Trouver des fichiers par projet ou par canvas

Limiter la recherche lorsque l'emplacement du fichier est connu

L'espace Fichiers peut afficher les pièces jointes de l'ensemble du workspace, au sein d'un projet ou dans un canvas spécifique. Le chemin le plus rapide dépend des éléments dont vous vous souvenez. Si vous vous rappelez uniquement du nom du fichier, commencez par les Fichiers du workspace. Si vous vous souvenez du projet, limitez votre recherche à ce dernier. Si vous connaissez le canvas exact, ouvrez la liste des fichiers à l'échelle du canvas pour éviter de parcourir tout le workspace à la recherche d'une seule pièce jointe locale.

Cette distinction est essentielle car le travail sur ALLO est contextuel. Un projet peut contenir de nombreux canvases, et chaque canvas peut inclure plusieurs fichiers téléversés ou pièces jointes. Les portées par projet ou par canvas réduisent le bruit visuel et facilitent la réponse à des questions pratiques comme : « Quel fichier l'équipe de lancement a-t-elle utilisé ? » ou « Quelles pièces jointes se trouvent encore sur ce canvas de révision client ? ».

Pour comprendre le fonctionnement général des fichiers, commencez par consulter la Présentation des fichiers. Pour en savoir plus sur la structure des projets, lisez Comprendre les projets. Si vous préférez chercher d'abord les canvases, utilisez Trouver des canvases.

Choisir le bon point de départ

Utilisez les Fichiers du workspace lorsque vous ignorez où se trouve le fichier. Il s'agit de la vue la plus large. Elle est idéale pour rechercher un fichier par son nom, appliquer des filtres par auteur du téléversement, vérifier les fichiers récents ou analyser l'espace de stockage utilisé dans l'ensemble du workspace actuel.

Utilisez les Fichiers du projet lorsque vous savez que le fichier appartient à un projet, mais que vous ignorez sur quel canvas il se trouve. Ce cas est fréquent lors des lancements, des ateliers, des espaces clients ou des projets d'équipe récurrents. Les Fichiers du projet vous permettent d'éviter les documents hors sujet des autres équipes, tout en couvrant tous les canvases du projet auxquels vous avez accès.

Utilisez les Fichiers du canvas lorsque vous êtes certain que le fichier appartient à un canvas précis. C'est la vue la plus précise, et c'est généralement l'endroit le plus sûr pour retirer un fichier car vous pouvez ouvrir le canvas pour comprendre exactement où le document apparaît.

Ouvrir les fichiers depuis le workspace

Ouvrez la navigation du workspace, puis sélectionnez Fichiers. Cette action affiche les fichiers du workspace actuel. Si vous appartenez à plusieurs workspaces, vérifiez le nom du workspace actif avant de lancer votre recherche. Un fichier présent dans un workspace n'apparaîtra pas dans la vue Fichiers d'un autre workspace, même si vous utilisez le même compte ALLO.

Utilisez la barre de recherche pour saisir un nom de fichier ou un mot-clé identifiable, puis ajoutez des filtres si la liste reste trop longue. Par exemple, recherchez roadmap, appliquez le filtre pour les fichiers PDF, puis triez par date d'ajout (le plus récent) pour trouver la dernière version de votre plan d'action. Consultez Filtrer les fichiers pour découvrir l'ensemble des options de filtrage.

Ouvrir les fichiers pour un projet

Commencez par ouvrir le projet si vous connaissez déjà son contexte. Vous pouvez généralement ouvrir un projet depuis la barre latérale, l'Accueil, Tous les canvases, la Recherche ou un lien direct. Depuis le projet, sélectionnez l'option Fichiers du projet ou la vue associée aux fichiers pour afficher les pièces jointes liées aux canvases de ce projet.

La vue des Fichiers limitée au projet est particulièrement utile lorsqu'un projet comporte de nombreux canvases aux noms similaires. Par exemple, un projet de lancement peut inclure des canvases de planification, de révision de design, de révision juridique, de ressources de campagne et de rétrospective. Si vous recherchez bannière depuis les Fichiers globaux du workspace, vous risquez d'obtenir toutes les bannières de l'entreprise. En effectuant la recherche au sein du projet de lancement, vous limitez les résultats à ce lancement spécifique.

Si un fichier attendu ne figure pas dans les Fichiers du projet, vérifiez si le canvas contenant le fichier fait toujours partie du projet. Si un canvas est déplacé en dehors du projet, ses fichiers n'apparaîtront plus dans la liste limitée au projet, même s'ils existent toujours au sein du workspace. Ouvrez Tous les canvases, recherchez le canvas et vérifiez son projet de rattachement.

Ouvrir les fichiers pour un canvas

Utilisez les Fichiers du canvas lorsque vous connaissez le canvas exact. Ouvrez le canvas, puis accédez à la section des fichiers ou des pièces jointes de ce canvas. Cette vue est idéale pour vérifier les pièces jointes avant une présentation, retirer les documents obsolètes ou contrôler si un fichier mentionné par un collaborateur se trouve bien sur le canvas.

Les Fichiers du canvas permettent également de distinguer des éléments aux noms identiques. Si un même nom de fichier apparaît à plusieurs reprises dans les Fichiers du workspace, l'ouverture de la vue propre au canvas vous indique quelle copie appartient au canvas actif. C'est une étape importante avant de supprimer un élément, car le fait de retirer un fichier d'un canvas ne supprime pas automatiquement les fichiers similaires situés ailleurs.

Pour en savoir plus sur les actions de fichiers sur un canvas, consultez Prévisualiser, ouvrir et télécharger des fichiers et Retirer un fichier d'un canvas.

Comportement de l'arborescence des fichiers

L'arborescence des fichiers charge les zones du workspace, du projet et du canvas au fur et à mesure que vous les ouvrez. Si un grand workspace contient de nombreux projets ou canvases, vous devrez peut-être développer la zone qui vous intéresse plutôt que de vous attendre à ce que chaque élément imbriqué s'affiche instantanément.

Lorsque vous sélectionnez une portée dans l'arborescence, la liste des fichiers se met à jour pour correspondre à cette sélection. Les recherches et filtres appliqués fonctionnent au sein de la portée actuelle. Si vous effectuez une recherche depuis les Fichiers du projet, ALLO cherchera les fichiers de ce projet. Si vous revenez ensuite aux Fichiers du workspace, effacez ou réévaluez vos filtres afin de ne pas appliquer par mégarde des restrictions trop spécifiques à une recherche plus large.

Si l'arborescence semble incomplète, actualisez la page et vérifiez que vous disposez toujours des accès au projet ou au canvas. Des autorisations récemment retirées, des travaux archivés ou des canvases supprimés peuvent modifier les éléments que l'arborescence est autorisée à afficher.

Autorisations et travaux partagés

L'accès aux fichiers dépend de vos autorisations sur le document conteneur. Si vous pouvez ouvrir un canvas partagé mais pas l'intégralité du projet associé, vous verrez uniquement les fichiers de ce canvas sans pouvoir consulter tous les fichiers du projet. De même, si un projet a été partagé avec vous mais qu'un canvas de ce projet possède des autorisations d'accès plus strictes, les fichiers de ce canvas n'apparaîtront pas dans votre liste.

Les autorisations déterminent également les actions possibles. Vous pouvez être autorisé à prévisualiser ou à ouvrir un fichier, mais pas à le retirer. Si vous devez retirer un fichier et que l'action n'est pas disponible, demandez l'aide d'un éditeur du canvas, du propriétaire du projet ou d'un administrateur du workspace. En cas de difficultés d'accès partagé, consultez Résoudre les problèmes d'accès partagé et Membres, invités et collaborateurs externes.

Exemples

Pour trouver tous les fichiers liés à un lancement de produit, ouvrez le projet de lancement, puis accédez aux Fichiers du projet. Si nécessaire, filtrez par type de fichier : des images pour les ressources de campagne, des PDF pour les documents d'évaluation, des documents texte pour les briefs, ou des vidéos pour les enregistrements. Triez par date d'ajout (le plus récent) pour passer en revue les derniers téléversements, ou par taille de fichier si vous souhaitez libérer de l'espace de stockage.

Pour localiser le fichier à l'origine d'un Commentaire, ouvrez le canvas mentionné dans le Commentaire, puis ouvrez les Fichiers du canvas. Si la pièce jointe est toujours présente, prévisualisez-la avant de la télécharger. Si elle est introuvable, consultez la Corbeille pour vérifier si le fichier a été retiré.

Pour trouver un fichier sur un canvas partagé, accédez à l'espace Partagé avec moi, ouvrez le canvas partagé en question, puis utilisez la vue Fichiers du canvas. Si le fichier ne figure pas dans les Fichiers du workspace, cela peut être tout à fait normal si votre accès est limité au seul élément partagé.

Résolution des problèmes de portée

Voici comment résoudre les difficultés courantes liées à la portée de recherche des fichiers :

• Les Fichiers du projet apparaissent vides

  • Vérifiez si le projet contient toujours des canvases.
  • Assurez-vous que ces canvases contiennent des fichiers auxquels vous pouvez accéder. Un projet contenant uniquement des tâches sans aucun fichier téléversé affichera une liste vide.

• Le fichier apparaît dans les Fichiers du workspace, mais pas dans les Fichiers du projet

  • Ouvrez le canvas conteneur directement depuis la ligne du fichier.
  • Le canvas a peut-être été déplacé en dehors du projet ou vers un autre projet.
  • Vous accédez peut-être au canvas via un partage individuel plutôt que par une adhésion directe au projet.

• Le fichier apparaît dans les Fichiers du canvas, mais pas dans la recherche globale du workspace

  • Effacez les filtres appliqués au niveau du workspace.
  • Essayez d'utiliser un nom de fichier plus court. La recherche globale est conçue pour indexer les noms de fichiers et les métadonnées visibles, mais elle ne garantit pas la recherche dans le texte intégral de tous les documents. Consultez Quand la recherche ne trouve pas un résultat.

• Un message indique que vous ne pouvez pas accéder au fichier depuis un lien direct

  • Vérifiez que vous êtes connecté avec le bon compte ALLO et sur le bon workspace.
  • Demandez à l'expéditeur de confirmer la méthode de partage (canvas, projet ou simple lien temporaire).
  • Consultez la liste complète des vérifications sur Résoudre les problèmes d'accès partagé.