**共有されたアイテム**の概要

共有されたアイテムは、他のユーザーから送信された作業用のインボックスです

他のユーザーからキャンバスやプロジェクトへのアクセス権を付与され、それらを再度開くための確実な場所が必要な場合は、共有されたアイテムを使用します。これは、作業内容が自分のものではない場合、通常のプロジェクトリストに存在しない場合、またはワークスペース全体の割り当てではなく、直接の共有を介して届いた場合に特に便利です。

共有されたアイテムは、ワークスペース内でアクセス可能なすべての項目を一覧表示するものではありません。他のユーザーから共有されたキャンバスやプロジェクトに焦点を当てています。自分自身の作業は、ホーム, すべてのキャンバス, プロジェクト, またはALLO全体の検索で確認できます。

また、アイテムが共有されたからといって、必ずしもワークスペース全体へのフルアクセス権が付与されたわけではありません。ワークスペース内のすべてのキャンバス、ファイル、ダッシュボード、あるいはメンバーを公開することなく、特定のキャンバスまたは特定のプロジェクトを1つだけ共有することが可能です。表示されるアクションは、その共有に設定されている権限や、ユーザーのワークスペース内での役割によって異なります。

共有されたアイテムを使用するタイミング

チャットやメールを遡ることなく、チームメンバー、クライアント、パートナー、またはゲストコラボレーターから受け取ったキャンバスやプロジェクトを再度開きたい場合に、共有されたアイテムを使用します。また、通知を受け取ったもののタイトルを忘れてしまった場合、共有されたプロジェクトの作成者が自分ではない場合、または未読の共有作業を整理したい場合にも便利です。

以下のような場合に活用してください。

共有リストではなく通知の設定が必要な場合は、通知の管理を使用してください。他のユーザーと作業を共有する必要がある場合は、キャンバスの共有またはチームメンバーと作業を共有するを使用してください。

共有されたアイテムの表示場所

ALLOの画面で利用可能な場合、ホームエリアまたはワークスペースのナビゲーションから共有されたアイテムを開くことができます。また、最近共有された作業や未読の共有作業をまとめた画面からアクセスできる場合もあります。

このビューでは、共有されたキャンバスと共有されたプロジェクトをまとめて表示でき、通常は未読の作業が強調して表示されます。これは迅速な確認と整理を目的として設計されており、何が共有されたかを確認し、誰が送信したかを把握して開き、未読の通知が不要になったら既読としてマークすることができます。

デスクトップアプリを使用している場合、共有されたアイテムはウェブアプリと同じアカウントおよびワークスペースのルールに従います。一方のアプリで共有アイテムが表示され、もう一方のアプリで表示されない場合は、ページを更新し、同じアカウントにサインインしていること、および両方のアプリが同じワークスペース内にあることを確認してください。デスクトップ固有の問題については、デスクトップアプリのトラブルシューティングを参照してください。

共有カードに表示される内容

共有カードは、アイテムを開く前に共有の内容を説明するためのものです。アイテムやアクセス権に応じて、カードにはタイトル、アイテムのタイプ、共有したユーザー、共有された日時、プロジェクトの保存場所、未読状態、および実行可能なアクションが表示されます。キャンバスの場合、権限情報が利用可能なときには権限ラベルが合わせて表示されることもあります。

プロジェクトカードとキャンバスカードで、常に同じ権限の詳細が表示されるとは限りません。プロジェクトカードに編集ラベルが表示されていない場合でも、編集権限の有無を判断するのではなく、プロジェクトを開いて内部で実行できるアクションを確認してください。カードは情報への入り口であり、完全な権限レポートではありません。

カードに詳細が表示されない場合、そのアイテムのメタデータが限られているか、アクセス権が変更されたか、削除されたか、または開くために必要な最小限の情報のみが共有されている可能性があります。

共有されたキャンバスとプロジェクトを開く

共有されたキャンバスをクリックまたは選択して開きます。キャンバス内でのアクションは、共有によって付与された役割に依存します。権限やワークスペースの設定に応じて、閲覧、コメントの追加、編集、プレゼンテーション、またはエクスポートを実行できます。詳細な手順については、共有された作業を開くを参照してください。

共有されたプロジェクトをクリックまたは選択して開きます。共有プロジェクトには、プロジェクトの設定構成に応じて、キャンバス、ビュー、タグ、フィルター、セクション、カレンダーによる計画などが含まれる場合があります。プロジェクトを初めて使用する場合は、まずプロジェクトの概要を参照してください。

アイテムが開けない場合でも、共有設定自体が最初から無効だったとは限りません。オーナーがアクセス権を変更した、作業を移動した、削除した、または別のメールアドレス宛てに共有した可能性があります。共有アクセスの修正を参照して対応してください。

未読の共有作業

未読の共有作業を確認することで、新しく共有されたアイテムと、すでに対応を終えた作業を区別しやすくなります。まだ開いていない、または既読としてマークしていない共有キャンバスやプロジェクトがある場合、未読バッジやセクションが表示されます。

未読状態はユーザー自身の対応ステータスを示すものであり、アイテムがまだ存在しているかどうかや、他のユーザーがそれを読んだかどうかには影響しません。アイテムを既読にしても、アクセス権の喪失、共有の削除、オーナーへの確認完了通知、または他のユーザーの未読状態の変更が発生することはありません。

未読アイテムがどのように表示されるかについては未読の共有作業を、未読が溜まっている状態をクリアしたい場合は共有された作業を既読にするを参照してください。

権限と表示設定

共有アクセス権は限定的に設定される場合があります。チームメンバーがプロジェクト自体を共有することなく、特定のキャンバスを1つだけ共有することがあります。また、プロジェクトのオーナーがプロジェクト全体を共有していても、その中の特定のキャンバスに個別の制限が設けられている場合もあります。さらに、ワークスペース管理者が役割を変更することで、開くことができる共有アイテムに影響が及ぶこともあります。

現在サインインしているアカウントが重要です。仕事用のメールアドレス宛てに共有が送信されたにもかかわらず、個人用のアカウントでサインインしている場合、共有されたアイテムにその項目が表示されない場合があります。複数のワークスペースに所属している場合は、共有の送信先となった正しいワークスペースに切り替えているか確認してください。

ゲストや外部コラボレーターは、ワークスペースメンバーよりも制限された共有されたアイテムの表示画面を見ることになります。共有されたアイテムを開くことはできても、ワークスペースの他の部分を閲覧することはできない場合があります。役割の詳細については、メンバー、ゲスト、および外部コラボレーターおよびゲストや外部コラボレーターの招待を参照してください。

よくあるユースケース

クライアントから確認用のキャンバスが共有された場合は、共有されたアイテムを開き、該当するキャンバスを見つけて、誰がいつ共有したかを確認した上で開きます。編集ができない場合は、閲覧、コメント、または編集のどのアクセス権を想定して共有したのかを送信者に問い合わせてください。

チームメンバーから新機能ローンチ用のプロジェクトが共有された場合は、共有されたアイテムからそのプロジェクトを開き、プロジェクトビュー、フィルター、タグ、およびカレンダーによる計画を利用して目的の作業を見つけます。詳細については、プロジェクトビューの使用、タグとフィルターの使用、およびプロジェクトカレンダーの使用を参照してください。

通知を受け取ったにもかかわらずアイテムが見つからない場合は、現在のワークスペースを確認し、未読のフィルターをクリアして、検索機能が利用可能な場合は共有されたアイテムのタイトルで検索を行ってください。その後、ALLO全体の検索を使用するか、送信者にリンクの再送を依頼してください。

共有アイテムが消えてしまった場合、共有が解除された、削除された、別の場所に復元された、または保管期間が経過したため完全に削除された可能性があります。作業データが見つからない場合およびゴミ箱の仕組みを参照してください。

共有されたアイテムで管理できないこと

共有されたアイテムは、プロジェクトメンバーシップに代わるものではありません。プロジェクト内のすべてのキャンバスに継続的にアクセスする必要がある場合は、個々のキャンバス共有に依存するのではなく、プロジェクトまたはワークスペース全体のアクセス権を要求してください。

共有されたアイテムでは、お支払い、ストレージ、またはワークスペースの役割の管理は行えません。ストレージの容量制限が原因で共有ファイルにアクセスできない場合は、ファイル、ストレージ、およびクォータ制限を参照してください。役割を変更する必要がある場合は、メンバーの役割の変更を参照してください。

共有されたアイテムは、削除されたアイテムや共有が解除されたアイテムが永久に表示され続けることを保証するものではありません。オーナーがアクセス権を開示しなくなった場合、またはアイテムが完全に削除された場合、共有リストから該当するアイテムを開くことができなくなります。

共有されたアイテムの表示がおかしい場合のトラブルシューティング

共有リスト全体に問題がある（何も表示されない、またはデータが古いなど）

• 考えられる原因と対策:
  • ページが更新されていない可能性があります。ブラウザを更新（再読み込み）してください。
  • 異なるワークスペースを表示している可能性があります。正しいワークスペースを選択しているか確認してください。
  • 異なるアカウントでサインインしている可能性があります。共有を受け取ったメールアドレスのアカウントでサインインしているか確認してください。
  • 送信者が単に共有リンクを送っただけで、共有設定を完了していない可能性があります。共有がキャンバスなのか、プロジェクトなのか、それともリンクのみの共有なのかを送信者に確認してください。

直接リンクからは開けるが、共有されたアイテムの一覧に表示されない

• 考えられる原因と対策:
  • 共有リストへの直接の共有アイテムとして登録されていない可能性があります。
  • リストの更新（再読み込み）が必要な可能性があります。
  • リンクが正常に機能している場合はそのリンクを保存し、オーナーに共有設定の状況を確認してください。

アイテムは一覧に表示されるが、開くことができない

• 考えられる原因と対策:
  • アクセス権限が変更された、または消失した可能性があります。
  • 解決しない場合は、共有アクセスの修正を参照してください。問い合わせを行う際は、ワークスペース名、アイテムのタイトル、送信者、および発生している具体的なエラーや読み取り専用状態を明記してください。