File, archiviazione e quota

I file aiutano a esaminare l'archiviazione, ma la fatturazione controlla il limite

La sezione dei file è lo strumento ideale per comprendere quali elementi sono presenti nel vostro area di lavoro, individuare dove si trovano i file di grandi dimensioni e stabilire quali vecchi allegati non sono più necessari. I limiti di spazio, la controlli di fatturazione, le modifiche del piano tariffario e le opzioni di archiviazione aggiuntiva si gestiscono invece tramite le impostazioni dell'account e di fatturazione.

Utilizzate la sezione dei file quando avete bisogno di prove: ad esempio, per individuare quale progetto contiene un video pesante, verificare se i vecchi PDF sono ancora allegati a canvas attivi o scoprire quale team ha caricato un gruppo di contenuti multimediali. Utilizzate invece le impostazioni di fatturazione quando dovete modificare il piano tariffario, aggiungere spazio di archiviazione, risolvere un problema di pagamento o confermare la quota del vostro area di lavoro.

Per indicazioni sull'archiviazione specifiche per ciascun piano, consultate Limiti di archiviazione, Archiviazione aggiuntiva e Fatturazione aperta.

Relazione tra File e utilizzo dello spazio

Una riga di file mostra di solito dove compare un file nell'area di lavoro. Questo contesto aiuta a decidere cosa pulire, ma i totali non cambiano necessariamente in rapporto diretto con ogni riga visibile. Lo stesso file caricato può comparire in più punti e il calcolo può includere dati non mostrati come una semplice riga.

Controllate l'utilizzo prima e dopo la pulizia. File aiuta a individuare cosa occupa spazio. Aprite le Impostazioni dell'area di lavoro e selezionate Utilizzo per vedere lo spazio file occupato e la quota.

Usate File per indagare, non come registro finale dell'utilizzo. Se il valore non cambia subito dopo la rimozione di un file da un canvas, non significa che l'operazione sia fallita. Controllate se lo stesso file è ancora referenziato altrove e attendete alcuni minuti per l'aggiornamento della scansione dei canvas e del totale dell'area di lavoro.

Individuare file di grandi dimensioni

Se il vostro obiettivo è liberare spazio, aprite la sezione dei file e ordinate l'elenco in base alle dimensioni maggiori. Se l’area di lavoro è molto grande, iniziate da un progetto che ha maggiore probabilità di contenere file pesanti: sessioni di workshop, revisioni video, risorse del brand, ricerche, consegne ai clienti o progetti di lancio archiviati.

Utilizzate i filtri per tipo per concentrarvi sui formati che occupano più spazio. Video, immagini ad alta risoluzione, PDF, esportazioni di progetti e archivi compressi sono spesso la causa di picchi improvvisi nell'utilizzo dell'archiviazione. Filtrate per autore del caricamento o per data se sapete che l'inconveniente è dovuto a un'importazione recente.

Prima di rimuovere qualsiasi elemento, aprite il canvas di origine. Un file di grandi dimensioni potrebbe essere la risorsa originale per una presentazione dal vivo, un pannello di controllo, un workshop o una revisione con un cliente. Una pulizia che elimina materiali ancora attivi rischia di generare più problemi di quanti ne risolva.

Eseguire la pulizia in sicurezza

Una procedura sicura:

1. Aprite File.
2. Ordinate dal più grande.
3. Filtrate per progetto, tipo, autore del caricamento o data se l'elenco è troppo ampio.
4. Visualizzate l'anteprima.
5. Aprite il canvas che contiene il file.
6. Confermate che il file non serve più.
7. Rimuovetelo dal canvas.
8. Attendete alcuni minuti e aggiornate Utilizzo per confermare l'aggiornamento del totale.

Di solito gli elementi rimossi da un canvas restano recuperabili per un periodo limitato tramite il Cestino. Il Cestino non mantiene il file rimosso nel totale dello spazio, quindi l'eliminazione definitiva non è necessaria per ridurre l'utilizzo. È un'azione irreversibile da usare solo quando il team non ha più bisogno del recupero. Consultate Rimuovere un file da un canvas, Ripristinare elementi eliminati e Eliminare definitivamente elementi.

In caso di superamento del limite di archiviazione

Quando un'area di lavoro supera il limite, i file possono restare visibili mentre anteprima, download o caricamento sono limitati. La pulizia resta disponibile: chi dispone delle autorizzazioni necessarie può rimuovere file dai canvas. Dopo la rimozione dell'ultimo riferimento attivo a un file archiviato, il file smette di essere conteggiato al termine del ricalcolo asincrono di ALLO; svuotare il Cestino non fa parte del recupero della quota.

L'esperienza precisa dipende dal piano e dalle impostazioni, ma il percorso pratico è lo stesso: controllate l'utilizzo, individuate cosa occupa spazio, decidete cosa rimuovere e chiedete a un amministratore dell'area di lavoro di intervenire sul piano o sulla quota se la pulizia non basta. Consultate Risolvere i limiti di archiviazione.

Se non siete amministratori, raccogliete questi dati:

Per aumentare lo spazio, usate Componenti aggiuntivi di archiviazione. Se il pagamento o il piano bloccano l'accesso, consultate Risolvere un problema di pagamento o contattate un amministratore.

File scaduti e non disponibili

Se un file viene contrassegnato come scaduto o non disponibile, non date per scontato che la riga corrispondente debba essere eliminata. Tale riga continua a mostrare a quale sezione apparteneva il file, fornendo informazioni utili per il ripristino, la sostituzione o l'assistenza. Rimuovere tale elemento può complicare le verifiche successive.

Iniziate consultando File non disponibili e con blocco di conservazione. Successivamente, controllate le impostazioni di archiviazione e il canvas che contiene il file. Se il file è ancora necessario, potrebbe essere richiesto l'intervento di un proprietario per ripristinare lo stato di archiviazione, reinserire il file nella posizione corretta o caricare nuovamente il file sorgente.

Pulizia dell'archiviazione e Cestino

Il Cestino può contenere file rimossi dai canvas durante il periodo di conservazione. Il ripristino riporta un elemento al lavoro di origine, mentre l'eliminazione definitiva rimuove la normale possibilità di recupero. Anche la pulizia automatica può eliminare i vecchi elementi alla fine del periodo di conservazione.

Non considerate il Cestino un archivio di recupero a lungo termine. Se rimuovete un file per errore, ripristinatelo rapidamente. L'eliminazione definitiva rimuove la possibilità di recupero, ma non libera ulteriore quota dell'area di lavoro. Consultate Periodo di conservazione e Svuotare il Cestino.

Ruoli di fatturazione e permessi

La pulizia dei file e le modifiche di fatturazione spettano spesso a persone diverse. Un editor di progetto può rimuovere file da un canvas senza poter cambiare il piano di archiviazione. Un amministratore dell'area di lavoro può aggiungere spazio, ma potrebbe non sapere quali file siano sicuri da rimuovere. Può anche gestire azioni del Cestino non disponibili ai membri normali.

Quando lo spazio è urgente, coordinate i ruoli. Chi conosce il lavoro deve individuare i file sicuri da rimuovere. L'amministratore dell'area di lavoro deve controllare il piano e aggiungere spazio se necessario. L'eliminazione definitiva va eseguita solo dopo che il team ha confermato separatamente di non aver più bisogno del recupero.

Consultate Membri, ospiti e collaboratori esterni e Modificare il ruolo di un membro.

Quando i valori dello spazio non corrispondono alle aspettative

Se il valore sembra troppo alto, ricordate che File potrebbe non mostrare ogni dettaglio come una riga corrente. File usati in più punti, vecchi progetti, contenuti multimediali pesanti e file fuori dal progetto attuale possono influire sul totale.

Rimuovete i filtri e controllate File a livello dell'intera area di lavoro. Ordinate dal più grande e aprite i canvas che contengono i file per trovare riferimenti attivi rimasti. Se state guardando un solo progetto, ampliate l'ambito perché lo spazio è a livello dell'area di lavoro. Dopo la pulizia, attendete alcuni minuti e aggiornate Utilizzo.

Se il valore sembra ancora errato, contattate il supporto indicando nome dell'area di lavoro, valore mostrato, esempi di file grandi che dovrebbero o non dovrebbero essere conteggiati e passaggi di pulizia già eseguiti. Consultate Contattare il supporto.