Nicht verfügbare und aufbewahrungsgesperrte Dateien

Eine sichtbare Datei ist nicht immer eine verfügbare Datei

Manchmal kann das Dateiverzeichnis eine Dateizeile anzeigen, selbst wenn die Vorschau oder der Download deaktiviert ist. Das mag widersprüchlich erscheinen, doch die Zeile ist dennoch nützlich: Sie zeigt Ihnen, dass ALLO weiß, dass die Datei zu einem bestimmten Canvas, Projekt, Uploader oder Workflow gehörte. Die Datei kann sichtbar bleiben, während die eigentliche Dateiaktion durch Berechtigungen, Aufbewahrungsfristen, Speicherplatz, Löschung oder die Verfügbarkeit der Quelldatei blockiert ist.

Entfernen Sie eine nicht verfügbare Datei nicht sofort, nur um die Liste „aufzuräumen“. Wenn die Datei wichtig ist, ist diese Zeile möglicherweise der einzige einfache Hinweis darauf, wohin sie gehörte. Prüfen Sie zunächst den zugehörigen Canvas, den Zugriff, den Speicherstatus und die Wiederherstellungsoptionen im Papierkorb.

Informationen zu grundlegenden Dateiaktionen finden Sie unter Dateien in der Vorschau anzeigen, öffnen und herunterladen. Bei Fragen zum Speicherplatz lesen Sie bitte Dateien, Speicherplatz und Kontingent.

Häufige Gründe, warum eine Datei nicht verfügbar ist

Die genaue Meldung kann je nach App-Bereich und Dateityp variieren. Wichtig ist hierbei die Unterscheidung zwischen „ALLO weiß, wohin diese Datei gehörte“ und „ALLO kann mir die Originaldatei im Moment zur Verfügung stellen“.

Abgelaufene Dateien

Eine abgelaufene Datei kann sichtbar bleiben, damit Sie nachvollziehen können, wo sie verwendet wurde, auch wenn die Vorschau und der Download möglicherweise deaktiviert sind. Dies kommt häufig vor, wenn die Dateiverfügbarkeit durch das Abonnement, den Speicherplatz oder den Aufbewahrungsstatus beeinflusst wird. Die Zeile ist keineswegs nutzlos: Sie kann Eigentümern dabei helfen zu entscheiden, was wiederhergestellt, erneut hochgeladen, entfernt oder über die Abrechnung geklärt werden soll.

Wenn Sie einen kostenlosen oder eingeschränkten Tarif nutzen und eine Datei als abgelaufen oder nicht verfügbar markiert ist, bitten Sie einen Workspace-Administrator oder den Rechnungsempfänger, die Speicher- und Tariflimits zu überprüfen. Die Lösung kann darin bestehen, Speicherplatz freizugeben, zusätzlichen Speicherplatz hinzuzufügen, ein Upgrade durchzuführen oder die Datei dort neu hochzuladen, wo das Team sie noch benötigt. Siehe Speicherlimits und Speicher-Add-ons.

Wenn die Datei zu einer Kundenübergabe oder einem rechtlichen Workflow gehört, sollten Sie das Löschen der Zeile vermeiden, bis der Eigentümer bestätigt hat, ob die Datei wiederhergestellt, ersetzt oder absichtlich entfernt werden soll.

Gelöschte Dateien

Wenn eine Datei von einem Canvas entfernt wurde, wird sie möglicherweise als wiederherstellbares Element in den Papierkorb verschoben. Innerhalb des Aufbewahrungsfensters kann eine Person mit den entsprechenden Berechtigungen die Datei wiederherstellen. Nach einer endgültigen Löschung oder der automatischen Bereinigung nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist ist eine Wiederherstellung über die normalen Workspace-Einstellungen nur noch eingeschränkt oder gar nicht mehr möglich.

Eine gelöschte Datei in ALLO ist an die Arbeit gebunden, in der sie verwendet wurde. Eine Wiederherstellung bedeutet in der Regel, dass sie dorthin zurückgelegt wird, wo das Team sie verwendet hat. Wenn der zugehörige Canvas oder das Projekt ebenfalls endgültig gelöscht wurde, gibt es für die Datei eventuell keinen gültigen Ort mehr, an den sie zurückkehren kann.

Nutzen Sie Gelöschte Arbeit wiederherstellen so schnell wie möglich, wenn die Datei wichtig ist. Das standardmäßige Wiederherstellungsfenster für den Papierkorb ist zeitlich begrenzt; siehe Aufbewahrungsfrist.

Berechtigungsbedingte Nichtverfügbarkeit

Wenn Sie eine Dateizeile sehen, die Datei jedoch nicht in der Vorschau anzeigen, herunterladen oder entfernen können, sind Ihre Berechtigungen möglicherweise eingeschränkter als der Kontext der Zeile. Dies kann bei freigegebenen Canvases, dem Zugriff als Gast, Rollenänderungen, deaktivierten Teammitgliedern oder Projekten vorkommen, bei denen Sie bestimmte Arbeiten zwar ansehen, aber nicht bearbeiten dürfen.

Überprüfen Sie diese Grundlagen, bevor Sie das Problem eskalieren:

Wenn das Problem bei freigegebener Arbeit liegt, lesen Sie bitte Freigegebenen Zugriff korrigieren. Wenn es sich um ein allgemeines Zugriffsproblem handelt, lesen Sie Kein Zugriff auf Arbeit.

Speicher- und kontingentbezogene Nichtverfügbarkeit

Der Speicherstatus kann sich darauf auswirken, ob Dateien für die Vorschau oder den Download verfügbar sind. Die Liste im Dateiverzeichnis kann Ihnen dennoch bei der Untersuchung helfen, da sie zeigt, wo Dateien angezeigt werden, welche Projekte große Dateien enthalten und welche Dateien möglicherweise veraltet sind.

Wenn Sie sich nahe am Speicherlimit befinden oder dieses überschritten haben, sollten Sie nicht wahllos Dateien löschen. Sortieren Sie nach der größten Datei, öffnen Sie jeden zugehörigen Canvas und entscheiden Sie, ob die Datei noch benötigt wird. Entfernen Sie nur Dateien, die das Team nicht mehr benötigt, von den Canvases, auf denen sie angezeigt werden, und nutzen Sie den Papierkorb vorsichtig, falls eine endgültige Löschung erforderlich ist. Siehe Dateien, Speicherplatz und Kontingent.

Wenn Ihr Workspace einen Rechnungsempfänger hat, bitten Sie diesen, die Speicherlimits, Add-ons und den Tarifstatus zu überprüfen. Die Dateiverfügbarkeit kann ein Problem auf Workspace-Ebene sein und liegt nicht unbedingt an einer einzelnen Datei.

Was zu tun ist, wenn eine Datei sichtbar ist, sich aber nicht öffnen lässt

Wenn eine Datei aufgelistet wird, aber nicht geöffnet werden kann, befolgen Sie diese Schritte zur systematischen Fehlerbehebung:

• Die Vorschau einer bestimmten Datei schlägt fehl, andere Dateien funktionieren jedoch:
  • Ursache: Es liegt wahrscheinlich an dieser spezifischen Datei oder an unzureichenden Berechtigungen für das zugehörige Werk.
  • Maßnahme: Versuchen Sie, den zugehörigen Canvas zu öffnen, um nach einem Ersatz, einer neueren Version oder einem erklärenden Kommentar zu suchen.
• Sämtliche Dateivorschauen schlagen fehl:
  • Ursache: Möglicherweise liegt ein Verbindungsproblem oder App-Fehler vor.
  • Maßnahme: Aktualisieren Sie ALLO, überprüfen Sie Ihre Internetverbindung oder testen Sie den Zugriff über den Webbrowser, falls Sie die Desktop-App nutzen. Siehe Fehlerbehebung für die Desktop-App.
• Der zugehörige Canvas lässt sich gar nicht erst öffnen:
  • Ursache: Das Problem liegt wahrscheinlich am Zugriff oder an der Löschung des Canvas selbst, nicht direkt an der Datei.
• Die Datei wurde aus dem Canvas entfernt:
  • Ursache: Die Datei wurde gelöscht und befindet sich im Papierkorb.
  • Maßnahme: Überprüfen Sie den Papierkorb und nutzen Sie Wiederherstellen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist.
• Die Ursache bleibt unklar:
  • Maßnahme: Bitten Sie einen Eigentümer oder Administrator um Hilfe. Geben Sie dabei konkrete Details an: Dateiname, zugehöriger Canvas, Projekt, die genaue fehlgeschlagene Aktion und ob die Datei als abgelaufen oder nicht verfügbar gekennzeichnet ist. Diese Details sind weitaus hilfreicher als die Aussage „Dateien funktionieren nicht“.

Was Sie nicht annehmen sollten

Gehen Sie nicht davon aus, dass die Sichtbarkeit einer Datei einen erfolgreichen Download garantiert. Das Dateiverzeichnis kann nützliche Details über eine Datei anzeigen, selbst wenn die ursprüngliche Dateiaktion blockiert ist.

Gehen Sie nicht davon aus, dass eine nicht verfügbare Datei endgültig gelöscht wurde. Sie kann durch Berechtigungen, den Tarifstatus oder ein vorübergehendes Dateiproblem blockiert sein.

Gehen Sie nicht davon aus, dass das Entfernen der Zeile Speicherplatz- oder Zugriffsprobleme behebt. Das Entfernen ändert lediglich, wo die Datei angezeigt wird, und kann einen Wiederherstellungspfad über den Papierkorb erstellen. Die Bereinigung des Speichers und die endgültige Löschung folgen eigenen Regeln.

Gehen Sie nicht davon aus, dass Teammitglieder dasselbe sehen wie Sie. Das Dateiverzeichnis richtet sich nach dem jeweiligen Workspace, Projekt, Canvas und den individuellen Freigabeberechtigungen jedes Benutzers.