Dateien nach Projekt oder Canvas finden

Suchbereich eingrenzen, wenn der Speicherort bekannt ist

Dateien können Anhänge aus dem gesamten Arbeitsbereich, aus einem bestimmten Projekt oder direkt aus einem Canvas anzeigen. Der schnellste Weg hängt davon ab, woran Sie sich erinnern. Wenn Sie sich nur an einen Dateinamen erinnern, beginnen Sie bei den Arbeitsbereichs-Dateien. Wenn Sie das Projekt kennen, grenzen Sie die Suche auf dieses Projekt ein. Falls Sie sich an das genaue Canvas erinnern, öffnen Sie die Dateiliste dieses spezifischen Canvas, um nicht den gesamten Arbeitsbereich nach einem einzelnen lokalen Anhang zu durchsuchen.

Dies ist wichtig, da die Arbeit in ALLO stark kontextbezogen ist. Ein Projekt kann viele Canvases enthalten und jedes Canvas wiederum mehrere hochgeladene Dateien oder Anhänge. Die Eingrenzung auf Projekt- und Canvas-Ebene reduziert störende Ablenkungen und erleichtert die Beantwortung praktischer Fragen wie: „Welche Datei hat das Launch-Team verwendet?“ oder „Welche Anhänge befinden sich noch auf diesem Canvas für die Kundenabstimmung?“

Für das allgemeine Dateimodell lesen Sie bitte die Übersicht über Dateien. Um mehr über Projektstrukturen zu erfahren, lesen Sie Projekte verstehen. Wenn Sie zuerst nach einem Canvas suchen möchten, nutzen Sie bitte Canvases finden.

Den richtigen Ausgangspunkt wählen

Nutzen Sie die Arbeitsbereichs-Dateien, wenn Sie nicht wissen, wo sich eine Datei befindet. Dies ist die umfassendste Ansicht. Sie eignet sich am besten, um nach Dateinamen zu suchen, nach der Person zu filtern, die die Datei hochgeladen hat, kürzliche Uploads zu überprüfen oder die Speichernutzung im gesamten aktuellen Arbeitsbereich zu analysieren.

Nutzen Sie Projekt-Dateien, wenn Sie wissen, dass die Datei zu einem bestimmten Projekt gehört, aber nicht zu welchem Canvas. Dies ist häufig bei Produkteinführungen, Workshops, Kundenbereichen und wiederkehrenden Teamprojekten der Fall. Projekt-Dateien helfen Ihnen, irrelevante Dateien anderer Teams auszublenden und gleichzeitig alle Canvases innerhalb des Projekts zu durchsuchen, auf die Sie Zugriff haben.

Nutzen Sie Canvas-Dateien, wenn Sie wissen, dass die Datei zu einem bestimmten Canvas gehört. Dies ist die präziseste Ansicht und in der Regel auch der sicherste Ort, um eine Datei zu entfernen, da Sie das Canvas öffnen und genau sehen können, wo die Datei platziert ist.

Dateien über den Arbeitsbereich öffnen

Öffnen Sie die Navigation des Arbeitsbereichs und wählen Sie „Dateien“. Dies zeigt die Dateien für den aktuellen Arbeitsbereich an. Wenn Sie mehreren Arbeitsbereichen angehören, bestätigen Sie vor der Suche den Namen des Arbeitsbereichs. Eine Datei in einem Arbeitsbereich wird nicht in der Dateiansicht eines anderen Arbeitsbereichs angezeigt, selbst wenn Sie dasselbe ALLO-Konto verwenden.

Nutzen Sie das Suchfeld für einen Dateinamen oder einen wiedererkennbaren Begriff und fügen Sie Filter hinzu, wenn die Liste noch zu lang ist. Suchen Sie beispielsweise nach roadmap, filtern Sie nach PDFs und sortieren Sie nach den neuesten Einträgen, um die aktuelle Roadmap zu finden. Siehe Dateien filtern für den vollständigen Ablauf beim Filtern.

Dateien für ein Projekt öffnen

Starten Sie direkt im Projekt, wenn Ihnen der Projektkontext bereits bekannt ist. Sie können ein Projekt in der Regel über die Seitenleiste, die Startseite, Alle Canvases, die Suche oder über einen direkten Link öffnen. Nutzen Sie im Projekt den Menüeintrag für Projekt-Dateien oder die entsprechende Dateiansicht, um die Anhänge anzuzeigen, die mit den Canvases innerhalb dieses Projekts verknüpft sind.

Projektbezogene Dateien sind besonders nützlich, wenn ein Projekt viele Canvases mit ähnlichen Namen enthält. Beispielsweise könnte ein Launch-Projekt Canvases für die Planung, das Design-Review, das Legal-Review, die Kampagnen-Assets und eine Retrospektive enthalten. Wenn Sie die Arbeitsbereichs-Dateien nach banner durchsuchen, erhalten Sie möglicherweise jedes Banner im gesamten Unternehmen. Eine Suche innerhalb des Launch-Projekts sorgt dafür, dass die Ergebnisse auf diesen Launch beschränkt bleiben.

Wenn eine von Ihnen erwartete Datei nicht in den Projekt-Dateien aufgeführt ist, prüfen Sie bitte, ob sich das zugehörige Canvas noch im Projekt befindet. Ein Canvas, das aus dem Projekt verschoben wurde, kann dazu führen, dass seine Dateien aus der projektbezogenen Liste verschwinden, obwohl sie im Arbeitsbereich weiterhin existieren. Öffnen Sie Alle Canvases, suchen Sie nach dem Canvas und bestätigen Sie dessen Speicherort im Projekt.

Dateien für ein Canvas öffnen

Nutzen Sie Canvas-Dateien, wenn Sie das genaue Canvas kennen. Öffnen Sie das Canvas und verwenden Sie dann den Eintrag für Dateien oder Anhänge dieses Canvas. Diese Ansicht eignet sich am besten, um vor einer Präsentation die angehängten Dateien zu überprüfen, veraltete Materialien zu entfernen oder zu kontrollieren, ob eine von einem Teammitglied erwähnte Datei tatsächlich auf dem Canvas vorhanden ist.

Canvas-Dateien helfen auch bei scheinbar doppelten Einträgen. Wenn derselbe Dateiname mehrfach in den Arbeitsbereichs-Dateien auftaucht, zeigt Ihnen die canvas-spezifische Ansicht, welche Kopie zum aktuellen Canvas gehört. Dies ist vor dem Löschen wichtig, da das Entfernen einer Datei von einem Canvas nicht automatisch jede ähnlich aussehende Datei an anderen Orten löscht.

Weitere Informationen zu Dateiaktionen auf einem Canvas finden Sie unter Dateien in der Vorschau anzeigen, öffnen und herunterladen and Eine Datei von einem Canvas entfernen.

Wie sich der Verzeichnisbaum verhält

Der Verzeichnisbaum für Dateien lädt die Bereiche für Arbeitsbereich, Projekte und Canvases erst beim Öffnen. Wenn ein großer Arbeitsbereich viele Projekte oder Canvases enthält, müssen Sie den gewünschten Bereich eventuell erweitern, anstatt zu erwarten, dass alle verschachtelten Elemente sofort angezeigt werden.

Wenn Sie einen Bereich im Verzeichnisbaum auswählen, wird die Dateiliste entsprechend aktualisiert. Die von Ihnen angewendete Suche und Filter wirken sich auf den aktuellen Bereich aus. Wenn Sie eine Suche in den Projekt-Dateien starten, durchsucht ALLO die Dateien in diesem Projektbereich. Wenn Sie anschließend zu den Arbeitsbereichs-Dateien zurückkehren, sollten Sie Ihre Filter löschen oder überprüfen, um nicht versehentlich einen engen Filter auf eine umfassendere Suche anzuwenden.

Wenn der Verzeichnisbaum unvollständig erscheint, laden Sie die Seite neu und stellen Sie sicher, dass Sie weiterhin Zugriff auf das Projekt oder Canvas haben. Kürzlich entzogene Berechtigungen, archivierte Arbeiten oder gelöschte Canvases können sich darauf auswirken, welche Elemente im Verzeichnisbaum angezeigt werden dürfen.

Berechtigungen und geteilte Inhalte

Der Dateizugriff richtet sich nach Ihren Zugriffsrechten für den übergeordneten Inhalt. Wenn Sie ein freigegebenes Canvas öffnen können, aber nicht das gesamte Projekt, sehen Sie möglicherweise die Dateien dieses Canvas, ohne alle Projekt-Dateien sehen zu können. Wenn ein Projekt mit Ihnen geteilt wurde, aber ein darin enthaltenes Canvas strengere Berechtigungen hat, werden die Dateien dieses Canvas für Sie eventuell nicht angezeigt.

Berechtigungen können sich auch auf mögliche Aktionen auswirken. Vielleicht können Sie eine Datei in der Vorschau anzeigen oder öffnen, aber nicht entfernen. Wenn Sie eine Datei entfernen müssen und diese Aktion nicht verfügbar ist, bitten Sie eine Person mit Bearbeitungsrechten für das Canvas, die Projektleitung oder die Administration des Arbeitsbereichs um Hilfe. Bei Problemen mit dem geteilten Zugriff lesen Sie bitte Probleme mit geteiltem Zugriff beheben sowie Mitglieder, Gast-Nutzer und externe Partner.

Beispiele

Um alle Dateien für eine Produkteinführung zu finden, öffnen Sie das Launch-Projekt und rufen Sie anschließend die Projekt-Dateien auf. Filtern Sie bei Bedarf nach Dateityp: Bilder für Kampagnen-Assets, PDFs für Review-Präsentationen, Dokumente für Briefings oder Videos für Aufzeichnungen. Sortieren Sie nach den neuesten Einträgen, um kürzliche Uploads zu sehen, oder nach der Dateigröße, wenn Sie Speicherplatz freigeben möchten.

Um die Datei zu finden, die mit einem Kommentar verknüpft ist, öffnen Sie das im Kommentar erwähnte Canvas und rufen Sie die Canvas-Dateien auf. Wenn der Anhang noch vorhanden ist, können Sie ihn vor dem Herunterladen in der Vorschau anzeigen. Wenn er fehlt, überprüfen Sie den Papierkorb, falls die Datei entfernt wurde.

Um eine Datei auf einem geteilten Canvas zu finden, öffnen Sie den Bereich Mit mir geteilt, öffnen Sie das geteilte Canvas und nutzen Sie von dort aus die Canvas-Dateien. Dass eine Datei nicht in den Arbeitsbereichs-Dateien angezeigt wird, ist normal, wenn Ihr Zugriff auf das freigegebene Element beschränkt ist.

Fehlerbehebung bei Problemen mit dem Suchbereich

• Die Projekt-Dateien werden als leer angezeigt:

  • Stellen Sie sicher, dass das Projekt tatsächlich Canvases enthält.
  • Prüfen Sie, ob Sie Zugriff auf diese Canvases haben. Ein Projekt mit Aufgaben, aber ohne hochgeladene Dateien, zeigt eine leere Dateiansicht.

• Die Datei wird in den Arbeitsbereichs-Dateien gefunden, aber nicht in den Projekt-Dateien:

  • Öffnen Sie das zugehörige Canvas direkt aus der Dateizeile des Arbeitsbereichs.
  • Möglicherweise befindet sich das Canvas außerhalb des Projekts oder wurde in ein anderes Projekt verschoben.
  • Es kann auch sein, dass Sie Zugriff auf das Canvas über eine direkte Freigabe erhalten haben und nicht über die Projektmitgliedschaft.

• Die Datei wird in den Canvas-Dateien gefunden, aber nicht über die globale Suche:

  • Löschen Sie alle aktiven Filter auf Arbeitsbereichsebene und versuchen Sie es mit einem kürzeren Dateinamen.
  • Die Dateisuche eignet sich am besten für Dateinamen und sichtbare Dateidetails. Sie durchsucht nicht zwingend den gesamten Textinhalt jeder Datei. Siehe auch Wenn die Suche ein Ergebnis verfehlt.

• Sie haben einen direkten Link geöffnet, aber es wird angezeigt, dass Sie keinen Zugriff haben:

  • Prüfen Sie, ob Sie mit dem richtigen ALLO-Konto und im richtigen Arbeitsbereich angemeldet sind.
  • Bitten Sie die absendende Person zu bestätigen, ob das Canvas oder das Projekt tatsächlich mit Ihnen geteilt wurde oder ob sich der Freigabelink nachträglich geändert hat. Eine vollständige Checkliste finden Sie unter Probleme mit geteiltem Zugriff beheben.