Gérer les membres de l'espace de travail

La gestion des membres détermine qui appartient à l'espace de travail

Utilisez la gestion des membres de l'espace de travail lorsque vous devez examiner qui appartient à l'espace de travail, inviter des personnes, modifier des rôles, désactiver ou supprimer des accès, et déterminer si quelqu'un est un membre de l'espace de travail à part entière.

Utilisez Membres lorsque vous devez parcourir l'annuaire. Utilisez les boîtes de dialogue de partage lorsque vous devez gérer l'accès à un seul canvas ou projet. Cette distinction évite de nombreuses solutions confuses. Si une personne n'est pas membre de l'espace de travail, elle peut toujours avoir accès à un élément partagé en tant que collaborateur externe ou invité. Si elle est membre de l'espace de travail, elle peut tout de même nécessiter une autorisation d'élément pour ouvrir un canvas privé.

Pour en savoir plus sur le modèle de rôles, consultez Membres, invités et collaborateurs externes. Pour les invitations, consultez Inviter des membres de l'espace de travail.

Disponibilité et autorisations

Ouvrir la gestion des membres de l'espace de travail

Pour consulter les collaborateurs ou la structure, utilisez les raccourcis Membres, Équipes et Organigramme dans l'en-tête de l'espace de travail sur l'Accueil. Dans une mise en page compacte, ils passent sous l'identité de l'espace de travail. Les avatars et le nombre de membres sous le nom de l'espace de travail ouvrent également Membres.

Commencez par vous positionner dans l'espace de travail que vous souhaitez modifier. Utilisez l'option Changer d'espace de travail ou la zone contenant le nom de l'espace de travail, puis ouvrez le menu des paramètres de l'espace de travail et accédez à la zone des membres. Si vous ne trouvez pas le menu des paramètres, commencez par consulter Ouvrir les paramètres de l'espace de travail.

Confirmez l'espace de travail actif avant de modifier les rôles, d'envoyer des invitations ou de désactiver des comptes. Le nom de l'espace de travail est important car les modifications de membres sont immédiates et ont un impact direct sur la facturation.

Liste des membres et recherche

La liste des membres est l'unique source de vérité concernant l'adhésion à l'espace de travail. Utilisez la recherche et les filtres pour retrouver les membres par leur nom, adresse e-mail ou rôle.

• Si une personne est absente de cette liste, elle n'est pas membre de l'espace de travail. Il peut s'agir d'un collaborateur externe ou d'un Invité sur un seul canvas. Consultez Membres, invités et collaborateurs externes avant d'envoyer une invitation.
• Si une personne figure dans cette liste mais ne peut pas effectuer de modifications, vérifiez d'abord son rôle, puis vérifiez ses autorisations d'élément sur le travail spécifique.

Inviter des membres

Utilisez le bouton d'invitation pour ajouter de nouveaux membres à l'espace de travail. Pour le processus étape par étape, consultez Inviter des membres de l'espace de travail.

Si le bouton d'invitation est absent, vérifiez votre rôle dans l'espace de travail, votre forfait et vos limites de licences. Certains espaces de travail doivent ajouter des licences ou ajuster les limites de leur forfait avant d'inviter de nouveaux membres. Consultez les guides Limites de licences et Ouvrir la facturation pour plus de détails.

Modifier les rôles

Les administrateurs peuvent mettre à jour les rôles des membres à partir de la colonne de rôle ou du menu d'action des membres. Pour obtenir des conseils et le processus étape par étape, consultez Modifier le rôle d'un membre.

Si un membre doit assumer des responsabilités d'administration, attribuez-lui un rôle plus élevé. S'il n'a plus besoin de gérer les membres ou la facturation, attribuez-lui un rôle moins élevé. S'il a uniquement besoin de modifier un seul canvas, utilisez le partage d'éléments au lieu de modifier son rôle dans l'espace de travail.

Désactiver les membres

Désactivez un membre lorsqu'il ne doit plus faire partie de l'espace de travail. C'est l'action appropriée lorsqu'un collaborateur quitte l'entreprise, l'école ou l'équipe.

La désactivation est immédiate. Lorsqu'un membre est désactivé :

• Il ne peut plus ouvrir l'espace de travail, les canvases privés, les projets, les Fichiers, les objectifs (Goals/OKRs) ou les paramètres.
• Ses sessions actives prennent fin.
• Son nom subsiste dans les commentaires passés, l'historique et les champs de création, mais il ne peut plus accéder à l'espace de travail.
• Sa licence peut être libérée ou réutilisée selon votre forfait.

Pour désactiver un membre, recherchez-le dans la liste des membres, ouvrez le menu d'action et choisissez Désactiver. Confirmez l'action lorsque vous y êtes invité.

Si vous avez payé pour deux membres mais n'en avez besoin que d'un

Ne changez pas de forfait uniquement pour corriger le nombre de membres facturables. Les anciens noms de forfait ne correspondent pas un à un aux forfaits actuels, et un changement de forfait peut modifier d'autres conditions que le nombre de licences payantes. Commencez par ouvrir la Facturation et notez le forfait exact, l'intervalle de facturation, le nombre de licences payantes et la dernière facture associés à cet espace de travail. Comparez ensuite ce nombre avec les membres actifs facturables dans Paramètres de l'espace de travail → Membres.

1. Ouvrez Paramètres de l'espace de travail → Membres et identifiez les deux membres actifs facturables. Les invités, collaborateurs externes et personnes qui consultent seulement un canvas partagé ne sont pas des membres facturables. Les retirer ne réduit donc pas le nombre de licences payantes.
2. Décidez du sort du membre supplémentaire. Désactiver conserve sa fiche et son historique, tout en bloquant l'accès à l'espace de travail. Retirer de l'espace de travail met fin à son adhésion; une nouvelle invitation sera nécessaire pour le réintégrer comme membre à part entière. Transférez d'abord les travaux dont cette personne est responsable.
3. Désactivez ou retirez le membre facturable supplémentaire. Pour les abonnements payants de l'espace de travail gérés directement dans la Facturation, ALLO recalcule le nombre de licences payantes à partir des membres actifs facturables. L'espace de travail passe ainsi de deux licences à une.
4. Revenez à la Facturation et actualisez la page. Vérifiez que le nombre de licences payantes correspond au nombre de membres actifs facturables, puis consultez la facture ou le crédit de facturation généré.

Si la facture a déjà été payée, retirer le membre ne renvoie pas ce paiement sur la carte. ALLO calcule au prorata la durée de licence non utilisée et conserve cette valeur comme crédit de facturation. Le crédit réduit automatiquement la facture actuelle ou une facture future. Toute somme non utilisée sur une facture reste disponible pour les factures suivantes du même espace de travail.

Si le nombre de licences payantes reste à deux après l'actualisation, ne retirez pas une autre personne. Vérifiez si le deuxième membre est toujours actif et si l'espace de travail utilise un accord Enterprise, universitaire ou institutionnel avec des licences achetées à l'avance. Si ce n'est pas le cas et que la liste des membres et la Facturation ne correspondent toujours pas, contactez l'assistance en indiquant le nom de l'espace de travail, le forfait actuel, le nombre de membres, le numéro de facture et le nombre attendu de licences payantes. N'envoyez jamais le numéro complet de la carte.

Réactiver les membres

Si un ancien collaborateur revient, ou si vous avez désactivé quelqu'un par erreur, les administrateurs peuvent le réactiver depuis le filtre des membres désactivés ou la liste des membres.

La réactivation rétablit l'adhésion à l'espace de travail. Le membre peut utiliser l'espace de travail et accéder immédiatement aux zones autorisées. Si le collaborateur ne peut toujours pas voir de projets ou canvases spécifiques après la réactivation, vérifiez les autorisations de ces éléments de manière distincte.

Pour plus de détails, consultez Accéder à un espace de travail désactivé.

Dépannage de la gestion des membres