Недоступные и заблокированные для хранения файлы

Видимый файл не всегда доступен для использования

Иногда в списке файлов может отображаться строка файла, даже если его предпросмотр или скачивание отключены. Это может показаться противоречивым, но такая строка все равно полезна, ведь она сообщает, что ALLO связывает этот файл с определенным холстом, проектом, автором загрузки или рабочим процессом. Файл может оставаться видимым, в то время как непосредственные действия с ним заблокированы из-за ограничений прав доступа, настроек хранения, лимитов хранилища, удаления или недоступности исходного файла.

Не спешите удалять недоступный файл только ради очистки списка. Если файл важен, строка в списке может быть единственной подсказкой к тому, где именно он находился. Начните проверку с холста, в котором размещен файл, проверьте права доступа, состояние хранилища и варианты восстановления из корзины.

Для ознакомления с базовыми действиями с файлами перейдите к разделу Предпросмотр, открытие и скачивание файлов. По вопросам работы хранилища обратитесь к статье Файлы, хранилище и квоты.

Распространенные причины недоступности файлов

Конкретное сообщение об ошибке может отличаться в зависимости от интерфейса приложения и типа файла. В этой ситуации важно разделять понятия: информация о том, где именно должен находиться файл, сохраняется в ALLO, но сам исходный файл может быть временно или постоянно недоступен для скачивания или просмотра.

Истекший срок хранения файлов

Файл с истекшим сроком хранения может оставаться видимым в списке, чтобы Вы могли определить, где именно он использовался, хотя предпросмотр и скачивание для него могут быть отключены. Это часто происходит, когда доступность файлов ограничивается тарифным планом, лимитами хранилища или политикой хранения данных. Строка в списке сохраняет свою ценность: она помогает владельцу понять, какие файлы нужно восстановить, загрузить заново, удалить или разблокировать путем изменения параметров оплаты.

Если Вы используете бесплатный тарифный план или план с ограничениями, и файл помечен как недоступный или с истекшим сроком хранения, попросите администратора или владельца подписки проверить лимиты хранилища и статус тарифного плана. Решением проблемы может стать освобождение места в хранилище, приобретение дополнительного пространства, повышение тарифа или повторная загрузка файла в то место, где он необходим команде. Дополнительную информацию можно найти в статьях Лимиты хранилища и Дополнительное пространство.

Если файл относится к материалам для передачи клиенту или юридическому документообороту, избегайте удаления соответствующей строки до тех пор, пока владелец не подтвердит, нужно ли восстановить файл, заменить его или намеренно удалить.

Удаленные файлы

Если файл был удален с холста, он может переместиться в Корзину как объект, доступный для восстановления. В течение установленного периода хранения пользователи с соответствующими правами могут восстановить его. После безвозвратного удаления или автоматической очистки по истечении срока хранения восстановить файл стандартными средствами рабочего пространства становится невозможно.

Удаленный файл в ALLO привязан к проекту или холсту, в котором он использовался. Восстановление файла, как правило, означает его возвращение на исходное место. Если холст или проект, в котором находился файл, также были безвозвратно удалены, у файла не окажется целевого расположения для восстановления.

Если файл представляет ценность, воспользуйтесь инструкцией Восстановление удаленных материалов как можно скорее. Стандартный срок хранения файлов в Корзине ограничен во времени, подробности описаны в разделе Период хранения.

Недоступность из-за ограничений прав доступа

Если Вы видите строку файла, но не можете выполнить предпросмотр, скачать или удалить его, возможно, Ваши права доступа более ограничены, чем контекст расположения этого файла. Это может происходить при работе с общими холстами, доступе в роли Гость, изменении Вашей роли, деактивации учетных записей других участников команды или в проектах, где Вы можете только просматривать материалы без возможности редактирования.

Перед обращением в службу поддержки проверьте следующие параметры:

Если проблема связана с общими рабочими материалами, обратитесь к разделу Устранение проблем с общим доступом. Если это общая проблема с доступом, ознакомьтесь со статьей Не удается получить доступ к материалам.

Недоступность из-за ограничений хранилища и квот

Состояние хранилища напрямую влияет на то, доступны ли файлы для предпросмотра или скачивания. При этом список файлов все равно помогает при анализе ситуации, так как он показывает, где именно размещены файлы, в каких проектах находятся самые крупные объекты и какие материалы могли устареть.

Если Вы приближаетесь к лимиту хранилища или превысили его, не спешите удалять файлы наугад. Отсортируйте список по размеру, откройте содержащие их холсты и определите, действительно ли они все еще необходимы. Удаляйте только те файлы, в которых команда больше не нуждается, непосредственно с холстов, на которых они размещены, а затем при необходимости воспользуйтесь безвозвратным удалением из Корзины. Дополнительную информацию можно получить в разделе Файлы, хранилище и квоты.

Если у Вашего рабочего пространства есть владелец подписки, попросите его проверить лимиты хранилища, доступные расширения и статус тарифного плана. Недоступность файлов может быть связана с общими настройками рабочего пространства, а не с конкретным файлом.

Что делать, если файл виден, но не открывается

Если файл отображается в списке, но Вы не можете его открыть, выполните следующие шаги:

1. Проверьте другие файлы.

   • Попробуйте открыть любой другой заведомо рабочий файл.
   • Если другие файлы открываются успешно, то проблема связана конкретно с этим файлом или Вашими правами доступа к нему.
   • Если не открывается вообще ни один файл, обновите страницу ALLO, проверьте сетевое соединение или попробуйте зайти через браузер, если Вы используете десктопное приложение. При сбоях в работе десктопного приложения обратитесь к разделу Устранение неполадок десктопного приложения.

2. Перейдите к холсту, в котором размещен файл.

   • Откройте холст, если у Вас есть к нему доступ.
   • Поищите обновленную версию файла, заменяющий файл или оставленный Комментарий с объяснением причин удаления.
   • Если сам холст не открывается, то первопричина кроется в правах доступа к холсту или в его удалении, а не в самом файле.

3. Проверьте Корзину.

   • Если файл был удален с холста, Корзина является основным местом для его поиска.
   • Убедитесь, что файл находится там, и выполните Восстановление удаленных материалов до окончания срока хранения.

4. Подготовьте информацию для администратора.

   • При обращении к владельцу или администратору рабочего пространства укажите точные данные.
   • Сообщите имя файла, холст и проект, в которых он находился, конкретное неудавшееся действие, а также наличие пометки о недоступности или истечении срока хранения.
   • Четкое перечисление деталей поможет быстрее решить проблему, в отличие от общего сообщения о неработоспособности раздела файлов.

Чего не следует предполагать

Не предполагайте, что видимость файла гарантирует возможность его скачивания. ALLO может отображать полезную информацию о файле даже в тех случаях, когда непосредственные действия с ним заблокированы.

Не предполагайте, что недоступность файла означает его окончательное удаление. Доступ к нему может быть временно ограничен из-за настроек прав доступа, ограничений тарифного плана или временных технических сбоев.

Не предполагайте, что удаление строки файла решает проблемы с нехваткой места или доступом. Удаление файла изменяет его отображение и может создать сценарий восстановления через Корзину. Очистка хранилища и безвозвратное удаление регулируются отдельными правилами.

Не предполагайте, что Ваши коллеги видят то же самое, что и Вы. Список файлов адаптируется под индивидуальные настройки доступа к рабочему пространству, проектам, холстам и общим ресурсам каждого пользователя.