共有アイテムの概要

共有アイテムは、ほかの人から届いた作業の受信トレイです

ほかの人からキャンバスやプロジェクトへのアクセス権を付与され、それを確実にもう一度開ける場所が必要なときは、共有アイテムを使います。特に、自分の作業ではないもの、普段のプロジェクトリストにないもの、ワークスペース全体の割り当てではなく直接の共有で届いたものに便利です。

共有アイテムは、ワークスペースでアクセスできるものすべての一覧ではありません。ほかの人から共有されたキャンバスとプロジェクトに絞って表示します。自分の作業は、ホーム、すべてのキャンバス、プロジェクト、ALLO全体の検索で見つけられます。

また、アイテムが共有されたからといって、ワークスペース全体へのアクセス権があるとは限りません。ワークスペース内のすべてのキャンバス、ファイル、ダッシュボード、メンバーを見せることなく、キャンバス1つやプロジェクト1つだけを共有できます。表示されるアクションは、その共有に設定された権限と、ワークスペースでの自分の役割によって決まります。

共有アイテムを使う場面

次のようなときに共有アイテムを使います。

• チームメンバー、クライアント、パートナー、ゲストコラボレーターから受け取ったキャンバスやプロジェクトを、チャットやメールを遡らずにもう一度開きたい。
• 通知を見たが、タイトルを忘れてしまった。
• プロジェクトが共有されたが、自分で作成したものではない。
• 未読の共有作業を片付けたい。

次のような疑問にも役立ちます。

共有リストではなく通知の設定を変えたい場合は、通知の管理を使ってください。ほかの人に作業を共有したい場合は、キャンバスの共有またはチームメンバーと作業を共有するを使ってください。

共有アイテムの場所

ALLOの画面で利用できる場合は、ホームエリアやワークスペースのナビゲーションから共有アイテムを開けます。未読の作業を知らせる案内など、ALLOが新しい共有を知らせる場所にも、共有アイテムへのリンクが表示されます。

このビューでは、共有されたキャンバスとプロジェクトをまとめて表示でき、未読の作業は多くの場合目立つように表示されます。すばやく見つけて仕分けるための画面です。何が共有されたかを確認し、誰が送ったかを把握して開き、未読の通知が不要になったら既読にします。

デスクトップアプリでも、共有アイテムはウェブアプリと同じアカウントとワークスペースのルールに従います。一方のアプリにだけ共有アイテムが表示される場合は、画面を更新し、同じアカウントでサインインしているか、両方のアプリが同じワークスペースにいるかを確認してください。デスクトップアプリ特有の問題は、デスクトップアプリのトラブルシューティングを参照してください。

共有カードに表示される内容

共有カードは、開く前にその共有の内容を伝えるためのものです。アイテムとアクセス権によって、タイトル、アイテムの種類、共有した人、共有された日時、プロジェクトの場所、未読状態、使えるアクションが表示されます。キャンバスの場合は、情報があれば権限のラベルも表示されることがあります。

プロジェクトのカードとキャンバスのカードで、表示される権限の詳細が同じとは限りません。プロジェクトのカードに編集のラベルがなくても、編集権限の有無をそこから判断せず、プロジェクトを開いて中で使えるアクションを確認してください。カードは入り口であり、権限の完全な一覧ではありません。

カードに詳細が表示されない場合は、アイテムのメタデータが少ない、アクセス権が変わった、削除された、開くのに必要な最小限の情報だけが共有されている、といった可能性があります。

共有されたキャンバスとプロジェクトを開く

共有されたキャンバスをクリックまたは選択すると、キャンバスが開きます。中でできる操作は、共有で付与された役割によって決まります。権限とワークスペースの設定に応じて、閲覧、コメント、編集、プレゼンテーション、エクスポートができます。開き方の詳細は共有されたアイテムを開くを参照してください。

共有されたプロジェクトをクリックまたは選択すると、プロジェクトが開きます。共有されたプロジェクトには、設定に応じて、キャンバス、ビュー、タグ、フィルター、セクション、カレンダーでの計画が含まれます。プロジェクトを初めて使う場合は、プロジェクトの概要から始めてください。

アイテムが開けなくても、共有が最初から無効だったとは限りません。オーナーがアクセス権を変更した、作業を移動した、削除した、別のメールアドレスに共有した、といった可能性があります。共有アクセスの問題を解決するを参照してください。

未読の共有作業

未読の表示があると、新しく届いた共有と、すでに対応した作業を区別できます。まだ開いていない、または既読にしていない共有キャンバスやプロジェクトがあると、未読バッジや未読のセクションが表示されます。

未読は自分が目を通したかどうかの状態であり、アイテムがまだ存在するかや、ほかの人が読んだかとは関係ありません。アイテムを既読にしても、アクセス権がなくなる、共有が削除される、確認が終わったことがオーナーに通知される、ほかの人の未読状態が変わる、といったことは起こりません。

未読のアイテムの表示については未読の共有アイテムを、溜まった未読を片付けたいときは共有アイテムを既読にするを参照してください。

権限と表示

共有アクセスの範囲は狭いことがあります。チームメンバーがプロジェクトは共有せずに、キャンバス1つだけを共有することもあります。プロジェクトのオーナーがプロジェクトを共有していても、その中の1つのキャンバスに別の制限がかかっていることもあります。ワークスペース管理者が役割を変更すると、開ける共有アイテムが変わることもあります。

今サインインしているアカウントも重要です。仕事用のメールアドレスに共有されたのに個人用のアカウントでサインインしていると、共有アイテムにそのアイテムが表示されないことがあります。複数のワークスペースに所属している場合は、共有されたワークスペースにいるか確認してください。

ゲストや外部コラボレーターは、ワークスペースのメンバーより限られた共有アイテムの画面を見ることになる場合があります。共有されたアイテムは開けても、ワークスペースのほかの部分は見られないことがあります。役割について詳しくは、メンバー、ゲスト、外部コラボレーターとゲストや外部コラボレーターの招待を参照してください。

よくある例

クライアントからレビュー用のキャンバスが共有された場合は、共有アイテムを開き、そのキャンバスを見つけて、誰がいつ共有したかを確認してから開きます。編集できない場合は、閲覧、コメント、編集のどのアクセス権を想定していたかを送信者に確認してください。

チームメンバーからリリース用のプロジェクトが共有された場合は、共有アイテムからプロジェクトを開き、プロジェクトのビュー、フィルター、タグ、カレンダーでの計画を使って目的の作業を見つけます。プロジェクトビューの使用、タグとフィルターの使用、プロジェクトカレンダーの使用を参照してください。

通知を受け取ったのにアイテムが見つからない場合は、現在のワークスペースを確認し、未読のフィルターをクリアして、検索が使えるなら共有アイテムをタイトルで検索してください。それでも見つからなければ、ALLO全体の検索を使うか、送信者にリンクの再送を依頼してください。

共有されたアイテムが消えた場合は、共有が解除された、削除された、別の場所に復元された、保持期間が過ぎて完全に削除された、といった可能性があります。作業データが見つからない場合とゴミ箱の仕組みを確認してください。

共有アイテムでできないこと

共有アイテムは、プロジェクトのメンバーシップの代わりにはなりません。プロジェクト内のすべてのキャンバスに継続してアクセスする必要がある場合は、個別のキャンバス共有に頼るのではなく、プロジェクトやワークスペースへのアクセス権を依頼してください。

共有アイテムでは、支払い、ストレージ、ワークスペースの役割は管理できません。ストレージの状態が原因で共有ファイルを使えない場合は、ファイル、ストレージ、容量の上限を参照してください。役割を変える必要がある場合は、メンバーの役割の変更を参照してください。

共有アイテムは、削除されたアイテムや共有が解除されたアイテムがずっと表示され続けることを保証するものではありません。オーナーがアクセス権を取り消した場合や、アイテムが完全に削除された場合は、共有リストから開けなくなることがあります。

共有アイテムの表示がおかしい場合

ページを更新し、ワークスペースと、サインインしているメールアドレスを確認してください。そのうえで、共有されたのがキャンバスなのか、プロジェクトなのか、リンクだけなのかを送信者に確認します。それぞれアクセスの経路が異なります。

直接のリンクでは開けるのに共有アイテムに表示されない場合は、この一覧に載る直接共有として記録されていないか、一覧の更新が必要な可能性があります。リンクで開けるならそのリンクを残しておき、共有設定をオーナーに確認してもらってください。

アイテムは表示されるのに開けない場合は、共有アクセスの問題を解決するを参照してください。問い合わせるときは、ワークスペース名、アイテムのタイトル、送信者、表示されたエラーまたは閲覧専用の状態を正確に伝えてください。