de travail tant qu'il en fait toujours partie.

Si une personne quitte l'entreprise, désactivez ou retirez son accès selon la politique de l'espace de travail. Cette décision doit bloquer les anciens liens avant même d'examiner les autorisations de projet ou de canvas.

Si un client externe ne trouve pas l'espace de travail dans sa barre latérale, cela peut être normal. S'il a reçu un canvas comme collaborateur externe, il n'est pas membre de l'espace de travail et ne voit pas forcément l'annuaire.

Si un responsable ne peut pas inviter de membres, vérifiez son rôle. Il peut être propriétaire d'un projet sans être administrateur de l'espace de travail.

Remarques sur les autorisations et la visibilité

La gestion des membres ne répertorie pas toutes les personnes pouvant accéder à chaque élément. Un canvas peut avoir des invités ou des collaborateurs externes qui ne sont pas membres de l'espace de travail. Pour retirer leur accès, ouvrez l'élément partagé et modifiez son autorisation.

Le statut de membre de l'espace de travail ne garantit pas l'accès à chaque élément. Si un membre ne peut que lire un canvas, vérifiez la boîte de dialogue Partager de ce canvas. S'il ne voit pas un élément Goals/OKRs, vérifiez l'autorisation Goals/OKRs, les filtres, l'état archivé et son rôle dans l'espace de travail.

La désactivation est plus forte que l'accès en lecture seule. Les anciens liens directs cessent de fonctionner pour un membre désactivé : il n'existe pas de voie de contournement. La récupération administrative doit avoir lieu au niveau du membre de l'espace de travail.

Erreurs courantes

N'envoyez pas des invitations en double pour recréer un membre avant d'avoir vérifié son statut. Il peut déjà être invité, actif avec une autre adresse e-mail ou désactivé.

Ne retirez pas un membre uniquement pour masquer un canvas partagé. Modifiez plutôt l'autorisation du canvas. Retirer ou désactiver le membre affecte l'ensemble de l'espace de travail.

Ne supposez pas qu'un bouton d'administration absent est un problème de chargement. Si l'action est masquée, vous n'avez peut-être pas le rôle, le forfait ou le type d'espace de travail requis pour gérer les membres.

Ne vous attendez pas à ce que l'appartenance à une équipe donne à elle seule accès à chaque élément privé. Les équipes organisent les personnes ; le partage continue de contrôler l'accès lorsqu'un élément est restreint.

Résoudre les problèmes lorsque la gestion des membres semble incorrecte

Si un membre est absent, vérifiez l'espace de travail actif, recherchez son adresse e-mail, effacez les filtres, puis vérifiez s'il s'agit plutôt d'un invité ou d'un collaborateur externe.

Si une invitation est bloquée, vérifiez l'adresse e-mail et ne renvoyez l'invitation qu'après avoir vérifié les spams et la quarantaine. Consultez Lorsque l'invitation n'arrive pas.

Si une personne ne peut pas ouvrir un travail après être devenue membre, vérifiez l'autorisation de l'élément. Utilisez Partager le travail avec des collaborateurs pour la couche de partage, puis Lorsque vous ne pouvez pas accéder à votre travail si l'élément ne s'ouvre toujours pas.

Si une personne désactivée doit revenir, décidez si elle doit redevenir membre à part entière de l'espace de travail ou recevoir l'accès à un seul élément partagé. La réactivation convient à une appartenance complète ; le partage externe convient à une collaboration limitée.

Si la liste des membres semble obsolète après une modification, actualisez la page et recherchez à nouveau. Dans les grands espaces de travail, les listes peuvent se charger selon la recherche et le statut actuels : la personne peut ne pas apparaître avant que le bon filtre soit sélectionné.