AIを使用したプロジェクトのインポートと作成

すでにプロジェクトの全体像が存在する場合にAIを活用する

プロジェクトAI機能は、計画書、エクスポートデータ、ミーティングの文字起こし、または大まかな概要書などにタスクが散在している場合に便利です。ALLOがそれらの情報を読み取り、セクションとキャンバスで構成されたプロジェクトのドラフトに変換します。行を1つずつ手作業でコピーする代わりに、ソースファイルをアップロードして生成された構造を確認し、問題がなければそのままプロジェクトを作成できます。

本機能はプロジェクト作成を支援するものであり、完成されたプロジェクトを保証するものではありません。AIはタスクのグループ化、セクションの提案、キャンバスの作成、タグの適用、ソースから読み取った期日の追加、ソースにチェックリストのような詳細がある場合はキャンバスのサブタスクの追加などを行います。生成された構造がチームの実際のワークフローに合っているかどうかは、ユーザー自身で判断して調整する必要があります。まずプロジェクトの仕組みについて理解したい場合は、プロジェクトの概要およびプロジェクトの作成をご参照ください。

利用可能性

インポートまたはAI作成のオプションが表示されない場合は、現在のワークスペースでプロジェクト作成が可能か、およびアカウントやプランでAI機能が有効になっているかをご確認ください。オプションが表示されない原因の多くは、データの紛失ではなく、権限、プラン、またはワークスペースの設定によるものです。

インポートとAI支援作成の選択

プロジェクトの土台となるソースファイルがすでにある場合は、インポート機能を使用します。スプレッドシートやCSVのタスク管理表、PDFの計画書、ミーティングメモ、文字起こし、または他のプロジェクト管理ツールからのエクスポートデータなどが適しています。既存のソースにタスク名、フェーズ、日付、リスト、セクションなどの明確な構造が含まれている場合に最適です。

プロジェクトの構造がまだ頭の中にある場合や、大まかなメモ書きしかない場合は、AI支援作成機能を使用します。プロジェクトの概要を文章で説明するか、計画メモを貼り付けるか、またはAIテンプレートから開始できます。新規製品のローンチ、オンボーディング計画、キャンペーン、授業案、研究プロジェクト、採用プロセス、業務チェックリストなど、新規の業務においてALLOに最初のドラフトを作成させて確認するフローに最適です。

計画の規模が小さい場合、プライベートな内容や機密情報を含む場合、またはAIが生成した内容を修正するよりも直接入力した方が早いほど正確性が求められる場合は、代わりに空のプロジェクトを使用してください。キャンバスが2つだけのフォローアップ作業などにAIを使用する必要はありません。また、厳密な文言を維持する必要がある法的なコンプライアンス計画などは、手動で精査されたプロジェクトから開始することを推奨します。

既存の計画やソースのインポート

プロジェクト作成フローからインポートのオプションを選択し、お使いの素材に適合するソースの種類を選択します。ALLOは、スプレッドシートおよびCSV、PDF、ミーティングメモ、Trello、Asana、Monday.comからのインポートに対応しています。対応する具体的なファイル形式は、選択したソースによって異なります。選択したソースに応じて、スプレッドシートファイル、CSVファイル、PDF、JSONエクスポートデータ、Markdown、プレーンテキスト、字幕形式の文字起こしファイル、またはコピー＆ペーストしたミーティングのテキストをアップロードできます。

Trello、Asana、Monday.comからインポートする場合は、まずそれぞれのサービスからプロジェクトをエクスポートし、そのエクスポートしたファイルをALLOにアップロードしてください。ALLOはエクスポートされたタスク名、説明、リスト、セクション、日付、チェックリストなどのコンテンツを読み取り、プロジェクトのドラフトを作成します。なお、これらのツールに添付されていたファイルは、自動的にALLOの添付ファイルには変換されません。元のソースに重要なファイルが含まれている場合は、プロジェクトの作成後に別途ファイル用キャンバス要素として追加するか、該当するキャンバスに添付してください。

ミーティングメモを使用する場合は、できる限り整理されたテキストをソースとして使用してください。話し手の雑談、重複するタイムスタンプ、途切れ途切れの文章などが含まれる文字起こしデータをそのまま使用すると、乱雑なキャンバスが生成される原因になります。文字起こしデータが整理されていない場合は、ミーティング記録全体ではなく、決定事項やクリーンアップされた要約を貼り付けるようにしてください。

プロンプトまたはテンプレートからの作成

AI支援作成を選択した場合は、プロジェクトの説明を入力するか、テンプレートを選択して開始します。最適なプロンプトとは、プロジェクトの目的、主なフェーズ、成果物、役割やチーム、重要な日付、および既知のチェックリスト項目など、プロジェクトの「具体的な運用構成」をALLOに伝えるものです。

不適切なプロンプトの例：ローンチの計画を立ててください。

適切なプロンプトの例：第3四半期のパートナー向けローンチ用プロジェクトを作成してください。セクション：計画、クリエイティブ、パートナーレビュー、ローンチ週、フォローアップ。含めるキャンバス：ローンチの概要、ランディングページのコピー、紹介動画、メールレビュー、法的承認、パートナー支援、アナリティクス確認、およびレトロスペクティブ（振り返り）。言及されている日付に基づき、8月中に期日を設定してください。

テンプレートは、業務が特定のパターンに沿っているものの、多少の調整が必要な場合に役立ちます。実際の業務に近いテンプレートを選択し、ALLOがプロンプトエリアに入力したテキストを確認して、チームの状況に合わせて調整した上でドラフトを生成してください。実際のプロジェクトと一致しない定型文はそのまま放置しないでください。汎用的な内容のキャンバスが残っていると、実際の業務が始まった際にかえって混乱を招く原因になります。

プロジェクト作成前のドラフトの確認

AIによって生成されたプロジェクトは、あくまでドラフトとして扱う必要があります。プロジェクトを最終作成する前に、必ずプレビューを確認してください。まず、プロジェクト一覧、検索、ホーム、アクティビティ、および共有リンクに表示される「プロジェクト名」を確認します。後からチームメンバーが簡単に認識できる具体的な名前を設定してください。

次に、セクションを確認します。セクション名はソースファイルのフォーマット形式ではなく、実際の業務プロセス（進捗管理の流れ）に即している必要があります。例えば、スプレッドシートの列名が 担当者、期日、メモ になっている場合、これらは通常、セクションではなく、キャンバスのカスタムフィールドや詳細情報に設定されるべき項目です。適切なセクションの設計例としては、業務のフェーズ、状態、成果物のグループ、またはレビューの段階などが挙げられます。

キャンバスについて、重複、曖昧なタイトル、行動動詞の欠落などがないかを確認してください。例えば、単に 価格 とするよりも、 価格ページの確認 のように具体的に記述する方が適しています。実際のタスクとは関係のないキャンバスが生成された場合は削除してください。ミーティングの文字起こしデータから大量の細かなキャンバスが生成されてしまった場合は、誰かが担当して進められるものだけを残し、補足的な詳細はプロジェクト作成後にキャンバス内のノート、サブタスク、またはサブキャンバスに移動してください。詳細は、プロジェクト内のキャンバス作成をご参照ください。

タグを確認します。AIはソースファイル内で頻出する単語からタグを自動作成することがありますが、頻出する単語が必ずしもタグとして有用とは限りません。優先度、チーム、チャネル、リスク、顧客、またはタスクの種類などでフィルターをかける際に役立つタグのみを残してください。不要なプロジェクトレベルのタグはプロジェクトタグの管理で整理し、キャンバスに独自の整理が必要な場合はキャンバスタグの管理を使用してください。

日付とステータスを確認します。インポートされた日付は、欠落していたり、曖昧であったり、無関係なテキストからコピーされたりしている場合があります。プロジェクトをチームに公開する前に、設定された期日が実際のコミットメントと一致しているかをご確認ください。

ダッシュボードで進捗を確認する前に、「完了セクション」の設定を確認してください。AIはワークフローを提案できますが、どのセクションが「完了」したタスクに該当するかはチームで定義する必要があります。該当するキャンバスがプロジェクトの進捗やバーンダウンチャートに反映されるように、承認済み、準備完了、公開済み、または完了といったセクションを正しく「完了セクション」として設定してください。

権限、アクセス、およびストレージ

AIを使用したプロジェクトの作成には、ご使用のアカウントのワークスペース権限が適用されます。通常のプロジェクトにおいて、プロジェクトの作成、メンバーの追加、タグの変更、または特定のフィールドの編集を行う権限がない場合、AI機能を使用してもそれらの制限を回避することはできません。プロジェクト作成後は、必要なメンバーを招待し、プロジェクトメンバーの管理からアクセス権をご確認ください。

プロジェクトのメンバー権限と、キャンバスのアクセス権は関連していますが、同一ではありません。プロジェクト自体を閲覧できても、プロジェクト内の制限された特定のキャンバスは閲覧できない場合があります。また、プロジェクト全体ではなく、特定のキャンバスにのみアクセスする必要がある外部コラボレーターもいるかもしれません。必要最小限のアクセス範囲で共有を設定し、アクセスに問題があると思われる場合は、プロジェクトおよびキャンバスのアクセスに関するトラブルシューティングをご参照の上、コラボレーターが必要な画面を開けるかをご確認ください。

インポートされたソースファイルは、一時的な参照用ソースとして使用されます。インポート後に「ファイル」メニューに登録され、後からプレビュー、ダウンロード、サムネイル表示、または再利用できる通常のファイル項目にはれません。元のソースファイルをワークスペースの記録として残す必要がある場合は、プロジェクト作成後に、該当するキャンバスまたは「ファイル」に別途アップロードしてください。通常のファイルのアップロード、キャンバス上のファイル用キャンバス要素、およびワークスペースに保持されるファイルについては、ストレージと容量制限が適用されます。

発生する可能性のある問題

• インポート前にファイルがブロックされる：

  • ファイル形式が選択したソースに対応していない。
  • ファイルサイズが制限を超過している。
  • 対策：サイズを小さくする、よりシンプルな形式でエクスポートする、またはソースファイルを分割してインポートしてください。PDFがスキャンされた画像メインで構成されている場合、構造が正しく読み取れないことがあります。ソース元のツールからCSV、スプレッドシート、JSON、Markdown、またはプレーンテキスト形式でエクスポート可能であれば、それらの形式を使用してください。

• インポートは成功したが、コンテキスト（背景情報）が反映されない：

  • ソースファイルで不明瞭な列名、略語、結合されたセル、非表示のシート、不完全なエクスポートデータが使用されている。
  • ALLOがアクセスできないプライベートリンクが含まれている。
  • ミーティングメモに議論の過程のみが記載され、最終的な決定事項が記載されていない。
  • 対策：インポートを再試行する前に、プロンプトまたはソースに不足している情報を追加してください。

• ドラフト内のキャンバスに担当者、期日、または詳細情報が設定されない：

  • インポート元のソースファイルに、タスクの担当者や明確なスケジュールが明記されていない（AIが憶測で責任者を割り当てることはありません）。
  • 対策：プロジェクトの作成後に手動で担当者を追加するか、インポートする前のソースファイルに担当者名をあらかじめ記載しておいてください。

• Trello、Asana、Monday.comからのインポート時に一部のデータが反映されない：

  • 各ツールのエクスポート仕様により、タスク記録と添付ファイル、コメント、自動化設定、プライベートフィールド、または関連ファイルが分離されている。
  • 対策：インポートされたALLOプロジェクトを「骨組み」として扱い、重要な補足資料、添付ファイル、コメントなどは後から手動で追加してください。

トラブルシューティングと復旧

アップロードが失敗した場合は、まずファイル形式とサイズを確認し、より小さなサイズまたは整理されたデータをエクスポートして試してください。ミーティングメモの場合は、文字起こし全体をアップロードするのではなく、決定事項やアクションアイテムの要約を直接貼り付けてください。スプレッドシートデータの場合は、空白の行、非表示のヘルパーシート、古いアーカイブタブ、およびプロジェクトの記述に関係のない不要な列を削除してください。

AIの生成に時間がかかりすぎるか、または失敗する場合は、ソースのデータ量を減らして開始してください。過去のすべてのコメント履歴が含まれた巨大なエクスポートデータをインポートするよりも、明確なキャンバス名、フェーズ、期日が設定された小規模な計画ファイルを用意する方が、より高品質なドラフトが生成されます。

または、まず空のプロジェクトを作成し、最初のいくつかのキャンバスを手動で追加した後に、プロジェクトビューの使用を利用して業務を整理することも可能です。

作成されたプロジェクトの構造が適切でない場合は、他のチームメンバーを招待する前に構造を調整してください。セクション名の変更、重複したキャンバスの削除、有用なタグの追加を行い、重要な概要書、ファイル、メモ、または成果物が適切なキャンバスに配置されていることを確認します。誤ったプロジェクトを作成してしまい、まだ誰も使用を開始していない場合は、ワークスペースのルールに従ってプロジェクトをアーカイブまたは削除し、再度クリーンなデータを元に作成し直してください。

上記の方法を試してもインポート、作成、閲覧、または復旧ができない場合は、ソースの種類、ファイル名、大まかなファイルサイズ、ワークスペース名、および発生した問題の詳細をご用意の上、サポートへの問い合わせからALLOサポートチームまでお問い合わせください。

プロジェクト作成後の手順

プロジェクトを開き、まずはプロジェクトのオーナーとして全体を確認してください。プロジェクト名、セクション、期日、タグ、完了セクションの設定、および最初のキャンバスに問題がないかを確認します。構造が整理され、メンバーに共有できる状態になってから、プロジェクトメンバーの管理を使用してメンバーを招待してください。

チームがメモ、ファイル、デザイン、決定事項、またはレビュー用素材を置くためのワークスペースを必要としている場所に、キャンバスを活用してください。

チームがプロジェクトを実際に使い始めるまでは、規模を小さく保つことをお勧めします。AIはプロジェクトの構造的な土台を作成するのには優れていますが、最終的なプロジェクトの品質は、その後の人間による見直し（明確なキャンバス名、実際の担当者の割り当て、使いやすいビュー、正確な進捗設定、および後からメンバーが検索して見つけられる参照ソースの整理など）によって決まります。