Importar e criar projetos com IA

Use a IA quando a estrutura do projeto já existir em algum lugar

A IA de projetos é útil quando o trabalho já está disperso em um plano, exportação, transcrição de reunião ou resumo inicial, e você deseja que o ALLO o transforme em um rascunho de projeto com seções e canvases de projeto. Em vez de copiar linhas uma a uma, você fornece a origem, revisa a estrutura gerada e cria o projeto quando tudo estiver correto.

Este ainda é um fluxo de criação de projetos, não uma garantia de projeto finalizado. A IA pode agrupar o trabalho, sugerir seções, criar canvases, aplicar tags, adicionar datas onde conseguir lê-las e incluir subtarefas do canvas quando a origem contiver detalhes em formato de lista de verificação.

Você ainda decide se a estrutura corresponde ao fluxo de trabalho real da equipe. Se quiser entender o modelo de projeto primeiro, leia Entender os projetos e Criar um projeto.

Disponibilidade

Se a opção de importação ou de IA estiver ausente, verifique se você pode criar projetos no workspace atual e se os recursos de IA estão disponíveis para a sua conta ou plano. A ausência de ações geralmente está relacionada a permissões, planos ou configurações do workspace, não a perda de dados.

Escolha entre importação ou criação assistida por IA

Importar um plano ou origem existente

No fluxo de criação do projeto, escolha a opção de importação e selecione a família de origem que corresponde ao seu material.

Os tipos de arquivos exatos aceitos dependem da origem que você selecionar.

Se você importar do Trello, Asana ou Monday.com:

1. Primeiro, exporte o projeto do serviço correspondente.
2. Faça o upload do arquivo exportado para o ALLO.
3. Revise o rascunho que o ALLO cria a partir dos nomes de tarefas, descrições, listas, seções, datas e conteúdos em formato de lista de verificação importados.

Anexos dessas ferramentas não se tornam anexos do ALLO de forma automática. Se a fonte original incluir arquivos importantes, adicione-os separadamente como objetos de arquivo ou anexe-os ao canvas correspondente após a criação do projeto.

Para notas de reunião, use a fonte mais limpa que tiver. Uma transcrição com conversas paralelas dos participantes, marcações de tempo repetidas e frases inacabadas pode gerar canvases confusos. Se a transcrição estiver desorganizada, cole as tarefas pendentes ou um resumo revisado em vez de todo o registro da reunião.

Criar a partir de um comando ou modelo

Ao escolher a criação assistida por IA, comece com uma descrição de projeto ou selecione um modelo. O melhor comando fornece ao ALLO o escopo operacional do projeto: o objetivo, as fases principais, as entregas, as funções ou equipes, as datas importantes e quaisquer itens conhecidos de listas de verificação.

Comando vago: Planeje nosso lançamento.

Comando ideal: Crie um projeto para o lançamento de parceiros do terceiro trimestre. Seções: planejamento, criativo, revisão de parceiros, semana de lançamento, acompanhamento. Inclua canvases para: resumo do lançamento, texto da página de destino, vídeo de demonstração, revisão de e-mail, aprovação jurídica, ativação de parceiros, verificação de análise e retrospectiva. Adicione datas de entrega durante o mês de agosto onde forem mencionadas.

Os modelos são úteis quando o trabalho segue um padrão conhecido, mas ainda precisa de adaptações. Escolha um modelo próximo à sua necessidade, revise o texto que o ALLO insere na área do comando, ajuste-o para a sua equipe e depois gere o rascunho. Não mantenha os textos padrão do modelo se eles não corresponderem ao projeto; canvases genéricos acabam gerando ruído quando o trabalho real começa.

Revisar o rascunho antes de criar o projeto

Os projetos gerados por IA devem ser tratados como rascunhos. Revise a visualização antes de criar o projeto.

Verifique o nome do projeto primeiro, pois ele aparecerá em Projetos, Buscar, Início, Atividades e links compartilhados. Use um nome específico que a equipe possa identificar facilmente mais tarde.

Em seguida, revise as seções. Elas devem corresponder à evolução real do trabalho, não à formatação ocasional do arquivo de origem. Se uma planilha possui colunas chamadas Proprietário, Prazo e Notas, essas colunas geralmente devem se tornar campos ou detalhes do canvas, não seções do projeto. Seções sólidas representam fases, estados, grupos de entregas ou etapas de revisão.

Revise os canvases em busca de:

• duplicatas
• títulos vagos
• falta de verbos de ação
• canvases gerados que não representam tarefas reais

Preços é um título menos eficiente do que Revisar página de preços. Se o ALLO criar canvases pequenos demais a partir de uma transcrição de reunião, mantenha os canvases que alguém possa assumir a responsabilidade e mova os detalhes de apoio para as notas do canvas, subtarefas ou subcanvases após a criação. Consulte Criar um canvas em um projeto.

Revise as tags. A IA pode criar tags a partir de palavras repetidas na fonte, mas palavras repetidas nem sempre são úteis como tags. Mantenha as tags que ajudam a filtrar por:

• prioridade
• equipe
• canal
• risco
• cliente
• tipo de trabalho

Organize as tags em nível de projeto com Gerenciar tags de projeto e use Gerenciar tags de canvas quando os canvases do projeto precisarem de uma organização própria.

Revise as datas. As datas importadas podem estar ausentes, ambíguas ou ter sido copiadas de textos não relacionados. Confirme se as datas de entrega são compromissos reais antes que o projeto fique visível para a equipe.

Revise as configurações de seções concluídas antes de confiar no Painel. A IA pode sugerir um fluxo de trabalho, mas é a sua equipe quem decide quais seções representam tarefas finalizadas. Marque seções como Aprovado, Pronto, Publicado ou Concluído como concluídas apenas quando os canvases dessas áreas devem ser contabilizados no progresso do projeto e no gráfico de burndown.

Permissões, acesso e armazenamento

A criação de um projeto com IA utiliza as permissões do seu workspace. Se você não puder criar projetos, adicionar membros, alterar tags ou editar determinados campos em projetos comuns, a criação por IA não contornará essas limitações. Após a criação do projeto, convide as pessoas certas e verifique o acesso em Gerenciar membros do projeto.

A participação no projeto e o acesso ao canvas são relacionados, mas não idênticos:

• Um colega de equipe pode ver o projeto, mas não um canvas restrito dentro dele.
• Um colaborador externo pode precisar de acesso a um canvas específico em vez de todo o projeto.

Compartilhe o menor escopo útil possível e, em seguida, confirme se os colaboradores conseguem abrir as tarefas de que precisam com Solucionar problemas de acesso a projetos e canvases se algo parecer bloqueado.

Os arquivos de origem importados são usados apenas como fontes de importação temporárias. Eles não se tornam itens comuns na seção de Arquivos para que as pessoas possam visualizar, baixar, gerar miniaturas ou reutilizar posteriormente.

Se a fonte original precisar permanecer registrada no workspace, faça o upload separadamente em um canvas ou na seção de Arquivos após a criação do projeto. Uploads de arquivos normais, objetos de arquivo do canvas e arquivos mantidos no workspace seguem as diretrizes de Armazenamento e cota.

O que pode dar errado

O arquivo é bloqueado antes da importação. O tipo de arquivo pode não ser compatível com a fonte selecionada ou o tamanho do arquivo é muito grande.

• Causas e soluções possíveis:
  • O arquivo excede o limite de tamanho do ALLO. Divida a fonte em arquivos menores.
  • O formato do arquivo não é suportado pela ferramenta. Exporte em um formato mais limpo, como CSV ou Markdown.
  • Se for um arquivo PDF composto principalmente por imagens escaneadas, a IA poderá ter dificuldades para ler a estrutura. Prefira exportar o conteúdo para planilhas ou arquivos de texto simples antes de prosseguir.

O projeto importado parece coerente, mas faltam informações de contexto. Isso ocorre quando a estrutura de origem não é clara o suficiente para a IA interpretar.

• Causas e soluções possíveis:
  • A planilha possui cabeçalhos confusos, abreviações, células mescladas ou planilhas ocultas.
  • O arquivo de origem possui links privados ou inacessíveis para o ALLO.
  • As notas de reunião contêm discussões informais em vez de decisões estruturadas. Adicione contexto claro e limpe o arquivo antes de tentar importá-lo novamente.

O rascunho exibe canvases sem proprietários, sem prazos ou sem detalhes suficientes. A IA não atribui responsabilidade ou datas de forma arbitrária se as informações originais estiverem incompletas.

• Causas e soluções possíveis:
  • A fonte original não indica explicitamente quem realiza o trabalho. Adicione os proprietários manualmente após a criação.
  • A fonte não possui datas estruturadas. Recomenda-se incluir nomes de proprietários e prazos diretamente no arquivo de origem antes de realizar a importação.

A importação de ferramentas como Trello, Asana ou Monday.com está incompleta. A exportação de dados desses serviços foca na estrutura das tarefas e nem sempre inclui elementos integrados.

• Causas e soluções possíveis:
  • As exportações nativas costumam separar os registros de trabalho de outros elementos.
  • Anexos, comentários, fluxos de automação, campos privados e arquivos vinculados não são transferidos diretamente. Use o projeto estruturado no ALLO como ponto de partida e adicione os materiais de suporte manualmente.

Recuperação e solução de problemas

Se o upload falhar, verifique o tipo e o tamanho do arquivo e tente realizar uma exportação menor ou mais limpa:

• Para notas de reunião, cole o resumo das tarefas pendentes em vez de carregar a transcrição completa.
• Para dados de planilhas, remova linhas vazias, abas ocultas, guias de arquivo antigas e colunas que não descrevam o projeto real.

Se a geração por IA demorar muito ou falhar, comece com menos material de origem. Um plano menor, com nomes de canvases claros, fases e datas bem definidas, funciona melhor do que uma exportação gigantesca contendo todos os comentários do histórico. Você também pode criar um projeto em branco, adicionar os primeiros canvases de forma manual e utilizar a funcionalidade de Usar visualizações de projeto para organizar o trabalho depois que ele já existir.

Se o projeto for criado, mas a estrutura estiver incorreta, ajuste tudo antes de convidar o restante da equipe:

• renomeie as seções
• remova canvases duplicados
• adicione tags úteis
• certifique-se de que resumos, arquivos, notas e entregas importantes estejam localizados nos canvases corretos

Se o projeto incorreto foi criado e ninguém começou a utilizá-lo, arquive-o ou exclua-o conforme as regras do seu workspace e crie uma versão mais limpa.

Se você ainda não conseguir importar, criar, abrir ou recuperar o projeto, reúna as informações do tipo de fonte, nome do arquivo, tamanho aproximado do arquivo, nome do workspace e o que ocorreu, e entre em contato com o Suporte do ALLO por meio de Entrar em contato com o suporte.

Após a criação do projeto

Abra o projeto e faça uma revisão inicial como proprietário do projeto. Confirme:

• nome
• seções
• datas
• tags
• configurações de conclusão de seção
• primeiros canvases

Adicione membros com a opção Gerenciar membros do projeto somente após a estrutura estar compreensível. Use canvases onde a equipe precise de espaço de trabalho para notas, arquivos, designs, decisões ou materiais de revisão.

Mantenha o projeto enxuto até que a equipe comece a utilizá-lo de fato. A IA é excelente para rascunhar a estrutura, mas a qualidade do projeto depende da revisão posterior: canvases claros, proprietários reais atribuídos, visualizações úteis, configurações de progresso realistas e materiais de origem fáceis de localizar mais tarde.