Buscar archivos por proyecto o canvas

Utilice el alcance cuando el archivo pertenezca a un lugar conocido

La sección de archivos puede mostrar los elementos adjuntos de todo el espacio de trabajo, de un proyecto específico o de un único canvas. La vía más rápida dependerá de la información que usted recuerde. Si solo recuerda el nombre de un archivo, comience en la sección de archivos del espacio de trabajo. Si recuerda el proyecto, restrinja la búsqueda a ese proyecto. Si recuerda el canvas exacto, abra la lista de archivos con alcance de canvas para evitar buscar un único archivo adjunto local en todo el espacio de trabajo.

Esto es de suma importancia debido a que el trabajo en ALLO es contextual. Un proyecto puede contener muchos canvases, y cada canvas puede incluir varios archivos subidos o elementos adjuntos. Los alcances de proyecto y de canvas reducen el ruido visual y facilitan la respuesta a preguntas prácticas como "¿Qué archivo utilizó el equipo de lanzamiento?" o "¿Qué archivos adjuntos siguen en este canvas de revisión de clientes?".

Para conocer el modelo general de archivos, comience con la Información general de archivos. Para comprender la estructura de los proyectos, lea Comprender los proyectos. Si prefiere buscar primero los canvases, consulte Buscar canvases.

Elija el punto de partida adecuado

Utilice la sección de archivos del espacio de trabajo cuando no sepa dónde se encuentra el archivo. Esta es la vista más amplia. Resulta ideal para realizar búsquedas por nombre de archivo, filtrar por el usuario que lo subió, verificar las subidas recientes o inspeccionar el uso del almacenamiento en el espacio de trabajo actual.

Utilice la sección de archivos de proyecto cuando sepa que el archivo pertenece a un proyecto pero no recuerde a qué canvas en particular. Esto es muy común en lanzamientos de productos, talleres, salas de clientes y proyectos de equipo recurrentes. La sección de archivos del proyecto le ayuda a evitar visualizar archivos no relacionados de otros equipos, mientras que le permite abarcar todos los canvases del proyecto a los que tenga acceso.

Utilice la sección de archivos de canvas cuando tenga la certeza de que el archivo pertenece a un canvas específico. Esta es la vista más precisa y, por lo general, representa el lugar más seguro para eliminar un archivo, ya que usted puede abrir el canvas y comprender con exactitud dónde se muestra dicho elemento.

Abrir archivos desde el espacio de trabajo

Abra el menú de navegación del espacio de trabajo y seleccione la sección de archivos. Esto mostrará los archivos correspondientes al espacio de trabajo actual. Si pertenece a varios espacios de trabajo, confirme el nombre del espacio de trabajo antes de iniciar la búsqueda. Un archivo perteneciente a un espacio de trabajo no aparecerá en la vista de archivos de otro, incluso si utiliza la misma cuenta de ALLO.

Utilice el cuadro de Buscar para escribir un nombre de archivo o una palabra reconocible; a continuación, agregue filtros si la lista sigue siendo demasiado extensa. Por ejemplo, busque "roadmap", filtre por formato PDF y ordene por los más recientes para localizar la última versión de la presentación del mapa de ruta. Consulte Filtrar archivos para conocer el flujo de trabajo completo de filtrado.

Abrir archivos de un proyecto

Comience desde el proyecto cuando ya conozca el contexto de este. Por lo general, puede abrir un proyecto desde la barra lateral, la página de inicio, Todos los canvases, el cuadro de Buscar, o a través de un enlace directo. Desde el proyecto, utilice el acceso a archivos de este o la vista relacionada con archivos para ver los documentos adjuntos vinculados a los canvases dentro de dicho proyecto.

La sección de archivos con alcance de proyecto resulta muy útil cuando un proyecto cuenta con muchos canvases que tienen nombres similares. Por ejemplo, un proyecto de lanzamiento puede incluir canvases de planificación, revisión de diseño, revisión de aspectos legales, recursos de campaña y retrospectivas. Si realiza una búsqueda del término "banner" en la sección de archivos del espacio de trabajo, podría obtener como resultado cada banner disponible en la empresa; en cambio, si realiza la búsqueda dentro del proyecto de lanzamiento, mantendrá los resultados vinculados exclusivamente a este.

Si el archivo que busca no aparece en la sección de archivos del proyecto, verifique si el canvas que lo contiene sigue perteneciendo a este. Si se traslada un canvas fuera de un proyecto, sus archivos pueden desaparecer de la lista con alcance de proyecto, aunque sigan existiendo en el espacio de trabajo. Abra Todos los canvases, busque el canvas y confirme su ubicación dentro del proyecto.

Abrir archivos de un canvas

Utilice la sección de archivos del canvas cuando conozca el canvas exacto. Abra el canvas y, a continuación, utilice el acceso de archivos o elementos adjuntos de dicho canvas. Esta vista es la mejor opción para auditar qué elementos están adjuntos antes de realizar una presentación, eliminar material obsoleto o verificar si un archivo que un compañero de equipo mencionó se encuentra realmente en el canvas.

La sección de archivos del canvas también puede ser de gran ayuda cuando se presentan filas que parecen duplicadas. Si el mismo nombre de archivo aparece en la sección de archivos del espacio de trabajo, abrir la vista específica del canvas le indicará qué copia pertenece al canvas actual. Esto es fundamental antes de proceder a la eliminación del archivo, ya que retirar un archivo de un canvas no elimina de manera automática todos los archivos con nombres idénticos ubicados en otras secciones del espacio de trabajo.

Para conocer las acciones de archivos en un canvas, consulte Vista previa, abrir y descargar archivos y Eliminar un archivo de un canvas.

Comportamiento del árbol de archivos

El árbol de archivos carga las áreas de espacio de trabajo, de proyecto y de canvas a medida que usted las abre. Si un espacio de trabajo de gran tamaño cuenta con muchos proyectos o canvases, es posible que deba expandir el área que le interesa en lugar de esperar que todos los elementos anidados aparezcan de forma inmediata.

Al seleccionar un alcance en el árbol de archivos, la lista de archivos se actualizará para ajustarse a ese alcance. La búsqueda y los filtros que aplique funcionarán dentro del alcance seleccionado. Si realiza una búsqueda desde la sección de archivos del proyecto, ALLO buscará los archivos dentro del alcance de ese proyecto. Si después regresa a la sección de archivos del espacio de trabajo, borre o revise sus filtros para no aplicar por accidente un filtro restrictivo en una búsqueda más general.

Si el árbol de archivos parece incompleto, actualice la página y confirme que todavía tiene acceso al proyecto o al canvas. Los cambios recientes en los permisos de acceso, el trabajo archivado o los canvases eliminados pueden modificar los elementos que el árbol tiene autorización para mostrar.

Permisos y trabajo compartido

La visualización de archivos respeta las reglas de acceso que usted tenga sobre el trabajo que los contiene. Si puede abrir un canvas compartido pero no el proyecto completo, podrá ver los archivos de ese canvas sin necesidad de ver todos los archivos del proyecto. Si un proyecto fue compartido con usted, pero uno de los canvases en su interior posee restricciones de acceso más estrictas, es posible que los archivos de ese canvas no se le muestren.

Los permisos de acceso también pueden influir en las acciones disponibles. Por ejemplo, es posible que pueda obtener la vista previa o abrir un archivo, pero no eliminarlo. Si necesita eliminar un archivo y la acción no está disponible, pida ayuda a un editor del canvas, al propietario del proyecto o al administrador del espacio de trabajo. Si tiene problemas de acceso compartido, consulte Solucionar problemas de acceso compartido y Miembros, invitados y colaboradores externos.

Ejemplos

Para buscar todos los archivos de un lanzamiento de producto, abra el proyecto de lanzamiento y, a continuación, abra la sección de archivos de proyecto. Filtre por tipo de archivo según lo requiera: imágenes para recursos de campaña, archivos PDF para presentaciones de revisión, documentos para resúmenes o videos para grabaciones. Ordene por los más recientes para revisar las últimas subidas o por tamaño si el objetivo es liberar espacio de almacenamiento.

Para buscar el archivo relacionado con un Comentario, abra el canvas mencionado en el Comentario y, a continuación, abra la sección de archivos de canvas. Si el archivo adjunto todavía está presente, obtenga una vista previa de este antes de descargarlo. Si no lo encuentra, revise la Papelera por si el archivo fue eliminado.

Para buscar un archivo en un canvas compartido, abra Compartido conmigo, abra el canvas compartido y utilice la sección de archivos de canvas desde allí. Es normal que el archivo no aparezca en la sección de archivos de todo el espacio de trabajo si su acceso está limitado únicamente al elemento compartido.

Solución de problemas de alcance

Si experimenta inconvenientes para localizar sus archivos, revise las siguientes situaciones:

• La sección de archivos del proyecto aparece vacía
  • Esto puede ocurrir si el proyecto no contiene canvases con archivos a los que usted tenga acceso. Un proyecto que solo incluye tareas pero ningún archivo subido tendrá la sección de archivos vacía. Verifique que el proyecto tenga canvases activos con archivos disponibles.
• La sección de archivos del espacio de trabajo encuentra el archivo, pero la del proyecto no
  • Abra el canvas correspondiente desde la fila del archivo para verificar su ubicación real. El canvas podría estar fuera del proyecto, haberse trasladado a un proyecto diferente o ser accesible para usted mediante un enlace compartido en lugar de una membresía de proyecto directa.
• La sección de archivos del canvas muestra el archivo, pero la búsqueda del espacio de trabajo no
  • Borre los filtros aplicados a nivel de espacio de trabajo e intente realizar la búsqueda con un nombre de archivo más corto. La búsqueda de archivos está diseñada para buscar nombres y detalles visibles del archivo. No garantiza la búsqueda del texto interno de todos los documentos. Para más información, consulte Qué hacer si la búsqueda no muestra un resultado.
• Aparece un mensaje de error de acceso al abrir un enlace directo
  • Asegúrese de haber iniciado sesión con la cuenta y el espacio de trabajo adecuados. Solicite al remitente que confirme si compartió el canvas, el proyecto o si el enlace cambió posteriormente. Utilice la lista de verificación de Solucionar problemas de acceso compartido para obtener más detalles.