Dateien filtern

Filter verwandeln eine lange Dateiliste in eine nützliche Übersicht

Verwenden Sie Filter, wenn das Dateiverzeichnis zu viele Ergebnisse enthält, um diese manuell zu prüfen. Sie können die Liste nach Bereich, Dateityp, hochladender Person, Upload-Datum, Projekt, Canvas, Suchbegriff und Sortierreihenfolge einschränken. Das Ziel besteht nicht nur darin, die Liste zu verkürzen, sondern die Datei in dem Kontext zu finden, in dem sie tatsächlich verwendet wurde.

Wenn Sie beispielsweise in einem aktiven Arbeitsbereich nach „proposal“ suchen, werden Ihnen eventuell alte Entwürfe, Angebote für Kunden und interne Planungsdateien angezeigt. Durch Filtern nach PDFs, einem bestimmten Projekt und den letzten 30 Tagen können Sie diese unübersichtliche Liste auf die eine Präsentation reduzieren, die Sie tatsächlich benötigen. Wenn die Datei an einen Canvas angehängt ist, liefert Ihnen das Öffnen des zugehörigen Canvas den Kontext der Konversation dazu.

Allgemeine Informationen zu Dateien finden Sie unter Dateien-Übersicht. Informationen zur Auswahl des passenden Bereichs finden Sie unter Dateien nach Projekt oder Canvas suchen.

Beginnen Sie mit dem Bereich, bevor Sie Filter hinzufügen

Der Bereich ist der wichtigste Filter. Entscheiden Sie, ob Sie nach Workspace-Dateien, Projekt-Dateien oder Canvas-Dateien suchen möchten, bevor Sie detaillierte Filter hinzufügen. Eine Suche auf Projektebene ist oft schneller und übersichtlicher als eine arbeitsbereichsweite Suche mit zahlreichen Filtern.

Öffnen Sie die Dateiansicht des Arbeitsbereichs, wenn Sie nur den Dateinamen, die hochladende Person oder den Dateityp kennen. Öffnen Sie die Projekt-Dateien, wenn Ihnen das Projekt bekannt ist. Öffnen Sie die Canvas-Dateien, wenn Sie den genauen Canvas kennen. Fügen Sie anschließend Filter nur nach Bedarf hinzu.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, wo die Datei gespeichert ist, beginnen Sie mit einer breiten Suche nach einem markanten Teil des Namens. Nutzen Sie anschließend den in den Ergebnissen angezeigten zugehörigen Canvas oder das Projekt, um die Suche weiter einzugrenzen.

Nach Dateinamen oder sichtbaren Dateidetails suchen

Verwenden Sie das Suchfeld im Dateiverzeichnis für Begriffe aus dem Dateinamen oder für sichtbare Dateidetails. Kurze, markante Wörter eignen sich am besten: „budget“, „contract“, „q3“, „research“, „logo“ oder der Name eines Kunden. Wenn der Dateiname Satzzeichen oder eine Versionsnummer enthält, versuchen Sie es zunächst mit dem reinen Begriff, bevor Sie nach dem exakten, vollständigen Namen suchen.

Die Dateisuche unterscheidet sich von der arbeitsbereichsweiten Suche in ALLO. Die globale Suche eignet sich besser, um Canvases, Projekte, Personen und andere Arbeitsergebnisse zu finden. Die Dateisuche ist ideal, um Dateizeilen und Dateiaktionen aufzurufen. Sie sollten die Dateisuche nicht als Garantie dafür betrachten, dass jedes einzelne Wort innerhalb jeder Datei durchsuchbar ist.

Wenn die Suchergebnisse fehlerhaft erscheinen, leeren Sie die Filter und versuchen Sie es mit einem kürzeren Begriff. Falls die Suche das Ergebnis immer noch nicht findet, nutzen Sie die Hinweise unter Wenn die Suche kein Ergebnis liefert, um den Arbeitsbereich, die Zugriffsberechtigungen, Namensänderungen und den Zeitpunkt zu überprüfen.

Nach Dateityp filtern

Filter für den Dateityp sind hilfreich, wenn der Dateiname allein nicht ausreicht. Zu den gängigen Typgruppen gehören Bilder, PDFs, Dokumente, Videos, Audio und sonstige Dateien. Die Typgruppen basieren auf den Dateiinformationen, die ALLO identifizieren kann. Daher kann eine ungewöhnliche Dateiendung unter einer anderen Gruppe oder unter den sonstigen Dateitypen erscheinen.

Verwenden Sie Bildfilter für Screenshots, Diagramme, exportierte Boards und Kampagnen-Assets. Nutzen Sie PDF- oder Dokumentenfilter für Briefings, Verträge, Präsentationen und Berichte. Verwenden Sie Video- oder Audiofilter für Aufzeichnungen und Medien-Reviews. Wählen Sie sonstige Dateien, wenn es sich um ein ZIP-Archiv, eine Design-Quelldatei, einen Datenexport oder ein Format handelt, das in keine der standardmäßigen Vorschaugruppen passt.

Wenn eine Datei in der falschen Kategorie angezeigt wird, überprüfen Sie die Dateiendung und ob die hochgeladene Datei einen eindeunigen Namen hat. Sie können die Datei dennoch im Rahmen der von ALLO unterstützten Funktionen in der Vorschau anzeigen, öffnen oder herunterladen.

Nach Upload-Datum filtern

Datumsfilter helfen Ihnen, wenn Sie sich ungefähr daran erinnern können, wann die Datei hinzugefügt wurde. Nutzen Sie aktuelle Zeiträume, um eine Datei aus dem heutigen Meeting, einen Upload aus dieser Woche oder das jüngste Übergabedokument zu finden. Verwenden Sie ältere Zeiträume, wenn Sie historische Materialien prüfen oder Dateien aus einem alten Projekt wiederherstellen möchten.

Seien Sie vorsichtig mit Annahmen zum Datum. Das im Dateiverzeichnis angezeigte Datum bezieht sich auf den Zeitpunkt, an dem die Datei in ALLO hinzugefügt oder hochgeladen wurde, und nicht zwingend auf das Erstellungsdatum auf dem Computer einer Person. Ein vor Monaten erstelltes PDF kann als neue Datei angezeigt werden, wenn es erst heute hochgeladen wurde.

Wenn eine Datei entfernt wurde, kann es sein, dass sie über die Datumsfilter im normalen Dateiverzeichnis nicht gefunden wird. Suchen Sie in diesem Fall im Papierkorb, insbesondere wenn die Löschung erst kürzlich erfolgt ist.

Nach hochladender Person filtern

Filter für hochladende Personen sind nützlich, wenn Sie wissen, wer die Datei hinzugefügt hat. Dies ist besonders hilfreich bei Team-Workflows, bei denen Designer Assets bereitstellen, die Rechtsabteilung Verträge hochlädt oder die Moderation eines Meetings Aufzeichnungen speichert.

Wenn die erwartete hochladende Person nicht aufgeführt ist, überprüfen Sie zunächst den Arbeitsbereich und das Projekt. Die Person hat die Datei eventuell in einem anderen Arbeitsbereich, über einen freigegebenen Canvas oder mit einem anderen Konto hochgeladen. Wenn das Konto eines Teammitglieds deaktiviert wurde, wird sein Name möglicherweise weiterhin in den Dateizeilen angezeigt, aber die Berechtigungen und die Verfügbarkeit können vom übergeordneten Arbeitskontext abhängen. Siehe Deaktivierter Zugriff, falls der Kontostatus Teil des Problems ist.

Nach Projekt oder Canvas filtern

Projekt- und Canvas-Filter helfen Ihnen, wenn das allgemeine Dateiverzeichnis zu unübersichtlich ist. Das Filtern nach Projekten beantwortet Fragen wie „Zeige mir alle für diesen Launch verwendeten Dateien“. Das Filtern nach einem Canvas beantwortet Fragen wie „Zeige mir nur die Anhänge von diesem Workshop-Board“.

Die Filterung nach Projekt und Canvas hängt von Ihren Zugriffsberechtigungen ab. Wenn Sie keinen Zugriff auf das Projekt oder den Canvas haben, wird diese Option möglicherweise nicht im Filter angezeigt. Wenn Sie zwar auf einen geteilten Canvas zugreifen können, nicht aber auf das übergeordnete Projekt, führen Sie die Suche direkt auf dem geteilten Canvas aus oder nutzen Sie den Bereich Mit mir geteilt.

Wenn ein Projektfilter eine erwartete Datei nicht anzeigt, öffnen Sie die Datei aus dem Dateiverzeichnis des Arbeitsbereichs und überprüfen Sie den zugehörigen Canvas. Der Canvas befindet sich möglicherweise nicht mehr in diesem Projekt.

Die Liste sortieren

Die Sortierreihenfolge ändert die Art und Weise, wie Sie die Ergebnisse prüfen. Die Sortierung nach neuesten Dateien eignet sich am besten, um aktuelle Uploads oder die neueste Version zu finden. Die Sortierung nach ältesten Dateien hilft bei der Prüfung historischer Materialien. Die Sortierung nach größten Dateien unterstützt Sie beim Bereinigen des Speichers. Kleinste Dateien können nützlich sein, um schlanke Anhänge zu prüfen oder sicherzustellen, dass Thumbnails und kleine Assets erfolgreich hochgeladen wurden.

Wenn Sie aktiv nach einem Begriff suchen, schränkt ALLO die Sortieroptionen möglicherweise auf diejenigen ein, die für Suchergebnisse sinnvoll sind (z. B. nach neuesten oder ältesten Dateien). Löschen Sie den Suchbegriff, wenn Sie Zugriff auf alle Sortieroptionen im Browsermodus benötigen.

Ein praktischer Ablauf für die Filterung

Beginnen Sie mit dem am wenigsten spezifischen, aber zuverlässigen Hinweis. Wenn Sie das Projekt kennen, öffnen Sie die Projekt-Dateien. Wenn Sie die hochladende Person kennen, fügen Sie den entsprechenden Filter hinzu. Wenn Sie den Dateityp kennen, filtern Sie danach. Falls Sie einen Teil des Dateinamens kennen, suchen Sie nach diesem Begriff. Sortieren Sie anschließend nach den neuesten Dateien, sofern kein Grund für eine andere Sortierung vorliegt.

Sobald Sie eine passende Datei gefunden haben, rufen Sie die Vorschau auf, bevor Sie die Datei herunterladen oder entfernen. Wenn mehrere ähnliche Zeilen vorhanden sind, öffnen Sie den zugehörigen Canvas, um zu prüfen, welche Datei zu dem von Ihnen benötigten Workflow gehört. Dies verhindert Fehler bei ähnlich lautenden Dateinamen.

Wenn Sie Speicherplatz freigeben möchten, filtern Sie zunächst nach großen Dateien und öffnen Sie jeden zugehörigen Canvas, bevor Sie Elemente löschen. Eine große Datei kann nach wie vor die Quelldatei für einen Live-Workshop, eine Kundenübergabe oder ein Dashboard sein. Siehe Dateien, Speicherplatz und Kontingent.

Warum Filter die gesuchte Datei ausblenden können

Filter bleiben so lange aktiv, wie es für eine gezielte Suche nötig ist. Dadurch können sie jedoch auch unbeabsichtigt Suchergebnisse verbergen.

Die gewünschte Datei wird in der Liste nicht angezeigt

• Aktive Filter schränken die Ergebnisse zu stark ein: Leeren Sie das Suchfeld und entfernen Sie alle Filter für Typ und hochladende Person. Kehren Sie zur Dateiansicht des Arbeitsbereichs zurück und setzen Sie die Sortierung auf die Standardansicht zurück.
• Falsche Ausgangsbasis gewählt: Überprüfen Sie, ob Sie im richtigen Projekt oder Canvas suchen. Ein Filter im falschen Projekt schließt relevante Dateien aus.
• Der Dateiname weicht ab: Suchen Sie nicht nach dem exakten, vollständigen Dateinamen, wenn sich der Anzeigename geändert haben könnte. Verwenden Sie stattdessen kurze Wortteile.
• Die Berechtigungen haben sich geändert: Vergewissern Sie sich, dass Sie weiterhin Zugriff auf den übergeordneten Canvas haben.

Die Datei wird trotz zurückgesetzter Filter nicht gefunden

• Die Datei wurde verschoben oder umbenannt: Prüfen Sie das Aktivitätsprotokoll, um nachvollzuziehen, ob die Datei verschoben, umbenannt oder gelöscht wurde.
• Die Datei wurde gelöscht: Suchen Sie im Papierkorb, um gelöschte Elemente wiederherzustellen.
• Unzureichender Zugriff: Klären Sie mit der Eigentümerin oder dem Eigentümer des Canvas, ob Sie weiterhin Zugriff auf den zugehörigen Bereich haben.