Eliminar un archivo de un canvas

Eliminar el archivo del trabajo donde aparece

Utilice la opción "Eliminar de un canvas" cuando un archivo ya no deba mostrarse en el canvas que lo contiene. Esto es sumamente útil para borradores desactualizados, cargas duplicadas, adjuntos incorrectos, archivos agregados al canvas equivocado o material que ya no debe formar parte de los entregables de un proyecto.

En la sección de archivos, cada fila indica el lugar donde aparece el archivo: un canvas, un Comentario u otra sección del trabajo. Al eliminar un archivo de un canvas, este se retira únicamente de dicho canvas. Esto no significa que se eliminarán de todas partes los archivos con el mismo nombre, ni tampoco implica que el espacio de almacenamiento del espacio de trabajo cambie de manera inmediata.

Si necesita recuperar un elemento después de haberlo eliminado, consulte la sección Restaurar el trabajo eliminado. Si lo que busca es reducir el espacio de almacenamiento, le recomendamos leer también Archivos, almacenamiento y cuota para comprender qué cambios realiza y cuáles no esta acción de eliminación.

Antes de eliminar un archivo

Le recomendamos visualizar previamente el archivo. Luego, abra el canvas que lo contiene y confirme que sea el archivo correcto que desea eliminar. Este paso es de suma importancia, ya que es común encontrar filas que parezcan duplicadas. Por ejemplo, un archivo llamado logo.png podría aparecer en un canvas de diseño, en uno de lanzamiento y en otro de revisión de clientes. Eliminar el archivo incorrecto puede afectar el contexto de trabajo de otro equipo.

Verifique si el canvas sigue activo. Si el proyecto se encuentra en curso, consulte con el propietario o revisor antes de eliminar archivos que parezcan importantes. Tenga en cuenta que eliminar un archivo representa una modificación en el trabajo y no una simple preferencia de visualización personal.

Si el archivo está adjunto a un canvas de proyecto, a un plan de lanzamiento, a un Comentario o a una decisión, asegúrese de que el flujo de trabajo correspondiente ya no lo necesite. Para obtener más información sobre el contexto del proyecto, consulte Agregar un canvas a un proyecto y Crear un canvas en un proyecto.

Eliminar un archivo desde la sección de archivos

Abra la sección de archivos y busque el archivo en cuestión. Utilice la función de Buscar, filtros, el alcance del proyecto o el alcance del canvas si lo considera necesario. Visualice previamente el archivo y abra el canvas contenedor si tiene alguna duda.

Abra el menú de acciones del archivo y seleccione la opción de eliminar cuando esté disponible. Confirme la eliminación si la plataforma ALLO solicita una confirmación. Después de realizar la acción, es posible que la fila desaparezca de la vista general de archivos, ya que el archivo dejará de estar activo en ese canvas.

Si no visualiza la opción de eliminar, es probable que no cuente con permisos para editar el canvas contenedor, que el archivo ya haya sido eliminado o que la fila actual represente un estado del archivo que no se puede modificar desde la sección de archivos. Abra el canvas correspondiente y verifique si puede realizar la eliminación desde allí.

Eliminar un archivo desde el propio canvas

En ocasiones, la ruta más clara consiste en eliminar el archivo directamente desde el canvas y no desde la sección de archivos. Abra el canvas contenedor, localice el Elemento de canvas de archivo o el archivo adjunto y utilice los controles de archivo del canvas para eliminarlo. Esto resulta de gran ayuda si el archivo se encuentra ubicado visualmente en el canvas o si requiere revisar las notas adyacentes antes de tomar una decisión.

Eliminar elementos desde el canvas le ofrece un mejor contexto. Asimismo, reduce la probabilidad de eliminar un adjunto del canvas incorrecto cuando varias filas comparten el mismo nombre.

Para conocer más sobre las herramientas de archivos en el canvas, consulte Agregar imágenes, archivos y hojas de cálculo a un canvas.

Quiénes pueden eliminar archivos

Por lo general, se requiere contar con permisos para editar o administrar el trabajo contenedor. Es posible que un usuario con perfil de lector pueda visualizar previamente y abrir el archivo, pero no eliminarlo. Un Invitado puede estar limitado únicamente al canvas al que fue invitado. Asimismo, un miembro del espacio de trabajo podría no estar habilitado para eliminar un archivo de un proyecto que no edita. Para obtener más información sobre los roles, consulte Miembros, invitados y colaboradores externos.

La plataforma ALLO puede mostrar u ocultar la acción de eliminar según su nivel de acceso actual; sin embargo, la verificación de permisos final se realiza al momento de intentar la acción. Si visualiza un botón y la acción falla, es posible que el canvas haya sido modificado, que su rol haya cambiado o que el archivo ya haya sido eliminado desde otra pestaña.

Si necesita asistencia, consulte con un editor del canvas, con el propietario del proyecto o con el administrador del espacio de trabajo. Envíeles el nombre del archivo y el canvas contenedor para que no tengan que realizar una búsqueda a ciegas.

Qué sucede después de la eliminación

Una vez eliminado, el archivo puede trasladarse a la Papelera, donde la recuperación podría estar disponible durante el período de retención establecido. Es posible que el archivo ya no aparezca en la sección general de archivos, pero sí en la Papelera dentro de los trabajos eliminados relacionados con archivos.

Si el mismo archivo existe en otro canvas, este permanecerá allí. Eliminar un archivo de un canvas no limpia automáticamente cada una de las filas que parezcan duplicadas. Por ello, es sumamente importante revisar el canvas contenedor antes de proceder con la eliminación.

Si el canvas o el proyecto que lo contiene se elimina permanentemente más adelante, las opciones de recuperación para los archivos eliminados podrían variar. Un archivo eliminado requiere un destino válido para poder restaurarse de manera adecuada. Para conocer detalles sobre la retención y la eliminación permanente, consulte Período de retención y Eliminar el trabajo de forma permanente.

Restaurar un archivo eliminado

Abra la Papelera y busque el archivo eliminado. Utilice las pestañas de recursos o la función de Buscar si se encuentran disponibles. Restaure el elemento cuando la acción de restauración esté habilitada y conserve los permisos necesarios.

Si la restauración se realiza correctamente, regrese al canvas contenedor o a la vista de archivos y confirme que el archivo vuelva a ser visible. Si el canvas de origen fue eliminado, movido o retirado de forma permanente, es posible que el archivo no se pueda restaurar de la manera esperada. Consulte la sección Resolución de problemas de la papelera.

Si el archivo se eliminó de un canvas compartido, asegúrese de encontrarse en el mismo espacio de trabajo y en la misma cuenta que tenía acceso al trabajo compartido. El acceso compartido puede ser más restrictivo que el acceso general al espacio de trabajo. Utilice la guía Solucionar problemas de acceso compartido si el archivo o canvas restaurado aún no se puede abrir.

Cuándo la eliminación no es la solución correcta

No elimine un archivo simplemente porque la opción de previsualización o descarga esté desactivada. Es posible que el archivo no esté disponible debido al estado del almacenamiento, a la retención o a los permisos; aun así, la fila puede ser útil para que el equipo identifique a qué lugar pertenecía el archivo. Lea Archivos no disponibles y bloqueados por retención antes de eliminar información de visibilidad que otra persona podría necesitar para la recuperación de datos.

No elimine un archivo de la sección de archivos si su objetivo principal es dejar de compartir todo el canvas o el proyecto. En su lugar, modifique las configuraciones para compartir o la membresía. Consulte Compartir un canvas y Miembros, invitados y colaboradores externos.

No elimine archivos como un atajo para la eliminación permanente. Si su espacio de trabajo requiere que un archivo eliminado se borre definitivamente, utilice las acciones de la Papelera tras haberlo eliminado y asegúrese de que el usuario que realiza la acción posea el rol adecuado. La eliminación permanente es un proceso más estricto e irreversible.

Resolución de problemas al eliminar

• No aparece la opción de eliminar: Abra el canvas contenedor y verifique si tiene permisos de edición. Si no puede editar el canvas, solicite a un usuario con permisos de edición que elimine el archivo o consulte Acceso de solo lectura.
• La eliminación falla: Actualice la página e intente de nuevo desde el canvas. Es posible que el archivo ya haya sido eliminado por otro usuario o que la vista actual no esté actualizada.
• El archivo desaparece pero el uso de almacenamiento no cambia de inmediato: Recuerde que un archivo puede utilizarse en más de un lugar y que los archivos eliminados pueden permanecer recuperables durante un tiempo. Los totales de almacenamiento dependen del estado de su plan, los datos retenidos y los tiempos de limpieza de la plataforma. Consulte Archivos, almacenamiento y cuota en lugar de asumir que eliminar una fila reducirá instantáneamente el volumen de almacenamiento.