Importar y crear proyectos con IA

Utilice la IA cuando la estructura del proyecto ya exista en algún lugar

La función de IA para proyectos es útil cuando el trabajo ya se encuentra distribuido en un plan, una exportación, una transcripción de reunión o un informe preliminar, y usted desea que ALLO lo convierta en un borrador de proyecto con secciones y canvases de proyecto. En lugar de copiar filas una por una, usted proporciona la fuente, revisa la estructura generada y luego crea el proyecto cuando considere que es correcto.

Este proceso sigue siendo un flujo de creación de proyectos, no una garantía de un proyecto finalizado. La IA puede agrupar el trabajo, sugerir secciones, crear canvases, aplicar etiquetas, añadir fechas cuando pueda leerlas e incluir subtareas de canvas cuando la fuente contenga detalles similares a una lista de verificación.

Usted sigue siendo quien decide si la estructura coincide con el flujo de trabajo real del equipo. Si desea comprender primero el modelo de proyecto, lea Comprender los proyectos y Crear un proyecto.

Disponibilidad

Si falta la opción de importación o de IA, verifique si puede crear proyectos en el espacio de trabajo actual y si las funciones de IA están disponibles para su cuenta o plan. Por lo general, las acciones faltantes se deben a problemas de permisos, del plan o de la configuración del espacio de trabajo, y no a la pérdida de datos.

Elegir entre importación o creación asistida por IA

Importar un plan o fuente existente

Desde el flujo de creación de proyectos, elija la opción de importación y, a continuación, seleccione la familia de fuentes que coincida con su material.

Los tipos de archivo exactos aceptados dependen de la fuente que usted seleccione.

Si realiza la importación desde Trello, Asana o Monday.com:

1. Exporte primero el proyecto desde ese servicio.
2. Cargue el archivo exportado en ALLO.
3. Revise el borrador que ALLO crea a partir de los nombres de trabajo, descripciones, listas, secciones, fechas y contenido similar a listas de verificación que se hayan exportado.

Los archivos adjuntos de esas herramientas no se convierten automáticamente en archivos adjuntos de ALLO. Si la fuente original incluye archivos importantes, añádalos por separado como objetos de archivo o adjúntelos al canvas correspondiente una vez que el proyecto exista.

Para las notas de reuniones, utilice la fuente más limpia que tenga disponible. Una transcripción que contenga conversaciones de los participantes, marcas de tiempo repetidas y frases a medio terminar puede generar canvases confusos. Si la transcripción está desordenada, pegue las tareas pendientes o un resumen limpio en lugar de todo el registro de la reunión.

Crear a partir de una instrucción de texto o una plantilla

Cuando elija la creación asistida por IA, comience con una descripción del proyecto o seleccione una plantilla. La mejor instrucción de texto le proporciona a ALLO la estructura operativa del proyecto: el objetivo, las fases principales, los entregables, las funciones o equipos, las fechas importantes y cualquier elemento conocido de la lista de verificación.

Instrucción de texto imprecisa: Planificar nuestro lanzamiento.

Instrucción de texto recomendada: Crear un proyecto para el lanzamiento de socios del tercer trimestre. Secciones: planificación, diseño creativo, revisión de socios, semana de lanzamiento, seguimiento. Incluir canvases para: resumen del lanzamiento, texto de la página de destino, video de demostración, revisión de correo electrónico, aprobación legal, habilitación de socios, verificación de análisis y retrospectiva. Añadir fechas de entrega durante el mes de agosto donde se mencionen.

Las plantillas son útiles cuando el trabajo sigue un patrón conocido pero requiere adaptación. Seleccione una plantilla similar a su tarea, revise el texto que ALLO coloca en el área de la instrucción de texto, ajústelo para su equipo y, a continuación, genere el borrador. No deje el texto predeterminado de la plantilla si no coincide con el proyecto; los canvases genéricos se convierten en ruido innecesario una vez que comienza el trabajo real.

Revisar el borrador antes de crear el proyecto

Los proyectos generados por IA deben tratarse como borradores. Revise la vista previa antes de crear el proyecto.

Verifique primero el nombre del proyecto, ya que aparecerá en Proyectos, Buscar, Inicio, Actividad y enlaces compartidos. Utilice un nombre específico que el equipo pueda reconocer más adelante.

A continuación, revise las secciones. Estas deben coincidir con la forma en que avanza el trabajo, no con el formato que casualmente tenía la fuente. Si una hoja de cálculo tiene columnas llamadas Propietario, Vencimiento y Notas, estas generalmente deberían convertirse en campos o detalles del canvas, no en secciones del proyecto. Las secciones recomendadas representan fases, estados, grupos de entregables o etapas de revisión.

Revise los canvases para identificar:

• Duplicados
• Títulos imprecisos
• Falta de verbos de acción
• Canvases generados que no representan un trabajo real

La etiqueta Precios es menos descriptiva que Revisar página de precios. Si ALLO crea demasiados canvases pequeños a partir de una transcripción de reunión, conserve los canvases que un miembro del equipo pueda asumir y mueva los detalles de apoyo a las notas de canvas, subtareas o subcanvases después de la creación. Consulte Crear un canvas en un proyecto.

Revise las etiquetas. La IA puede crear etiquetas a partir de palabras repetidas en la fuente, pero estas no siempre son de utilidad. Conserve aquellas etiquetas que ayuden a las personas a filtrar por:

• Prioridad
• Equipo
• Canal
• Riesgo
• Cliente
• Tipo de trabajo

Limpie las etiquetas a nivel de proyecto mediante Administrar etiquetas de proyectos y utilice Administrar etiquetas de canvases cuando los canvases del proyecto requieran su propia organización.

Revise las fechas. Las fechas importadas pueden faltar, ser ambiguas o haberse copiado de un texto no relacionado. Confirme que las fechas de entrega sean compromisos reales antes de que el proyecto sea visible para el equipo.

Revise las secciones completadas antes de depender del Panel de control. La IA puede sugerir un flujo de trabajo, pero su equipo es quien decide qué secciones cuentan como trabajo terminado. Marque secciones como Aprobado, Listo, Publicado o Listo/Finalizado como completadas únicamente cuando los canvases allí ubicados deban contabilizarse para el progreso del proyecto y el gráfico de avance (burndown) del Panel de control.

Permisos, acceso y almacenamiento

La creación de un proyecto con IA utiliza los permisos de su espacio de trabajo. Si no puede crear proyectos, añadir miembros, cambiar etiquetas o editar ciertos campos en los proyectos habituales, la creación mediante IA no omitirá esos límites. Una vez creado el proyecto, invite a las personas adecuadas y verifique el acceso mediante Administrar miembros de proyectos.

La membresía del proyecto y el acceso al canvas están relacionados, pero no son idénticos:

• Un compañero de equipo puede ver el proyecto, pero no un canvas restringido dentro de este.
• Un colaborador externo puede necesitar acceso a un canvas específico en lugar de a todo el proyecto.

Comparta el alcance útil más pequeño y, a continuación, confirme que los colaboradores puedan abrir el trabajo que necesitan mediante Solucionar problemas de acceso a proyectos y canvases si algo parece estar bloqueado.

Los archivos de origen importados se utilizan como fuentes temporales de importación. No se convierten en elementos normales de Archivos que los usuarios puedan previsualizar, descargar, ver en miniatura o reutilizar más adelante desde Archivos.

Si la fuente original debe seguir formando parte del registro del espacio de trabajo, cárguela por separado en un canvas o en Archivos después de que se cree el proyecto. Las cargas normales de archivos, los objetos de archivo y los archivos guardados en el espacio de trabajo siguen las pautas de Almacenamiento y cuota.

Qué puede salir mal

• El archivo está bloqueado antes de la importación:

  • Es posible que el tipo de archivo no sea compatible con esa fuente.
  • El archivo podría ser demasiado grande.
  • Elija un archivo más pequeño, exporte un formato más limpio o divida la fuente en importaciones más pequeñas.
  • Si un PDF contiene principalmente imágenes escaneadas, es posible que ALLO no lea la estructura correctamente. Exporte a CSV, hoja de cálculo, JSON, Markdown o texto sin formato cuando la herramienta de origen lo admita.

• El proyecto importado parece coherente pero carece de contexto:

  • Esto puede ocurrir si la fuente utiliza nombres de columna confusos, abreviaturas, celdas combinadas, hojas ocultas, exportaciones incompletas o enlaces privados que ALLO no puede leer.
  • También puede suceder cuando las notas de reuniones contienen debates pero no decisiones claras.
  • Añada el contexto que falta en la instrucción de texto o en el archivo de origen antes de volver a intentarlo.

• El borrador tiene canvases sin propietarios, fechas o suficiente detalle:

  • La IA no debe suponer la responsabilidad cuando la fuente no indica quién es el propietario de cada tarea.
  • Añada propietarios después de la creación o incluya los nombres de los propietarios en la fuente antes de realizar la importación.

• Una importación de Trello, Asana o Monday.com está incompleta:

  • Las exportaciones suelen separar los registros de trabajo de otros elementos de datos.
  • Los archivos adjuntos, comentarios, automatizaciones, campos privados o archivos conectados no se transfieren automáticamente.
  • Trate el proyecto de ALLO como la estructura de trabajo y añada de forma manual el material de apoyo importante.

Recuperación y solución de problemas

Si la carga falla, verifique el tipo y el tamaño del archivo; luego, intente con una exportación más pequeña o limpia:

• Para las notas de reuniones, pegue el resumen de las tareas pendientes en lugar de cargar la transcripción completa.
• Para los datos de hojas de cálculo, elimine las filas vacías, las hojas de apoyo ocultas, las pestañas de archivo antiguas y las columnas que no describan el proyecto.

Si la generación por IA tarda demasiado o falla, comience con menos material de origen. Un plan más pequeño con nombres de canvas, fases y fechas claros es preferible a una exportación gigante que contenga cada comentario histórico. También puede crear un proyecto en blanco, añadir los primeros canvases manualmente y utilizar Utilizar vistas de proyectos para organizar el trabajo una vez que exista.

Si el proyecto se creó pero no se ve correcto, corrija la estructura antes de invitar al resto del equipo:

• Renombre las secciones.
• Elimine los canvases duplicados.
• Añada etiquetas útiles.
• Asegúrese de que las guías de estilo, los archivos, las notas o los entregables importantes se encuentren en los canvases correctos.

Si se creó un proyecto incorrecto y nadie ha comenzado a utilizarlo, archívelo o elimínelo de acuerdo con las reglas de su espacio de trabajo y cree una versión más limpia.

Si aún no puede importar, crear, abrir o recuperar el proyecto, recopile el tipo de fuente, el nombre del archivo, el tamaño aproximado de este, el nombre del espacio de trabajo y lo que ocurrió; luego, póngase en contacto con el Soporte de ALLO a través de Ponerse en contacto con soporte.

Después de crear el proyecto

Abra el proyecto y realice una revisión inicial como propietario del mismo. Confirme:

• El nombre.
• Las secciones.
• Las fechas.
• Las etiquetas.
• Las configuraciones de sección completada.
• Los primeros canvases.

Añada miembros mediante Administrar miembros de proyectos únicamente después de que la estructura sea comprensible. Utilice los canvases donde el equipo requiera un espacio de trabajo para notas, archivos, diseños, decisiones o material de revisión.

Mantenga el proyecto pequeño hasta que el equipo comience a utilizarlo. La IA es eficiente para esbozar la estructura, pero la calidad del proyecto proviene de la revisión posterior: canvases claros, propietarios reales, vistas útiles, configuraciones de progreso honestas y material de origen que los usuarios puedan encontrar más adelante.