Fichiers, stockage et quota

Les fichiers vous aident à analyser le stockage, mais la facturation en contrôle la limite

La section Fichiers est le meilleur endroit pour comprendre quels fichiers sont répertoriés dans votre espace de travail, où les fichiers volumineux sont utilisés et quelles anciennes pièces jointes ne sont plus nécessaires. Les limites de stockage, la propriété de la facturation, les modifications de forfait et les options de stockage supplémentaire sont gérées via les paramètres du compte et de facturation.

Utilisez la section Fichiers lorsque vous avez besoin d'informations précises : quel projet contient une vidéo volumineuse, si d'anciens fichiers PDF sont encore joints à des canvases actifs, ou quelle équipe a importé un lot de fichiers multimédias. Utilisez les paramètres de facturation lorsque vous devez modifier votre forfait, ajouter du stockage, résoudre un problème de paiement ou vérifier le quota de votre espace de travail.

Pour obtenir des conseils sur le stockage spécifiques à votre forfait, consultez Limites de stockage, Options de stockage supplémentaire et Ouvrir la facturation.

Lien entre la section Fichiers et l'utilisation du stockage

Une ligne indique généralement où un fichier apparaît dans votre espace de travail. Ce contexte aide au nettoyage, mais les totaux de stockage ne varient pas forcément avec chaque ligne visible. Un même fichier importé peut apparaître à plusieurs endroits, et le calcul peut inclure des données qui ne s'affichent pas sous la forme d'une simple ligne.

Vérifiez l'utilisation avant et après le nettoyage. La vue Fichiers aide à identifier les fichiers volumineux. Les Paramètres de l'espace de travail → Utilisation affichent l'utilisation et le quota.

Considérez la section Fichiers comme un outil d'analyse et non comme un grand livre de facturation définitif. Si le volume de stockage ne change pas immédiatement après la suppression d'un fichier d'un canvas, cela ne signifie pas automatiquement que la suppression a échoué. Vérifiez si le fichier a été dupliqué ailleurs, s'il reste référencé ailleurs, puis attendez quelques minutes après le retrait de la dernière référence active et actualisez Utilisation.

Trouver des fichiers volumineux

Ouvrez la section Fichiers et triez par taille décroissante si votre objectif est de libérer de l'espace de travail. Si l'espace de travail est volumineux, commencez par un projet susceptible de contenir des fichiers lourds : ateliers, révisions vidéo, ressources de marque, recherches, livrables clients ou projets de lancement archivés.

Utilisez les filtres de type pour cibler les formats gourmands en espace de stockage. Les vidéos, les images haute résolution, les fichiers PDF, les exports de conception et les archives compressées expliquent souvent les augmentations soudaines de stockage. Filtrez par auteur du téléversement ou par date si vous savez qu'un import récent est à l'origine du problème.

Avant de supprimer quoi que ce soit, ouvrez le canvas qui contient le fichier. Un fichier volumineux peut encore être le fichier source d'une présentation en direct, d'un tableau de bord, d'un atelier ou d'une révision client. Un nettoyage du stockage qui supprime du contenu actif crée plus de travail qu'il n'en résout.

Nettoyer en toute sécurité

Voici un processus de nettoyage sécurisé :

1. Ouvrez la section Fichiers.
2. Triez par taille décroissante.
3. Filtrez par projet, par type de fichier, par auteur de l'import ou par date d'import si la liste est trop longue.
4. Affichez un aperçu du fichier.
5. Ouvrez le canvas contenant le fichier.
6. Confirmez que le fichier n'est plus nécessaire.
7. Retirez le fichier du canvas.
8. Patientez quelques minutes, puis actualisez Utilisation pour confirmer la mise à jour du total de l'espace de travail.

Le retrait d'un fichier depuis un canvas est généralement réversible pendant une durée limitée grâce à la corbeille. Les fichiers retirés dans la corbeille ne comptent pas dans le stockage de l'espace de travail : leur suppression définitive n'est donc pas nécessaire pour réduire l'utilisation. Cette suppression est irréversible et ne doit servir que lorsque l'équipe n'a plus besoin de récupération. Consultez Retirer un fichier d'un canvas, Restaurer un travail supprimé et Supprimer définitivement un travail.

En cas de dépassement de la limite de stockage

Lorsqu'un espace de travail dépasse sa limite de stockage, les fichiers peuvent rester visibles alors que l'aperçu, le téléchargement ou l'importation sont restreints. Les utilisateurs autorisés peuvent toujours retirer des fichiers des canvases. Après le retrait de la dernière référence active vers un fichier stocké, celui-ci cesse de compter une fois le recalcul asynchrone d'ALLO terminé. Vider la corbeille ne fait pas partie du rétablissement du quota.

L'expérience utilisateur exacte dépend de l'état du forfait et des paramètres de l'espace de travail, mais la procédure de rétablissement reste identique : vérifiez l'utilisation actuelle, identifiez ce qui occupe de l'espace, déterminez ce qui peut être retiré, et demandez à un administrateur de l'espace de travail d'ajuster le forfait ou le quota si le nettoyage ne suffit pas. Pour en savoir plus sur le rétablissement côté facturation, consultez Résoudre les limites de stockage.

Si vous n'êtes pas administrateur de l'espace de travail, rassemblez les informations utiles suivantes avant de demander de l'aide :

Si l'espace de travail nécessite davantage de stockage, utilisez les Options de stockage supplémentaire. Si un problème de paiement ou l'état de votre forfait bloque l'accès, consultez Résoudre un problème de paiement ou contactez un administrateur de l'espace de travail.

Fichiers expirés et indisponibles

Si un fichier est marqué comme expiré ou indisponible, ne partez pas du principe que sa ligne doit être supprimée. Cette ligne indique toujours l'emplacement d'origine du fichier, ce qui s'avère précieux pour sa récupération, son remplacement ou l'assistance technique. Supprimer cet élément peut compliquer l'analyse.

Commencez par consulter Fichiers indisponibles et verrouillés par rétention. Vérifiez ensuite les paramètres de stockage et le canvas contenant le fichier. Si le fichier reste nécessaire, un propriétaire devra peut-être régulariser l'état du stockage, restaurer le fichier à son emplacement initial ou réimporter le fichier source.

Nettoyage du stockage et corbeille

La corbeille peut contenir des fichiers retirés des canvases pendant la période de rétention. La restauration d'un élément permet de replacer le fichier au sein du travail auquel il appartenait, tandis que la suppression définitive élimine tout moyen habituel de récupération. Le nettoyage automatique de rétention peut également supprimer les éléments anciens de la corbeille une fois la période de rétention dépassée.

Ne considérez pas la corbeille comme une archive de stockage à long terme. Si vous avez retiré un fichier par erreur, restaurez-le rapidement. La suppression définitive depuis la corbeille retire le parcours de récupération, mais ne libère aucun quota supplémentaire dans l'espace de travail. Consultez Période de rétention et Vider la corbeille.

Autorisations et rôles de facturation

Le nettoyage des fichiers et les modifications de facturation incombent souvent à des personnes différentes. L'éditeur d'un projet peut être en mesure de retirer des fichiers d'un canvas, mais pas de modifier le forfait de stockage de l'espace de travail. Un administrateur de l'espace de travail peut ajouter du stockage, mais sans savoir quels fichiers de projet peuvent être supprimés en toute sécurité. Un administrateur d'espace de travail peut être autorisé à gérer les actions de la corbeille alors que les membres ordinaires ne le peuvent pas.

En cas d'urgence liée au stockage, coordonnez ces différents rôles plutôt que de procéder par conjecture. La personne qui maîtrise le travail en cours doit identifier les fichiers pouvant être supprimés sans risque. L'administrateur de l'espace de travail doit vérifier l'état du forfait et ajouter du stockage si nécessaire. La personne disposant des autorisations de suppression définitive ne doit procéder à l'élimination qu'après confirmation par l'équipe que la récupération n'est plus requise.

Pour toute question relative aux rôles, consultez Membres, invités et collaborateurs externes et Modifier le rôle d'un membre.

Si le volume de stockage ne correspond pas à vos attentes

Si le volume de stockage affiché semble trop élevé, gardez à l'esprit que la section Fichiers peut ne pas détailler chaque élément sous forme de ligne individuelle. Les fichiers utilisés à plusieurs endroits, les anciens projets, les médias volumineux et les fichiers hors du projet actuel peuvent influencer le total.

Réinitialisez les filtres de la section Fichiers et consultez les fichiers à l'échelle de l'espace de travail. Triez par taille, puis ouvrez les canvases concernés pour rechercher les références actives restantes. Si vous ne regardez qu'un projet, élargissez la portée, car le stockage est calculé au niveau de l'espace de travail. Après le nettoyage, patientez quelques minutes et actualisez Utilisation.

Si la différence persiste et semble incorrecte, contactez l'assistance technique en leur communiquant :

• Le nom de votre espace de travail.
• Le volume de stockage actuellement affiché.
• Des exemples précis de fichiers volumineux concernés.
• Les étapes de nettoyage déjà effectuées.

Consultez Contacter l'assistance pour connaître la procédure de contact.