プロジェクトやキャンバスからファイルを探す

ファイルの保存先がわかっている場合はスコープを使用する

「ファイル」機能では、ワークスペース全体、特定のプロジェクト内、または特定のキャンバス内にある添付ファイルを表示できます。最も簡単な手順は、お客様が覚えている内容によって異なります。ファイル名だけを覚えている場合は、ワークスペースの「ファイル」から開始してください。プロジェクトを覚えている場合は、そのプロジェクトに絞り込みます。正確なキャンバスを覚えている場合は、1つのローカルな添付ファイルを探すためにワークスペース全体を検索しなくて済むよう、キャンバススコープのファイルリストを開きます。

ALLOでの作業は文脈（コンテキスト）に依存するため、これが重要になります。1つのプロジェクトには多くのキャンバスを含めることができ、各キャンバスにはアップロードされた複数のファイルや添付ファイルを含めることができます。プロジェクトやキャンバスのスコープを使用することでノイズが減少し、「ローンチチームが使用したファイルはどれか？」や「このクライアントレビュー用のキャンバスにはどの添付ファイルが残っているか？」といった実用的な疑問に答えやすくなります。

一般的なファイルの仕組みについては、ファイルの概要から始めてください。プロジェクトの構造については、プロジェクトを理解するをご覧ください。まずキャンバスを探す場合は、キャンバスを探すを使用してください。

適切な開始点を選択する

ファイルの場所がわからない場合は、ワークスペースの「ファイル」を使用してください。これは最も広範なビューです。ファイル名での検索、アップロード者によるフィルタリング、最近アップロードされたファイルの確認、または現在のワークスペース全体のストレージ使用状況の調査に最適です。

ファイルがプロジェクトに属していることはわかっていても、どのキャンバスにあるかがわからない場合は、プロジェクトの「ファイル」を使用してください。これは、ローンチ、ワークショップ、クライアント用のスペース、および定期的なチームプロジェクトなどでよくある状況です。プロジェクトの「ファイル」を使用することで、他チームの無関係なファイルを避けながら、アクセス可能なプロジェクト内のすべてのキャンバスをカバーできます。

ファイルが1つのキャンバスに属していることがわかっている場合は、キャンバスの「ファイル」を使用してください。これは最も正確なビューであり、キャンバスを開いてファイルがどこに表示されているかを正確に把握できるため、通常はファイルを削除するのに最も安全な場所です。

ワークスペースから「ファイル」を開く

ワークスペースのナビゲーションを開き、「ファイル」を選択します。これにより、現在のワークスペース内のファイルが表示されます。複数のワークスペースに所属している場合は、検索する前にワークスペース名を確認してください。同じALLOアカウントを使用している場合でも、あるワークスペースのファイルが別のワークスペースの「ファイル」ビューに表示されることはありません。

ファイル名または認識しやすいキーワードを検索ボックスに入力し、リストが依然として大きい場合はフィルターを追加します。たとえば、「roadmap」で検索し、PDFに絞り込んで最新順に並べ替えることで、最新のロードマップ資料を見つけることができます。フィルタリングの具体的な手順については、ファイルをフィルタリングするをご覧ください。

プロジェクトの「ファイル」を開く

プロジェクトのコンテキストがすでにわかっている場合は、そのプロジェクトから開始します。通常、プロジェクトはサイドバー、ホーム、すべてのキャンバス、検索、またはダイレクトリンクから開くことができます。プロジェクト内から、プロジェクトの「ファイル」項目またはファイル関連ビューを使用することで、そのプロジェクト内のキャンバスに関連付けられた添付ファイルを表示できます。

プロジェクトに似たような名前のキャンバスが多数含まれている場合、プロジェクトスコープの「ファイル」が役立ちます。たとえば、ローンチプロジェクトには、計画、デザインレビュー、法的レビュー、キャンペーンアセット、振り返りなどのキャンバスが含まれている場合があります。ワークスペースの「ファイル」から「banner」を検索すると、社内のすべてのバナーが返される可能性がありますが、ローンチプロジェクト内で検索することで、検索結果をそのローンチに関連するものに限定できます。

お探しのファイルがプロジェクトの「ファイル」に見つからない場合は、そのファイルが含まれるキャンバスがまだプロジェクト内にあるか確認してください。キャンバスがプロジェクト外に移動されると、そのファイルがワークスペース内には存在していても、プロジェクトスコープのリストからは表示されなくなります。すべてのキャンバスを開き、該当するキャンバスを検索して、プロジェクト内の配置場所を確認してください。

キャンバスの「ファイル」を開く

対象のキャンバスが特定できている場合は、キャンバスの「ファイル」を使用します。キャンバスを開き、そのキャンバスのファイルまたは添付ファイルの項目を使用してください。このビューは、プレゼンテーションの前に添付ファイルを確認したり、古い素材を削除したり、チームメンバーが言及したファイルが実際にキャンバス上にあるかどうかを確認したりするのに最適です。

キャンバスの「ファイル」は、重複しているように見えるファイル行を整理する際にも役立ちます。同じファイル名がワークスペースの「ファイル」全体に表示されている場合、キャンバス固有のビューを開くことで、どのファイルが現在のキャンバスに属しているかを特定できます。ファイルをキャンバスから削除しても、他の場所にある同様のファイルを自動的に削除するわけではないため、これは削除作業を行う前に重要な確認手順となります。

キャンバス上のファイルに対する操作については、ファイルのプレビュー、起動、ダウンロードおよびキャンバスからファイルを削除するをご覧ください。

ファイルツリーの動作

「ファイル」ツリーは、ワークスペース、プロジェクト、およびキャンバスの各領域を開く際に読み込まれます。大規模なワークスペースに多数のプロジェクトやキャンバスが存在する場合、すべてのネストされたアイテムがすぐに表示されるとは限りません。必要に応じて、確認したい領域を展開してください。

ツリー内のスコープを選択すると、そのスコープに合わせてファイルリストが更新されます。適用した検索やフィルターは、現在のスコープ内で機能します。プロジェクトの「ファイル」から検索を実行すると、ALLOはそのプロジェクトスコープ内のファイルを検索します。その後ワークスペースの「ファイル」に戻る際は、狭い範囲のフィルターを意図せず広範囲の検索に引き継いでしまわないよう、フィルターをクリアするか再確認してください。

もしファイルツリーが不完全に表示される場合は、ページを更新した上で、そのプロジェクトやキャンバスへのアクセス権がまだあるか確認してください。最近権限が削除されたり、ワークスペースがアーカイブされたり、キャンバスが削除されたりした場合、ツリーに表示可能な内容が変更されることがあります。

権限と共有アイテム

「ファイル」の表示内容は、該当ファイルが含まれているワークスペースやプロジェクトなどへのアクセス権に従います。共有キャンバスを開くことはできても、プロジェクト全体を開く権限がない場合は、プロジェクト内のすべてのファイルは表示されず、そのキャンバス内のファイルのみが表示されます。プロジェクトが共有されていても、その中にある1つのキャンバスの権限が厳しく制限されている場合、そのキャンバスのファイルは表示されない可能性があります。

権限は実行できる操作（アクション）にも影響します。ファイルのプレビューや表示はできても、削除はできない場合があります。ファイルを削除する必要があるにもかかわらず操作できない場合は、キャンバスの編集者、プロジェクトの所有者、またはワークスペースの管理者にサポートを依頼してください。共有アクセスに関する問題については共有アクセスの問題を解決するを、メンバーや役割についてはメンバー、ゲスト、および外部共同編集者をご覧ください。

具体的な使用例

製品リリースのすべてのファイルを探すには、該当するローンチプロジェクトを開き、プロジェクトの「ファイル」を開きます。必要に応じて、キャンペーン素材の画像、レビュー用のPDF、企画書のドキュメント、録画したビデオなど、ファイル形式でフィルタリングします。最近アップロードされたファイルを確認するには最新順に、ストレージを整理して容量を確保したい場合はファイルサイズが大きい順にソートします。

コメント内のファイルを探すには、コメントで言及されているキャンバスを開き、キャンバスの「ファイル」を開きます。添付ファイルがまだ残っている場合は、ダウンロードする前にプレビューで確認できます。もし見当たらない場合は、ファイルが削除された可能性があるため、ゴミ箱を確認してください。

共有キャンバスからファイルを探すには、共有されたアイテムを開き、共有キャンバスを開いて、そこからキャンバスの「ファイル」を使用します。アクセス権が共有されたアイテムのみに制限されている場合は、ワークスペースの「ファイル」ビューにファイルが表示されないのが通常の挙動です。

スコープの問題に関するトラブルシューティング

スコープの選択や表示に関する問題が発生した場合は、以下の症状と原因、解決策をご確認ください。

症状：プロジェクトの「ファイル」が空で表示される

• 想定される原因と解決策:
  • キャンバスの有無: プロジェクト内にキャンバスが登録されているか確認してください。
  • 添付ファイルの有無: キャンバス内に実際にアップロードされたファイルが存在するか確認してください。タスクのみが設定され、ファイルが添付されていないキャンバスがプロジェクトに含まれている場合、「ファイル」ビューは空になります。
  • アクセス権: そのキャンバス内のファイルにアクセス可能な権限を持っているか確認してください。

症状：ワークスペースの「ファイル」には表示されるが、プロジェクトの「ファイル」には表示されない

• 想定される原因と解決策:
  • キャンバスの位置: ファイルが含まれるキャンバスが、現在そのプロジェクトの外部にある可能性があります。
  • キャンバスの移動: キャンバスが別のプロジェクトに移動された可能性があります。
  • 個別共有によるアクセス: プロジェクトのメンバーシップではなく、個別共有によって該当するキャンバスへのアクセス権を得ている可能性があります。ファイル行から該当するキャンバスを開き、そのキャンバスがどのプロジェクトに配置されているか確認してください。

症状：キャンバスの「ファイル」には表示されるが、ワークスペース全体の検索で見つからない

• 想定される原因と解決策:
  • フィルターの影響: ワークスペースレベルで意図しないフィルターが有効になっている可能性があります。フィルターを一旦クリアしてください。
  • ファイル名: 検索キーワードが長すぎる可能性があります。より短いファイル名で再度検索をお試しください。
  • インデックスの制限: ファイルの検索機能は、ファイル名や表示可能な詳細情報に基づいて実行されます。ファイル内のすべてのキーワードが検索対象になるとは限りません。詳細は検索結果にファイルが表示されない場合をご覧ください。

症状：ダイレクトリンクを開いた際に、アクセス不可のエラーが表示される

• 想定される原因と解決策:
  • アカウントの不一致: 異なるアカウントやワークスペースでログインしている可能性があります。正しいアカウントでサインインしているか確認してください。
  • 共有状態の変更: 送信者が共有したアイテム（キャンバス、プロジェクト、またはリンク自体）が変更、あるいは共有解除された可能性があります。
  • 解決策: 送信者に現在の共有設定を確認するか、共有アクセスの問題を解決するのチェックリストを参照してください。