Archivos, almacenamiento y cuota

Archivos le ayuda a investigar el almacenamiento, pero la facturación controla el límite

La sección de Archivos es el mejor lugar para comprender qué archivos están listados en su espacio de trabajo, dónde se utilizan los archivos de gran tamaño y qué archivos adjuntos antiguos podrían ya no ser necesarios. Los límites de almacenamiento, la propiedad de la facturación, los cambios de plan y los complementos de almacenamiento se gestionan a través de la configuración de la cuenta y de facturación.

Use Archivos cuando necesite pruebas: qué proyecto contiene el video de gran tamaño, si los archivos PDF antiguos todavía están adjuntos a canvases activos o qué equipo subió un lote de elementos multimedia. Use la configuración de facturación cuando necesite cambiar el plan, agregar almacenamiento, resolver un pago o confirmar la cuota del espacio de trabajo.

Para obtener orientación sobre el almacenamiento específica de cada plan, consulte Límites de almacenamiento, Complementos de almacenamiento y Facturación abierta.

Cómo se relaciona Archivos con el uso de almacenamiento

Una fila de archivo suele mostrar dónde aparece un archivo en el espacio de trabajo. Ese contexto es importante para decidir qué limpiar, pero los totales de almacenamiento no siempre cambian de forma individual con cada fila visible. El mismo archivo subido puede aparecer en más de un lugar, y el cálculo puede incluir datos que no se muestran como una fila simple.

Compruebe el uso antes y después de la limpieza. La vista Archivos ayuda a identificar qué ocupa espacio. Abra Configuración del espacio de trabajo y seleccione Uso para ver el almacenamiento de archivos utilizado y la cuota.

Use Archivos para investigar, no como registro final del uso. Si el número no cambia inmediatamente después de quitar un archivo de un canvas, no significa que la eliminación haya fallado. Compruebe si el mismo archivo sigue referenciado en otro lugar y espere unos minutos a que se actualicen el escaneo de canvases y el total del espacio de trabajo.

Cómo encontrar archivos grandes

Abra Archivos y ordene por tamaño de mayor a menor cuando el objetivo sea la limpieza del almacenamiento. Si el espacio de trabajo es grande, comience con un proyecto que tenga probabilidades de contener archivos pesados: talleres, revisiones de video, activos de marca, investigación, entregas a clientes o proyectos de lanzamiento archivados.

Use filtros de tipo para enfocarse en formatos que consumen mucho almacenamiento. Los videos, las imágenes de alta resolución, los archivos PDF, las exportaciones de diseño y los archivos comprimidos suelen explicar los aumentos repentinos de almacenamiento. Filtre por persona que subió el archivo o por fecha si sabe que una importación reciente causó el problema.

Antes de quitar cualquier elemento, abra el canvas que lo contiene. Un archivo grande aún podría ser el archivo de origen de una presentación en vivo, un tablero, un taller o una revisión de cliente. Una limpieza de almacenamiento que elimine material activo generará más trabajo del que ahorra.

Realizar una limpieza de forma segura

Un flujo seguro es:

1. Abra Archivos.
2. Ordene por tamaño, de mayor a menor.
3. Filtre por proyecto, tipo, usuario que subió el archivo o fecha si la lista es demasiado amplia.
4. Previsualice el archivo.
5. Abra el canvas que lo contiene.
6. Confirme que ya no se necesita.
7. Quite el archivo del canvas.
8. Espere unos minutos y actualice Uso para confirmar que se actualizó el total del espacio de trabajo.

Los elementos quitados de un canvas suelen poder recuperarse durante un tiempo desde la Papelera. La Papelera no mantiene el archivo quitado dentro del total de almacenamiento, por lo que no es necesario eliminarlo permanentemente para reducir el uso. La eliminación permanente es irreversible y solo debe usarse cuando el equipo ya no necesite recuperar el elemento. Consulte Quitar un archivo de un canvas, Restaurar trabajo eliminado y Eliminar trabajo para siempre.

Cuando el almacenamiento supera el límite

Cuando un espacio de trabajo supera el límite, los archivos pueden seguir visibles mientras se restringen la vista previa, la descarga o la carga. La limpieza sigue disponible: quienes tengan el permiso adecuado pueden quitar archivos de los canvases. Cuando desaparece la última referencia activa a un archivo almacenado, deja de contabilizarse tras el recálculo asíncrono de ALLO; vaciar la Papelera no forma parte de la recuperación de cuota.

La experiencia exacta depende del plan y la configuración, pero la recuperación práctica es la misma: compruebe el uso actual, identifique qué ocupa espacio, decida qué puede quitarse y pida a un administrador del espacio de trabajo que resuelva el plan o la cuota si la limpieza no basta. Consulte Corregir límites de almacenamiento.

Si no es administrador, reúna estos datos antes de pedir ayuda:

Si el espacio necesita más capacidad, use Complementos de almacenamiento. Si el pago o el plan bloquean el acceso, consulte Resolver un problema de pago o contacte con un administrador.

Archivos expirados y no disponibles

Si un archivo aparece marcado como expirado o no disponible, no asuma que debe eliminar la fila correspondiente. Esa fila resulta de gran utilidad para:

• Identificar el origen: muestra el canvas al que pertenecía originalmente el archivo.
• Facilitar la recuperación: ayuda a los equipos de soporte o de administración a restaurar o reemplazar el elemento.

Eliminar el registro en estos casos puede dificultar las tareas de investigación y soporte.

Comience con Archivos no disponibles y bloqueados por retención. Luego, verifique la configuración de almacenamiento y el canvas contenedor. Si el archivo todavía es necesario, es posible que un propietario deba resolver el estado del almacenamiento, restaurar el archivo en el lugar al que pertenecía o volver a subir el archivo de origen.

Limpieza de almacenamiento y Papelera

La Papelera puede contener archivos quitados de los canvases durante el periodo de retención. Restaurar un elemento puede devolverlo al trabajo al que pertenecía, mientras que eliminarlo permanentemente quita la vía normal de recuperación. La limpieza automática también puede eliminar elementos antiguos cuando termina el periodo de retención.

No trate la Papelera como un archivo de recuperación a largo plazo. Si quitó un archivo por error, restáurelo cuanto antes. Eliminar permanentemente un elemento de la Papelera quita la vía de recuperación, pero no libera cuota adicional del espacio de trabajo. Consulte Periodo de retención y Vaciar la Papelera.

Permisos y roles de facturación

La limpieza de archivos y los cambios de facturación suelen corresponder a personas distintas. Un editor de proyecto puede quitar archivos de un canvas sin poder cambiar el plan de almacenamiento. Un administrador del espacio de trabajo puede añadir almacenamiento, pero quizá no sepa qué archivos son seguros de quitar. También puede gestionar acciones de la Papelera que los miembros normales no pueden realizar.

Cuando el almacenamiento sea urgente, coordine los roles. La persona que conoce el trabajo debe identificar los archivos seguros de quitar. El administrador del espacio de trabajo debe revisar el plan y añadir almacenamiento si hace falta. La eliminación permanente solo debe realizarse cuando el equipo haya confirmado por separado que ya no necesita recuperar el elemento.

Consulte Miembros, invitados y colaboradores externos y Cambiar el rol de un miembro.

Cuando las cifras de almacenamiento no coinciden con lo esperado

Si la cifra parece demasiado alta, recuerde que Archivos puede no mostrar cada detalle como una fila actual. Los archivos utilizados en varios lugares, proyectos antiguos, archivos multimedia grandes y archivos fuera del proyecto actual pueden afectar a lo que ve.

Quite los filtros y compruebe Archivos en todo el espacio de trabajo. Ordene por tamaño y abra los canvases que contienen los archivos para buscar referencias activas restantes. Si solo mira un proyecto, amplíe el alcance porque el almacenamiento pertenece al espacio de trabajo. Después de limpiar, espere unos minutos y actualice Uso.

Si la cifra sigue pareciendo incorrecta, contacte con soporte e incluya el nombre del espacio de trabajo, la cifra mostrada, ejemplos de archivos grandes que esperaba que contaran o no, y los pasos de limpieza ya realizados. Consulte Ponerse en contacto con soporte.