プロジェクトの作成

業務が散逸する前にプロジェクトを作成する

キャンバス、担当者、期限、ステータス、タグ、ビュー、進捗状況の共有などを一元管理する場所が必要になったときは、プロジェクトを作成してください。プロジェクトを作成する最適なタイミングは、作業が複数の担当者や段階に分かれようとしているときです。すべての会話、ファイル、キャンバスがすでに他の場所に散らばって存在している状態になるまで待ってしまうと、セットアップではなく、単なる整理整頓の作業になってしまいます。

プロジェクトは、初日から複雑な設定にする必要はありません。明確な名前、いくつかのセクション、および最初の実質的なキャンバスがあれば十分です。プロジェクトの活動が活発になるにつれて、タグ、フィルター、カレンダーの期日、メンバー、ダッシュボードの進捗ルールなどを追加していくことができます。

プロジェクトが必要かどうかわからない場合は、プロジェクトの仕組みを理解するをご覧ください。

作成前の準備

プロジェクトの責任範囲を決定します。適切なプロジェクトには明確な境界線があります。たとえば、「マーケティング関連」よりも「ウェブサイトのリニューアル」、「顧客関係」よりも「顧客オンボーディング（第3四半期）」のほうがはるかに明確です。

誰がプロジェクトを管理・更新するかを決定します。全員が「誰か他の人が期日や担当者、ステータスを更新してくれるだろう」と思い込んでいると、プロジェクトは機能しなくなります。作成時にALLOで必須項目になっていなくても、管理者または少数の管理グループを定めておくことをお勧めします。

最初の作業構造を決定します。フェーズ、チーム、ステータス、成果物の種類などの基準を利用できます。最初のバージョンは小さく抑えてください。最初から20個もの空のセクションが並ぶプロジェクトの利用をチームに促すよりも、必要に応じて後からセクションを追加するほうがはるかに簡単です。

プロジェクトの作成方法

ワークスペースのナビゲーションから「プロジェクト」を開き、新規作成またはプロジェクト作成のボタンをクリックします。わかりやすいプロジェクト名を入力してください。ワークスペースの表示画面に応じて、説明、メンバー、アイコン、初期の構造などのオプション詳細を追加します。

プロジェクトを作成したら、それを開きます。タイトルが明確であること、正しいワークスペースに配置されていること、および最初のビューが理解しやすいことを確認してください。頻繁にアクセスするプロジェクトにする場合は、プロジェクトメニューまたはヘッダーからスターを追加（ブックマーク）してください。スター機能の活用をご覧ください。

作成ボタンが表示されない場合は、ワークスペースでのロール（役割）がプロジェクトの作成を許可していないか、現在のエリアがプロジェクト作成に対応していない可能性があります。ワークスペースの管理者またはプロジェクトのオーナーにお問い合わせの上、ご自身のロールをご確認ください。

適切なプロジェクト名の付け方

プロジェクト名は、検索、スター付き、共有されたアイテム、アクティビティ、およびダッシュボードのウィジェットにおいて、一目で内容が理解できるものである必要があります。類似する業務と区別できるように、文脈や背景情報を追加してください。

望ましい名前の例（チーム、クライアント、四半期、地域、成果物などを含める）：「第3四半期パートナーローンチ」、「クライアントAオンボーディング」、「ブランド刷新（ウェブ）」、「採用計画（デザイン）」、「2026年計画ワークショップ」など。

不適切な名前の例（検索時にノイズとなります）：「計画」、「新規プロジェクト」、「業務」、「クライアント」、「ローンチ」、「テスト」など。ワークスペース内に類似するプロジェクトが多数存在する場合、不適切な名前を付けると、後で目的のプロジェクトを見つけるのが困難になります。

最初のセクションの追加

セクションは、チームのメンバーがすでに理解しているワークフローに合わせる必要があります。たとえば、ローンチ作業であれば「計画」、「制作」、「レビュー」、「完了」、「フォローアップ」などのセクションを使用します。シンプルな看板（Kanban）ワークフローであれば「未着手」、「進行中」、「完了」を使用します。コンテンツ制作であれば「アイデア」、「下書き」、「編集」、「公開予定」、「公開済み」を使用します。

あらゆる例外的なケースを想定してセクションを作成しないでください。まずは、大半の作業がたどる基本的なルートから開始します。優先度、チャネル、リスク、担当チームなどの横断的な分類にはタグを使用してください。

特定のセクションが空になり、業務の進行に役立たなくなった場合は、名前を変更するか削除してください。プロジェクトの構造は、チームの実際のワークフローに常に一致させておくことが重要です。

セクションメニュー、セクションの完了時の動作、セクションの移動については、キャンバスとセクションの整理をご覧ください。

最初のキャンバスの追加

プロジェクトを具体化するためにキャンバスを作成します。プロジェクト内のキャンバスは、アクション、成果物、レビュー用画面、または作業スペースを表すものにしてください（例：「ローンチ概要」、「料金ページのレビュー」、「製品スクリーンショット」、「法務承認」、「レトロスペクティブ（振り返り）」など）。

責任者が決まっている場合は担当者を追加します。期限が重要な場合は日付を設定します。キャンバスのタグは、フィルタリングを容易にする場合にのみ追加してください。各キャンバスを、プロジェクトの各行の背景にあるメモ、ファイル、コメント、意思決定、および成果物をまとめる場所として活用します。プロジェクト内でのキャンバスの作成およびプロジェクトへのキャンバスの追加をご覧ください。

誰も更新しないプレースホルダーとしてのキャンバスでプロジェクトを埋めることは避けてください。中身のない構造は一時的に整理されているように見えますが、すぐにチーム全員にとって不要なノイズとなってしまいます。

初期ビューの選択

多数のキャンバスの詳細を入力または編集する必要がある場合は「リスト」を使用します。ワークフローの段階を一目で把握したい場合は「看板（Kanban）」を使用します。スケジュールが重要なリスク要因である場合は「カレンダー」を使用します。プロジェクトが計画通りに進捗しているかを確認したい場合は「ダッシュボード」を使用します。

ビューを切り替えても、キャンバスのコピーが別々に作成されるわけではありません。それらは同じプロジェクトを異なる視点から見るためのものです。まずはチームが最初に開く可能性が最も高いビューから開始してください。プロジェクト内に十分な数のキャンバスが作成されたら、必要に応じて他のビューを追加または活用します。

プロジェクトビューの使用方法、プロジェクトダッシュボードと進捗状況、およびプロジェクトカレンダーの使用をご覧ください。

タグの慎重な追加

タグは、セクションを越えて目的の作業を探す際に非常に便利です。適切なキャンバスタグのカテゴリ例としては、優先度、ワークストリーム、チャネル、顧客、地域、リスク、レビューの種類などが挙げられます。不適切なタグは、セクション、担当者、または期限ですでに明らかな情報を重複して表しているものです。

小規模なタグのセットを作成し、一貫性のある名前を設定してください。たとえば、チームの半分が「デザイン」、別のグループが「クリエイティブ」、さらに別のグループが「アセット」というタグをバラバラに使用していると、フィルターの信頼性が失われてしまいます。

タグとフィルターの使用方法をご覧ください。

適切な相手との共有と招待

プロジェクトの計画、実行、レビュー、または進捗管理に関わるすべての人にアクセス権を付与します。プロジェクト全体へのアクセスが必要なユーザーには、プロジェクトメンバーの管理を使用します。特定のキャンバスだけが必要なユーザーには、プロジェクト全体ではなくキャンバスの共有を行ってください。すべてのプロジェクトキャンバスにアクセスする必要があるユーザーには、プロジェクトまたはワークスペース単位のアクセス権を付与するのが適切です。

外部のコラボレーターやゲストには、制限されたアクセス権を付与する必要がある場合があります。必ず相手に見せるべき作業範囲のみを共有するようにしてください。ゲストやロールの詳細については、メンバー、ゲスト、外部コラボレーターの役割とアクセス権およびゲストや外部コラボレーターの招待をご覧ください。

共有後にチームメンバーがプロジェクトを開けない場合は、プロジェクトおよびキャンバスへのアクセスに関するトラブルシューティングをご確認ください。

プロジェクトのアクションと権限

プロジェクトメニューには、名前の変更、複製、アーカイブ、削除、リンクのコピー、スターへの追加、メンバーの管理、プロジェクトからの退出などの操作が含まれます。表示されるアクションは、ユーザーのロール、プロジェクトのステータス、ワークスペースの設定、およびプロジェクトがアーカイブされているか、あるいは制限されているかによって異なります。

プロジェクトを作成したにもかかわらず、後から特定のアクションを実行できなくなった場合は、ご自身のロールが変更されたか、あるいは別のオーナーがプロジェクトのステータスを変更した可能性があります。メニューの項目が表示されない場合、それはメニューの不具合ではなく、通常は権限やステータスの問題によるものです。

アーカイブや削除を行う際は十分にご注意ください。アーカイブされた作業は通常のビューから非表示にすることができ、削除された作業はゴミ箱へ移動され保管期間が適用されます。誤ってプロジェクトを削除してしまった場合は、ゴミ箱をご確認ください。

作成完了後のチェック

プロジェクトが健全に機能しているか、以下の項目を素早くチェックしてください。

1. タイトルとセクションを見ただけで、チームメンバーがプロジェクトの内容を理解できますか？
2. 最初のキャンバスに必要な担当者が設定されていますか？
3. 期日はタイミングが重要となる場所にのみ追加されていますか？
4. キャンバスには、メンバーが必要とするメモ、ファイル、コメント、意思決定事項が含まれていますか？
5. 適切なアクセス権を持つメンバーがプロジェクトを開くことができますか？
6. 完了に指定したセクションは、ダッシュボードでの適切な進捗計算に適合していますか？
7. 検索、スター付き、またはホーム画面からプロジェクトを簡単に見つけることができますか？

「いいえ」と答えた項目がある場合は、詳細なフィールドをさらに追加する前に、これらの基本的な設定をまず修正してください。

具体例

製品のローンチを行う場合：「第3四半期モバイルローンチ」というプロジェクトを作成し、セクションとして「計画」、「アセット」、「レビュー」、「ローンチ週」、「フォローアップ」を設けます。そして、概要書、ポジショニング、デザイン、QA、法務、ローンチチェックリスト、振り返り（レトロスペクティブ）のためのキャンバスを追加します。完了した作業を意味するセクションを「完了」としてマークすることで、ダッシュボードの進捗状況が正確に反映されます。

クライアントのオンボーディングプロジェクトを行う場合：「準備」、「キックオフ」、「構成設定」、「レビュー」、「引き継ぎ」のセクションを作成します。そこにキックオフメモ、導入マップ、クライアントからのフィードバック用のキャンバスを連携させます。

定期的なチーム運営プロジェクトを行う場合：シンプルなセクション構成と、チームごとのタグを活用します。毎日アクセスしやすいようにプロジェクトをスター付きに登録し、各担当者の作業を抽出するためにフィルターを使用します。