Фильтрация файлов

Фильтры превращают объемный список файлов в полезные ответы

Используйте фильтры, когда в разделе файлов слишком много результатов для ручного поиска. Вы можете сузить список по области видимости, типу файла, отправителю, дате загрузки, проекту, холсту, условиям поиска и порядку сортировки. Цель состоит не просто в том, чтобы сделать список короче, а в том, чтобы найти файл в том контексте, где он действительно использовался.

Например, поиск слова «предложение» в активном рабочем пространстве может показать старые черновики, предложения для клиентов и файлы внутреннего планирования. Фильтрация по формату PDF, конкретному проекту и последним 30 дням поможет превратить этот перегруженный список в одну нужную презентацию. Если файл прикреплен к холсту, открытие этого холста позволит увидеть связанное с ним обсуждение.

Для ознакомления с общими концепциями работы с файлами перейдите к разделу Обзор файлов. Подробнее о выборе области видимости читайте в статье Поиск файлов по проекту или холсту.

Начните с выбора области видимости перед применением фильтров

Область видимости является самым главным фильтром. Перед настройкой подробных фильтров решите, где именно нужно искать: в файлах всего рабочего пространства, в файлах проекта или в файлах холста. Поиск в рамках конкретного проекта часто выполняется быстрее, а его результаты понять проще, чем при поиске по всему рабочему пространству с множеством фильтров.

Открывайте файлы рабочего пространства, если вам известны только имя файла, отправитель или тип файла. Открывайте файлы проекта, если знаете проект. Открывайте файлы холста, если вам известен точный холст. После этого добавляйте дополнительные фильтры по мере необходимости.

Если вы не уверены, где именно находится файл, начните с широкого поиска, введя характерную часть имени. Затем используйте указанный в результатах холст или проект, чтобы сузить область поиска.

Поиск по имени файла или видимым сведениям о файле

Используйте поле поиска в разделе файлов для ввода слов из имени файла или его видимых сведений. Лучше всего работают короткие, характерные слова, такие как «бюджет», «контракт», «логотип» или имя клиента. Если в имени файла есть знаки препинания или номер версии, сначала попробуйте ввести простое слово, прежде чем искать по точному полному имени.

Поиск файлов отличается от функции Поиск по всему ALLO. Глобальный поиск подходит лучше, если вам нужны холсты, проекты, люди и другие результаты работы. Поиск файлов больше ориентирован на строки файлов и действия с ними. Не стоит рассматривать поиск файлов как гарантию того, что каждое слово внутри каждого файла доступно для поиска.

Если результаты поиска кажутся некорректными, сбросьте фильтры и попробуйте ввести более короткое слово. Если поиск по-прежнему не находит нужный элемент, обратитесь к статье Когда поиск не дает результатов, чтобы проверить рабочее пространство, права доступа, изменения имен и время загрузки.

Фильтрация по типу файла

Фильтры по типу файлов помогают, когда одного имени файла недостаточно. Общие группы типов включают изображения, PDF, документы, видео, аудио и другие файлы. Группы типов формируются на основе информации о файлах, которую ALLO может распознать, поэтому редкие расширения могут отображаться в категории других типов файлов.

Используйте фильтры изображений для снимков экрана, диаграмм, экспортированных досок и ресурсов кампании. Фильтры PDF или документов подходят для брифов, контрактов, презентаций и отчетов. Фильтры видео или аудио удобны для записей и обзоров медиаматериалов. Категорию других файлов следует выбирать, когда элемент представляет собой архив формата zip, исходный файл дизайна, экспорт данных или формат, который не входит в стандартную группу предварительного просмотра.

Если файл отображается в неверном типе, проверьте расширение и наличие понятного имени файла при загрузке. Вы по-прежнему можете просматривать, открывать или скачивать файлы в зависимости от возможностей поддержки ALLO для конкретного файла.

Фильтрация по дате загрузки

Фильтры по дате помогают, если вы примерно помните, когда был добавлен файл. Используйте недавние даты, чтобы найти файл с сегодняшней встречи, загрузки этой недели или последней передачи материалов. Используйте более старые диапазоны дат при аудите архивных материалов или восстановлении файлов из старого проекта.

Будьте внимательны при оценке дат. Дата, отображаемая в списке файлов, указывает на момент появления файла в ALLO или время его загрузки, а не на дату первоначального создания файла на компьютере пользователя. Документ PDF, созданный несколько месяцев назад, может отображаться как новый файл, если его загрузили только сегодня.

Если файл был удален, обычные фильтры по дате в разделе файлов могут его не найти. Проверьте раздел Корзина, особенно если удаление произошло недавно.

Фильтрация по отправителю

Фильтры по отправителю помогают, когда вы помните, кто именно добавил файл. Это полезно для командных рабочих процессов, где дизайнеры загружают графику, юристы добавляют контракты, а организаторы встреч загружают записи.

Если нужный отправитель отсутствует в списке, сначала проверьте рабочее пространство и проект. Пользователь мог загрузить файл в другом рабочем пространстве, через общий холст или под другой учетной записью. Если учетная запись коллеги была деактивирована, в строках существующих файлов все еще может отображаться его имя, однако права доступа и доступность файлов могут зависеть от содержащего их элемента работы. Если проблема связана с состоянием учетной записи, обратитесь к статье Деактивированный доступ.

Фильтрация по проекту или холсту

Фильтры по проекту и холсту помогают, когда общий список файлов содержит слишком много лишней информации. Фильтрация по проекту позволяет ответить на вопрос «показать все файлы, использованные в этом запуске», а фильтрация по холсту помогает отобразить только вложения с конкретной доски воркшопа.

Фильтры по проектам и холстам зависят от ваших прав доступа. Если у вас нет доступа к проекту или холсту, они могут не отображаться в качестве вариантов фильтрации. Если у вас есть доступ к общему холсту, но нет доступа к родительскому проекту, выполняйте поиск непосредственно с самого холста или используйте раздел Доступные мне.

Если фильтр по проекту не показывает ожидаемый файл, откройте файл из общего списка файлов рабочего пространства и проверьте содержащий его холст. Возможно, данный холст больше не относится к этому проекту.

Сортировка списка

Порядок сортировки меняет способ отображения результатов. Сортировка по новизне лучше всего подходит для поиска недавних загрузок или последних версий. Сортировка по дате создания в порядке убывания полезна при аудите архивных материалов. Сортировка по размеру помогает очистить хранилище, а отображение сначала самых маленьких файлов может быть полезно для проверки легких вложений или подтверждения загрузки миниатюр.

Когда вы активно используете текстовый поиск, ALLO может ограничить варианты сортировки теми, которые подходят для результатов поиска, например по новизне или по дате добавления. Очистите поле поиска, если вам нужны все варианты сортировки в режиме обычного просмотра.

Практический процесс фильтрации

Начните с самого очевидного ориентира. Если вы знаете проект, откройте файлы проекта. Если вы помните отправителя, добавьте фильтр по отправителю. Если вы знаете тип, примените фильтр по типу файла. Если вы помните часть имени файла, введите это слово в поиск. Затем отсортируйте список по новизне, если нет причин выбрать другой порядок.

После того как вы найдете подходящий файл, воспользуйтесь предварительным просмотром перед его скачиванием или удалением. Если в списке есть несколько похожих строк, откройте содержащий их холст, чтобы подтвердить, какой именно файл относится к нужной вам задаче. Это поможет избежать ошибок при наличии файлов с одинаковыми именами.

Если вы занимаетесь очисткой хранилища, сначала отфильтруйте файлы большого размера, а затем откройте каждый содержащий их холст перед удалением. Большой файл может по-прежнему оставаться исходным файлом для активного воркшопа, передачи клиенту или дашборда. Подробнее об этом читайте в статье Файлы, хранилище и квоты.

Почему фильтры могут скрывать нужный файл

Параметры фильтрации сохраняются для удобства продолжения сфокусированного поиска, но из-за этого они могут случайно скрыть важные результаты. Если вы не можете найти файл, очистите поле поиска, удалите фильтры по типу и отправителю, вернитесь к файлам рабочего пространства и сбросьте сортировку к стандартному порядку просмотра.

Наиболее частые ошибки при фильтрации включают поиск в неверном проекте, выбор неправильного типа файла, неточные предположения об отправителе, а также ввод полного точного имени файла, когда его отображаемое имя уже изменилось. Пробуйте по одному критерию за раз, пока список не начнет показывать нужные результаты.

Если вы все еще не можете найти файл, откройте раздел Действия для поиска события загрузки или удаления, проверьте раздел Корзина и уточните у владельца, сохранен ли у вас доступ к содержащему файл холсту.