プロジェクトでのタグとフィルターの活用方法

タグは異なるレベルで異なる対象を整理します

「プロジェクト」には、名前は似ていますが全く異なる役割を持つ2つのタグの概念があります。

プロジェクトタグは、ワークスペースのプロジェクトリストでプロジェクトをグループ化し、フィルターをかけるために使用します。チーム、クライアント、四半期、プログラム、地域、優先度、業務領域ごとにプロジェクトを検索したい場合に便利です。プロジェクトタグは、ワークスペースレベルのプロジェクト全体に紐づくものであり、個別のプロジェクト内にあるキャンバスには紐づきません。

キャンバスタグは、特定のプロジェクト内にあるキャンバスを整理するために使用します。プロジェクトに多数のキャンバスが含まれており、アセットタイプ、レビュー段階、チーム、チャンネル、リスク、納品物などでフィルターをかけたい場合に便利です。キャンバスタグは、プロジェクトのコンテキストメニューから管理され、そのプロジェクト内のキャンバスにのみ適用されます。

これら2つを混同しないようにしてください。たとえば、Marketingという名前のプロジェクトタグは、マーケティング関連のプロジェクトを見つけるのに役立ちます。一方で、特定のプロジェクト内にあるMarketingという名前のキャンバスタグは、そのプロジェクト内のマーケティング関連キャンバスを見つけるのに役立ちます。同じ言葉を使用していたとしても、これらは異なるタグリストです。

表示されているタグのコントロールに注目してください。ワークスペースのプロジェクトリストにフィルターをかける場合は「プロジェクトタグ」、プロジェクト内でキャンバスを整理する場合は「キャンバスタグ」を使用します。

利用可能な環境

適切なツールの選択

来月以降もそのカテゴリが役立つ場合は、タグを作成してください。一時的な絞り込みのみが必要な場合は、フィルターを使用します。名前で特定のアイテムを1つだけ探している場合は、検索を使用してください。

プロジェクトタグを使用してワークスペースのプロジェクトをグループ化する

プロジェクトタグは、ワークスペース内のプロジェクトが増え、名前だけでは整理しきれなくなった場合に非常に便利です。たとえば、プロダクトチームはプロジェクトを Mobile、Web、Research、Launch などのタグで分類できます。代理店であればクライアントごとにタグ付けし、運用チームであれば地域や四半期ごとにタグ付けすることができます。

ワークスペースのプロジェクトリストを開き、プロジェクトタグのチップまたはフィルターコントロールを使用します。[すべて] チップを選択すると、プロジェクトタグのフィルターがクリアされます。タグを選択すると、そのタグが付けられたプロジェクトが表示されます。お使いのワークスペースで複数のタグ選択が可能な場合は、現在のUIで論理積（AND）または組み合わせをどうしても表示したい場合にのみ使用してください。有効なフィルターが多すぎると、実際にアクティブなワークスペースであっても、プロジェクトが何も存在しないように見えてしまうことがあります。

プロジェクトタグの作成、名前変更、削除、および順序変更は、[プロジェクトタグの管理] から行うことができます。クリーンアップの完全な手順については、プロジェクトタグの管理を参照してください。

プロジェクト内でキャンバスタグを使用する

キャンバスタグは、特定のプロジェクト内にあるキャンバスに紐づきます。プロジェクト内に多くのキャンバスが存在する場合に、企画書、下書き、レビュー、最終アセット、ミーティングノート、関係者向け資料、リスクの高い項目などを整理・検索するのに役立ちます。

プロジェクトのコンテキストメニューを開き、[キャンバスタグの管理] を選択します。これにより、そのプロジェクトのタグセットが開きます。タグセットを作成した後は、キャンバスの行またはプロジェクトビューに表示されるタグコントロールからタグを適用します。

キャンバスタグは、ワークスペース全体のプロジェクトカテゴリを作成するものではありません。たとえば、Q3 Launch というプロジェクトの中で作成したキャンバスタグは、その Q3 Launch 内のキャンバスのみに適用されます。ワークスペースのプロジェクトリストで Q3 Launch プロジェクト自体にタグが設定されるわけではなく、他のすべてのプロジェクトに自動的に表示されることもありません。

設定、クリーンアップ、およびボタンが表示されない場合の対処法については、キャンバスタグの管理を参照してください。

全体像を見失わずにフィルターを使用する

フィルターを使用すると、表示される情報を絞り込むことができます。ビューに応じて、タグ、オーナーまたはメンバー、ステータス、公開範囲、メンバーシップ、日付、検索ワードなどのフィルターを含めることができます。フィルターは特定の作業に集中するのに非常に優れていますが、一方で「作業データが消えてしまった」と誤解しやすい原因にもなります。

まずは1つか2つのフィルターから適用してみましょう。たとえば、日付、ステータス、公開範囲、検索ワードなどを追加する前に、まず オーナー: Mina や タグ: Launch で絞り込みます。もし結果が空になった場合は、最も絞り込み条件が厳しいフィルターから順に解除してください。

レビューが完了したら、フィルターをクリアしておきましょう。そうすることで、他のチームメンバーや次に自分がアクセスしたときに、フィルターが適用されたビューをワークスペースやプロジェクトの全データと勘違いするのを防ぐことができます。

よくある活用パターン

ポートフォリオリードが、すべてのアクティブな顧客プロジェクトを確認したい場合： Customer や Enterprise、またはクライアントセグメントなどのプロジェクトタグを使用し、必要に応じてオーナーや公開範囲のプロジェクトフィルターを追加します。

プロジェクトオーナーが、リリースプロジェクト内のすべてのデザインレビュー用キャンバスを検索したい場合： Design review、Legal、Final、Blocked などのキャンバスタグを使用し、プロジェクトビューで該当するタグを絞り込みます。

チームメンバーが、今週自分に割り当てられた作業を確認したい場合： 個人の名前を冠した新しいタグを作成するのではなく、オーナーまたはメンバーシップと、日付のフィルターを使用します。

レビュー担当者が、キャンバスのタイトルに含まれるフレーズを覚えている場合： まず検索機能を使用してください。タグは再利用可能なカテゴリのためのものであり、1回限りの記憶をたどるためのものではありません。

権限と非表示のコントロールについて

タグやフィルターのコントロールが表示されない場合は、まず表示している画面を確認してください。プロジェクトタグはプロジェクトリストのタグコントロールから管理します。キャンバスタグはプロジェクトのコンテキストメニューから管理します。プロジェクトメンバーのアクセス権は、どちらのタグマネージャーからでもなく、[メンバーの管理] から行います。

適切な画面が開いているにもかかわらず操作が行えない場合、プロジェクトの編集、タグの管理、またはプロジェクト設定の変更に関する権限が不足している可能性があります。また、プロジェクトがアーカイブされている、制限付きアクセスで共有されている、またはワークスペースの設定によって制限されている場合もあります。

プロジェクトのオーナーまたはワークスペースの管理者に、プロジェクトにおけるご自身のロール（役割）を確認してください。プロジェクトの閲覧は可能でもタグの編集はできない状態は、設定上想定されている場合があります。詳細については、プロジェクトメンバーの管理 および メンバー、ゲスト、外部コラボレーター を参照してください。

プロジェクトを煩雑にしてしまうよくある誤り

プロジェクトの整理を妨げる一般的な誤りとその対策は以下の通りです。

• 個人ごとに独自のタグを作成してしまう：すでに存在的「オーナー」や「メンバー」のフィルター機能を使用してください。人物の絞り込みには、メンバー/オーナーフィルターの活用が最適です。
• キャンバスタグをプロジェクトの分類に使用してしまう：プロジェクト自体の分類には、プロジェクトタグを使用してください。
• プロジェクトタグを個々のキャンバスの分類に使用してしまう：特定のキャンバスの分類には、プロジェクト内のキャンバスタグを使用してください。
• 類似する重複タグ（例：Design、design、Creative、Assets）を作成してしまう：これらが本質的に異なる意味を持たない限り、重複した作成は避けてください。ユーザーが検索しやすい代表的な用語を1つ選択し、他は整理・統合してください。
• 空のフィルタービューを「データが削除された」と誤解してしまう：フィルターが適用されている可能性があります。問題を報告する前に、必ずフィルターをクリアし、ビューを切り替えるか、検索を行ってください。

フィルター適用により作業データが見つからない場合

フィルター設定により、必要なデータが画面に表示されていない可能性があります。以下の手順に沿って確認を行ってください。

• すべてのフィルターをクリアする：
  • 適用されているタグフィルター、オーナーフィルター、日付フィルター、公開範囲フィルター、および検索ワードをすべて解除してください。
  • その後、ビューを切り替えて確認します。プロジェクトタグフィルターによって非表示になっているプロジェクトや、キャンバスタグフィルターによって非表示になっているキャンバスも、実際には存在している可能性があります。
• データの状態（アーカイブ、削除、制限など）を確認する：
  • フィルターを解除してもデータが表示されない場合は、そのデータがアーカイブ、削除、移動、共有解除、または閲覧制限されている可能性があります。
  • 詳細については、検索結果に表示されない場合、データが見つからない場合、およびゴミ箱の概要を参照してください。
• ユーザー間で表示される結果が異なる場合：
  • 権限の不具合を疑う前に、お互いの画面で適用されているフィルター設定を比較してください。アクセス権の問題よりも、お互いのフィルター設定が異なっているケースがはるかに一般的です。