File, archiviazione e quota

I file aiutano a esaminare l'archiviazione, ma la fatturazione controlla il limite

La sezione dei file è lo strumento ideale per comprendere quali elementi sono presenti nel vostro spazio di lavoro, individuare dove si trovano i file di grandi dimensioni e stabilire quali vecchi allegati non sono più necessari. I limiti di spazio, la titolarità della fatturazione, le modifiche del piano tariffario e le opzioni di archiviazione aggiuntiva si gestiscono invece tramite le impostazioni dell'account e di fatturazione.

Utilizzate la sezione dei file quando avete bisogno di prove: ad esempio, per individuare quale progetto contiene un video pesante, verificare se i vecchi PDF sono ancora allegati a canvases attivi o scoprire quale team ha caricato un gruppo di contenuti multimediali. Utilizzate invece le impostazioni di fatturazione quando dovete modificare il piano tariffario, aggiungere spazio di archiviazione, risolvere un problema di pagamento o confermare la quota del vostro spazio di lavoro.

Per indicazioni sull'archiviazione specifiche per ciascun piano, consultate Limiti di archiviazione, Archiviazione aggiuntiva e Fatturazione aperta.

Relazione tra la sezione dei file e l'utilizzo dell'archiviazione

Di norma, ogni riga di file indica la posizione in cui l'elemento compare all'interno del vostro spazio di lavoro. Questo contesto è fondamentale per decidere cosa eliminare, ma i totali dello spazio archiviato potrebbero non variare in modo perfettamente proporzionale a ogni riga visibile. Lo stesso file caricato può apparire in più punti, i file rimossi da un canvas possono rimanere recuperabili per un certo periodo e il calcolo dell'archiviazione può includere dati che non vengono mostrati semplicemente come singole righe di file.

Controllate l'utilizzo dello spazio prima e dopo le operazioni di pulizia. La vista dei file aiuta a identificare gli elementi che occupano spazio, mentre la sezione Impostazioni dello spazio di lavoro → Utilizzo può mostrare lo spazio occupato e la quota disponibile, qualora tale schermata sia abilitata per il vostro profilo.

Considerate la sezione dei file come uno strumento di analisi e non come il registro contabile definitivo. Se lo spazio occupato non diminuisce subito dopo aver rimosso un file da un canvas, non significa necessariamente che l'operazione non sia andata a buon fine. Verificate se il file è duplicato altrove, se è ancora presente nel Cestino o se l'aggiornamento dei dati di fatturazione richiede del tempo o l'intervento di un amministratore.

Individuare file di grandi dimensioni

Se il vostro obiettivo è liberare spazio, aprite la sezione dei file e ordinate l'elenco in base alle dimensioni maggiori. Se lo spazio di lavoro è molto grande, iniziate da un progetto che ha maggiore probabilità di contenere file pesanti: sessioni di workshop, revisioni video, risorse del brand, ricerche, consegne ai clienti o progetti di lancio archiviati.

Utilizzate i filtri per tipo per concentrarvi sui formati che occupano più spazio. Video, immagini ad alta risoluzione, PDF, esportazioni di progetti e archivi compressi sono spesso la causa di picchi improvvisi nell'utilizzo dell'archiviazione. Filtrate per autore del caricamento o per data se sapete che l'inconveniente è dovuto a un'importazione recente.

Prima di rimuovere qualsiasi elemento, aprite il canvas di origine. Un file di grandi dimensioni potrebbe essere la risorsa originale per una presentazione dal vivo, un pannello di controllo, un workshop o una revisione con un cliente. Una pulizia che elimina materiali ancora attivi rischia di generare più problemi di quanti ne risolva.

Eseguire la pulizia in sicurezza

La procedura consigliata per una pulizia sicura è la seguente:

1. Aprite la sezione dei file.
2. Ordinate l'elenco in base alle dimensioni maggiori.
3. Se l'elenco è troppo esteso, filtrate per progetto, tipo di file, autore del caricamento o data.
4. Visualizzate l'anteprima del file.
5. Aprite il canvas che lo contiene.
6. Verificate che il file non sia più necessario.
7. Rimuovete il file dal canvas.
8. Controllate il Cestino se è richiesta l'eliminazione definitiva e se il vostro ruolo lo consente.

Di solito, la rimozione da un canvas consente il recupero del file per un periodo limitato tramite il Cestino. L'eliminazione definitiva è un'operazione permanente e irreversibile. Evitate di ricorrere all'eliminazione definitiva al solo scopo di rendere più ordinato un elenco. Consultate Rimuovere un file da un canvas, Ripristinare elementi eliminati e Eliminare definitivamente elementi.

In caso di superamento del limite di archiviazione

Sintomo: Spazio di archiviazione oltre il limite consentito Quando uno spazio di lavoro supera il limite di archiviazione, i file possono rimanere visibili ma le funzionalità di anteprima, download o caricamento potrebbero subire restrizioni. Le opzioni di pulizia rimangono comunque disponibili:

• Gli utenti con le necessarie autorizzazioni possono comunque rimuovere i file dai canvases.
• Gli utenti abilitati alla gestione del Cestino possono eliminare definitivamente tali elementi dal Cestino, una volta che il team ha confermato che non sono più necessari.

L'esperienza d'uso specifica può variare in base allo stato del piano e alle impostazioni dello spazio di lavoro, ma la procedura di ripristino rimane la stessa: verificate l'utilizzo attuale, individuate cosa occupa spazio, decidete cosa rimuovere e, se la pulizia non fosse sufficiente, rivolgetevi al titolare della fatturazione per aggiornare il piano o la quota. Per la gestione sul lato fatturazione, consultate Risolvere i limiti di archiviazione.

Se non siete i titolari della fatturazione, raccogliete i seguenti dettagli prima di richiedere assistenza:

Se lo spazio di lavoro necessita di ulteriore spazio, utilizzate i Pacchetti di archiviazione aggiuntiva. Se l'accesso è bloccato dallo stato del pagamento o del piano tariffario, consultate Risolvere un problema di pagamento o contattate il titolare della fatturazione.

File scaduti e non disponibili

Se un file viene contrassegnato come scaduto o non disponibile, non date per scontato che la riga corrispondente debba essere eliminata. Tale riga continua a mostrare a quale sezione apparteneva il file, fornendo informazioni utili per il ripristino, la sostituzione o l'assistenza. Rimuovere tale elemento può complicare le verifiche successive.

Iniziate consultando File non disponibili e con blocco di conservazione. Successivamente, controllate le impostazioni di archiviazione e il canvas che contiene il file. Se il file è ancora necessario, potrebbe essere richiesto l'intervento di un proprietario per ripristinare lo stato di archiviazione, reinserire il file nella posizione corretta o caricare nuovamente il file sorgente.

Pulizia dell'archiviazione e Cestino

Il Cestino contiene i file rimossi dai canvases durante il periodo di conservazione. Il ripristino consente di riportare il file all'interno dell'attività di provenienza, mentre l'eliminazione definitiva cancella qualsiasi possibilità di recupero standard. Al termine del periodo di conservazione previsto, il sistema esegue una pulizia automatica eliminando i vecchi elementi ancora presenti nel Cestino.

Non considerate il Cestino come un archivio a lungo termine. Se rimuovete un file per errore, ripristinatelo tempestivamente. Se state per eliminare definitivamente alcuni file per recuperare spazio, accertatevi che tutto il team sia d'accordo e che i rispettivi progetti non ne abbiano più bisogno. Consultate Periodo di conservazione e Svuotare il Cestino.

Ruoli di fatturazione e permessi

Le operazioni di pulizia dei file e le modifiche relative alla fatturazione sono spesso di competenza di persone diverse. Chi ricopre il ruolo di editor di un progetto può rimuovere i file da un canvas ma non ha la possibilità di modificare il piano di archiviazione dello spazio di lavoro. Un titolare della fatturazione può aggiungere spazio ma potrebbe non sapere quali file di progetto sia sicuro eliminare. Un amministratore dello spazio di lavoro può gestire le azioni sul Cestino che non sono consentite ai membri standard.

In situazioni di emergenza legate allo spazio di archiviazione, coordinate i diversi ruoli anziché procedere per tentativi. Chi si occupa dello svolgimento delle attività operative deve identificare i file che possono essere rimossi in sicurezza. Chi gestisce la fatturazione deve controllare lo stato del piano e aggiungere spazio se necessario. Chi dispone dell'autorizzazione per l'eliminazione definitiva deve procedere solo dopo che il team ha confermato che non vi è alcuna necessità di ripristino.

Per domande relative ai ruoli, consultate Membri, Ospiti e collaboratori esterni e Modificare il ruolo di un membro.

Cosa fare se i valori dell'archiviazione non corrispondono alle aspettative

Sintomo: Lo spazio di archiviazione calcolato appare eccessivamente alto Se lo spazio occupato sembra superiore al previsto, considerate che la sezione dei file potrebbe non mostrare ogni singolo dettaglio sotto forma di righe o elenchi. I fattori che influenzano la quota di spazio comprendono:

• File eliminati ma ancora recuperabili: rimangono memorizzati nel sistema fino allo svuotamento del Cestino.
• File utilizzati in più di un punto: copie o riferimenti multipli di uno stesso elemento.
• Vecchi progetti o elementi multimediali di grandi dimensioni: risorse pesanti dimenticate nei canali.
• File al di fuori dell'ambito del progetto corrente: elementi presenti in altre aree dello spazio di lavoro.

A tale scopo, azzerate i filtri applicati e verificate i file a livello di spazio di lavoro. Ordinate l'elenco in base alle dimensioni maggiori, quindi controllate se nel Cestino vi sono file pesanti rimossi di recente. Se state effettuando la ricerca all'interno di un solo progetto, provate ad ampliare l'ambito dell'analisi poiché il calcolo dell'archiviazione avviene solitamente a livello di intero spazio di lavoro.

Se le cifre continuano a sembrare errate, contattate l'assistenza fornendo il nome dello spazio di lavoro, i valori di archiviazione visualizzati, alcuni esempi di file di grandi dimensioni che ritenevate dovessero o non dovessero essere conteggiati e le azioni di pulizia già intraprese. Per informazioni su come inoltrare la richiesta, consultate Contattare l'assistenza.