Archivos, almacenamiento y cuota

Archivos le ayuda a investigar el almacenamiento, pero la facturación controla el límite

La sección de Archivos es el mejor lugar para comprender qué archivos están listados en su espacio de trabajo, dónde se utilizan los archivos de gran tamaño y qué archivos adjuntos antiguos podrían ya no ser necesarios. Los límites de almacenamiento, la propiedad de la facturación, los cambios de plan y los complementos de almacenamiento se gestionan a través de la configuración de la cuenta y de facturación.

Utilice Archivos cuando necesite pruebas: qué proyecto contiene el video de gran tamaño, si los archivos PDF antiguos todavía están adjuntos a canvases activos o qué equipo subió un lote de elementos multimedia. Utilice la configuración de facturación cuando necesite cambiar el plan, agregar almacenamiento, resolver un pago o confirmar la cuota del espacio de trabajo.

Para obtener orientación sobre el almacenamiento específica de cada plan, consulte Límites de almacenamiento, Complementos de almacenamiento y Facturación abierta.

Cómo se relaciona la sección de Archivos con el uso de almacenamiento

Una fila de archivo suele mostrar dónde aparece un archivo en su espacio de trabajo. Ese contexto es importante para las decisiones de limpieza, pero es posible que los totales de almacenamiento no varíen exactamente uno a uno con cada fila visible. Un mismo archivo subido puede aparecer en más de un lugar, los archivos que se quitan de un canvas pueden seguir siendo recuperables durante un tiempo y los cálculos de almacenamiento pueden incluir datos que no se muestran como una fila de archivo simple.

Verifique el uso de almacenamiento antes y después de la limpieza. La vista de Archivos le ayuda a identificar los archivos que ocupan espacio, y la sección Configuración del espacio de trabajo → Uso puede mostrarle el uso de almacenamiento de archivos y la cuota cuando dicha vista esté disponible para usted.

Considere la sección de Archivos como una superficie de investigación, no como el libro contable de facturación definitivo. Si el número de almacenamiento no cambia de inmediato después de quitar un archivo de un canvas, esto no significa automáticamente que la eliminación haya fallado. Verifique si el archivo se duplicó en otro lugar, si aún se puede recuperar en la Papelera y si las actualizaciones de almacenamiento de facturación requieren tiempo o de una acción del administrador.

Cómo encontrar archivos grandes

Abra Archivos y ordene por tamaño de mayor a menor cuando el objetivo sea la limpieza del almacenamiento. Si el espacio de trabajo es grande, comience con un proyecto que tenga probabilidades de contener archivos pesados: talleres, revisiones de video, activos de marca, investigación, entregas a clientes o proyectos de lanzamiento archivados.

Utilice filtros de tipo para enfocarse en formatos que consumen mucho almacenamiento. Los videos, las imágenes de alta resolución, los archivos PDF, las exportaciones de diseño y los archivos comprimidos suelen explicar los aumentos repentinos de almacenamiento. Filtre por remitente de subida o por fecha si sabe que una importación reciente causó el problema.

Antes de quitar cualquier elemento, abra el canvas que lo contiene. Un archivo grande aún podría ser el archivo de origen de una presentación en vivo, un tablero, un taller o una revisión de cliente. Una limpieza de almacenamiento que elimine material activo generará más trabajo del que ahorra.

Realizar una limpieza de forma segura

Un flujo de limpieza seguro consiste en los siguientes pasos:

1. Abra la sección de Archivos.
2. Ordene por tamaño de mayor a menor.
3. Filtre por proyecto, tipo de archivo, remitente de subida o fecha de subida si la lista es demasiado amplia.
4. Previsualice el archivo.
5. Abra el canvas que lo contiene.
6. Confirme que el archivo ya no sea necesario.
7. Quite el archivo del canvas.
8. Revise la Papelera si se requiere la eliminación permanente y su rol lo permite.

La eliminación de un archivo de un canvas suele ser recuperable durante un tiempo limitado a través de la Papelera. La eliminación permanente es más estricta e irreversible. No utilice la eliminación permanente de manera informal solo para que una lista parezca más limpia. Consulte Quitar un archivo de un canvas, Restaurar trabajo eliminado y Eliminar trabajo para siempre.

Cuando el almacenamiento supera el límite

Cuando un espacio de trabajo supera su límite de almacenamiento, los archivos pueden seguir siendo visibles mientras que las funciones de previsualización, descarga o subida se encuentran limitadas. La limpieza sigue estando disponible: los usuarios con los permisos correctos aún pueden quitar archivos de los canvases, y las personas con los permisos adecuados para la Papelera pueden eliminar permanentemente esos elementos de la Papelera una vez que el equipo haya confirmado que ya no son necesarios.

La experiencia exacta del usuario puede depender del estado del plan y de la configuración del espacio de trabajo, pero la ruta de recuperación práctica es la misma: verifique el uso actual, identifique qué está ocupando espacio, decida qué se puede quitar y solicite a un propietario de facturación que resuelva el plan o la cuota si la limpieza no es suficiente. Para la recuperación desde el lado de la facturación, consulte Corregir límites de almacenamiento.

Si usted no es el propietario de facturación, recopile detalles útiles antes de solicitar ayuda:

Si el espacio de trabajo necesita más almacenamiento, utilice Complementos de almacenamiento. Si el estado del pago o del plan está bloqueando el acceso, utilice Corregir un problema de pago o póngase en contacto con el propietario de facturación.

Archivos expirados y no disponibles

Si un archivo aparece marcado como expirado o no disponible, no asuma que debe eliminar la fila correspondiente. Esa fila resulta de gran utilidad para:

• Identificar el origen: muestra el canvas al que pertenecía originalmente el archivo.
• Facilitar la recuperación: ayuda a los equipos de soporte o de administración a restaurar o reemplazar el elemento.

Eliminar el registro en estos casos puede dificultar las tareas de investigación y soporte técnico.

Comience con Archivos no disponibles y bloqueados por retención. Luego, verifique la configuración de almacenamiento y el canvas contenedor. Si el archivo todavía es necesario, es posible que un propietario deba resolver el estado del almacenamiento, restaurar el archivo en el lugar al que pertenecía o volver a subir el archivo de origen.

Limpieza de almacenamiento y la Papelera

La Papelera puede contener archivos que se quitaron de los canvases durante el período de retención. Restaurar un elemento puede devolver el archivo al trabajo al que pertenecía, mientras que la eliminación permanente descarta la ruta de recuperación normal. La limpieza automática de retención también puede eliminar elementos antiguos de la Papelera después de transcurrido el período de retención.

No asuma que la Papelera es un archivo de almacenamiento a largo plazo. Si quitó un archivo por error, restáurelo rápidamente. Si va a eliminar archivos de forma permanente por motivos de almacenamiento, asegúrese de que el equipo esté de acuerdo y de que el trabajo contenedor ya no los necesite. Consulte Período de retención y Vaciar la Papelera.

Permisos y roles de facturación

Con frecuencia, la limpieza de archivos y los cambios de facturación pertenecen a personas diferentes. Un editor de proyecto puede tener la capacidad de quitar archivos de un canvas, pero no de cambiar el plan de almacenamiento del espacio de trabajo. Un propietario de facturación puede tener la capacidad de agregar almacenamiento, pero tal vez no sepa qué archivos de proyecto se pueden quitar de forma segura. Un administrador de espacio de trabajo puede tener la capacidad de gestionar acciones de la Papelera que los miembros habituales no pueden realizar.

Cuando el almacenamiento sea un asunto urgente, coordine los roles en lugar de adivinar. La persona que comprende el trabajo debe identificar los archivos que se pueden quitar de forma segura. La persona que administra la facturación debe verificar el estado del plan y agregar almacenamiento si es necesario. La persona con permisos de eliminación permanente solo debe eliminar una vez que el equipo confirme que la recuperación ya no es necesaria.

Si tiene preguntas sobre los roles, consulte Miembros, Invitados y colaboradores externos y Cambiar el rol de un miembro.

Cuando los números de almacenamiento no coinciden con lo esperado

Si el número de almacenamiento parece demasiado alto, tenga en cuenta que Archivos podría no mostrar todos los detalles de almacenamiento como una lista simple de filas actuales. Lo que usted ve puede verse afectado por:

• Archivos eliminados pero recuperables en la Papelera.
• Archivos duplicados o utilizados en más de un lugar.
• Proyectos antiguos o elementos multimedia de gran tamaño.
• Archivos fuera del alcance del proyecto actual.

Borre los filtros de Archivos y verifique la sección de Archivos a nivel de espacio de trabajo. Ordene por tamaño de mayor a menor. Luego, revise la Papelera para encontrar archivos grandes recientemente quitados. Si solo está buscando dentro de un proyecto, amplíe el alcance, ya que el almacenamiento suele calcularse a nivel de todo el espacio de trabajo.

Si el número aún parece incorrecto, comuníquese con el soporte técnico e indique el nombre del espacio de trabajo, el número de almacenamiento mostrado, ejemplos de archivos grandes que esperaba que se contabilizaran o no, y los pasos de limpieza que ya se han realizado. Para obtener información sobre el direccionamiento de soporte, consulte Ponerse en contacto con soporte.